Zakwalifikowanie straty w wyniku przestępstwa jako koszt uzyskania przychodu w CIT - Interpretacja indywidualna z dnia 24 czerwca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.218.2025.2.AS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów straty pieniężnej powstałej w wyniku przestępstwa. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 maja 2025 r. (data wpływu 26 maja 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego

Spółka A. SPÓŁKA JAWNA, nie jest płatnikiem podatku dochodowego CIT. Posiada trzech wspólników:

1.Osobę fizyczną B.B., opodatkowanego podatkiem liniowym PIT-36L.

2.Spółkę C. SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ − płatnika CIT oraz

3. D. GMBH, również płatnika CIT.

Spółka prowadzi działalność związaną z (…). (…) marca 2024 r. zatrudniła pracownicę na stanowisko (…). Pracownica została zatrudniona przez pokrzywdzoną (…) marca 2024 r. początkowo na okres próby, następnie - (…) kwietnia 2024 r. − została zawarta umowa o pracę na czas określony do (…) listopada 2024 r. Trzecia i ostatnia umowa o pracę została zawarta z pracownicą w dniu (…) października 2024 r. Była to umowa na czas określony do dnia (…) grudnia 2024 r. Strony zawarty również aneks do umowy o pracę w dniu (…) września 2024 r.

Dowód

• umowa o pracę z (…) marca 2024 r.,
• umowa o pracę z (…) kwietnia 2024 r.,
• umowa o pracę (…) października 2024 r.,
• aneks z (…) września 2024 r.

Do jej obowiązków należało m. in. przygotowywanie i wysyłanie faktur, dokonywanie płatności, kontakt z biurem rachunkowym. Wspomniana pracownica posiadała również dostęp do rachunku bankowego Spółki i mogła samodzielnie wykonywać przelewy. Odpowiadała również za dostarczanie dokumentów finansowych do księgowości.

W dniu (…) grudnia ze względu na zachowanie pracownicy − w tym m.in. niechęć do nowozatrudnionej osoby Spółka podjęła decyzję o zwolnieniu pracownicy z dalszego obowiązku świadczenia pracy. Tego samego dnia zostało to jej zakomunikowane. W drugiej połowie grudnia 2024 r. firma powzięła wątpliwości co do prawidłowości rozliczeń i zaczęła weryfikować dokumenty księgowe oraz rachunki bankowe. Podczas sprawdzania rachunków bankowych podejrzenie pokrzywdzonej wzbudziła duża liczba przelewów wykonywanych na rzecz F. i G S.A. w (...). Przelewy te były tym bardziej dziwne, że występowały różne rachunki bankowe tych kontrahentów, jak również te same rachunki bankowe były przypisane do tych dwóch kontrahentów.

Po sprawdzeniu przelewów wykonanych na wątpliwe rachunki bankowe okazało się. że:

a)w okresie od (…).09.2024 r. do (…).11.2024 r. na rachunek bankowy o nr (…) łącznie została przelana kwota (...) zł.

b)w okresie od (…).09.2024 r. do (…).11.2024 r. na rachunek bankowy o nr (…) łącznie została przelana kwota (...) zł,

c)w okresie od (…).03.2024 r. do (…).10.2024 r. na rachunek bankowy o nr (…) łącznie została przelana kwota (...) zł,

co daje łączną kwotę (...) zł.

Spółka zwróciła się do dostawców z zapytaniem, czy rachunki bankowe, na które wykonywane były przelewy należą do tego kontrahenta. Dostawca odpowiedział, że nie są to ich rachunki bankowe. Dodatkowo spółka sprawdziła rachunki na tzw. białej liście. Przedmiotowe rachunki bankowe nie są przypisane do żadnego podmiotu.

Dodatkowo Spółka nie posiada żadnych faktur potwierdzających zasadność wykonania przelewów opisanych w tytułach przedmiotowych przelewach.

