Świadczenia dla pracowników w okresie letnim – jak je ująć w księgach

Pracodawcy zastanawiają się, czy warto – i w jaki sposób najkorzystniej – przekazywać wsparcie na wypoczynek zatrudnionych oraz ich dzieci. Podejmowane decyzje mają różne konsekwencje – zarówno w księgach rachunkowych, jak i w zakresie podatków. Zależą od tego, czy świadczenia zostały sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy, czy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ponadto obecnie firmy analizują też, jak prawidłowo rozliczyć zwiększone wydatki m.in. na napoje, klimatyzatory czy wentylatory – zwłaszcza gdy mają one służyć poprawie warunków pracy.

Najprostszym i – pozornie – najkorzystniejszym sposobem wsparcia pracowników na wakacje wydaje się przekazanie im pieniędzy. Pracodawca nie musi podejmować dodatkowych działań, a pracownik może przeznaczyć środki na dowolną formę wypoczynku, bez obowiązku dokumentowania wyjazdu.

W praktyce takie dofinansowanie często bywa określane jako świadczenie urlopowe. Może to jednak prowadzić do nieporozumień, bo w ujęciu podatkowym następstwa tych dwóch form wsparcia są różne.

Po pierwsze, świadczenie urlopowe w rozumieniu art. 3 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) mogą wypłacać tylko pracodawcy nienależący do sektora finansów publicznych – pod warunkiem, że według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i zdecydowali się nie tworzyć ZFŚS.

Oznacza to, że świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego (patrz: ramka) nie podlega oskładkowaniu. Wynika to z art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS oraz par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jest to więc tańsza forma wsparcia pracowników.