Interpretacja indywidualna z dnia 14 sierpnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB2-1.4010.242.2025.4.AG

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 maja 2025 r. za pośrednictwem Poczty Polskiej wpłynął Państwa wniosek z 19 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy opłaty ponoszone przez Spółkę z tytułu najmu rowerów, udostępnianych następnie pracownikom będą mogły zostać w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki dla celów podatku CIT.

Z uwagi na braki formalne wniosku, wezwaliśmy Państwa, pismem z 26 czerwca 2025 r., o ich uzupełnienie. Wezwanie zostało odebrane 3 lipca 2025 r., uzupełnienie do ww. wniosku wpłynęło 15 lipca 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca planuje w najbliższym czasie zawrzeć umowę najmu długoterminowego rowerów i rowerów ze wspomaganiem elektrycznym (dalej również „Rowery”), które następnie zostaną udostępnione pracownikom do celów zarówno służbowych jak i prywatnych.

W związku z tym Wnioskodawca zamierza uzgodnić z każdym zainteresowanym pracownikiem, że pracownikowi zostanie pomniejszone wynagrodzenie z tytułu korzystania z roweru. Formalnie zostanie to uregulowane m.in. poprzez podpisanie stosownego aneksu do umowę o pracę. W rezultacie pracownik de facto partycypuje w kosztach udostępnienia roweru poprzez rezygnację z części wynagrodzenia.

Rowerami będą pojazdy należące do zewnętrznej firmy leasingowej – Spółka nie będzie ich właścicielem przez cały okres trwania umowy. Rowery te będą standardowymi modelami ze wspomaganiem elektrycznym ograniczonym do prędkości 25 km/h oraz bez wspomagania elektrycznego.

Wnioskodawca zamierza zapewnić pracownikom ten benefit, aby ułatwić im dojazd do pracy oraz przemieszczanie się w obrębie zabudowy miejskiej w ramach obowiązków służbowych. Dodatkowo celem jest zwiększenie motywacji pracowników, poprawa ich kondycji zdrowotnej co przyczyni się do ograniczenia absencji chorobowych wynikających z korzystania z komunikacji miejskiej oraz promowanie ekologicznych form transportu.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

1)Odpłatność za najem rowerów oraz rowerów elektrycznych udostępnianych pracownikom będzie w całości finansowana ze środków obrotowych Spółki. Zawarcie umów najmu długoterminowego z zewnętrznym podmiotem leasingującym rowery ma na celu zapewnienie pracownikom dodatkowego benefitu – środka transportu służącego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Koszty związane z tym programem pracowniczym nie będą pokrywane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), ponieważ nie spełniają przesłanek wydatkowania środków z tego funduszu. W niniejszym przypadku program najmu rowerów ma charakter świadczenia o jednakowej wartości dla wszystkich zainteresowanych, niezależnie od ich sytuacji osobistej czy finansowej i jest realizowany w interesie pracodawcy – jako element strategii poprawy mobilności, zdrowia i motywacji pracowników oraz usprawnienia realizacji obowiązków służbowych. W związku z tym wszelkie koszty związane z najmem rowerów będą ponoszone z bieżących środków obrotowych Spółki jako część działalności operacyjnej, a nie z zasobów ZFŚS.

2)Pracownik, decydując się na udział w programie udostępniania rowerów lub rowerów elektrycznych, będzie w pełni pokrywał koszt związany z ich użytkowaniem poprzez rezygnację z części swojego wynagrodzenia. Oznacza to, że opłata z tytułu korzystania z roweru będzie przez pracownika ponoszona w całości, tj. w wysokości odpowiadającej całkowitemu kosztowi najmu roweru przypadającemu na danego pracownika.

3)Potrącana pracownikowi część wynagrodzenia – odpowiadająca pełnej wysokości opłaty za wynajem roweru – będzie w całości przekazywana firmie leasingowej (wynajmującej rowery) jako zapłata należności wynikającej z zawartej przez Spółkę umowy najmu długoterminowego.

4)Spółka będzie prowadzić imienne listy pracowników, którym udostępniane są rowery i rowery elektryczne. Prowadzenie takich list jest niezbędne z kilku względów praktycznych i organizacyjnych. Po pierwsze, tylko konkretni pracownicy, którzy wyrażą chęć uczestnictwa w programie i podpiszą stosowny aneks do umowy o pracę, będą korzystać z rowerów. Z tytułu tego świadczenia będą oni ponosić pełną odpłatność – poprzez potrącenie z wynagrodzenia kwoty odpowiadającej kosztowi najmu przypisanego im roweru. Po drugie, każdy rower (w tym różne modele i warianty – zarówno klasyczne, jak i elektryczne) będzie przypisany do konkretnego pracownika. Koszty najmu mogą się różnić w zależności od rodzaju roweru, dlatego Spółka musi ewidencjonować, który pracownik korzysta z którego pojazdu, aby prawidłowo przypisać wysokość potrącenia z wynagrodzenia. W związku z powyższym, Spółka w sposób systemowy i imienny będzie prowadzić rejestr pracowników korzystających z rowerów oraz przypisanych im konkretnych egzemplarzy.

5)Opłaty za najem rowerów i rowerów elektrycznych będą uzależnione od rzeczywistej liczby pojazdów wypożyczonych przez Spółkę. Oznacza to, że nie będą one miały charakteru ryczałtowego. Spółka zawrze umowę z firmą leasingową (lub wynajmującą), w której ustalona zostanie jednostkowa stawka za każdy wynajęty rower. Koszt całkowity ponoszony przez Spółkę w danym okresie rozliczeniowym będzie zatem wynikał z liczby rowerów przypisanych konkretnym pracownikom w danym miesiącu.

6)Spółka nie zawarła jeszcze umowy najmu, ani nie przystąpiła do negocjacji jej warunków. Intencją Spółki jest uprzednie poznanie potencjalnych skutków podatkowych planowanego rozwiązania, zanim podejmie ostateczne decyzje organizacyjne i finansowe. Niemniej jednak, na obecnym etapie zaawansowania projektu, Spółka zakłada, że warunki przyszłej umowy najmu długoterminowego będą obejmowały:

-okres obowiązywania umowy wynoszący 3 lata,

-możliwość sukcesywnego przypisywania poszczególnych rowerów do konkretnych pracowników,

-prawo pierwszeństwa wykupu roweru po zakończeniu okresu najmu, które będzie przysługiwało pracownikowi korzystającemu z danego roweru w trakcie trwania umowy.

Spółka dopuszcza również, że przedmiotem umowy będą różne modele rowerów – w tym również rowery ze wspomaganiem elektrycznym – co może mieć wpływ na zróżnicowanie opłat.

7)Na moment składania niniejszego wniosku Spółka planuje ponosić wyłącznie podstawowe opłaty wynikające z tytułu najmu rowerów lub rowerów elektrycznych od zewnętrznego podmiotu finansującego (leasingodawcy). Będą to regularne opłaty miesięczne, naliczane za każdy wynajmowany rower zgodnie z warunkami umowy. Spółka nie przewiduje obecnie konieczności ponoszenia żadnych dodatkowych opłat związanych z najmem.

8)Podstawową działalnością Spółki jest organizacja, przygotowywanie i prowadzenie konferencji, spotkań, wydarzeń korporacyjnych, warsztatów, wyjazdów oraz imprez integracyjnych dla klientów biznesowych. Charakter tej działalności wymaga od Spółki utrzymania wysokiego poziomu mobilności, terminowości oraz efektywności działań, które zależą przede wszystkim od zaangażowania i sprawności jej pracowników. W tym kontekście, wydatki związane z najmem oraz udostępnianiem rowerów i rowerów elektrycznych dla pracowników mają wyraźny i bezpośredni związek zarówno z możliwością uzyskiwania przychodów, jak również z ich zabezpieczeniem i zachowaniem na przyszłość. Celem wdrożenia programu najmu rowerów jest przede wszystkim:

-zwiększenie efektywności pracy poprzez ułatwienie pracownikom codziennych dojazdów do biura oraz sprawnego przemieszczania się między klientami i miejscami organizacji wydarzeń, co pozwoli na lepszą realizację usług świadczonych przez Spółkę;

-ograniczenie absencji chorobowych pracowników, które mogą być związane z korzystaniem z publicznej komunikacji miejskiej lub przemieszczaniem się samochodami, co przełoży się na stabilność i ciągłość działania Spółki;

-poprawa ogólnej kondycji zdrowotnej i samopoczucia pracowników, co przekłada się na ich większą produktywność oraz satysfakcję z wykonywanych obowiązków;

-zwiększenie atrakcyjności Spółki jako pracodawcy, co pomaga zarówno w utrzymaniu obecnych, jak i pozyskiwaniu nowych, wykwalifikowanych pracowników. Stanowi to istotny element wynagrodzenia pozapłacowego, co może ograniczyć rotację kadry i wynikające z tego dodatkowe koszty rekrutacyjne;

-budowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa jako nowoczesnego i proekologicznego podmiotu, promującego zdrowy tryb życia oraz ekologiczne formy transportu. Takie podejście korzystnie wpływa na relacje z obecnymi oraz potencjalnymi kontrahentami, którzy dostrzegają zaangażowanie Spółki w nowoczesne, odpowiedzialne społecznie inicjatywy.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Czy czynsze oraz ewentualnie inne wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z najmem długoterminowym i udostępnianiem pracownikom rowerów i rowerów ze wspomaganiem elektrycznym do prędkości 25 km/h będą mogły zostać w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki dla celów podatku CIT? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Czynsze oraz ewentualnie inne wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z najmem długoterminowym i udostępnianiem pracownikom rowerów elektrycznych będą mogły zostać w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki dla celów podatku CIT.

Uzasadnienie

W ocenie Wnioskodawcy wszystkie wydatki ponoszone przez Spółkę na najem oraz udostępnianie pracownikom Rowerów mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości (zarówno na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych – CIT, jak i pośrednio w rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych jako płatnik).

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych jako niestanowiące kosztów podatkowych.

W mniejszym przypadku najem i udostępnienie rowerów pracownikom ma na celu podniesienie motywacji pracowników, poprawę ich efektywności pracy (m.in. poprzez ułatwienie dojazdów do pracy oraz promocję zdrowego trybu życia, co może zmniejszyć absencje chorobowe) oraz stanowi element wynagrodzenia pozapłacowego, który pomaga w utrzymaniu i pozyskaniu wykwalifikowanych pracowników. Wszystkie te czynniki przekładają się na lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa i wpływają na osiąganie przychodów przez Spółkę.

Wydatki pracodawcy na benefity pracownicze co do zasady spełniają przesłankę celowości z art. 15 ust 1 ustawy CIT – są ponoszone w interesie działalności gospodarczej aby osiągać przychody lub zabezpieczyć ich źródło.

Należy podkreślić ze w opisanym zdarzeniu przyszłym forma finansowania (najem długoterminowy) powoduje, iż Spółka będzie ponosić comiesięczne opłaty za Rowery. Opłaty te stanowią koszt korzystania z obcego środka trwałego na potrzeby działalności Spółki.

Nie zachodzi tutaj ograniczenie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT dotyczące np. samochodów osobowych (limity amortyzacji/leasingu), gdyż Rowery nie są uznawane za samochody osobowe w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki na najem Rowerów nie zostały również wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy CIT jako wyłączone z kosztów – nie są to koszty reprezentacji ani inne wydatki podlegające wyłączeniu.

W konsekwencji, stosując zasadę ogólną, czynsze za Rowery mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 maja 2024 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.107.2024.2.ASK, uznał, że wydatki na leasing roweru elektrycznego i jego eksploatację mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności.

W tamtym stanie faktycznym co prawda rower służył celom stricte firmowym (dojazdy na spotkania z klientami, działania promocyjne firmy), jednak w niniejszej sprawie rowery również służą celom związanym z działalnością (poza dojazdami związanymi z pracą, również motywowanie kadr, benefit pracowniczy zwiększający efektywność pracy).