Spółka zwróciła się do swojego biura księgowego o przekazanie informacji, jakie faktury nie zostały dostarczone przez pracownicę do biura księgowego. W odpowiedzi na prośbę spółka otrzymała wydruk wyciągu bankowego z oznaczonymi przelewami, co do których brakuje faktur od kontrahentów. Na zestawieniu dostarczonym przez biuro księgowe brakuje przelewów wykonanych na rachunki bankowe, które nie należą do wskazanych dostawców, a są jako takie opisane. Co istotne na wydrukach, pracownica dostarczała do księgowości zmienione były: saldo początkowe, suma uznań, suma obciążeń, saldo końcowe. Dodatkowo pracownica usunęła część wiadomość mail ze służbowej skrzynki.

W rezultacie Spółka jest stratna (...) zł. Do odpowiednich organów Spółka złożyła odpowiednie zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.

Uzupełnienie i doprecyzowanie stanu faktycznego

Wspólnik zarządzający Spółką dokonywał wyrywkowych kontroli wykonywanych przelewów i pytał o konkretne przelewy na spotkaniach oraz za pośrednictwem wewnętrznego komunikatora.

Zewnętrzne biuro księgowe, które w tamtym okresie obsługiwało Spółkę, miało obowiązek przekazywać co miesiąc listę braków, tj. listę przelewów, które nie znajdują potwierdzenia w dokumentach źródłowych.

Pracownik wykonujący przelewy miał swój indywidualny login i hasło.

Pomimo powyższych zabezpieczeń, doszło do nieautoryzowanego działania pracownika, które zostało zgłoszone organom ścigania jak tylko Spółka to odkryła.

Prowadzone jest postępowanie przez Prokuraturę (…), sygn. akt (…). Załączyli Państwo skan sprawy otrzymany od prokuratury.

Spółka nie uzyskała rozstrzygnięcia organu ścigania w zakresie możliwości odzyskania środków. Z uwagi na wielkość szkody oraz znane spółce okoliczności dotyczący braku możliwości majątkowych i zarobkowych sprawcy przestępstwa, w tym postępowania egzekucyjne prowadzone przeciwko sprawcy, naprawienie szkody jest znacznie utrudnione, jak nie nawet niemożliwe.

Pytanie

Czy opisaną stratę pieniężną powstałą w wyniku przestępstwa podatnik: Spółka C. Sp. z o.o. płatnik CIT może ująć w kosztach uzyskania przychodu zgodnie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Podatnik uważa, że stratę pieniężną powstałą w wyniku przestępstwa, którego padł ofiarą, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka podpisała umowę z biurem księgowym. Biuro księgowe miało zapewnić kompleksową obsługę księgową.

Biuro księgowe otrzymywało od Spółki:

• faktury, noty księgowe i inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty,
• wyciągi z rachunków bankowych wersji edytowanej i papierowej.

Wspólnik uprawniony do reprezentacji Spółki wielokrotnie prosił biuro księgowe o przekazywanie mu informacji o płatnościach, co do których brak jest dokumentów źródłowych. Spółka nie zawsze otrzymywała listę brakujących dokumentów. Tym samym skoro profesjonalne biuro księgowe nie przekazało takiej listy dorozumianym było, że nie stwierdziło ono braku jakichkolwiek dokumentów.

Co istotne, w jednym z wyciągów z rachunków bankowych, które otrzymało biuro księgowe od pracownika Spółki była rozbieżność pomiędzy wersją edytowalna a papierową, tj. przelewy, które były w wersji edytowalnej zostały usunięte z wersji papierowej. Biuro księgowe nie dochodziło, skąd wynika ta rozbieżność i nie poinformowało o tym osób decyzyjnych w spółce. Spółka dowiedziała się o tym dopiero w styczniu 2025 r., kiedy − na swoją wyraźną prośbę − otrzymała zestawienia od biura księgowego.

