Jak wystawiać faktury za pomocą KSeF. Instrukcja
W 2025 r. wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej jako KSeF) nadal jest dobrowolne. Obowiązkowy KSeF ma wejść w życie w dwóch terminach: od 1 lutego i od 1 kwietnia 2026 r. Aby przygotować się do zmian, można już w 2025 r. rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Zależy to od podatnika.
1. Wybór faktur ustrukturyzowanych
Jeśli wybierzemy trzecią metodę fakturowania, którą można stosować, należy podjąć działania, aby nowy proces fakturowania przebiegał sprawnie. Musimy uwierzytelnić się w systemie, co w niektórych przypadkach będzie wymagało dokonania zgłoszenia (zob. krok 3).
Prawo do wystawiania faktur w KSeF mają podatnik oraz wskazane przez niego osoby fizyczne albo podmioty. Gdy nadamy uprawnienie do wystawienia faktur innym podmiotom, to uzyskują je również osoby fizyczne wskazane przez te podmioty.
Krok 1. Ustalenie z kontrahentami, czy wyrażą zgodę na odbiór faktur ustrukturyzowanych
Jeżeli współpracujemy ze stałymi kontrahentami, należy ustalić z nimi, czy wyrażają zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury, dopóki system ten nie stanie się obowiązkowy.
Brak zgody kontrahenta nie oznacza, że sprzedawca straci prawo wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Będzie jednak musiał, mimo wystawiania ustrukturyzowanych faktur, przekazywać je nabywcy w tradycyjny sposób (papierowo lub elektronicznie).
Krok 2. Zakup lub aktualizacja oprogramowania
E-faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane z wykorzystaniem własnych, lokalnych lub chmurowych systemów księgowych i następnie wysyłane do KSeF. Wymaga to aktualizacji posiadanego oprogramowania lub zakupu nowego.
Można również skorzystać z udostępnionej przez MF aplikacji (dostępnej na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur z KSeF oraz ich podgląd. Takie możliwości daje również aplikacja e-mikrofirma.
Krok 3. Uwierzytelnienie w KSeF przez wystawcę faktury i nadanie uprawnień
Wystawca faktury musi uwierzytelnić się w systemie. Nie jest to dowolny sposób, tylko wskazany w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF.
Sposoby uwierzytelniania się przez podatników w KSeF
Lp. | W KSeF można się uwierzytelnić za pomocą: |
1. | kwalifikowanego podpisu elektronicznego |
2. | kwalifikowanej pieczęci elektronicznej |
3. | podpisu zaufanego |
4. | wygenerowanego przez KSeF tokena (ciąg znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3 |
W przypadku spółek, które posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą ich NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF bez zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym. Jeśli nie posiadają takiej pieczęci, w celu korzystania z KSeF muszą złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną w imieniu spółki do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność nie musi składać formularza ZAW-FA. Może korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy posiada kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA.
Gdy podatnik pierwszy raz uwierzytelni się w KSeF, może upoważnić inne osoby, aby w jego imieniu wystawiały i wprowadzały faktury do obrotu lub miały dostęp do jego faktur. W przypadku nadawania i odbierania uprawnień z formularza ZAW-FA nie mogą korzystać samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe lub urzędy marszałkowskie oraz członkowie grupy VAT, a także zakład (oddział) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
Krok 4. Uwierzytelnienie w KSeF przez odbiorcę faktury i nadanie uprawnień innym osobom
Nabywca, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, będzie mógł sam odebrać fakturę lub będzie mógł to zrobić upoważniony przez niego pracownik czy np. biuro rachunkowe. Nabywca również będzie musiał uwierzytelniać się w systemie jak sprzedawca.
2. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Sposób wystawiania faktur ustrukturyzowanych zależy od tego, czy klient wyrazi zgodę na ich otrzymywanie.
2.1. Wystawianie faktur, gdy klient nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych
2.2. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych, gdy klient wyraził zgodę na ich otrzymywanie w KSeF
2.3. Informacje, jakie uzyskamy z KSeF
Kluczową rolę w wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych ma system KSeF. Jest to system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, odbierania czy przechowywania faktur. KSeF nadaje i weryfikuje uprawnienia oraz wysyła komunikaty.
Zasady funkcjonowania KSeF
Uprawnienia, jakie ma KSeF | Rodzaj powiadomień, jakie są wysyłane przez KSeF | Możliwości, jakie daje podatnikom KseF |
nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF, zgodnie wnioskiem podatnika | o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia | wystawianie faktur ustrukturyzowanych |
uwierzytelnianie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, które mogą korzystać z KSeF | o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem schemy | dostęp do faktur ustrukturyzowanych |
oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym | o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF | otrzymywanie faktur ustruk- turyzowanych |
analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych | o braku uprawnień do korzystania z KSeF | przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF |
o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu | wnioskowanie o nadanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do wystawiania w jego imieniu faktur lub wglądu w te faktury przez inne osoby lub podmioty |
Podstawa prawna: art. 106na–art. 106ne ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 222
POTRZEBUJESZ POMOCY?