Refakturowanie w praktyce - jak uniknąć błędów?

Refakturowanie jest dość częstą praktyką w obrocie gospodarczym. Podatnik odsprzedaje usługi nabyte we własnym imieniu, ale na rzecz osób trzecich. Z jednej strony podatnik otrzymuje wówczas fakturę potwierdzającą zakup usługi, a z drugiej strony spoczywa na nim obowiązek wystawienia faktury na tę usługę na rzecz podmiotu, który faktycznie z niej korzystał. Jak uniknąć błędów przy refakturowaniu?

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT >>>

Błędy w rozliczeniach VAT. Na czym polegają i jak ich uniknąć - PORADNIK GAZETY PRAWNEJ >>>

Do odsprzedaży usług dochodzi w przypadkach, o których mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, a więc gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Gdy podatnik nabywa usługę we własnym imieniu, ale z usługi tej korzysta inny podmiot, uznaje się, że podatnik, który wystawia refakturę, najpierw kupił daną usługę, a później wykonał ją na rzecz podmiotu trzeciego. Jest to zatem pewna fikcja prawna, bo podmiot, który nie zajmuje się na co dzień świadczeniem danego rodzaju usługi, przy odsprzedaży tej usługi będzie potraktowany jako świadczący, na przykład, usługę budowlaną, transportową, medyczną, notarialną, którą zakupił.

Miejsce opodatkowania refakturowanej usługi

Podatnik, który dokonuje refakturowania usługi, jest traktowany tak, jakby sam wyświadczył usługę. Co oznacza, że musi na nowo ustalić miejsce świadczenia refakturowanej usługi. Gdy będą miały zastosowanie ogólne zasady ustalania miejsca świadczenia, może dojść do zmiany miejsca świadczenia, gdy nabywca ma siedzibę w innym kraju niż refakturujący. W przypadku stosowania zasad ogólnych ustalania miejsca świadczenia jest to miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (art. 28b ustawy o VAT). Miejsce świadczenia nabywanej usługi może się różnić od miejsca świadczenia tej usługi jako już refakturowanej (odsprzedawanej).

Kwestia, że przed odsprzedażą świadczenia nabyto usługę, w ramach której rozliczono import usług, nie ma żadnego wpływu na refakturę.

Gdy miejsce świadczenia jest ustalane na zasadach szczególnych, często nie będzie dochodzić do zmiany miejsca świadczenia. Przykładowo przy usługach związanych z nieruchomościami każda z transakcji (pierwotna i refakturowana) musi być opodatkowana w państwie położenia nieruchomości.

Jakie stawki VAT stosować przy refakturowaniu

Aby uniknąć błędu podatnik każdorazowo powinien samodzielnie ustalić właściwą dla odsprzedawanych usług stawkę podatku VAT. Dotyczy to również zwolnienia od podatku VAT.

Usługi, których odsprzedaż jest dokumentowana refakturami, powinny być zasadniczo opodatkowane stawkami VAT właściwymi dla odsprzedawanych usług, z zastrzeżeniem, że w niektórych przypadkach dojdzie do odwrotnego obciążenia – czyli podatnikiem będzie nabywca.

Przy refakturowaniu będą miały zastosowanie także zwolnienia przedmiotowe, ale nie zawsze jest to możliwe. Jeżeli stawkę zwolnioną zastosowano np. na podstawie jednego z przepisów art. 43 ust. 1 ustawy o VAT (zwolnienia przedmiotowe), to podatnik, odsprzedając dane usługi (poza niektórymi przypadkami), również może zastosować zwolnienie z VAT. Jeśli zaś zwolnienie wynikało z racji korzystania przez sprzedawcę tylko i wyłącznie ze zwolnienia podmiotowego, to odsprzedając usługi, refakturujący nie może zastosować zwolnienia z VAT, a zatem na wystawianej refakturze zastosuje stawkę właściwą dla świadczenia (np. 8% czy 23%).

Moment powstania obowiązku podatkowego

O momencie powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu usługi decyduje data wykonania usługi pierwotnej, gdy mają zastosowania zasady ogólne.

Innymi słowy – moment wykonania refakturowanych usług jest taki sam jak moment wykonania tych usług przez pierwotnego usługodawcę. W praktyce więc jeżeli podatnik refakturuje (obciąża kosztami podmiot trzeci) z opóźnieniem, to naraża się na konieczność korekt (wstecz) deklaracji czy odsetki od zaległości podatkowych.

Gdy refakturujemy usługi ciągłe rozliczane w okresach rozliczeniowych, to jak wynika z art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Dlatego gdy dokonujemy refakturowania za te same okresy rozliczeniowe, to również nie zmienia się okres rozliczeniowy.

Data powstania obowiązku podatkowego może się również zmienić, gdy obowiązek podatkowy powstaje na zasadach szczególnych i wyznacza go termin płatności (np. dostawa mediów, najem, leasing). W takim przypadku obowiązek podatkowy powiązany jest z nowym terminem płatności.