Jak dodać specyfikację dostaw czy protokół odbioru do faktury KSeF – załączniki do faktur

Kwestia wysyłania faktur z załącznikami w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nasuwa sporo pytań wśród przedsiębiorców i biur rachunkowych. W obrocie gospodarczym często funkcjonują faktury zawierające dodatkowe dokumenty, np. specyfikacje dostaw, protokoły odbioru, umowy, zdjęcia czy inne pliki istotne dla danej transakcji. Obecnie nie wyślemy faktury z załącznikiem do KSeF, ale ma to się zmienić od 1 lutego 2026 r., lecz nie dla wszystkich.

Na wstępie należy podkreślić, że oryginalna faktura w KSeF to plik XML w ściśle określonej strukturze – zgodny ze schemą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Obecnie jest to schema (2), a od 1 lutego 2026 r. będzie to schema (3).

Czy obecnie można dołączać załączniki do faktury wystawionej w KSeF

Plik XML stanowi jedyną urzędową i prawną wersję faktury w tym systemie. To oznacza, że w przeciwieństwie do faktur elektronicznych w PDF, które można dowolnie „wzbogacać” o dodatkowe załączniki, KSeF w obecnym kształcie nie przewiduje możliwości fizycznego dołączania plików w innych formatach (np. PDF, JPG, DOCX) do przesyłanej faktury. Innymi słowy – faktury przesyłanej do KSeF nie można rozbudować o załącznik w postaci odrębnego pliku.