Interpretacja indywidualna z dnia 15 września 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDSL1-1.4011.425.2025.3.MJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 lipca 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 4 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Uzupełniła go Pani w odpowiedzi na wezwanie pismami: z 4 sierpnia 2025 r. (wpływ 4 sierpnia 2025 r.) oraz z 26 sierpnia 2025 r. (wpływ 26 sierpnia 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawczyni jest  osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą (…), zarejestrowaną pod kodem PKD 82.11.Z (po zmianach 01.01.2025 kod 82.10.Z) Działalność usługowa związana z administracyjną obsługą biura. W latach 2022/2023 Wnioskodawczyni świadczyła usługi administracyjno-biurowe oraz wspomagające, które nie mają charakteru doradczego, ani nie są usługami prawniczymi czy księgowymi.

Zakres działalności Wnioskodawczyni obejmuje m.in.:

-organizacyjne wsparcie radców prawnych i adwokatów, w tym przygotowywanie dokumentów i kontakt z klientami rosyjskojęzycznymi,

-pomoc w kompletowaniu i przekazywaniu dokumentów do biur rachunkowych,

-obsługę korespondencji, fakturowanie, archiwizację dokumentów, drobne tłumaczenia i inne czynności sekretarskie.

Świadczone przez Wnioskodawczynię usługi klasyfikują się zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU) pod numerem 82.11.10.0: Usługi związane z administracyjną obsługą biura. Z informacji zawartych w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez KIS wynika, że usługi te kwalifikują się do zastosowania stawki ryczałtu w wysokości 8,5%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

W latach 2022/2023 Wnioskodawczyni błędnie stosowała stawkę 15%, co wynikało z nieprawidłowej kwalifikacji działalności przez księgową, z którą wówczas współpracowała. Niestety, błędnie przypisano Wnioskodawczyni działalność pod wyższą stawkę ryczałtu. Obecnie Wnioskodawczyni współpracuje z inną księgową, która dokonała prawidłowej analizy zakresu jej usług oraz odpowiedniej klasyfikacji.

Wnioskodawczyni zwraca się zatem z prośbą o potwierdzenie, że w odniesieniu do opisanych wyżej usług klasyfikowanych pod PKWiU 82.11.10.0, ma prawo stosować stawkę 8,5% ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W odpowiedzi na wezwanie doprecyzowała Pani w uzupełnieniu wniosku z 26 sierpnia 2025 r. opis sprawy w następujący sposób:

Dane Wnioskodawczyni i charakter działalności

Wnioskodawczyni, Pani (…), posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce (jest polskim rezydentem podatkowym). Poza przychodami z opisanej niżej działalności gospodarczej nie uzyskuje żadnych innych dochodów podlegających opodatkowaniu – działalność ta stanowi zatem jej jedyne źródło przychodu. Pani (…) prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną m.in. pod kodami PKD 82.11.Z („Działalność związana z administracyjną obsługą biura”) oraz PKD 74.90.Z („Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej niesklasyfikowana”).

Zakres świadczonych usług w ramach prowadzonej działalności obejmuje w szczególności: świadczenie usług wsparcia administracyjnego i biurowego (kompleksowa obsługa biura), organizację dokumentów oraz komunikację między firmą a cudzoziemcami (np. pomoc w dopełnianiu formalności przez obcokrajowców), pomoc językową i organizacyjną przy zatrudnianiu pracowników z zagranicy, wykonywanie czynności pomocniczych na rzecz kancelarii prawnych i firm, takich jak sortowanie danych, wysyłka pism, czy komunikacja z klientami w języku rosyjskim.

Wnioskodawczyni podkreśla, że nie świadczy usług doradztwa prawnego ani doradztwa podatkowego, a charakter powyższych czynności ma wyłącznie charakter organizacyjno-administracyjny. Działalność nie obejmuje także usług rekrutacyjnych czy pośrednictwa pracy (tj. usług objętych PKWiU dział 78, np. udostępniania pracowników). Wnioskodawczyni nie prowadzi agencji zatrudnienia ani nie pełni funkcji doradczych – jej rola sprowadza się do wsparcia administracyjnego i językowego.

Klasyfikacja świadczonych usług (PKWiU)

W ocenie Wnioskodawczyni opisane wyżej usługi mieszczą się w grupowaniu PKWiU 82.11.10.0 – „Usługi związane z administracyjną obsługą biura”.

Grupa ta obejmuje codzienne, kompleksowe czynności administracyjne na rzecz podmiotów trzecich, takie jak m.in. obsługa korespondencji, spraw kadrowych, prowadzenie dokumentacji itp. Zakres czynności wykonywanych przez Wnioskodawczynię pokrywa się z zakresem usług biurowych w ramach tego właśnie grupowania. W konsekwencji przychody uzyskiwane z działalności Pani (…) należy traktować jako przychody z działalności usługowej sklasyfikowanej pod symbolem PKWiU 82.11.10.0.

