Jak rozliczyć dofinansowanie wycieczek w ramach programu "Podróży z klasą"

W związku z zapytaniami nauczycieli, którzy będą organizatorami dofinansowanych wycieczek w ramach przedsięwzięcia MEN pod nazwą "Podróże z klasą" oraz w związku z obawą o prawidłowe rozliczenie dotacji, proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania: 1. Czy dopuszczalne jest aby z otrzymanej dotacji opłacać faktury pro forma, które są potwierdzeniem przyjęcia zamówienia np. za wejścia do punktów edukacyjnych na 3-4 dni przed wyjazdem na wycieczkę (rezerwacja biletów)? Po dokonanej zapłacie za w/w fakturę szkoła otrzyma fakturę VAT (rozliczenie nastąpi w okresie tego samego miesiąca). 2. Czy będą akceptowane faktury zaliczkowe wystawione w związku z koniecznością pokrycia zaliczki na poczet zakwaterowania (rezerwacja noclegu) wystawione np. w miesiącu wrześniu? Następnie po odbytej wycieczce planowanej na listopad zostanie wystawiona faktura końcowa uwzględniająca kwotę brutto całościową za zakwaterowanie ze wskazaniem kwoty wpłaconej zaliczki oraz kwoty pozostającej do zapłaty po odliczeniu zaliczki? 3. Czy akceptowane będą faktury VAT wystawione i opłacone np. we wrześniu, w których treści będzie wskazane, że to koszt zakwaterowania za wycieczkę odbywającą się w miesiącu listopadzie? 4. Czy prawidłowa jest interpretacja, iż łączny koszt zakwaterowania i wyżywienia nie może przekroczyć kwoty 250 zł na dobę na jednego uczestnika - dla wycieczki dwudniowej to 250 zł za osobę, a dla wycieczki trzydniowej 500 zł za osobę? Powyższe pytania podyktowane są tym, iż punkty noclegowe, czy edukacyjne w celu rezerwacji terminu wymagają dokonania wpłaty zaliczki na poczet rezerwacji, bądź jej całościowego opłacenia z góry chcąc się zabezpieczyć przed ewentualną rezygnacją.