Poradnia z rachunkowości

► Jak zaksięgować refakturowanie kosztów energii?

Pytanie: Nasz klient otrzymuje faktury za dystrybucję i energię elektryczną od swoich dostawców. Koszty te są następnie refakturowane na najemców. Czy przy refakturowaniu należy stosować konta kosztów i przychodów operacyjnych?

Odpowiedź: W przypadku refakturowania kosztów energii elektrycznej jednostka – jako wynajmujący – powinna ujmować te koszty i odpowiadające im przychody w tym samym okresie sprawozdawczym. Koszty wynikające z faktury od dostawcy należy zaksięgować jako pozostałe koszty operacyjne, natomiast wystawioną refakturę – jako pozostały przychód operacyjny. Wartość refaktury powinna odpowiadać wartości faktury kosztowej – bez doliczania marży.

Uzasadnienie: Jednostki, które wynajmują powierzchnię dla swoich klientów, najczęściej obciążają ich kosztami zużytych mediów – energii, wody. Bardzo często strony umawiają się na tzw. refakturowanie, czyli przenoszenie na najemców kosztów mediów (np. opłat za energię elektryczną) dostarczanych do budynków czy lokali oddanych do korzystania.

Przy refakturowaniu wartość wynikająca z faktury otrzymanej od dostawcy energii elektrycznej jest taka sama jak refakturowana kwota – tj. bez doliczania dodatkowych opłat – i jest udokumentowana refakturą.

Z punktu widzenia zasad rachunkowości należy pamiętać o tym, iż koszty i przychody dotyczące refakturowania należy rozliczać w tym samym okresie sprawozdawczym. Refaktura nie jest odrębnym typem faktury – jest fakturą sprzedaży, którą odnosi się do wcześniej otrzymanego dokumentu kosztowego, choć można ją rozszerzyć o dodatkowe pozycje.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera regulacji dotyczących rozliczania operacji związanych z refakturowaniem kosztów. Uwzględniając fakt, że refakturowane koszty są zazwyczaj pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, kwoty te ujmuje się zatem na kontach pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych, co jest zgodne z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości. Wtedy ewidencja może być następująca: