Interpretacja indywidualna z dnia 31 października 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.737.2025.2.BS

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca, działający w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca"), jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości osiąganych dochodów. Spółka jest również czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, zarejestrowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie branży kolejowej i elektroenergetycznej na terenie Polski oraz poza jej granicami.

Usługi te polegają w szczególności na

• realizacji projektów budowlanych związanych z budową dróg szynowych i kolei podziemnej;
• robotach budowlanych związanych z budową dróg i autostrad;
• robotach związanych z budową rurociągów przesyłowych i sieci rozdzielczych.

W związku z prowadzoną działalnością Spółka użytkuje służbowe pojazdy samochodowe (dalej: „pojazdy służbowe lub samochody służbowe”), które są udostępniane pracownikom (dalej: „Pracownicy”), wyłącznie w celu realizacji obowiązków służbowych.

Z uwagi na fakt, iż realizowane inwestycje budowlane rozmieszczone są w różnych miejscach w kraju oraz poza jej granicami, niezbędne jest wykorzystanie do prowadzenia działalności gospodarczej opisanych powyżej samochodów. Decyzja o wydaniu danemu pracownikowi samochodu służbowego uzależniona jest przede wszystkim od konieczności wykonania wyznaczonego zadania służbowego, a ponadto od charakteru pracy Pracownika, zajmowanego stanowiska, wymogów co do jego mobilności (konieczności wykonywania czynności służbowych poza siedzibą Spółki), dostępności pojazdów.

W Spółce rozróżniane są następujące sytuacje:

• dojazd Pracowników na budowę na terenie kraju lub poza jej granicami;
• dojazdy pomiędzy miejscem budowy a miejscem zakwaterowania (hotelem), w którym zamieszkują Pracownicy realizujący dany kontrakt budowlany;
• wykorzystywanie samochodu do wykonywania zadań związanych z obsługą budowy (dojazd do sklepów i hurtowni, dojazdy do urzędów itp.).

Pracownik używający samochód służbowy obsługujący wskazaną budowę na terytorium kraju lub poza jej granicami rozpoczyna pracę w dniu wyjazdu w godzinach porannych w miejscu swojego zamieszkania, odbiera pozostałych pracowników z ich miejsc zamieszkania a następnie odbywa przejazd na teren wskazanej budowy.

Pracownicy mają zapewnione zakwaterowanie - zazwyczaj nocleg w hotelu. Każdego dnia podczas wykonywania pracy, samochód służbowy wykorzystywany jest do przywożenia pracowników budowy z hotelu, w którym są zakwaterowani, na teren budowy i z powrotem. W ciągu dnia samochód służbowy wykorzystywany jest do zakupu i dostarczenia materiałów budowlanych potrzebnych do realizacji budowy, załatwiania spraw urzędowych oraz innych czynności służbowych. Pracownicy wracają do miejsc zamieszkania w czasie dni harmonogramowo wolnych, a samochód służbowy garażowany jest wtedy w miejscu zamieszkania/zakwaterowania Pracownika odpowiedzialnego za samochód.

Pracownicy przebywający kilkadziesiąt lub kilkaset kilometrów od miejsca zamieszkania nie mają tam żadnych spraw prywatnych do załatwienia i wykorzystują udostępnione samochody tylko i wyłącznie do realizacji zadań; przemieszczają się zazwyczaj między budową, a miejscem zakwaterowania.

Należy również podkreślić, że nie będzie to generować dodatkowych kosztów związanych z eksploatacją samochodu, ponieważ trasa dojazdu do punktu docelowego przez miejsce zamieszkania/pobytu oraz powrót do siedziby firmy przez miejsce zamieszkania będzie trasą krótszą lub taką samą jak wyjazd z siedziby firmy.

Wnioskodawca zaznacza w tym miejscu, że podróże Pracowników nie będą traktowane jako podróże służbowe w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.).

