Interpretacja indywidualna z dnia 17 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.599.2025.2.DW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek, z 17 września 2025 r., o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 4 listopada 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest spółką posiadającą w Polsce obowiązek podatkowy od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy), zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „Ustawa CIT”).

Głównym przedmiotem działalności Spółki są (…).

Wnioskodawca w niniejszym wniosku opisze działalność w powyższych obszarach polegającą m.in. na opisie projektów, w których wykorzystuje i łączy wiedzę z wielu dziedzin w tym m.in. (…) celem realizacji projektów. Ponadto, Wnioskodawca zajmuje się usprawnianiem procesów wewnętrznych obowiązujących wewnątrz organizacji. Usprawnienia wewnętrzne polegają na dogłębnej analizie pracy wykonywanej przez pracowników Spółki, obejmującej wykonywane czynności oraz wykorzystywane narzędzia. Na tej podstawie projektowane są rozwiązania, które mają na celu znaczące skrócenie czasu poświęcanego na te czynności, a także uproszczenie i ułatwienie prac związanych z tworzeniem raportów, zestawień, porównań, baz danych wykorzystywanych do dalszych analiz, etc.

Niektóre z projektów realizowanych przez Wnioskodawcę charakteryzują się wysokim stopniem złożoności, kreatywności i twórczości (dalej: „Projekty B+R”). Stosując wewnętrzne wytyczne i procedury, Wnioskodawca jest w stanie dokonać oceny i kwalifikacji, które z realizowanych przez niego projektów stanowią Projekty B+R. Do Projektów B+R Spółka nie zalicza tych projektów, które są identyczne w stosunku do wcześniej realizowanych projektów, jak również projektów obejmujących wprowadzanie jedynie rutynowych i okresowych zmian.

W związku z powyższym, Wnioskodawca wyszczególnia dwa obszary, w ramach których realizowane mogą być Projekty B+R - digitalizacja (I) oraz projektowanie (II).

W ramach digitalizacji wyróżnić można:

a)programowanie oraz

b)optymalizacje (usprawnienia wewnętrznych procesów).

Zarówno w ramach digitalizacji, jak i działalności projektowej, Spółka realizuje kolejne etapy, które tworzą spójny schemat postępowania w odniesieniu do danego Projektu B+R. Prace nad Projektem B+R rozpoczynają się od zgłoszenia i oceny pomysłu, po czym następuje jego realizacja oraz opracowanie prototypu rozwiązania. Po zakończeniu fazy prototypowej projekt przechodzi do etapu testów, a następnie do właściwej realizacji i wdrożenia rozwiązania.

W Spółce została powołana komórka odpowiedzialna za całościową koordynację oraz strategiczne zarządzanie działaniami związanymi z Projektami B+R, którym kieruje (…). (…) odpowiada za rozwój innowacyjnych rozwiązań cyfrowych oraz integrację procesów digitalizacyjnych na poziomie całej Spółki. Zespół ten współpracuje ściśle z Digital liderem i innymi jednostkami operacyjnymi, zapewniając spójność działań i skuteczną realizację celów.

Za nadzór nad Projektami B+R odpowiedzialny jest pracownik, który na co dzień, oprócz częściowego zaangażowania w Projekty B+R, realizuje zadania z podstawowego, operacyjnego obszaru działalności Spółki (dalej: „Digital lider”). Digital lider charakteryzuje się bardzo dobrą znajomością obszaru, za który jest odpowiedzialny, a co za tym idzie doskonale zna problemy i wyzwania danego obszaru. Na digital liderów powoływani są pracownicy, którzy posiadają zdolność dostrzegania możliwości wdrożenia usprawnienia danego procesu.

Aby zostać Digital liderem trzeba odznaczać się ponad przeciętnymi wynikami pracy w obszarach działalności podstawowej - operacyjnej Spółki. Zgodnie z filozofią panującą w Spółce, dopiero wszechstronna działalność Spółki we wszystkich obszarach obejmujących pracę danego Digital lidera, pozwoli na właściwe i celne diagnozowanie miejsc, które mogą zostać usprawnione w Spółce.

Digital lider, w celu realizacji Projektów B+R, powołuje wśród pracowników komórki zajmującej się tymi projektami zespół (dalej: „(…)”, który działa wyłącznie na rzecz realizacji tych przedsięwzięć. Do zadań Zespołu (…) należy identyfikacja, projektowanie oraz wdrażanie narzędzi automatyzujących powtarzalne procesy administracyjne i operacyjne. Do jego zadań należy również optymalizacja obiegu danych, integracja systemów oraz wspieranie pracowników w adaptacji rozwiązań cyfrowych zwiększających efektywność pracy.

W ramach Zespołu (…), obok Digital Lidera, w poszczególnych komórkach zespołu działają również Digital Eksperci, którzy dzięki swoim kompetencjom wdrażają usprawnienia i rozwiązania cyfrowe w działalności Spółki.

I.Digitalizacja

Projekty B+R w zakresie programowania realizowane przez Spółkę polegają na tworzeniu nowych rozwiązań informatycznych lub rozwijaniu istniejących programów poprzez opracowywanie tzw. dodatków, czyli rozszerzeń funkcjonalności, nowych modułów. W praktyce oznacza to autorskie pisanie kodu komputerowego, który „nadbudowuje” podstawową wersję danego programu i dostosowuje go do specyficznych potrzeb użytkownika.

W ramach tych prac Spółka nie korzysta z gotowych szablonów ani prostych konfiguracji - każdorazowo powstaje nowe rozwiązanie, dopasowane do indywidualnych wymagań danego Projektu B+R. Szczególnie często działania te dotyczą usprawniania procesów związanych z przetwarzaniem danych - na przykład poprzez tworzenie programów, które wspierają migrację danych między systemami, ich porządkowanie, filtrowanie czy segregację według określonych kryteriów.

Celem tych działań jest zwiększenie efektywności pracy, ograniczenie ryzyka błędów oraz dostosowanie procesów informatycznych do specyfiki działalności operacyjnej Spółki lub jej klientów. Wszystkie tego typu projekty wymagają zaangażowania zespołu programistów, testowania nowych rozwiązań i dostosowywania ich do zmieniających się potrzeb użytkowników lub wymagań systemowych. Na obecną chwilą Spółka realizuje Projekty B+R dla własnych, wewnętrznych potrzeb, jednakże są plany, aby w przyszłości tego typu projekty były realizowane dla podmiotów zewnętrznych.