W styczniu 2025 r. okazało się, że wyciągi z rachunków bankowych Spółki dostarczane do biura księgowego były przerabiane przez osobę, która odpowiadała za dostarczenie dokumentów do księgowości. Z tych wyciągów usunięte zostały przelewy dotyczące przywłaszczonych środków.

Oprócz zlecenia księgowości przekazywania listy brakujących faktury, wspólnik uprawniony do reprezentacji Spółki kontrolował dokonywane płatności poprzez losowe sprawdzenie przelewów, tj. wspólnik prosił pracowników o wyjaśnienie losowo wybranych przelewów. Taka weryfikacja miała miejsce w czasie spotkań osobistych lub w ramach wymiany korespondencji. W tym miejscu należy zaznaczyć, że w skali miesiąca w spółce wykonywanych jest ok. 200 przelewów. Taka liczba przelewów uniemożliwia weryfikację każdego przelewu.

Dodatkowo, każdy pracownik wykonujący przelew ma indywidualny login do bankowości internetowej, co umożliwia weryfikację przez kogo został wykonany przelew.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie, w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• wydatek został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Jednocześnie należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika lub podległych pracowników działających − co do zasady − na rzecz i w interesie przedsiębiorstwa.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady, straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji zarówno straty, jak również środków obrotowych, należy znaczenie to postrzegać w świetle wykładni językowej. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika.

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.

Jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest stwierdzenie, iż strata powstała pomimo dochowania przez podatnika należytej staranności.

Ponadto, istotnym warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest jego definitywność, czyli rzeczywiste i bezzwrotne poniesienie przez podatnika. W odniesieniu do środków obrotowych oznacza to, że za stratę w tych środkach można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało definitywny, tj. trwały i bezzwrotny uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku (środków obrotowych) będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność.

Aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest protokół dotyczący straty, który powinien określać rodzaj szkody materialnej, jej ilość, wartość, przyczynę jej powstania, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję (umorzenie dochodzenia), instytucję ubezpieczeniową (wypłata odszkodowania).

Należy także podkreślić, że to na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem działań lub zaniedbań podatnika.

Należy przyjąć, że dla celów podatkowych tylko wydatek będący wynikiem przestępczej działalności, powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

W sytuacji, gdy wydatek, będący wynikiem działalności przestępczej, powstał na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia dla starannie działającego przedsiębiorcy, niezawiniona przez niego strata może stanowić koszt uzyskania przychodów. Koniecznym jest jednak, aby był to wydatek rzeczywisty, który musi być również prawidłowo udokumentowany.

Definitywność straty oznacza, że ma ona charakter nieodwracalny i dany podmiot posiada pewność, że nie odzyska środków obrotowych, które składają się na stratę. Możliwość kwalifikacji straty w rachunku podatkowym uzależniona jest zatem od wykazania, że doszło do ostatecznego, pewnego uszczuplenia majątku podatnika, tak, że nie zostanie on mu zwrócony pod jakąkolwiek postacią. W tym właśnie kontekście należy upatrywać spełnienia kolejnej przesłanki dotyczącej właściwego dokumentowania.

Z uwagi na specyfikę kosztów wynikających z kradzieży, każdy przypadek straty w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych, towarzyszących sprawie oraz całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika w kontekście stosowanych środków bezpieczeństwa i dochowania należytej staranności.

Podsumowując, zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów straty:

• powstałe wyłącznie z winy podatnika,
• wynikające z zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa,
• nieudokumentowane.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność związaną z (…). (…) marca 2024 r. zatrudnili Państwo pracownicę na stanowisko (…). Do jej obowiązków należało m. in. przygotowywanie i wysyłanie faktur, dokonywanie płatności, kontakt z biurem rachunkowym. Pracownica posiadała również dostęp do rachunku bankowego Spółki i mogła samodzielnie wykonywać przelewy. Odpowiadała również za dostarczanie dokumentów finansowych do księgowości.