Zasady korzystania z pojazdów służbowych będą określone w umowie powierzenia samochodu służbowego (dalej: „Umowa"), która będzie wprowadzała bezwzględny zakaz ich używania do celów prywatnych. Naruszenie tego zakazu będzie mogło skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną Pracownika. Użycie samochodu służbowego do celów prywatnych może również stanowić przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem albo zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych uzasadniające, w zależności od okoliczności konkretnej sprawy, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Każdy Pracownik przed rozpoczęciem korzystania z pojazdu służbowego będzie zobowiązany do zapoznania się z Umową oraz do jej podpisania. Po zakończeniu podróży każdy Pracownik będzie zobowiązany do podpisania stosownego oświadczenia, że samochód był używany wyłącznie do celów służbowych.

W zakresie obowiązków pracownika używającego samochodu służbowego mieści się:

• obowiązek po zakończonej jeździe parkowania pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do celów służbowych na terenie wskazanym oraz zatwierdzonym przez Wnioskodawcę w Umowie (nie ma możliwości korzystania z pojazdu poza godzinami pracy, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie służbowe lub inne niż związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy);
• obowiązek dbałości o sprawność techniczną pojazdu poprzez zgłoszenia awarii, szkód komunikacyjnych, zachowanie trzeźwości, prawidłowe eksploatowanie pojazdu i właściwe zabezpieczenie po zakończeniu jazdy.

Pojazdy służbowe będą wyposażone w urządzenia GPS, umożliwiające stałą kontrolę ich lokalizacji i przebiegu. Spółka wyznaczy osoby odpowiedzialne za nadzór nad przestrzeganiem zasad użytkowania pojazdów oraz za weryfikację danych z systemów lokalizacji GPS.

Raporty generowane w ww. systemie będą pozwalały m.in. na dokonanie rozliczenia tras przejazdów. Spółka ponosi wszelkie koszty związane z pojazdami będącymi przedmiotem wniosku - nie występują sytuacje, w których Pracownik miałby ponosić część wydatków. Spółka będzie ponosić m.in. następujące rodzaje wydatków związanych z eksploatacją samochodów będących przedmiotem wniosku:

• koszt zakupu paliwa;
• koszt przeglądów okresowych, w tym wymiany oleju, opon i innych materiałów eksploatacyjnych;
• koszt napraw mechanicznych związanych z normalną eksploatacją pojazdu;
• koszt napraw, drobnych uszkodzeń nie powstałych z winy użytkownika;
• koszt pełnego ubezpieczenia komunikacyjnego (OC, AC);
• koszt opłat za parkowanie służbowych pojazdów w związku z wykonywaniem czynności służbowych;
• koszt opłat za przejazd płatną autostradą w związku z wykonywaniem czynności służbowych;
• koszt opłat za mycie pojazdów.

W odniesieniu do wydatków związanych z zakupem paliwa, faktycznym nabywcą paliwa w przypadku udostępnienia samochodu służbowego na rzecz użytkownika samochodu będzie Spółka, zatem faktury dotyczące zakupu paliwa będą wystawiane na Spółkę.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą na terenie całego kraju oraz poza jego granicami, w związku z czym, niezbędne jest wykorzystanie do prowadzenia działalności gospodarczej opisanych powyżej samochodów. Decyzja o wydaniu danemu pracownikowi samochodu służbowego uzależniona jest przede wszystkim od konieczności wykonania wyznaczonego zadania służbowego, a ponadto od charakteru pracy pracownika zajmowanego stanowiska, wymogów co do jego mobilności (konieczności wykonywania czynności służbowych poza siedzibą Spółki), dostępności pojazdów.

Ponadto, Spółka będzie kontrolować zakaz wykorzystania pojazdu do celów prywatnych przede wszystkim poprzez weryfikację pokonywanych przez pojazd kilometrów i porównanie tych danych z informacjami deklarowanymi przez kierujących w ewidencji prowadzonej dla pojazdu. Dodatkowo będą porównywane dane z systemu obsługi kart flotowych do tankowania paliwa, ponieważ każdorazowo tankujący pojazd będzie miał obowiązek podania stanu licznika na moment tankowania pojazdu, co będzie wynikało z zasad korzystania z paliwowych kart flotowych, za pomocą których Spółka będzie nabywać paliwo do samochodów.