Wskazana poniżej metodologia realizacji Projektów B+R może wyglądać podobnie zarówno przy programowaniu, jak i usprawnianiu wewnętrznych procesów:

Etap I - zgłoszenie pomysłu

Zgłaszanie pomysłów wynika zarówno z osobistego doświadczenia pracowników Zespołu (…), jak i z obserwacji zadań wykonywanych przez innych pracowników, których kompetencje nie są bezpośrednio związane z realizacją Projektów B+R. Pracownicy ci, angażując się w Projekty B+R poprzez współpracę lub obserwację, dochodzą do wniosku, że dane działanie jest mało efektywne i wymaga usprawnienia.

Przykładem takiego działania, w którym pracownicy Spółki realizujący Projekty B+R na podstawie obserwacji innych pracowników, doszli do wniosku konieczności wprowadzenia usprawnienia, była obserwacja liczenia i raportowania o ilości wytworzonego przez Wnioskodawcę w danym roku dwutlenku węgla. Wnioskodawca jest zobowiązany obliczać i raportować o ilości wytworzonego dwutlenku węgla w danym roku (tzw. sprawozdawczość ESG). Obliczeń tych dokonuje się na podstawie m.in. dokumentów, faktur, informacji o przejechanych kilometrach przez pracowników Spółki, czy to w ramach dojazdu do miejsca pracy, czy delegacji. Dane takie tworzone są na podstawie raportów wynikających z wyżej wymienionych dokumentów. Zespół (…) dostrzegł, że obliczanie ilości wytworzonego dwutlenku węgla opierał się o archaiczny sposób ręcznego przenoszenia danych z jednego dokumentu do drugiego. Był to proces czasochłonny i angażujący zbyt dużą liczbę pracowników. Dzięki napisaniu programu do przenoszenia danych i automatyzacji obliczeń, proces który zajmował danemu pracownikowi ok. trzy pełne tygodnie, został skrócony do jednego dnia roboczego.

Pracownicy Spółki za pośrednictwem specjalnie do tego stworzonej platformy, która to została zakupiona na potrzeby zgłaszania pomysłów przez pracowników Spółki, sami mogą zgłaszać swoje pomysły na usprawnienia procesów. Wszelkie prace na platformie tworzone są autorsko przez pracowników Spółki, firma dostarczająca platformę dokonuje w niej zmian wyłącznie wedle ścisłych instrukcji Wnioskodawcy - autorem wszelkich zmian w platformie jest Wnioskodawca.

W przypadku pojawienia się pomysłu na usprawnienie procesu, informację można przekazać bezpośrednio digital liderowi. Sam digital lider również może zgłaszać własne propozycje usprawnień. Sposób zgłoszenia nie wpływa na przebieg Projektu B+R - ma znaczenie wyłącznie dla zainicjowania prac nad danym rozwiązaniem.

Etap II - ocena pomysłu

Wszystkie pomysły dotyczące digitalizacji gromadzone są na specjalnie ku temu utworzonej liście interaktywnej. Na liście tej gromadzone są wszystkie pomysły wraz z podaniem statusu. Gdy dany pomysł jest w pierwszej fazie, otrzymuje status „propozycja”. Każdy pomysł „propozycja” omawiany jest na co tygodniowych spotkaniach Zespołu (…). Praca nad projektem (rozmowa) rozpoczyna się od ustalenia, co dane rozwiązanie (kryjące się za pomysłem) usprawni w procesach wewnętrznych firmy, jakie przyniesie korzyści Spółce, jaki będzie wymiar oszczędności czasu, ewentualnie, czy dany pomysł będzie możliwy do wykorzystania komercyjnego w przyszłości.

Dla projektów, w których możliwa jest taka ocena, prowadzona jest oddzielna tabela z zapisanymi parametrami projektu. Przypisywana jest osoba odpowiedzialna za rozwój projektu (digital lider jest opiekunem pomysłu), określone jakich obszarów dotyczy, współczynnik kosztów do oszczędności (najważniejszy parametr).

Aby dany pomysł był realizowany, koniecznie musi zostać przeprowadzona analiza wykonalności, w której określa się m.in. poziom trudności jego realizacji. Podczas takiej analizy określa się także, czy warto dany pomysł wdrożyć z punktu widzenia działalności operacyjnej Spółki. Szacuje się, a później próbuje weryfikować korzyści finansowe, jakie może nieść zrealizowanie - wdrożenia danego pomysłu. Kwestie korzyści finansowej ocenia się z uwagi na np. na tańszy proces, nowy produkt, nową usługę albo zastąpienie człowieka w danej czynności, co wiąże się ze zmniejszeniem błędów.

Na etapie analizy wykonalności oceniane są również dostępne zasoby - ustala się, czy projekt może zostać zrealizowany siłami wewnętrznymi Spółki, czy konieczne będzie zaangażowanie podwykonawcy lub zakup gotowego rozwiązania. Pomimo że, jak wskazała Spółka, nie korzysta ona z gotowych szablonów i każdorazowo opracowuje nowe rozwiązania, to w sytuacjach, gdy ze względu na ekonomikę czasu bardziej opłacalne jest zakupienie gotowej podstawy (np. silnika programu) niż tworzenie jej od podstaw, Spółka decyduje się na takie rozwiązanie. Nie przeczy to jednak zasadzie samodzielnego tworzenia rozwiązań ani rezygnacji z gotowych komponentów, ponieważ Spółka decyduje się na zakup gotowej podstawy programu (np. silnika) wyłącznie w sytuacjach, gdy stanowi ona jedynie punkt wyjścia do dalszych prac projektowych. W przypadkach, gdy każdy program musi zawierać określone elementy techniczne, niezbędne do jego działania, Spółka - zamiast tworzyć je od podstaw - nabywa gotowe rozwiązania, co pozwala zaoszczędzić czas.

