Błędy i awarie w KSeF – kto odpowiada i jak ograniczyć ryzyko

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie eliminuje ryzyka błędów ani problemów technicznych. Choć przepisy przewidują tryby awaryjne i możliwość fakturowania offline, podatnik nadal odpowiada za prawidłowe wystawienie i przesłanie faktury do KSeF. Warto wiedzieć, jak reagować na awarie i jak zabezpieczyć się przed sankcjami.

Chociaż obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) zmaterializuje się z pierwszym dniem lutego 2026 r., jednak dla dużej grupy podatników oznacza to powinność odbierania faktur ustrukturyzowanych. Zdecydowana większość podatników będzie miała obowiązek wystawiania i doręczania faktur z wykorzystaniem KSeF od kwietnia 2026 r. Natomiast podatnicy o miesięcznej fakturowanej sprzedaży do 10 000 zł, wystawiający tylko faktury z kasy fiskalnej czy wręcz paragonofaktury, mają czas do początku 2027 r.

1. Od kiedy będą nakładane sankcje za niewystawienie faktury w KSeF i jakie są tego skutki

Istnieje jednak realna obawa, że część podatników uzna, iż tak naprawdę to do końca 2026 r. nie muszą jeszcze wystawiać faktur ustrukturyzowanych, i to pomimo ciążącego na nich obowiązku prawnego. Do takich wniosków może ich doprowadzić przepis, na podstawie którego do końca 2026 r. nie będzie sankcjonowane naruszenie obowiązku wykorzystywania KSeF.

Problem w tym, że brak sankcji w okresie przejściowym, chociaż rozwiązanie pozornie przyjazne podatnikom, może doprowadzić do chaosu. Skutkiem tego bałaganu może być podwójne rozliczenie VAT czy kosztu podatkowego, a czasami nawet podwójna zapłata za te same świadczenia. Fakt, że potencjalnie mogą równolegle funkcjonować faktury inne niż ustrukturyzowane, które następnie zostaną jednak przesłane do KSeF, a także ich wizualizacje, w tym wadliwe, niekompletne, np. bez kodów QR, decyduje o tym, że jeszcze bardziej niż w „normalnych warunkach” zyska na znaczeniu weryfikacja merytoryczna każdego dokumentu i jego rzetelny, a nade wszystko czytelny opis.