Interpretacja indywidualna z dnia 8 października 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDWB.4010.113.2025.1.AZE

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 sierpnia 2025r. wpłynął Państwa wniosek z 25 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej: „Spółka”) jest spółką prawa polskiego i polskim rezydentem podatkowym. Przedmiotem działalności Spółki jest m.in. (...).

W prowadzonej działalności produkcyjnej Spółka wykorzystuje posiadane środki trwałe, w tym maszyny i urządzenia. Niezależnie od czasu użytkowania środków trwałych przez Spółkę wymagają one koniecznych przeglądów, remontów jak i napraw, mających na celu zagwarantować działanie całej infrastruktury produkcyjnej Spółki bez zakłóceń. Aby osiągnąć ten cel, Wnioskodawca dokonuje zakupu części zamiennych, które przechowywane są w magazynie części zamiennych do czasu zaistnienia potrzeby ich użycia, w ramach przeprowadzenia przeglądu, remontu czy koniecznej naprawy danego środka trwałego.

Utrzymywanie zapasu magazynowego części zamiennych ma więc na celu zagwarantowanie przeprowadzenia wymiany zużytych części bez zbędnej zwłoki a tym samym ograniczenie do minimum wszelkich zakłóceń procesów produkcyjnych w zakładach Wnioskodawcy, czyli docelowo ograniczenie wszelkich braków produkcyjnych wywołanych przestojami mającymi wpływ na poziom realizacji zamówień klientów Spółki.

Należy dodać, iż części zamienne nie stanowią odrębnych środków trwałych, o których mowa w art. 16a Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „Ustawa o CIT”), jak również po ich zamontowaniu nie przyczyniają się do wzrostu wartości użytkowej środków trwałych, nie stanowiąc tym samym ich ulepszenia w rozumieniu art. 16g ust. 13 Ustawy o CIT.

Magazyn części zamiennych jest w Spółce wyodrębniony zarówno fizycznie jak i księgowo, co oznacza iż obrót magazynowy części zamiennych (przyjęcia jak i rozchody) podlega pełnej ewidencji rachunkowej w księgach rachunkowych Spółki. Okres pozostawania danej części zamiennej na stanie magazynowym (okres od daty przyjęcia części na magazyn dowodem przychodowym powiązanym z fakturą zakupu do daty rozchodu części dowodem rozchodowym) jest zależny od faktycznej potrzeby jej wykorzystania (użycia) i niejednokrotnie przekracza okres jednego roku obrotowego (podatkowego).

Spółka powzięła wątpliwość co do prawidłowości rozliczania transakcji zakupu części zamiennych dla celów podatkowych w zakresie określania właściwej daty rozpoznania kosztu podatkowego z tytułu zakupu tych części.

Pytanie

Czy w opisanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) koszty zakupu części zamiennych są kosztami uzyskania przychodów innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami w rozumieniu art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT i stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie poniesienia zgodnie z art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT, tj. w dacie ujęcia (zaksięgowania) faktury zakupu części zamiennych w księgach rachunkowych, bez względu na fakt czy jest to rachunkowe konto kosztowe?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki w opisanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) koszty zakupu części zamiennych są kosztami uzyskania przychodów innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami w rozumieniu art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT i stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia zgodnie z art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT, tj. w dacie ujęcia (zaksięgowania) faktury zakupu części zamiennych w księgach rachunkowych, bez względu na fakt czy jest to rachunkowe konto kosztowe.

Zgodnie z art. 15d ust. 4d ( winno być art. 15 ust. 4d) Ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Wydatki na zakup części zamiennych stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ mają na celu zabezpieczenie źródła przychodów. Magazyn części zamiennych, w którym przechowywane są zakupione części zamienne do czasu konieczności ich wykorzystania, stanowi bowiem element zaplecza technicznego Spółki mającego na celu zagwarantowanie utrzymania ciągłości procesu produkcyjnego, stanowiącego główne źródło przychodów Spółki (...). Należy dodać, iż Spółka nie otrzymuje żadnego zwrotu poniesionych wydatków na zakupy części zamiennych realizowanych z własnych zasobów majątkowych, a więc ponosi całkowity ekonomiczny ciężar przedmiotowych wydatków. Warunkiem koniecznym zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych nie jest wystąpienie konkretnego przychodu, lecz również działania podatnika ukierunkowane na jego potencjalne osiągnięcie, zachowanie bądź zabezpieczenie.

Wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie części zamiennych mają na celu zapewnienie kontynuacji produkcji, a tym samym terminowej realizacji zamówień przy zachowaniu najwyższych standardów jakości, a zatem przejawiają one pośredni związek z generowanymi przychodami przez Spółkę. Tym samym spełnione zostają wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT przesłanki warunkujące powstanie po stronie Spółki prawa do rozpoznania poniesionego kosztu jako stanowiącego koszt uzyskania przychodu. Również tego typu wydatek nie został ujęty w katalogu kosztów nie mogących stanowić kosztu uzyskania przychodu zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT i w konsekwencji powinien być uznany za koszt podatkowy.

Jak wskazano powyżej, wydatki na zakup części zamiennych są pośrednio związane z generowanymi przychodami przez Spółkę a zatem stanowią koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami, gdyż nie przyczyniają się bezpośrednio do wygenerowania określonego przychodu (nie ma możliwości ich powiązania ze skonkretyzowanym przychodem ze sprzedaży produktów).

Zdaniem Spółki dla przedmiotowych kosztów nie będzie miała zastosowania regulacja zawarta w art. 15 ust. 4d zdanie drugie Ustawy o CIT, odnosząca się do rozliczenia proporcjonalnego kosztów dotyczących okresu przekraczającego rok podatkowy, gdy nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego. Nie jest bowiem wiadome czy koszt nabycia danej części zamiennej będzie kosztem dotyczącym okresu przekraczającego rok podatkowy. Na moment zakupu części zamiennych niemożliwym jest określenie, kiedy dana część zostanie wykorzystana do danego środka trwałego, a w przypadku, gdy będzie instalowana od razu - na jak długo dana część zamienna zostanie zainstalowana w środku trwałym. Z tego powodu nie znajdzie tutaj zastosowania metoda proporcjonalnego rozliczania wydatku, o której mowa w art. 15 ust. 4d zdanie drugie Ustawy o CIT.

W związku z tym wydatki poniesione na nabycie części zamiennych należy ujmować w kosztach uzyskania przychodów jednorazowo w dacie ich poniesienia, tj. stosownie do art. 15 ust. 4d zdanie pierwsze Ustawy o CIT.

Do określenia pozostaje jeszcze kwestia jak należy rozumieć datę poniesienia kosztu. Zgodnie z art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Biorąc pod uwagę literalne brzmienie art. 15 ust. 4d i 4e Ustawy o CIT zdaniem Spółki za datę poniesienia przedmiotowych kosztów należy uznać datę ujęcia (zaksięgowania) faktury zakupu części zamiennych w księgach rachunkowych, bez względu na fakt, czy jest to rachunkowe konto kosztowe (z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów). Zgodnie z powyższymi przepisami, dla celów podatkowych istotne znaczenie ma bowiem jedynie okoliczność zaksięgowania danego kosztu w księgach rachunkowych (wpisania do ksiąg rachunkowych), niezależnie od tego, jak dany koszt został zakwalifikowany na dzień ujęcia dla celów bilansowych. Z treści powołanych przepisów nie wynika także, aby o momencie zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydować miało jego ujęcie (zaksięgowanie) jako kosztu dla celów rachunkowych. Nie ma więc znaczenia, że dla celów rachunkowych wydatek ten będzie stanowić koszt rachunkowy w innym okresie niż koszt uzyskania przychodów dla celów podatkowych, bowiem dla celów rachunkowych koszt rachunkowy powstanie dopiero w momencie wydania danej części do montażu.

Zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach prawa podatkowego wydawanych przez organy podatkowe w indywidualnych sprawach podatników. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną z dnia 22 marca 2024 r. DKIS, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.49.2024.1.DW, w której tut. Organ potwierdził, że: „Wydatki poniesione przez Państwo na zakup i naprawę części zamiennych mają związek z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy posiadanych maszyn, tj. zapewnienie niezakłóconego funkcjonowania infrastruktury technicznej wykorzystywanej w procesie produkcji. Nabyte/naprawione części zamienne będą stanowić koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, ponieważ nie przyczyniają się bezpośrednio do wygenerowania określonego przychodu, a jedynie pośrednio wpływają na możliwość wygenerowania przychodu. Wydatki na części zamienne stanowić będą koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia (zaksięgowania w księgach rachunkowych).”