Dzięki temu Pracownicy mogą skoncentrować się na opracowywaniu autorskich, innowacyjnych i twórczych funkcjonalności, które stanowią właściwy przedmiot prac w ramach Projektów B+R. Spółka nie zalicza zakupu gotowej podstawy programu (ani czynności bezpośrednio z tym związanych) do prac ani kosztów Projektów B+R.

Do działalności B+R kwalifikowane są natomiast działania polegające na samodzielnym projektowaniu, rozwijaniu i dopisywaniu kodu do istniejącej podstawy, w wyniku czego powstają unikalne i twórcze rozwiązania. Określa się osobę odpowiedzialną za zarządzanie projektem oraz dalszy rozwój produktu lub narzędzia. Równocześnie rozważa się możliwość wykorzystania danego rozwiązania także w innych obszarach działalności Spółki - na przykład pomysł opracowany z myślą o weryfikacji pracy na (…) może znaleźć zastosowanie w firmach (…).

Na tym etapie zapada decyzja co do dalszego losu pomysłu - może on zostać przyjęty do realizacji, zawieszony (np. z uwagi na ograniczone zasoby lub konieczność realizacji innego priorytetowego projektu), bądź odrzucony. W przypadku projektów bardziej złożonych, kosztownych lub ingerujących w wiele obszarów działalności, decyzje konsultowane są cyklicznie z Zarządem. Dla projektów nisko kosztowych proces decyzyjny jest uproszczony i pozostawia większą swobodę Zespołowi (…).

Etap III - Realizacja projektu (…)

Po podjęciu decyzji o rozpoczęciu projektu, organizowane jest spotkanie (…) z udziałem interesariuszy - czyli przedstawicieli obszaru, którego projekt dotyczy. Na tym etapie weryfikowane są dostępne zasoby wewnętrzne oraz określane dane niezbędne do realizacji projektu. Jeżeli projekt wymaga przetwarzania danych osobowych lub finansowych, ustalane są zasady ich zabezpieczenia - poprzez anonimizację, szyfrowanie lub inne odpowiednie środki ochrony.

W trakcie spotkania omawiane są szczegóły procesów, które mają zostać usprawnione, bądź potrzeby, jeżeli proces jeszcze nie istnieje. Organizowane są spotkania z pracownikami, których wiedza pozwala lepiej zrozumieć obecny stan rzeczy. Gromadzone i analizowane są dane, a zespół projektowy poszerza wiedzę niezbędną do podjęcia dalszych działań.

Często na tym etapie podejmowana jest decyzja o potrzebie kolejnych spotkań - interesariusze angażują się, udzielają informacji, a także szkolą osoby odpowiedzialne za wdrożenie usprawnień. Wspólnie ustalany jest harmonogram dalszych prac.

Może się zdarzyć, że po wstępnej analizie projekt zostaje cofnięty do wcześniejszej fazy (np. „propozycja”) lub całkowicie zaniechany - z uwagi na brak danych, zasobów lub konieczność redefinicji założeń. W niektórych przypadkach zachodzi potrzeba stworzenia zupełnie nowego rozwiązania - na przykład systemu, który umożliwia ukrycie danych wrażliwych lub wdrożenie nowego narzędzia od podstaw.

Etap IV - Prototyp (poprawki)/pilotaż

W przypadku, gdy w wyniku projektu powstaje nowy produkt, często niezbędne jest zaangażowanie prac programistycznych - zwłaszcza w projektach, które obejmują optymalizację istniejących rozwiązań lub opracowanie całkowicie nowych funkcjonalności.

Spółka zawsze opracowuje cały proces koncepcyjny oraz nadzoruje realizację projektu, jednak poszczególne, techniczne czynności mogą być zlecane na zewnątrz, jeżeli wykonanie ich wewnętrznie byłoby nieopłacalne z ekonomicznego punktu widzenia. W takich przypadkach Spółka dostarcza szczegółowych instrukcji i wymagań, a wykonawca zewnętrzny działa ściśle według wytycznych Spółki.

Niezależnie od tego, czy dane zadania są realizowane wewnętrznie, czy zlecane, całość koncepcji, testów, dokumentacji oraz finalnej weryfikacji rozwiązania pozostaje po stronie Spółki. Co ważne, Spółka zatrudnia programistów, dlatego wiele Projektów B+R, których przedmiotem są prace programistyczne, nie jest zlecana na zewnątrz, lecz jest realizowana własnym sumptem Spółki.

Dzięki temu możliwe jest szybkie iterowanie pomysłów, bieżące wdrażanie poprawek oraz pełna kontrola nad jakością i zgodnością powstających rozwiązań z założeniami projektowymi. Spółka, wykorzystując wiedzę interdyscyplinarnych zespołów, łączy kompetencje techniczne i projektowe z rozumieniem potrzeb użytkowników końcowych, co pozwala na tworzenie rozwiązań realnie podnoszących efektywność działań operacyjnych. Każde nowe wdrożenie traktowane jest jako szansa na rozwinięcie unikalnych kompetencji, które w przyszłości mogą stanowić fundament do skalowania opracowanych rozwiązań lub tworzenia ich kolejnych, zaawansowanych wersji.

Celem powyższego jest zaprojektowanie (stworzenie prototypu) całościowego produktu zawierającego wszystkie zdefiniowane scenariusze przeznaczenia i spełniające kryteria ram projektu (np. wyeliminowanie ręcznej pracy człowieka - pracownika). Docelowy efekt prac przyjmuje postać dopracowanej wizualizacji, stanowiącej fundament do dalszego opracowania technicznego, w tym integracji z bazami danych oraz przygotowania odpowiedniego kodu programistycznego. Taka wizualizacja obejmuje zestaw ekranów użytkownika, odwzorowujących przyszłą funkcjonalność produktu oraz powiązania pomiędzy jego modułami - nawigacja odbywa się za pomocą interaktywnych połączeń (hiperłączy). Liczba i szczegółowość ekranów zależy od złożoności opracowywanego rozwiązania oraz poziomu precyzji wymaganej na danym etapie prac.

Równolegle prowadzona jest dokumentacja opisująca logikę działania poszczególnych ekranów oraz sposób, w jaki ze sobą współpracują. Dokumentacja ta jest systematycznie aktualizowana, tak aby zachować spójność z kolejnymi wersjami wizualizacji i umożliwić dalsze prace projektowe, testowe oraz implementacyjne. Takie podejście pozwala na twórcze iterowanie rozwiązań i bieżące dostosowywanie ich do zmieniających się wymagań lub nowych pomysłów zespołu.