Nawet jeśli pracownik używa roweru częściowo prywatnie, to nieodpłatne świadczenie z tego tytułu jest traktowane jako element jego wynagrodzenia ze stosunku pracy (opodatkowany PIT po stronie pracownika). A wydatki na wynagrodzenia pracowników – w tym świadczenia dodatkowe – są co do zasady kosztami podatkowymi pracodawcy.

W analizowanym modelu ekonomicznym Spółka de facto zamienia część wynagrodzenia pieniężnego na świadczenie rzeczowe (udostępnienie roweru). Nie ma wątpliwości, że wynagrodzenia pracowników stanowią koszt uzyskania przychodów.

Również ta część wynagrodzenia, która przybiera formę udostępniania Roweru, powinna być uznana za koszt podatkowy Spółki.

W rezultacie pełna kwota czynszów oraz związanych z tym opłat ponoszonych przez Spółkę w ramach opisanego programu benefitów pracowniczych będzie stanowić dla niej koszt uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do treści art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Z opisu zdarzenia przyszłego we wniosku wynika, że planują Państwo zawrzeć umowę najmu długoterminowego rowerów oraz rowerów ze wspomaganiem elektrycznym, które będą służyć pracownikom zarówno do celów służbowych jak i prywatnych. Poszczególne rowery będą przypisywane do konkretnych pracowników.

Głównym celem wdrożenia programu najmu rowerów jest zwiększenie efektywności pracy poprzez ułatwienie pracownikom codziennych dojazdów do biura oraz sprawnego przemieszczania się między klientami i miejscami organizacji wydarzeń, co pozwoli na lepszą realizację usług świadczonych przez Spółkę. Zamierzają Państwo uzgodnić z każdym zainteresowanym pracownikiem, że w drodze aneksu do umowy o pracę, pracownikowi zostanie pomniejszone wynagrodzenie za pracę z tytułu korzystania z roweru.

Pracownik, decydując się na udział w programie udostępniania rowerów lub rowerów elektrycznych, będzie w pełni pokrywał koszt związany z ich użytkowaniem poprzez rezygnację z części swojego wynagrodzenia. Oznacza to, że opłata z tytułu korzystania z roweru będzie przez pracownika ponoszona w całości, tj. w wysokości odpowiadającej całkowitemu kosztowi najmu roweru przypadającemu na danego pracownika. Część wynagrodzenia – odpowiadająca pełnej wysokości opłaty za wynajem roweru – będzie w całości przekazywana firmie leasingowej (wynajmującej rowery) jako zapłata należności wynikającej z zawartej przez Spółkę umowy najmu długoterminowego.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest ustalenie czy wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z najmem rowerów będą mogły być rozpoznawane jako koszty uzyskania przychodu.

Analizując wyżej przywołane przepisy ustawy o CIT oraz opis sprawy, nie można zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z najmem długoterminowym i udostępnianiem pracownikom rowerów będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jak już bowiem wskazano, aby określony wydatek mógł stanowić koszt podatkowy, musi on być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie może być podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona.

Jak wynika z opisu sprawy, ponoszone przez Państwa z bieżących środków obrotowych wydatki związane z najmem rowerów będą w istocie finansowane przez pracowników, poprzez obniżenie ich wynagrodzeń o kwotę wydatku związanego z wynajmem roweru dla konkretnego pracownika. Jak Państwo wyraźnie wskazali we wniosku: „opłata z tytułu korzystania z roweru będzie przez pracownika ponoszona w całości, tj. w wysokości odpowiadającej całkowitemu kosztowi najmu roweru przypadającemu na danego pracownika.”

Tym samym ponoszone przez Państwa wydatki nie będą miały charakteru definitywnego i nie będą mogły stanowić kosztów podatkowych.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko w sprawie należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2), natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanej we wniosku interpretacji indywidualnej wskazać należy, iż interpretacje indywidualne dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osadzonych w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.