W dniu (…) grudnia ze względu na zachowanie pracownicy – w tym m.in. niechęć do nowozatrudnionej osoby − Spółka podjęła decyzję o zwolnieniu pracownicy z dalszego obowiązku świadczenia pracy. Tego samego dnia zostało to jej zakomunikowane. W drugiej połowie grudnia 2024 r. firma powzięła wątpliwości co do prawidłowości rozliczeń i zaczęła weryfikować dokumenty księgowe oraz rachunki bankowe. Podczas sprawdzania rachunków bankowych podejrzenie pokrzywdzonej wzbudziła duża liczba przelewów wykonywanych na rzecz F. i G. S.A. w (...). Przelewy te były tym bardziej dziwne, że występowały różne rachunki bankowe tych kontrahentów, jak również te same rachunki bankowe były przypisane do tych dwóch kontrahentów. Po sprawdzeniu przelewów wykonanych na wątpliwe rachunki bankowe okazało się, że została przelana łączna kwota (...) zł.

Spółka zwróciła się do dostawców z zapytaniem, czy rachunki bankowe, na które wykonywane były przelewy należą do tego kontrahenta. Dostawca odpowiedział, że nie są to ich rachunki bankowe. Dodatkowo Spółka sprawdziła rachunki na tzw. białej liście. Przedmiotowe rachunki bankowe nie są przypisane do żadnego podmiotu. Spółka nie posiada żadnych faktur potwierdzających zasadność wykonania przelewów opisanych w tytułach przedmiotowych przelewach Spółka zwróciła się do swojego biura księgowego o przekazanie informacji, jakie faktury nie zostały dostarczone przez pracownicę do biura księgowego. W odpowiedzi na prośbę Spółka otrzymała wydruk wyciągu bankowego z oznaczonymi przelewami, co do których brakuje faktur od kontrahentów. Na zestawieniu dostarczonym przez biuro księgowe brakuje przelewów wykonanych na rachunki bankowe, które nie należą do wskazanych dostawców a są jako takie opisane Co istotne, na wydrukach dostarczanych przez pracownicę do księgowości zmienione były: saldo początkowe, suma uznań, suma obciążeń, saldo końcowe. Dodatkowo pracownica usunęła część wiadomość mail ze służbowej skrzynki.

W rezultacie, Spółka jest stratna (...) zł. Do odpowiednich organów spółka złożyła odpowiednie zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że Wspólnik zarządzający spółką dokonywał wyrywkowych kontroli wykonywanych przelewów i pytał o konkretne przelewy na spotkaniach oraz za pośrednictwem wewnętrznego komunikatora. Zewnętrzne biuro księgowe, które w tamtym okresie obsługiwało Spółkę, miało obowiązek przekazywać co miesiąc listę braków, tj. listę przelewów, które nie znajdują potwierdzenia w dokumentach źródłowych. Pracownik wykonujący przelewy miał swój indywidualny login i hasło. Pomimo powyższych zabezpieczeń, doszło do nieautoryzowanego działania pracownika, które zostało zgłoszone organom ścigania, jak tylko Spółka to odkryła. Prowadzone jest postępowanie przez Prokuraturę (…). Spółka nie uzyskała rozstrzygnięcia organu ścigania w zakresie możliwości odzyskania środków. Z uwagi na wielkość szkody oraz znane spółce okoliczności dotyczący braku możliwości majątkowych i zarobkowych sprawcy przestępstwa, w tym postępowania egzekucyjne prowadzone przeciwko sprawcy, naprawienie szkody jest znacznie utrudnione, a nawet niemożliwe.

Państwa wątpliwości budzi kwestia, czy Spółka ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT powstałej w wyniku przestępstwa straty pieniężnej.