Etap V - Testy

Testowanie stanowi kluczowy element procesu tworzenia oprogramowania, którego celem jest weryfikacja poprawności działania rozwiązania, wykrycie błędów oraz potwierdzenie zgodności z początkowymi założeniami projektowymi. Program nigdy nie jest wdrażany od razu na całą grupę docelowych użytkowników - Wnioskodawca celowo wybiera ograniczoną grupę testową, na której przeprowadza się weryfikację funkcjonowania systemu. Takie podejście minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów o krytycznym znaczeniu, które mogłyby zakłócić bieżące funkcjonowanie Spółki.

Testy prowadzone są równolegle z pracami implementacyjnymi - obejmują one zarówno bieżącą weryfikację kodu w trakcie jego tworzenia, jak i testowanie gotowych fragmentów zawierających nowe funkcjonalności. Szczególną rolę odgrywają testy jednostkowe (unit testy), polegające na sprawdzeniu zachowania konkretnych elementów kodu źródłowego - takich jak wartość zwracana przez funkcję, stan (…) czy reakcja na dane wejściowe. Testy te przeprowadzane są przez specjalistów posiadających wiedzę z zakresu (…).

W praktyce stosuje się zarówno testy manualne, jak i automatyczne. Testy manualne służą do oceny zgodności działania programu z wymaganiami analitycznymi, oceny ergonomii i intuicyjności interfejsu oraz zgodności z dokumentacją projektową. Z kolei testy automatyczne obejmują uruchamianie wcześniej zaprojektowanych unit testów, testy obciążeniowe i integracyjne, a także symulację pracy użytkownika z użyciem specjalistycznych narzędzi.

Testowanie, podobnie jak inne fazy projektu, wymaga precyzyjnego planowania, nadzoru i zastosowania sprawdzonych technik walidacji oraz weryfikacji. Walidacja pozwala ocenić, czy powstałe rozwiązanie odpowiada na pierwotne potrzeby, natomiast weryfikacja służy potwierdzeniu poprawności technicznego działania systemu. Sprawdzana jest m.in. zgodność z wymaganiami funkcjonalnymi, odporność na obciążenia, spójność danych, stabilność interfejsu oraz jakość doświadczenia użytkownika. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, niezbędny może się okazać powrót do wcześniejszych etapów projektu, w celu wprowadzenia stosownych modyfikacji lub ponownej analizy założeń.

Etap VI - Faktyczna realizacja

Po zebraniu wszystkich niezbędnych danych, projekt przechodzi do etapu faktycznej realizacji, który stanowi wyraźne przejście od fazy testowej do rzeczywistego zastosowania rozwiązania w praktyce. Tworzony jest prototyp, który - mimo że nadal może podlegać modyfikacjom - funkcjonuje już w warunkach zbliżonych do docelowego środowiska. Równolegle prowadzone są konsultacje z interesariuszami, mające na celu zebranie opinii i uwag opartych na rzeczywistym użytkowaniu.

Weryfikacja skuteczności nowego rozwiązania odbywa się poprzez testy porównawcze - wybrana grupa użytkowników realizuje określone czynności zarówno według dotychczasowej metody, jak i z wykorzystaniem nowego systemu, co pozwala na obiektywną ocenę efektów. Digital lider, na podstawie bieżących zgłoszeń i obserwacji, dokonuje niezbędnych korekt, aby udoskonalić wdrażane narzędzie.

Etap ten kończy się decyzją o pełnym wdrożeniu lub - w razie niespełnienia założeń - koniecznością powrotu do wcześniejszych faz prac, w tym do ponownego zdefiniowania wymagań. Po zakończeniu prac opracowywane są przejrzyste instrukcje obsługi dla użytkowników końcowych, którzy nie uczestniczyli w testowaniu, co pozwala na bezproblemowe i efektywne korzystanie z nowego rozwiązania w codziennej pracy.

Etap VII - Faza wdrożenia rozwiązania

Jeżeli jest już przygotowana strona produktu, kompletne instrukcje użytkownika oraz kampania informacyjna, następuje etapowe wdrażanie rozwiązania wśród wybranych zespołów lub grup użytkowników. Grupa docelowa zostaje podzielona w taki sposób, aby możliwe było stopniowe wprowadzanie nowego produktu, co pozwala na bardziej kontrolowaną adaptację i szybsze reagowanie na ewentualne trudności. Cały proces przebiega pod nadzorem Zespołu (…), który koordynuje działania, monitoruje postępy i wspiera użytkowników na każdym etapie.

Równocześnie prowadzony jest proces zbierania informacji zwrotnej od szerszego grona pracowników - zarówno tych, którzy już pracują z nowym rozwiązaniem, jak i tych, którzy dopiero zostaną włączeni do procesu. Opinie te są niezbędne do potwierdzenia, że projekt spełnia swoje założenia w zakresie funkcjonalności, ergonomii, efektywności i wydajności.

W tej fazie mogą jeszcze ujawnić się nieprzewidziane błędy, trudności lub ograniczenia, które wymagają szybkiej analizy i wdrożenia stosownych korekt. Dlatego końcowa część wdrożenia również ma charakter twórczy - wymaga elastycznego podejścia, iteracyjnych usprawnień i gotowości na dalsze dostosowania, zanim rozwiązanie zostanie w pełni ustabilizowane i przyjęte w całej organizacji.

Dwa przykładowe Projekty B+R

1)Przetwarzanie danych

Zespół (…) zidentyfikował proces manualnego przetwarzania danych dotyczących (…) z plików Excel i PDF otrzymywanych od (…). Dział (…) co miesiąc ręcznie przepisywał dane do wewnętrznych arkuszy, klasyfikując koszty według (…). Na podstawie tej ewidencji tworzono kolejne zestawienia wymagane do zaimportowania danych do systemu obiegu dokumentów i systemu finansowego.