Analogiczne podejście zostało zaprezentowane także w:

-Interpretacji indywidualnej z dnia 27 lipca 2023 r. DKIS, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.336.2023.1.JMS,

-Interpretacji indywidualnej z dnia 9 września 2021 r. DKIS, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.279.2021.1.BD.

W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) koszty zakupu części zamiennych są kosztami uzyskania przychodów innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami w rozumieniu art. 15 ust. 4d Ustawy o CIT i stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia zgodnie z art. 15 ust. 4e Ustawy o CIT, tj. w dacie ujęcia (zaksięgowania) faktury zakupu części zamiennych w księgach rachunkowych, bez względu na fakt czy jest to rachunkowe konto kosztowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest, aby ten wydatek spełniał następujące przesłanki:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie przychodów lub zachowanie źródła przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:

1.bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),

2.inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Mając na uwadze zróżnicowany charakter ww. kategorii kosztów ustawodawca zróżnicował zasady ich potrącalności.

Stosownie do art. 15 ust. 4 ustawy o CIT,

Koszty bezpośrednie potrącalne są, co do zasady w momencie uzyskania przychodu, z którym ich poniesienie było związane, tzn. pomniejszają one podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym dopiero w momencie, w którym zostanie uzyskany przychód, w celu uzyskania którego zostały poniesione.

Natomiast koszty pośrednie to takie koszty, których nie można powiązać bezpośrednio z uzyskaniem konkretnego przychodu, lecz ich poniesienie służy całokształtowi prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

Na podstawie art. 15 ust. 4d ustawy o CIT:

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ww. ustawy:

Koszty pośrednie jak wskazano powyżej potrąca się, co do zasady, w roku poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu przekraczającego rok, rozlicza się je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Sformułowanie „dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy” obejmuje wydatki dotyczące usług (świadczeń) wykonywanych w kilku okresach. Nie dotyczy zaś wydatków związanych ze świadczeniami wykonywanymi jednorazowo, lecz wykorzystywanymi lub odnoszącymi skutek przez dłuższy czas. Zauważyć także należy, że o tym czy dany wydatek z uwagi na swój charakter nie może zostać przyporządkowany do długości okresu, którego dotyczy, decydują ostatecznie przepisy prawa podatkowego, a nie sposób jego księgowania na potrzeby prawa bilansowego.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy koszty zakupu części zamiennych są kosztami uzyskania przychodów innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami i stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie poniesienia tj. w dacie ujęcia (zaksięgowania) faktury zakupu części zamiennych w księgach rachunkowych, bez względu na fakt czy jest to rachunkowe konto kosztowe.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że w prowadzonej działalności produkcyjnej Spółka wykorzystuje posiadane środki trwałe, w tym maszyny i urządzenia. Niezależnie od czasu użytkowania środków trwałych przez Spółkę wymagają one koniecznych przeglądów, remontów jak i napraw, mających na celu zagwarantować działanie całej infrastruktury produkcyjnej Spółki bez zakłóceń. Aby osiągnąć ten cel, Wnioskodawca dokonuje zakupu części zamiennych, które przechowywane są w magazynie części zamiennych do czasu zaistnienia potrzeby ich użycia, w ramach przeprowadzenia przeglądu, remontu czy koniecznej naprawy danego środka trwałego. Utrzymywanie zapasu magazynowego części zamiennych ma na celu zagwarantowanie przeprowadzenia wymiany zużytych części bez zbędnej zwłoki a tym samym ograniczenie do minimum wszelkich zakłóceń procesów produkcyjnych w zakładach Spółki, czyli docelowo ograniczenie wszelkich braków produkcyjnych wywołanych przestojami mającymi wpływ na poziom realizacji zamówień klientów Spółki.

W świetle przedstawionego opisu sprawy i przywołanych przepisów należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez Spółkę na zakup części zamiennych mają związek z przychodami Spółki, ale z uwagi na brak możliwości ustalenia ich bezpośredniego powiązania z konkretnym przychodem stanowią koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami i w myśl art. 15 ust. 4d ustawy o CIT Spółka będzie uprawniona do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zatem, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).