Wobec tak przedstawionej treści wniosku i uzupełnienia należy stwierdzić, że opisane zdarzenie nie może być uznane za zdarzenie losowe, niezależne od dochowania należytej staranności w zapobieganiu powstania straty. Prowadząc działalność gospodarczą ponoszą Państwo ryzyko z nią związane, a w celu jego wyeliminowania powinni Państwo podjąć wszelkie niezbędne działania zabezpieczające przed powstaniem straty, zwłaszcza w przypadku obrotu mieniem o znacznej wartości. W przedmiotowej sprawie nie można uznać, że dochowano należytej staranności, skoro nowo zatrudniony pracownik mógł bez nadzoru wykonywać przelewy bankowe. Opisane działania nie potwierdzają, że sprawowano należytą kontrolę i nadzór nad pracownikiem, który dopuścił się przywłaszczenia środków pieniężnych.

Określając należytą staranność, należy mieć na uwadze staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, chodzi tu o pewien wzorzec zachowania w zakresie zaangażowania i dbałości w wykonaniu pewnych czynności. Jest to zatem pewne obiektywne minimum, którego można, a wręcz należy oczekiwać od przeciętnego człowieka. Ocena należytej staranności w zakresie prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej musi tym bardziej uwzględniać zawodowy charakter tej działalności. W tym przypadku, zawodowy charakter działalności określa obiektywny wzorzec wymaganej staranności.

Podkreślić równocześnie należy, że uczestniczące w obrocie gospodarczym podmioty prowadzące działalność gospodarczą na własne ryzyko, nie mogą wynikających z niego konsekwencji „przerzucać” na Skarb Państwa. Ciężar właściwego rozporządzania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych spoczywał na Państwu, a samo zaistnienie sytuacji opisanej we wniosku, nie uprawnia do zaliczenia powstałej straty do kosztów uzyskania przychodów. Zaistniałe niedobory w środkach pieniężnych powstały przez niedostateczne wypełnianie funkcji kontrolnych i nadzoru nad działaniami nieuczciwego pracownika.

Należy zauważyć, że przy odpowiedniej kontroli i nadzorze ze strony Spółki nad pracownikiem można było uniknąć przywłaszczenia środków pieniężnych. Proceder przelewania pieniężnych trwał bowiem jakiś czas – kwota wyprowadzonych środków opiewa na przeszło 500 tys. zł. Przez ten okres przedsiębiorca działający w sposób racjonalny i z należytą starannością, powinien być w stanie wykryć ubytek środków pieniężnych powstały w wyniku naruszeń, których dopuścił się pracownik.

Ponadto zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy ścigania, np. policję, co jest jednakże możliwe dopiero po zakończeniu postępowania (w przypadku niewykrycia sprawcy, dokumentem tym będzie postanowienie o umorzeniu śledztwa).

Niemniej jednak zaznaczyć należy, że to na Państwu ciąży obowiązek wykazania, że dochowali Państwo należytej staranności, o której mowa we wniosku, jak również podjęli wszelkie możliwe w określonych okolicznościach czynności w celu odzyskania utraconych środków, oraz że dysponują Państwo stosownymi dokumentami potwierdzającymi spełnienie ww. okoliczności. Wykazanie ww. okoliczności jest warunkiem koniecznym dla uznania straty za koszt uzyskania przychodu.

Mając na uwadze całokształt okoliczności przedstawionych we wniosku – poniesiona przez Państwa strata w majątku obrotowym powstała w wyniku kradzieży środków pieniężnych z rachunku bankowego przez pracownika, z uwagi na powyższe nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Tym samym Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Państwa i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie zaznaczam, że niniejszą interpretację wydałem wyłącznie w oparciu o opis okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Państwa chroniła.

Ponadto, wskazuję, że nie jestem uprawniony do analizowania i oceny dokumentów załączonych do wniosku o interpretację lub jego uzupełnień. Wszystkie istotne dla sprawy informacje powinny znaleźć się w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego – zatem dołączone przez Państwa do uzupełnienia wniosku załączniki nie podlegały analizie w toku niniejszego postępowania.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.