Po pozyskaniu plików źródłowych w formacie .csv, zespół opracował narzędzie z funkcją mapowania danych i generowania gotowych zestawień. Kluczowym elementem było stworzenie „arkusza matki” - szablonu zawierającego odpowiednie klasyfikacje i typy kosztów, na podstawie którego zaprogramowano kod umożliwiający niemal automatyczne przekształcenie danych wejściowych. Narzędzie wymaga jedynie wprowadzenia pliku wejściowego i wskazania pliku wyjściowego - cały proces przygotowania danych do systemu obiegu (…) realizowany jest kilkoma kliknięciami.

Po miesiącu pracy metodą równoległą (tradycyjna + zautomatyzowana), potwierdzono pełną skuteczność nowego rozwiązania. Prace programistyczne w 100% zrealizowano wewnętrznie przez Spółkę.

W kolejnym etapie planuje się pełną automatyzację pobierania danych bez konieczności ich ręcznego pozyskiwania od dostawców - dane będą automatycznie importowane do systemu Spółki.

2)(…)

Celem projektu było opracowanie i wdrożenie narzędzia informatycznego, które zautomatyzuje czasochłonny i powtarzalny proces weryfikacji (…) przez kierowników projektów. Proces wcześniej był realizowany ręcznie przez dział (…), co wymagało dużego nakładu pracy i wiązało się z ryzykiem błędów ludzkich.

Przed stworzeniem programu, praca pracowników wyglądała tak, że kontrolerzy pobierali dane z systemu (…) w formacie Excel, sortowali je według kierowników projektów i ręcznie wysyłali około 70 maili tygodniowo z prośbą o weryfikację (…). Następnie, po otrzymaniu komentarzy zwrotnych, dane były ręcznie przepisywane i analizowane. Proces ten zajmował średnio 6 godzin miesięcznie, dodatkowo średnio 2 godziny miesięcznie spędzano na przypominaniu kierownikom o odpowiedziach.

W ramach Projektu B+R pracownicy odpowiedzialni za realizację tego projektu wykonali następujące prace:

-analiza potrzeb i problemów w dotychczasowym procesie (analiza funkcjonalna),

-zaprojektowanie automatycznego przepływu danych i logiki przetwarzania,

-stworzenie programu umożliwiającego:

-automatyczne przygotowanie i filtrowanie danych z pliku Excel,

-przypisywanie kierowników do (…),

-generowanie indywidualnych plików i wiadomości e-mail,

-zbieranie odpowiedzi i scalanie ich do jednego zbiorczego raportu.

Dzięki wdrożeniu narzędzia:

-czas realizacji procesu został zredukowany z ok. 6h do 1h miesięcznie (w tym ręczna weryfikacja danych),

-oszczędzono ok. 60 godzin pracy rocznie, co przekłada się na znaczną efektywność operacyjną,

-poprawiono przejrzystość danych, ograniczono ryzyko błędów i zwiększono terminowość rozliczeń,

-zautomatyzowano również proces przypominania kierownikom o konieczności odpowiedzi.

Wykorzystana i zdobyta wiedza:

Projekt pozwolił na zastosowanie wiedzy z zakresu:

-automatyzacji procesów biznesowych (RPA, makra, skrypty VBA/C#),

-analizy danych i optymalizacji pracy z arkuszami kalkulacyjnymi,

-projektowania przyjaznych interfejsów użytkownika dla działu (…),

-integracji systemów (…) z narzędziami wspierającymi kontrolę (…).

Dodatkowo, w toku projektu zdobyto praktyczne doświadczenie w:

-analizie przepływów pracy,

-komunikacji międzyoddziałowej (…) - kierownicy projektów),

-iteracyjnym doskonaleniu narzędzi poprzez testy i feedback od użytkowników końcowych.

II.Działalność projektowa

W ramach działalności projektowej Spółka świadczy wysoko wyspecjalizowane usługi (…) w sektorze (…). Projekty realizowane są z myślą o zrównoważonym rozwoju, co przekłada się na tworzenie nowoczesnych i efektywnych środowiskowo (…), zoptymalizowanych pod kątem (…), efektywności (…) oraz integracji z naturalnym otoczeniem.

Spółka tworzy i wykorzystuje zaawansowane narzędzia cyfrowe, w tym programowanie (…), (…) oraz dedykowane skrypty i algorytmy, które automatyzują procesy obliczeniowe i projektowe. W praktyce oznacza to możliwość tworzenia bardzo złożonych elementów (…), takich jak nietypowe (…), których analiza wymaga zastosowania autorskich rozwiązań informatycznych, niedostępnych w standardowych narzędziach rynkowych.

Projekty realizowane są zgodnie z najwyższymi standardami jakości i bezpieczeństwa, a dokumentacja techniczna podlega wieloetapowym procedurom weryfikacyjnym - zwłaszcza w przypadku współpracy z międzynarodowymi klientami, którzy oczekują zgodności ze specyficznymi wymaganiami dotyczącymi formatów plików, nazw konwencji czy metodyk wykrywania (…).

Równolegle do działalności projektowej, Spółka prowadzi również specjalistyczną działalność (…), skoncentrowaną na wspieraniu (…) w podejmowaniu świadomych decyzji projektowych i środowiskowych.

Działalność (…) koncentruje się na weryfikacji efektywności (…) projektowanych inwestycji, zarówno w odniesieniu do nowych (…), jak i modernizacji już istniejących. Spółka opracowuje kompleksowe analizy (…), oceny (…), bilanse (…), a także raporty (…), zgodne z obowiązującymi normami i wymogami (…).

Na etapie (…) Spółka wykonuje analizy optymalizacyjne w zakresie doboru rozwiązań (…), z uwzględnieniem ich wpływu na (…) oraz koszty eksploatacyjne w całym (…). W tym celu wykorzystuje specjalistyczne narzędzia symulacyjne oraz bazy danych (…).

W zakresie doradztwa w procesach (…), Spółka wspiera klientów w uzyskiwaniu uznanych (…). Usługi obejmują zarówno wstępne audyty i analizy możliwości (…), jak i kompleksowe zarządzanie dokumentacją oraz reprezentowanie (…) przed jednostkami (…). Współpraca z klientami obejmuje również tworzenie strategii (…), co pozwala na lepsze przygotowanie firm do rosnących wymagań prawnych i oczekiwań rynku kapitałowego.

