Odszkodowanie za odwołanie z urlopu a podatek dochodowy

PROBLEM

W związku z wyjątkową sytuacją, która zdarzyła się w naszej jednostce (pożar), musieliśmy odwołać jednego z pracowników działu administracji z urlopu wypoczynkowego. W związku z tym pracownikowi zostało wypłacone, zgodnie z przepisami prawa pracy, odszkodowanie – zwrot poniesionych kosztów. Jak rozliczyć tego rodzaju wypłatę na gruncie podatku dochodowego?

RADA

Jeżeli świadczenie obejmuje zwrot kosztów poniesionych wcześniej przez pracownika, to po jego stronie nie powstaje przychód ze stosunku pracy, ponieważ pracownik nie uzyskuje w swoim majątku żadnego przysporzenia. Przychód ze stosunku pracy powstanie, jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi świadczenie w wysokości przewyższającej kwotę zwrotu faktycznie poniesionych przez niego wydatków.

UZASADNIENIE

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca ma przy tym obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Dotyczy to zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej, np. koszty za pobyt na urlopie, koszty podróży z odwołanego urlopu, itd. Jeżeli chodzi o podatek dochodowy od osób fizycznych, to przychodem pracownika są – na podstawie art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) – wynagrodzenia i wszelkie inne wypłaty pieniężne związane ze stosunkiem pracy, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednak aby rozpoznać przychód po stronie pracownika, otrzymane przez niego świadczenie powinno stanowić w jego majątku przysporzenie. Tymczasem w analizowanym przypadku pracodawca zwraca jedynie koszty uprzednio poniesione przez pracownika. U pracownika nie powstaje więc przysporzenie, a w dalszej kolejności, przychód.

W praktyce pracodawca może wypłacić pracownikowi świadczenie pieniężne w wysokości przekraczającej kwotę poniesionych przez niego wydatków. W takim przypadku mamy do czynienia po stronie pracownika z przysporzeniem i powstaniem przychodu. Trzeba jednak pamiętać, że przedmiotowym zwolnieniem od podatku dochodowego objęto:

• otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub aktów administracyjnych wydanych na podstawie tych przepisów, oraz
• otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów, o których mowa w art. 9 § 1 k.p.,

– z wyjątkiem odszkodowań i innych świadczeń wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 3 updof.

Jednak dodatkowych kwot wypłaconych z inicjatywy pracodawcy nie traktuje się jak odszkodowań objętych wskazanym zwolnieniem od podatku. W związku z tym wszelkie kwoty otrzymane ponad wysokość kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika stanowią dla niego podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy.

Sławomir Liżewski

– prawnik, były wieloletni pracownik aparatu skarbowego, autor licznych publikacji z zakresu prawa gospodarczego, prawa organizacji pozarządowych, instytucji kultury, prawa administracyjnego; doradca instytucji kultury i organizacji pozarządowych