Jak poinformować i uzasadnić niezałatwienie sprawy w terminie

Niezałatwienie sprawy administracyjnej w przewidzianym terminie powinno być traktowane jako sytuacja wyjątkowa, a każdy przypadek zwłoki musi znaleźć należyte, rzeczowe i przekonujące uzasadnienie. Zgodnie z art. 35 k.p.a. o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Samo zawiadomienie strony, nawet kilkakrotne (w trybie art. 36 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego; dalej: k.p.a.), o nowym terminie załatwienia sprawy nie chroni organu przed możliwością stwierdzenia przez sąd, że organ prowadzi postępowanie przewlekle. Oceny zaistnienia tego stanu sąd dokonuje bowiem w oparciu o stwierdzony sposób działania organu, nie zaś jedynie na podstawie formalnego stwierdzenia dokonania przez organ zawiadomienia w powyższym trybie (zob. np. wyrok WSA w Olsztynie z 1 czerwca 2023 r., sygn. akt II SAB/Ol 23/23).

Sposób zawiadomienia

Z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania administracji publicznej niezwykle istotne jest, aby organ, który nie może zakończyć sprawy w terminie, wskazał przyczyny tego stanu rzeczy w sposób szczegółowy, zrozumiały i odnoszący się do realiów konkretnej sprawy. Nie wystarczy sformułowanie w rodzaju „trwa analiza materiału dowodowego” albo „oczekujemy na dodatkowe informacje”. Strona musi wiedzieć, jakie konkretne przeszkody spowodowały zwłokę i kiedy można oczekiwać zakończenia sprawy. Przykładowo, jeśli organ musi zasięgnąć opinii biegłego urbanisty, powinien poinformować, że biegły wniósł o przedłużenie terminu na sporządzenie opinii z uwagi na konieczność przeprowadzenia oględzin w terenie.