W ramach projektów (…) Spółka uczestniczyła m.in. w analizach dla (…), gdzie opracowywała symulacje wpływu rozwiązań (…) na (…), komfort użytkowników oraz koszty operacyjne. W wielu przypadkach rekomendacje Spółki prowadziły do realnego ograniczenia zużycia energii pierwotnej, poprawy efektywności wodnej, czy obniżenia emisji gazów cieplarnianych związanych z (…).

Dzięki interdyscyplinarnemu zespołowi, łączącemu kompetencje (…), Spółka oferuje klientom realne wsparcie w procesie (…), opartego na danych, analizie ryzyka i podejściu (…).

Spójność działalności (…) sprawia, że Spółka działa kompleksowo - od koncepcji i analiz technicznych, przez zaawansowane (…) i optymalizację rozwiązań projektowych, aż po wsparcie w procesach decyzyjnych i (…) klientów. Model ten zakłada ścisłą integrację kompetencji (…) z (…), co pozwala na świadczenie usług na najwyższym poziomie merytorycznym i operacyjnym.

Oczywiście nie wszystkie prace realizowane przez Spółkę w ramach drugiego segmentu działalności mają charakter Projektów B+R. Jednakże niektóre elementy projektów - w szczególności te, które wymagają tworzenia autorskich rozwiązań (…) - wpisują się w Projekty B+R. Dotyczy to zwłaszcza etapów związanych z opracowywaniem nowych metod analizy, tworzeniem innowacyjnych narzędzi cyfrowych czy testowaniem nietypowych rozwiązań (…), których rezultaty nie są oczywiste z technicznego punktu widzenia. Dlatego w przypadku działalności projektowej nie cały projekt stanowi Projekt B+R, lecz mogą stanowić takowy jedynie wybrane elementy projektu, które spełniają definicję Projektu B+R.

Przykładem zaawansowanego Projektu B+R realizowanego przez Spółkę jest projekt (…), w którym - ze względu na stopień skomplikowania (…) - konieczne było stworzenie dedykowanych narzędzi wspomagających (…). Zespół projektowy zaprogramował własne skrypty w celu generowania dokumentacji rysunkowej oraz analizy poprawności (…).

W ramach projektu związanego z (…) powyższego (…) Wnioskodawca stanął przed wyzwaniem, które wymagało całkowicie nowego podejścia do projektowania. (…) ten, ze względu na swoją nietypową i skomplikowaną (…), nie mieścił się w standardowych rozwiązaniach (…) – (…) należą do kategorii (…), które raczej są rzadko projektowane w związku z czym, na rynku brak było oprogramowania przystosowanego do pracy z tak specyficznymi układami (…). Problemem okazało się m.in. (…) - tradycyjne narzędzia nie pozwalały na łatwą modyfikację projektu. Każda zmiana (…) wiązała się z koniecznością ręcznego przerysowania danego fragmentu modelu, co znacząco spowalniało pracę i zwiększało ryzyko błędów.

Na tle powszechnie dostępnych metod nowe podejście wyróżniało się zastosowaniem narzędzi typu low-code opartych na (…). Dzięki opracowaniu własnych skryptów automatyzujących (…), Spółka była w stanie tworzyć i modyfikować (…) w sposób dynamiczny, bez konieczności każdorazowego rozpoczynania pracy od zera. To rozwiązanie znacznie wykraczało poza standardy branżowe, które opierają się głównie na pracy manualnej lub półautomatycznej w środowiskach (…).

Wiedza zespołu, zdobyta w trakcie realizacji wcześniejszych projektów i w trakcie realizacji tego projektu, pozwoliła na precyzyjne oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania modelu przy użyciu tradycyjnych metod. Na tej podstawie podjęto świadomą decyzję o zainwestowaniu zasobów w opracowanie własnych narzędzi automatyzujących proces projektowy. Było to działanie strategiczne, które w efekcie znacząco usprawniło i przyspieszyło realizację całego (…).

Największą wartością dodaną opracowanego rozwiązania było jego elastyczne, modułowe podejście do skomplikowanych (…) oraz możliwość szybkiego wprowadzania zmian (…). Dzięki integracji (…) z platformą low-code zespół stworzył narzędzie dopasowane do specyfiki projektu, które może być w przyszłości wykorzystane również przy innych, nietypowych realizacjach. Podejście to zwiększyło nie tylko efektywność pracy, ale także precyzję i jakość końcowego (…).

Innym istotnym przedsięwzięciem był udział Spółki w (…), który skupiony był wokół opracowania narzędzia do wspomagania zarządzaniem (…) z wykorzystaniem danych (…).

Spółka zaangażowana była również w (…), mający na celu rozwój usług z zakresu (…) w aspekcie zarządzania (…).

W przypadku dwóch ostatnich projektów, zrealizowane prace różniły się zakresem i zastosowanymi podejściami, jednak w istocie dotyczyły poszukiwania rozwiązania tego samego problemu. W związku z tym, Wnioskodawca zdecydował się przedstawić je łącznie, koncentrując się na wspólnych wyzwaniach i podsumowując najważniejsze aspekty prac realizowanych w ramach obu projektów, tj. (…) oraz (…).

W ramach realizowanych projektów Spółka stanęła przed wyzwaniem polegającym na konieczności określenia precyzyjnych danych dotyczących (…). Dane te okazały się kluczowe dla opracowania skutecznych i praktycznych rozwiązań w zakresie zarządzania (…), szczególnie w kontekście analiz związanych z naliczaniem opłat za tzw. „(…)” - zjawisko wynikające z postępującej (…). Problem ten zyskał na znaczeniu w świetle zmian legislacyjnych oraz rosnącej presji na (…) w zakresie (…).

Na tle dostępnych w Polsce rozwiązań nowość opracowanego podejścia polegała na jego kompleksowości oraz nowatorskim wykorzystaniu technologii. W momencie wdrażania projektu (…). Nasze rozwiązanie różniło się znacząco tym, że obejmowało nie tylko aspekt techniczny, lecz również formalno-finansowy, a co istotne - integrowało narzędzia analityczne oparte na danych (…), co w tamtym czasie było nowością w tej dziedzinie. Umożliwiło to uzyskanie znacznie szerszego i bardziej aktualnego obrazu sytuacji (…).