Dzięki temu Spółka będzie mogła zweryfikować, czy pojazd był tankowany w linii wykonywanej przez kierującego trasy opisanej w ewidencji, w jakich godzinach był tankowany oraz czy ilość przejechanych kilometrów odpowiadała trasie wskazanej przez kierującego w ewidencji. Za weryfikację będzie odpowiedzialna osoba wyznaczona przez Spółkę.

Spółka będzie prowadziła ewidencję przebiegu pojazdów zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, a także będzie składała informacje na druku VAT-26 właściwemu Naczelnikowi Urzędu Skarbowego.

Przedmiotowe pojazdy:

• będą pojazdami samochodowymi w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy o VAT o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony;
• nie będą konstrukcyjnie przeznaczone do celów, które wykluczają ich użycie do celów prywatnych ani do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy o VAT).

Samochody służbowe będące przedmiotem wniosku, są pojazdami samochodowymi, które nie spełniają warunków do uznania ich za wykorzystywane wyłącznie do działalności ze względów konstrukcyjnych. Samochody służbowe, których dotyczy pytanie w ramach wniosku, będą kwalifikowane przez Spółkę jako pojazdy, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, tj. pojazdy wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej ze względu na fakt, iż sposób wykorzystania tych pojazdów, potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością. Chodzi więc o samochody, których konstrukcja nie wyklucza ich użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą - są to samochody osobowe, ale niespełniające warunków określonych w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT (posiadają 2 rzędy siedzeń). Wobec powyższego w odniesieniu do ww. pojazdów Wnioskodawca nie posiada dokumentów wydanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, o których mowa w art. 86a ust. 10 ustawy o VAT, potwierdzających spełnienie wymagań dla pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT. Samochody służbowe, o których mowa we wniosku, nie stanowią pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Pytania

1) Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółka, po spełnieniu obowiązków formalnych, tj.m.in. złożeniu informacji VAT 26 oraz zaprowadzeniu ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, będzie miała prawo do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego od wydatków, o których mowa w art. 86a ust. 2 ustawy o VAT, związanych z opisanymi we wniosku pojazdami służbowymi?

2) Czy wykorzystanie samochodu w opisanym zdarzeniu przyszłym stanowi nieodpłatny przychód pracownika ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ustawy PIT i w związku tym na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy PIT Spółka jest obowiązana jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy w tym zakresie?

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. W części dotyczącej podatku od towarów i usług (pytania nr 1) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy wykorzystanie samochodu w opisanym zdarzeniu przyszłym nie stanowi nieodpłatnego przychodu pracownika ze stosunku pracy i w związku tym Spółka nie jest obowiązana jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy w tym zakresie.

Uzasadnienie

W ocenie Spółki przydzielenie samochodu służbowego Pracownikom w celu wykonywania obowiązków służbowych nie będzie stanowić przychodu ze stosunku pracy tego pracownika, w związku z czym Spółka nie będzie zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty w ww. przepisie zwrot "w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, wynikające z zawartej umowy, bądź mające związek z wykonywaniem przez niego pracy.

Na podstawie art. 32 powołanej ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Biorąc pod uwagę powyższe, skoro Spółka zamierza przekazać Pracownikom do dyspozycji samochody wyłącznie dla celów służbowych, co jak zostało wykazane w stanie faktycznym, Spółka planuje zabezpieczyć poprzez wdrożenie szeregu procedur oraz środków organizacyjnych i technicznych, to po stronie Pracowników nie powstanie przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, bowiem nie powstanie u nich przysporzenie majątkowe.

W związku z powyższym, Spółka nie będzie obowiązana zgodnie z art. 32 ustawy o PIT jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy w tym zakresie.

Na tożsame skutki, w podobnym stanie faktycznym wskazuje także praktyka organów podatkowych por. m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.309.2025.1.JK2.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Stosownie do art. 11 ust. 1 w. ustawy:

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Z art. 11 ust. 2 ww. ustawy wynika, że:

Zgodnie z art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:

W świetle art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, wynikające z zawartej umowy, bądź mające związek z wykonywaniem przez niego pracy.