Stawka ryczałtu i podstawa prawna

Wnioskodawczyni opodatkowuje swoje przychody z działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osób fizycznych, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 8,5% przychodów z działalności usługowej – o ile oczywiście dana usługa nie została wprost zakwalifikowana do innej stawki ryczałtu w tym przepisie. Innymi słowy, co do zasady przychody z działalności usługowej podlegają 8,5% stawce ryczałtu, chyba że ustawa przewiduje dla danego rodzaju usług inną (odmienną) stawkę ryczałtu.

W analizowanym przypadku świadczone usługi administracyjne nie zostały wymienione w katalogu usług objętych wyższą stawką 15%. Ustawodawca przewiduje opodatkowanie ryczałtem 15% m.in. dla niektórych wolnych zawodów oraz wybranych usług doradczych i pośrednictwa. Przykładowo, usługi doradcze w zakresie zarządzania (PKWiU 70.22) czy usługi związane z rekrutacją pracowników (PKWiU 78.30) zostały przypisane do 15% stawki ryczałtu. Natomiast typowe usługi administracyjno-biurowe jak opisane powyżej nie są traktowane jako działalność doradcza lub inna działalność objęta 15%, lecz mieszczą się w ogólnym zakresie usług opodatkowanych 8,5%.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów skarbowych – Dyrektor KIS w analogicznych sprawach wyraźnie wskazuje, że usługi sklasyfikowane pod PKWiU 82.11.10.0 podlegają 8,5% stawce ryczałtu (nie zaś 15%).

Przykładowo, w indywidualnej interpretacji Dyrektora KIS z 22 września 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4011.555.2022.2.MW) organ podatkowy potwierdził, że przychody ze świadczenia usług administracyjnych sklasyfikowanych pod symbolem PKWiU 82.11.10.0 mogą być opodatkowane ryczałtem ewidencjonowanym 8,5%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy. Również w nowszych interpretacjach wskazuje się jednoznacznie, iż usługi związane z administracyjną obsługą biura nie zostały objęte 15% stawką ryczałtu przewidzianą dla działalności doradczej – a zatem prawidłową stawką jest 8,5%. Powyższe stanowisko organów interpretacyjnych koresponduje z przytoczonym brzmieniem przepisu ustawy: skoro opisywane usługi nie mieszczą się w żadnej kategorii wyjątkowej (wyższej) stawki, należy stosować domyślną stawkę 8,5%.

Ewidencja przychodów i rozliczenia

Wnioskodawczyni oświadcza, że prowadzi wymaganą ewidencję przychodów dla celów ryczałtu i na bieżąco zapisuje w niej wszystkie uzyskane przychody. Ewidencja ta jest prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie przychodów z poszczególnych rodzajów usług (działalności). Każda wystawiona faktura zawiera opis świadczonej usługi, co pozwala przyporządkować dany przychód do właściwego zakresu działalności. Dzięki temu Wnioskodawczyni ma możliwość prawidłowego zastosowania stawek ryczałtu także w sytuacji, gdy wykonywałaby różne usługi objęte różnymi stawkami.

Obecnie jednak całość przychodów pochodzi z jednorodnego rodzaju usług administracyjno-biurowych, które – jak wykazano powyżej – podlegają ryczałtowi 8,5%.

Podsumowanie stanowiska

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności i przepisy, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, że przychody uzyskiwane z tytułu świadczenia opisanych usług wsparcia administracyjnego i biurowego (PKWiU 82.11.10.0) mogą być opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych w wysokości 8,5%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy. Przychody te nie należą do żadnej kategorii działalności objętej stawką 15% (nie stanowią usług doradczych, rekrutacyjnych ani innych wskazanych w art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy) – brak jest zatem podstaw do stosowania wyższej stawki opodatkowania.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i jego kwalifikację, Wnioskodawczyni uprzejmie prosi o wydanie interpretacji indywidualnej potwierdzającej prawidłowość jej powyższego stanowiska, tj. możliwości opodatkowania opisanych usług administracyjno-biurowych 8,5% stawką ryczałtu.

Pytanie

Czy w związku ze stosowanym przez Wnioskodawczynię kodem PKWiU 82.11.10.0 oraz opisanymi powyżej czynnościami Wnioskodawczyni powinna zastosować stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego 8,5%?

Pani stanowisko w sprawie

W związku z tym iż zakres działalności Wnioskodawczyni obejmuje m.in.: organizacyjne wsparcie radców prawnych i adwokatów, w tym przygotowywanie dokumentów i kontakt z klientami rosyjskojęzycznymi, pomoc w kompletowaniu i przekazywaniu dokumentów do biur rachunkowych, obsługę korespondencji, fakturowanie, archiwizację dokumentów, drobne tłumaczenia i inne czynności sekretarskie.

