Czy gwarancja wykonania umowy w wersji elektronicznej powinna być ujmowana w ewidencji pozabilansowej jednostki sektora finansów publicznych

Otrzymujemy jako zamawiający gwarancje należytego wykonania umów w formie pieniężnej (wpływ na rachunek) oraz w formie elektronicznie podpisanych dokumentów. Wpływy na konto ewidencjonowane są na kontach rozrachunkowych, natomiast elektroniczna wersja gwarancji wpływa razem z dokumentacją przetargową do wydziału zajmującego się zamówieniami publicznymi i nie jest ewidencjonowana w księgach. Czy jest to prawidłowe postępowanie, czy może takie gwarancje (zarówno pieniądz, jak i dokument elektroniczny) powinny być traktowane jako należności warunkowe i ujmowane w księgach w ewidencji pozabilansowej? Jesteśmy jednostką sektora finansów publicznych i prowadzimy pełną księgowość, a zapis z zasad rachunkowości odnośnie należności warunkowych brzmi: „Należności warunkowe służy do pozabilansowej ewidencji wszelkiego rodzaju należności warunkowych, nieuwzględnionych (w całości lub części) w bilansie za okres od początku powstania należności do końca miesiąca sprawozdawczego; ewidencja analityczna prowadzona do konta powinna zapewnić możliwość ustalenia należności warunkowych od poszczególnych kontrahentów z wyodrębnieniem jej rodzaju; wartość należności aktualizowana jest co najmniej na koniec kwartału, na podstawie ewidencji prowadzonej przez właściwe komórki organizacyjne jednostki; wartość należności warunkowych ujętych na koncie wykazywana jest w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego. Ewidencja analityczna prowadzona do tego konta powinna umożliwić określenie należności warunkowych wg ich rodzajów m.in. z tytułu zabezpieczenia sumy wierzytelności - weksel in blanco”.