Na podstawie art. 32 powołanej ustawy:

Przepisy dotyczące określania przychodu ze stosunku pracy, w szczególności dotyczące innych nieodpłatnych świadczeń, należy rozpatrywać w kontekście przepisów obowiązujących pracowników, określających m.in. zasady użytkowania i dbania o powierzone pracownikom mienie.

Jak bowiem wynika z dyspozycji art. 124 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Z powyższego wynika, że realizacja obowiązków służbowych przez pracownika nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że Spółka użytkuje służbowe pojazdy samochodowe , które są udostępniane pracownikom wyłącznie w celu realizacji obowiązków służbowych. Z uwagi na fakt, iż realizowane inwestycje budowlane rozmieszczone są w różnych miejscach w kraju oraz poza jej granicami, niezbędne jest wykorzystanie do prowadzenia działalności gospodarczej opisanych powyżej samochodów. Decyzja o wydaniu danemu pracownikowi samochodu służbowego uzależniona jest przede wszystkim od konieczności wykonania wyznaczonego zadania służbowego, a ponadto od charakteru pracy Pracownika, zajmowanego stanowiska, wymogów co do jego mobilności (konieczności wykonywania czynności służbowych poza siedzibą Spółki), dostępności pojazdów. Pracownicy mają zapewnione zakwaterowanie - zazwyczaj nocleg w hotelu. Każdego dnia podczas wykonywania pracy, samochód służbowy wykorzystywany jest do przywożenia pracowników budowy z hotelu, w którym są zakwaterowani, na teren budowy i z powrotem. W ciągu dnia samochód służbowy wykorzystywany jest do zakupu i dostarczenia materiałów budowlanych potrzebnych do realizacji budowy, załatwiania spraw urzędowych oraz innych czynności służbowych. Pracownicy wracają do miejsc zamieszkania w czasie dni harmonogramowo wolne a samochód służbowy garażowany jest wtedy w miejscu zamieszkania/zakwaterowania Pracownika odpowiedzialnego za samochód. Pracownicy przebywający kilkadziesiąt lub kilkaset kilometrów od miejsca zamieszkania nie mają tam żadnych spraw prywatnych do załatwienia i wykorzystują udostępnione samochody tylko i wyłącznie do realizacji zadań; przemieszczają się zazwyczaj między budową, a miejscem zakwaterowania. Należy również podkreślić, że nie będzie to generować dodatkowych kosztów związanych z eksploatacją samochodu, ponieważ trasa dojazdu do punktu docelowego przez miejsce zamieszkania/pobytu oraz powrót do siedziby firmy przez miejsce zamieszkania będzie trasą krótszą lub taką samą jak wyjazd z siedziby firmy. Wnioskodawca zaznacza w tym miejscu, że podróże Pracowników nie będą traktowane jako podróże służbowe w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.). Zasady korzystania z pojazdów służbowych będą określone w umowie powierzenia samochodu służbowego (dalej: „Umowa"), która będzie wprowadzała bezwzględny zakaz ich używania do celów prywatnych. Naruszenie tego zakazu będzie mogło skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną Pracownika. Użycie samochodu służbowego do celów prywatnych może również stanowić przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem albo zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych uzasadniające, w zależności od okoliczności konkretnej sprawy, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Każdy Pracownik przed rozpoczęciem korzystania z pojazdu służbowego będzie zobowiązany do zapoznania się z Umową oraz do jej podpisania. Po zakończeniu podróży każdy Pracownik będzie zobowiązany do podpisania stosownego oświadczenia, że samochód był używany wyłącznie do celów służbowych.

W zakresie obowiązków pracownika używającego samochodu służbowego mieści się:

• obowiązek po zakończonej jeździe parkowania pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do celów służbowych na terenie wskazanym oraz zatwierdzonym przez Wnioskodawcę w Umowie (nie ma możliwości korzystania z pojazdu poza godzinami pracy, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie służbowe lub inne niż związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy);
• obowiązek dbałości o sprawność techniczną pojazdu poprzez zgłoszenia awarii, szkód komunikacyjnych, zachowanie trzeźwości, prawidłowe eksploatowanie pojazdu i właściwe zabezpieczenie po zakończeniu jazdy.