Świadczone przez Wnioskodawczynię usługi klasyfikują się zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU) pod numerem 82.11.10.0: Usługi związane z administracyjną obsługą biura.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawczyni uważa, że właściwym sposobem jest rozliczanie zryczałtowanego podatku dochodowego poprzez stosowanie stawki 8,5%.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843):

Przy czym w myśl art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Stosownie do treści art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.):

Z kolei, zgodnie z treścią art. 5b ust. 1 tej ustawy:

Na mocy art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

W myśl art. 6 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Możliwość opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych uzależniona jest między innymi od niespełnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Zgodnie z ww. art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Jednocześnie należy wskazać, że warunkiem skorzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania jest złożenie oświadczenia o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Wysokość stawek ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych została przez ustawodawcę ustalona w art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Na mocy art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Zwracam także uwagę, że możliwość opłacania oraz wysokość stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych uzyskanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zależy wyłącznie od faktycznego rodzaju świadczonych w ramach tej działalności usług. Zatem co do zasady, konieczne jest przypisanie rodzaju wykonywanych czynności do określonego grupowania PKWiU.

Kwalifikacji poszczególnych przychodów ze świadczonych usług do określonego symbolu PKWiU dokonuje sam podatnik. Kwestii tej nie regulują przepisy prawa podatkowego, a tylko te przepisy, zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, mogą być przedmiotem interpretacji indywidualnej.

Ponadto podkreślić należy, że w myśl art. 12 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Zatem, w sytuacji prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej zryczałtowanym podatkiem dochodowym wg różnych stawek, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych na podstawie prowadzonej ewidencji przychodów ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju działalności, pod warunkiem że ewidencja przychodów jest prowadzona w sposób umożliwiający określenie przychodów z każdego rodzaju działalności.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że posiada Pani nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce (jest polskim rezydentem podatkowym). Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną m.in. pod kodami PKD 82.11.Z („Działalność związana z administracyjną obsługą biura”) oraz PKD 74.90.Z („Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej niesklasyfikowana”). Opodatkowuje Pani swoje przychody z działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zakres świadczonych usług w ramach prowadzonej działalności obejmuje w szczególności: świadczenie usług wsparcia administracyjnego i biurowego (kompleksowa obsługa biura), organizację dokumentów oraz komunikację między firmą a cudzoziemcami (np. pomoc w dopełnianiu formalności przez obcokrajowców), pomoc językową i organizacyjną przy zatrudnianiu pracowników z zagranicy, wykonywanie czynności pomocniczych na rzecz kancelarii prawnych i firm, takich jak sortowanie danych, wysyłka pism, czy komunikacja z klientami w języku rosyjskim. Poza przychodami z działalności gospodarczej opisanej we wniosku nie uzyskuje Pani  żadnych innych dochodów podlegających opodatkowaniu – działalność ta stanowi zatem jedyne źródło Pani przychodu. Nie świadczy Pani usług doradztwa prawnego ani doradztwa podatkowego, a charakter powyższych czynności ma wyłącznie charakter organizacyjno-administracyjny. Działalność nie obejmuje także usług rekrutacyjnych czy pośrednictwa pracy (tj. usług objętych PKWiU dział 78, np. udostępniania pracowników). Nie prowadzi Pani agencji zatrudnienia ani nie pełni funkcji doradczych – Pani rola sprowadza się do wsparcia administracyjnego i językowego. Wskazała Pani, że opisane we wniosku usługi mieszczą się w grupowaniu PKWiU 82.11.10.0 – „Usługi związane z administracyjną obsługą biura”.

W odniesieniu do wskazanych przez Panią usług sklasyfikowanych według PKWiU w grupowaniu 82.11.10.0zauważyć należy, że nie zostały one objęte dyspozycją art. 12 ust. 1 pkt 1-4 oraz 6-8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Na podstawie powołanych wyżej przepisów oraz opisu sprawy stwierdzam, że przychody uzyskiwane przez Panią ze świadczenia w ramach działalności gospodarczej usługsklasyfikowanych pod symbolem PKWiU 82.11.10.0 – „Usługi związane z administracyjną obsługą biura” podlegają opodatkowaniu 8,5% stawką ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, określoną w art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Stawka ta ma zastosowanie wyłącznie, jeśli spełnione są warunki do zastosowania tej formy opodatkowania, o których mowa w cytowanych przepisach o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Organ nie jest uprawniony do przyporządkowania formalnego usług do określonego grupowania klasyfikacyjnego. Kwestie dotyczące zaklasyfikowania usług do właściwego grupowania statystycznego nie mieszczą się w ramach określonych w art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej. Tak więc interpretację wydano na podstawie wskazanego przez Panią we wniosku grupowania PKWiU.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego organ nie przeprowadza postępowania dowodowego, lecz opiera się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.