Wiedza ekspercka zespołu z zakresu (…) została wykorzystana do opracowania innowacyjnego podejścia. Przeprowadzono pilotażowe obliczenia oraz opracowano algorytm analiz (…), który umożliwił przetwarzanie dużych zbiorów danych w sposób zautomatyzowany. Wypracowane rozwiązanie wdrożono w projektach poprzez zastosowanie specjalistycznego know-how - choć nie w formie gotowego narzędzia, a raczej jako zbiór narzędzi pomocniczych i metodyk wspierających podejmowanie decyzji.

Największym wyróżnikiem opracowanego rozwiązania była jego interdyscyplinarność - połączono w nim kompetencje techniczne z zakresu (…), aspekty formalno-prawne i finansowe (w tym związane z naliczaniem opłat), a także zaawansowaną analizę przestrzenną z wykorzystaniem danych (…). Dzięki temu opracowane podejście pozwoliło nie tylko na bardziej precyzyjną ocenę (…), ale także stanowiło realne wsparcie dla decydentów - zarówno w (…) - w zakresie planowania i optymalizacji (…).

Dzięki powyższym działaniom, Spółka wspiera realizację celów (…) i przyczynia się do (…) w kierunku (…), zgodnie z najnowszymi trendami i zaleceniami.

Reasumując, Wnioskodawca zauważa, że realizowane Projekty B+R:

- są prowadzone w sposób systematyczny, według metodologii wskazanej we wcześniejszej części wniosku przez Pracowników, posiadających wiedzę, niezbędne doświadczenie oraz specjalistyczne wykształcenie zawodowe;

- są dokumentowane w ewidencji Wnioskodawcy;

- mają na celu realizację projektów w zakresie digitalizacji oraz projektowania.

Dodatkowo Wnioskodawca:

- będzie prowadzić działalność w zakresie opisanym powyżej również w przyszłości;

- nie prowadzi działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia;

- w przypadku uznania przez tutejszy organ podatkowy stanowiska Wnioskodawcy w zakresie prawa do skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej za prawidłowe, wykaże koszty kwalifikowane poniesione na realizację Projektów B+R w zeznaniach podatkowych składanych za poszczególne lata podatkowe. Koszty kwalifikowane, wykazane w zeznaniu podatkowym za dany rok podatkowy, będą jednocześnie stanowiły koszt uzyskania przychodu w tym roku podatkowym;

- prowadzi i będzie prowadzić ewidencję zgodnie z art. 9 ust. 1b Ustawy CIT, pozwalającą wyodrębnić koszty działalności w zakresie opisanym powyżej;

- nie posiada/nie posiadał statusu centrum badawczo-rozwojowego, o którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej;

- w przypadku uznania przez tutejszy organ podatkowy stanowiska Wnioskodawcy w zakresie prawa do skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej za prawidłowe, w przypadku otrzymanych dofinansowań/zwrotów kosztów Spółka nie zastosuje tych kosztów poniesionych na realizację Projektów B+R przy rozliczaniu ulgi badawczo-rozwojowej;

- nie korzysta/nie będzie korzystał ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a Ustawy CIT.

W odniesieniu do opisanych powyżej Projektów B+R, Wnioskodawca wskazuje, że do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, związanych z realizowanymi Projektami B+R, Spółka zalicza następujące wydatki (zwane dalej: „Kosztami Projektów B+R”):

1.Wynagrodzenia przeznaczone dla pracowników biorących udział w realizacji Projektów B+R, posiadających specjalistyczną wiedzę, kompetencje oraz doświadczenie, umożliwiające prowadzenie projektów. Z ewidencji czasu pracy wynika, ile czasu pracownik poświęcił na Projekty B+R. Do Kosztów Projektów B+R Spółka zalicza jedynie tę część wynagrodzenia, która proporcjonalnie przypada na czas poświęcony na Projekty B+R. W przypadku pracowników, którzy zajmują się wyłącznie realizacją Projektów B+R - całe wynagrodzenie stanowi Koszt Projektów B+R. Spółka nie zalicza do Kosztów Projektów B+R tej części wynagrodzenia pracowników, która przypada na czas nieusprawiedliwionej absencji.

2.Koszty amortyzacji środków trwałych wykorzystywanych do realizacji Projektów B+R.

Ponadto, uzupełnili Państwo opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w następujący sposób:

1.W czym przejawia się twórczy charakter realizowanych Projektów B+R?

Twórczy charakter w realizowanych przez Spółkę projektach przejawia się przede wszystkim w autorskim poszukiwaniu, projektowaniu i wdrażaniu nowych, wcześniej niestosowanych rozwiązań technicznych, informatycznych i organizacyjnych. Działalność ta nie ogranicza się do wykonywania rutynowych czynności projektowych, lecz polega na samodzielnym i oryginalnym opracowywaniu koncepcji, algorytmów, narzędzi i metod, które pozwalają rozwiązywać złożone problemy techniczne i procesowe. Spółka tworzy rozwiązania „od zera” – od fazy pomysłu, przez analizę funkcjonalną, prototypowanie i testy, aż po opracowanie końcowego modelu lub aplikacji, które wcześniej nie istniały w takiej formie ani w zasobach Spółki, często także w dostępnych narzędziach rynkowych.

W procesie realizacji Projektów B+R Spółka łączy wiedzę z wielu dziedzin – (…). Interdyscyplinarność ta pozwala na tworzenie nowych rozwiązań o charakterze unikatowym, których opracowanie wymaga indywidualnego podejścia, nieszablonowego myślenia i wykorzystania zaawansowanych kompetencji analitycznych. Każdy projekt ma charakter eksperymentalny – jego wynik nie jest z góry znany, a w trakcie realizacji prowadzone są iteracyjne testy, weryfikacje hipotez i ocena skuteczności zaproponowanych metod.

