W jaki sposób ująć zaliczki otrzymywane od kontrahentów i przekazywane dostawcom

Nasz klient otrzymuje zaliczki od kontrahentów oraz sam przekazuje je dostawcom towarów i usług. Mamy wątpliwości, jak ujmować te operacje w księgach rachunkowych oraz jak je prezentować w sprawozdaniu finansowym.

Odpowiedź: Zaliczki są jedną z form zabezpieczenia sprzedającego, dają mu gwarancję, że otrzyma – przynajmniej częściowo – zapłatę za świadczenie. W rachunkowości jednak zaliczki otrzymane na poczet dostawy towaru lub wykonania usługi nie stanowią przychodu, a zaliczki wpłacone – nie są ujmowane jako koszt działalności operacyjnej. Dopiero w momencie realizacji dostawy towaru lub wykonania usługi zaliczka jest zaliczana na poczet ceny danego świadczenia – zarówno po stronie sprzedającego, jak i kupującego.

Uzasadnienie: Przepisy ustawy o rachunkowości nie definiują pojęcia zaliczki. Wskazówki w tym zakresie zawiera stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (dalej: stanowisko KSR). Na potrzeby tego dokumentu zaliczka została określona jako forma przedpłaty.

Zgodnie z pkt 3 lit. n stanowiska KSR przedpłata na dostawę dóbr i usług to określona kwota środków pieniężnych przekazana sprzedawcy przez nabywcę na poczet przyszłej dostawy dobra lub wykonania usługi. Przedpłata może przyjąć formę zaliczki lub zadatku. Zaliczka stanowi częściową zapłatę ceny świadczenia wynikającego z umowy zawartej między kontrahentami – zanim świadczenie zostanie zrealizowane. W momencie wykonania umowy zaliczka jest zaliczana na poczet ceny dobra lub usługi. W przypadku rozwiązania umowy – zaliczka jest zwracana kontrahentowi, który ją wpłacił.