Zwrot wydatków za media - na podstawie refaktury czy noty obciążeniowej

W szkole publicznej jest prowadzony remont. Szkoła obciąża firmę wykonującą remont za media (woda, energia elektryczna) zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole przekazania firmie placu budowy. Szkoła księguje otrzymane zwroty środków na zmniejszenie wydatków, bo tak ustaliła ze skarbnikiem jst. Na podstawie jakiego dokumentu powinien następować zwrot wydatków - refaktura czy nota obciążeniowa? Do tej pory wystawiałam refakturę, ale czym więcej czytam na ten temat, tym więcej mam wątpliwości. A może lepiej byłoby zwrócone środki odprowadzać do gminy jako dochody?