Pojazdy służbowe będą wyposażone w urządzenia GPS, umożliwiające stałą kontrolę ich lokalizacji i przebiegu. Spółka wyznaczy osoby odpowiedzialne za nadzór nad przestrzeganiem zasad użytkowania pojazdów oraz za weryfikację danych z systemów lokalizacji GPS. Raporty generowane w ww. systemie będą pozwalały m.in. na dokonanie rozliczenia tras przejazdów. Spółka ponosi wszelkie koszty związane z pojazdami będącymi przedmiotem wniosku - nie występują sytuacje, w których Pracownik miałby ponosić część wydatków.

Spółka będzie ponosić m.in. następujące rodzaje wydatków związanych z eksploatacją samochodów będących przedmiotem wniosku:

• koszt zakupu paliwa;
• koszt przeglądów okresowych, w tym wymiany oleju, opon i innych materiałów eksploatacyjnych;
• koszt napraw mechanicznych związanych z normalną eksploatacją pojazdu;
• koszt napraw, drobnych uszkodzeń nie powstałych z winy użytkownika;
• koszt pełnego ubezpieczenia komunikacyjnego (OC, AC);
• koszt opłat za parkowanie służbowych pojazdów w związku z wykonywaniem czynności służbowych;
• koszt opłat za przejazd płatną autostradą w związku z wykonywaniem czynności służbowych;
• koszt opłat za mycie pojazdów.

W odniesieniu do wydatków związanych z zakupem paliwa, faktycznym nabywcą paliwa w przypadku udostępnienia samochodu służbowego na rzecz użytkownika samochodu będzie Spółka, zatem faktury dotyczące zakupu paliwa będą wystawiane na Spółkę. Spółka prowadzi działalność gospodarczą na terenie całego kraju oraz poza jego granicami, w związku z czym, niezbędne jest wykorzystanie do prowadzenia działalności gospodarczej opisanych powyżej samochodów. Decyzja o wydaniu danemu pracownikowi samochodu służbowego uzależniona jest przede wszystkim od konieczności wykonania wyznaczonego zadania służbowego, a ponadto od charakteru pracy pracownika zajmowanego stanowiska, wymogów co do jego mobilności (konieczności wykonywania czynności służbowych poza siedzibą Spółki), dostępności pojazdów. Ponadto, Spółka będzie kontrolować zakaz wykorzystania pojazdu do celów prywatnych przede wszystkim poprzez weryfikację pokonywanych przez pojazd kilometrów i porównanie tych danych z informacjami deklarowanymi przez kierujących w ewidencji prowadzonej dla pojazdu. Dodatkowo będą porównywane dane z systemu obsługi kart flotowych do tankowania paliwa, ponieważ każdorazowo tankujący pojazd będzie miał obowiązek podania stanu licznika na moment tankowania pojazdu, co będzie wynikało z zasad korzystania z paliwowych kart flotowych, za pomocą których Spółka będzie nabywać paliwo do samochodów. Dzięki temu Spółka będzie mogła zweryfikować, czy pojazd był tankowany w linii wykonywanej przez kierującego trasy opisanej w ewidencji, w jakich godzinach był tankowany oraz czy ilość przejechanych kilometrów odpowiadała trasie wskazanej przez kierującego w ewidencji. Za weryfikację będzie odpowiedzialna osoba wyznaczona przez Spółkę.

Biorąc pod uwagę powyższe wykorzystanie samochodu w opisanym zdarzeniu przyszłym, nie skutkuje powstaniem przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych o ile przejazdy te odbywają się wyłącznie w celach służbowych. Po stronie pracownika w związku wykorzystywaniem samochodu służbowego – nie powstanie przychód.

Nie będziecie Państwo zobowiązani jako płatnik do ustalenia wartości świadczenia pracownika na zasadach określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym do obliczenia oraz pobrania od tego świadczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Stanowisko Państwa jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…) . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.