Czy pracodawca może zgodzić się na okazjonalną pracę zdalną ponad limit 24 dni

W Państwa zakładzie pracy dopuszczalne jest stosowanie pracy zdalnej okazjonalnej ze względu na rodzaj pracy, jaką wykonują pracownicy. W przypadku stosowania okazjonalnej pracy zdalnej nie są Państwo zobligowani do tworzenia przepisów wewnątrzzakładowych ustalających zasady jej świadczenia ani do konsultowania ich ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze do 24 dni w danym roku kalendarzowym jest dopuszczalne na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów (art. 67³³ Kodeksu pracy). Ta forma pracy zdalnej jest możliwa na podstawie indywidualnego wniosku pracownika składanego w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek ten nie jest wiążący – mogą go Państwo zaakceptować, ale nie muszą. 

Jeśli jednak pracodawca zdecyduje się uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych zasady okazjonalnej pracy zdalnej, to ma taką możliwość. Procedury te mogą być spisane w formie zarządzenia bądź regulaminu okazjonalnej pracy zdalnej. Natomiast szczególnie ważne jest, aby były one zgodne z zasadami wynikającymi z Kodeksu pracy – tym samym nie mogą być mniej korzystne od uregulowań kodeksowych. 

Odrębności dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie ciąży na Państwu większość obowiązków związanych z regularną pracą zdalną. Dotyczy to m.in zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą na odległość czy ekwiwalentu za używanie własnych narzędzi pracy. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będą miały również zastosowania przepisy odnoszące się do zapewnienia materiałów i narzędzi do wykonywania pracy, ich instalacji, serwisu i konserwacji, szkoleń i pomocy technicznej. Przepisy o okazjonalnej pracy zdalnej wyłączają bowiem stosowanie większości przepisów dotyczących hybrydowej lub stałej pracy zdalnej (art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy). 

Jednak w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej należy określić m.in. procedury dotyczące ochrony danych osobowych i zapoznać z nimi pracownika, a także przekazać informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się oraz opracować ocenę ryzyka zawodowego i na jej podstawie informację w tym zakresie dla pracownika.  

Limit okazjonalnej pracy zdalnej. Należy pamiętać o limicie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Jest on nieprzekraczalny i nie może być dowolnie kształtowany przez pracodawcę. Oznacza to, że pracodawca nie może limitu okazjonalnej pracy zdalnej zawężać ani rozszerzać np. w przepisach wewnątrzzakładowych. Takie stanowisko w tej kwestii prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy. Wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej ponad limit jest naruszeniem przepisów Kodeksu pracy. Taka praktyka jest niedopuszczalna. 

W przypadku gdy dojdzie do wyczerpania limitu okazjonalnej pracy zdalnej, pracownik, który złoży wniosek o dalsze świadczenie pracy tego rodzaju, będzie miał możliwość uzyskania jego akceptacji, jednak już nie na podstawie kodeksowych uregulowań okazjonalnej pracy zdalnej. Taki wniosek należy wówczas zakwalifikować jako wniosek o regularną pracę zdalną, która ma być świadczona stale bądź hybrydowo w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę.

W związku z uwzględnieniem takiego wniosku i z uwagi na przekroczenie limitu 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca jest zobligowany m.in. do określenia zasad zapewnienia materiałów i narzędzi do wykonywania pracy zdalnej, ich instalacji, serwisu i konserwacji, szkoleń i pomocy technicznej oraz ma obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej.

Obowiązki pracodawcy w zakresie wprowadzania pracy zdalnej. Praca zdalna świadczona stale lub hybrydowo może być wprowadzona jedynie zgodnie ze ściśle określoną procedurą i wiąże się z licznymi obowiązkami pracodawcy. Wykonywanie pracy zdalnej tego rodzaju jest dopuszczalne, gdy zostanie uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w formie porozumienia ze związkami zawodowymi bądź – jeśli w danym zakładzie pracy nie działają związki zawodowe – w postaci regulaminu ustalonego w wyniku konsultacji z przedstawicielami pracowników. Pracodawca ma również możliwość określenia zasad polecenia wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Możliwe są zatem indywidualne ustalenia z pracownikami w tym zakresie i nie ma konieczności wydawania regulaminu pracy zdalnej. 

W przypadku porozumienia ze związkami zawodowymi oraz w razie wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej określa się w tych przepisach w szczególności: 

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za koszty pracy zdalnej;

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5) zasady kontroli wykonywania przez pracownika pracy zdalnej;

6) zasady kontroli w zakresie bhp;

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Natomiast w przypadku indywidualnych ustaleń dotyczących wprowadzania pracy zdalnej należy określić procedury ochrony danych osobowych i zapoznać z nimi pracownika, przekazać informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się oraz opracować ocenę ryzyka zawodowego i na jej podstawie informację dla pracownika, ustalić zasady kontroli wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, zasady kontroli bhp, zasady zapewnienia materiałów i narzędzi do wykonywania tego typu pracy, ich instalacji, serwisu i konserwacji, szkoleń i pomocy technicznej oraz pokrycia kosztów pracy zdalnej.

Aleksandra Dejniak

radca prawny, specjalista w zakresie prawa pracy