Obowiązki pracodawcy na koniec lutego - ważne terminy

Koniec lutego to dla pracodawców czas na przekazanie pracownikom informacji PIT-11 oraz rocznej informacji o odprowadzonych w 2023 roku składkach ZUS (ZUS IMIR). Do 29 lutego płatnicy składek zatrudniający emerytów lub rencistów muszą również przekazać do ZUS zaświadczenie o uzyskanych przez nich w poprzednim roku przychodach. O czym jeszcze powinni pamiętać pod koniec lutego pracodawcy? 

Niezbędnik kadrowego na 2024 rok >>>

PIT-11 dla pracowników do 29 lutego

Po zakończeniu roku podatkowego pracodawcy mają obowiązek wystawić informację PIT-11 za 2023 rok i dostarczyć ją do urzędu skarbowego do 31 stycznia 2024 r., a następnie przekazać ją podatnikom w terminie do 29 lutego 2024 r.

Płatnicy przekazują podatnikom informacje PIT-11 najczęściej osobiście lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty na ich adres korespondencyjny. Informacje podatkowe należy w takim przypadku wysłać listem poleconym. Przepisy nie wymagają, aby dokumenty te doręczać za potwierdzeniem odbioru.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 24 lutego 2023 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.1184.2022.2.JM) organ podatkowy stwierdził, że co prawda przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11/IFT-1/IFT-1R i nie jest konieczne posiadanie przez płatnika potwierdzenia doręczenia podatnikowi informacji w formie elektronicznej, jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia podatnikowi takiej deklaracji. W szczególności, płatnik będzie mógł przedstawić w celach dowodowych elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, w której przesłano deklaracje.

Informacja IFT-1/IFT-1R za 2023 rok

W tym samym terminie tj. do 29 lutego 2024 roku płatnicy podatku zryczałtowanego mają obowiązek przekazać urzędowi skarbowemu do spraw opodatkowania osób zagranicznych i nierezydentowi informację IFT-1/IFT-1R.

IFT-1/IFT-1R za 2023 r. płatnik przekazuje na formularzu w wersji 16.

Wypełniając informację IFT-1/IFT-1R, należy wziąć m.in. pod uwagę wskazanie właściwego urzędu skarbowego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz prawidłowe zakwalifikowanie przychodów osiągniętych przez zagranicznego podatnika.

Do 29 lutego 2024 r. podatnicy muszą otrzymać PIT-11 i IFT-1/IFT-1R za 2023 r. >>>

Roczna informacja o składkach - ZUS IMIR do 28 lutego

Do 28 lutego 2024 r. pracodawcy mają obowiązek sporządzenia i przekazania pracownikom i zleceniobiorcom informacji rocznej o wysokości przekazanych do ZUS składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za 2023 rok (ZUS IMIR). info

Płatnik składek zobowiązany jest do przekazania ubezpieczonemu informacji o kwocie należnych składek i wypłaconych świadczeń w podziale na poszczególne miesiące za rok ubiegły do końca lutego następnego roku. Dzięki tej informacji ubezpieczony może zweryfikować wszelkie informacje przekazane przez płatnika do ZUS. Zasadniczo z obowiązku sporządzenia rocznej informacji ZUS IMIR zwolnione są te podmioty, które:

• pomimo braku ustawowego obowiązku przekazują swoim ubezpieczonym comiesięczne informacje o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, lub
• pobierają od swoich ubezpieczonych składki wyłącznie na ubezpieczenie zdrowotne.

W takich przypadkach płatnicy składek zobowiązani są do sporządzenia rocznej informacji dla ubezpieczonego tylko na jego pisemny wniosek. 

Roczną informację powinni też przekazać płatnicy, którzy składali w trakcie roku kalendarzowego korekty dokumentów rozliczeniowych, nawet jeżeli w trakcie roku przekazywali informacje ubezpieczonym co miesiąc.

Do 28 lutego 2024 r. płatnicy składek mają czas na sporządzenie „Informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej” za 2023 r. >>>

Zaświadczenie o przychodach emeryta lub rencisty do 29 lutego

Do końca lutego 2024 r. (do 29 lutego) płatnicy składek zatrudniający emerytów lub rencistów muszą przekazać do ZUS zaświadczenie o uzyskanych przez nich w 2023 roku przychodach. Osoby, które są płatnikami składek na własne ubezpieczenia (przedsiębiorcy), w tym terminie przekazują do ZUS oświadczenie o przychodzie 

Zaświadczenie o przychodzie emeryta lub rencisty wystawiają płatnicy składek z tytułów, które mogą mieć wpływ na zawieszenie świadczeń emerytalno-rentowych, tj. powodujących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Jeżeli zatem zatrudniony emeryt bądź rencista uzyskuje oskładkowane przychody z tytułu:

• stosunku pracy,

• umowy o pracę nakładczą,

• zatrudnienia w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,

• umowy zlecenia (lub innej umowy o świadczenie usług, do której zastosowanie mają przepisy o zleceniu) albo współpracy przy zleceniu,

• umowy o dzieło (w przypadku umów oskładkowanych, czyli zawartych z własnym pracodawcą lub wykonywanych na jego rzecz),

• pracy wykonywanej na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,

• prowadzenia pozarolniczej działalności (w tym działalności gospodarczej) oraz współpracy przy jej wykonywaniu

wówczas płatnicy składek z ww. tytułów są zobowiązani do przekazania do ZUS informacji o przychodzie zatrudnionej osoby. Będą to zatem m.in. pracodawcy, zleceniodawcy, osoby wykonujące działalność pozarolniczą.

W zaświadczeniu należy wykazać zarówno łączne wynagrodzenie wypłacone w 2023 r., jak i kwoty przychodów wypłaconych w poszczególnych miesiącach. Dokonując rozliczenia przychodów świadczeniobiorcy, ZUS wybierze wariant dla niego korzystniejszy – roczny lub miesięczny. Przychód należy przyporządkować do miesiąca, w którym został wypłacony (zasadniczo nie ustala się, za który okres przychód jest należny).

Do końca lutego 2024 r. płatnicy składek zatrudniający emerytów lub rencistów muszą przekazać do ZUS zaświadczenie o ich przychodach >>>