Przykładem takiego twórczego działania są realizowane przez Spółkę projekty w obszarze digitalizacji, obejmujące programowanie dedykowanych narzędzi i automatyzację procesów wewnętrznych. Spółka nie korzysta z gotowych rozwiązań informatycznych, lecz tworzy autorskie kody źródłowe i moduły funkcjonalne, które usprawniają procesy biznesowe i techniczne. Każdy projekt wymaga opracowania indywidualnej logiki działania programu, stworzenia architektury danych, napisania kodu źródłowego i jego przetestowania. Opracowywane narzędzia są wynikiem kreatywnej pracy programistów i analityków, którzy na podstawie własnej wiedzy i doświadczenia budują rozwiązania dostosowane do specyfiki działalności Spółki. Przykładowo, w projekcie dotyczącym automatyzacji przetwarzania danych finansowych opracowano unikatowy algorytm mapowania i klasyfikacji danych (…), który eliminuje konieczność ręcznej obróbki plików. Z kolei w projekcie dotyczącym weryfikacji (…) stworzono autorskie narzędzie integrujące dane z różnych systemów i umożliwiające ich automatyczne przesyłanie i analizę. Oba projekty wymagały od zespołu twórczego zaprojektowania i napisania własnych skryptów, testowania różnych podejść i iteracyjnego udoskonalania oprogramowania, co świadczy o twórczym charakterze Projektów B+R realizowanych przez Wnioskodawcę.

Podobnie twórczy wymiar ma działalność Spółki w zakresie projektowania (…). Spółka realizuje zaawansowane projekty (…), w których opracowuje oryginalne rozwiązania projektowe i analityczne, często przekraczające standardowe możliwości oprogramowania (…). W projektach tych twórczość przejawia się w opracowywaniu nowych metod analizy, (…) i optymalizacji (…) oraz w tworzeniu autorskich narzędzi cyfrowych wspierających proces projektowy. Dla przykładu, przy realizacji projektu (…) o niestandardowej (…) Spółka opracowała własne skrypty (…), które umożliwiły dynamiczne (…) złożonych (…). Tradycyjne narzędzia nie pozwalały na taką elastyczność, dlatego zespół badawczo-projektowy musiał stworzyć własne algorytmy generujące i kontrolujące model (…). Powstałe w ten sposób rozwiązanie było oryginalnym wytworem intelektualnym, będącym efektem analizy problemu, sformułowania hipotez i przetestowania wielu wariantów, aż do uzyskania optymalnego efektu.

Twórczość Spółki znajduje również wyraz w projektach związanych z analizą (…) i (…). W ramach przedsięwzięć takich jak (…) czy projekt (…), Spółka opracowała nowatorskie podejście do analizy (…). Zespół badawczy stworzył autorskie algorytmy analiz (…), umożliwiające zautomatyzowane przetwarzanie danych pochodzących z różnych źródeł oraz ich integrację z systemami (…). Opracowane metody łączyły wiedzę z zakresu (…), tworząc innowacyjne, interdyscyplinarne podejście nieistniejące wcześniej w praktyce rynkowej. W procesie projektowym Spółka samodzielnie opracowała metodykę obliczeniową, przeprowadziła testy pilotażowe oraz przygotowała narzędzia wspomagające interpretację wyników. Efektem była metoda o realnym znaczeniu aplikacyjnym, stanowiąca podstawę do dalszych badań i wdrożeń.

Twórczy charakter działalności Spółki widoczny jest również w samym sposobie organizacji pracy nad projektami. Spółka powołała dedykowaną jednostkę odpowiedzialną za zarządzanie innowacjami – zespół (…). Struktura ta sprzyja wymianie wiedzy, generowaniu nowych pomysłów i systematycznemu doskonaleniu opracowywanych rozwiązań. Pracownicy biorący udział w Projektach B+R nie odtwarzają istniejących wzorców, lecz samodzielnie identyfikują problemy i opracowują metody ich rozwiązania, wykorzystując zarówno doświadczenie praktyczne, jak i wiedzę teoretyczną z różnych dziedzin nauki i techniki. Prace mają charakter iteracyjny – obejmują formułowanie hipotez, ich empiryczną weryfikację i wprowadzanie ulepszeń na podstawie wyników testów.

Podsumowując, twórczy charakter realizowanych przez Spółkę Projektów B+R wynika z faktu, że są to działania oparte na wiedzy, prowadzące do opracowania nowych lub znacząco ulepszonych produktów, procesów i metod. Spółka samodzielnie projektuje, testuje i wdraża rozwiązania, które nie mają charakteru rutynowego ani powtarzalnego. Twórczość przejawia się zarówno w warstwie intelektualnej – poprzez kreację nowych koncepcji i algorytmów – jak i praktycznej – w postaci namacalnych narzędzi, modeli i procedur usprawniających działalność.

2.Na podstawie jakiej umowy pracownicy wykonują prace w ramach projektów B+R opisanych we wniosku (na podstawie umowy o pracę, zlecenie, umowy o działo, czy innej)?

Pracownicy wykonujący prace w ramach projektów B+R opisanych we wniosku realizują je wyłącznie na podstawie umów o pracę. W przeszłości pojedyncze osoby świadczyły usługi na podstawie umów zlecenia, jednak zostały one przekształcone w umowy o pracę.

3.W zależności od odpowiedzi na ww. pytanie, czy koszty wynagrodzeń tych pracowników stanowią należności z tytułów, o których mowa w:

-art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych?

-art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Koszty wynagrodzeń pracowników stanowią należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

4.Czy przedmiotem wniosku są również wynagrodzenia za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracownika?

Tak, przedmiotem wniosku są również wynagrodzenie pracowników za czas ich choroby, urlopu lub innej nieobecności.

Pytania

1)Czy działalność Wnioskodawcy, przedstawiona w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 Ustawy CIT, która uprawnia Spółkę do zastosowania ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne?

2)Czy Koszty Projektów B+R ponoszone przez Spółkę, opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, stanowią/będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 i ust. 3 Ustawy CIT, które Wnioskodawca może odliczyć w ramach ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne? (część pytania z wyłączeniem wynagrodzenia pracowników za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności)

Państwa stanowisko w sprawie

1)Działalność Wnioskodawcy, przedstawiona w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 Ustawy CIT, która uprawnia Spółkę do zastosowania ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne.

2)Koszty Projektów B+R ponoszone przez Spółkę, opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, stanowią/będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 i ust. 3 Ustawy CIT, które Wnioskodawca może odliczyć w ramach ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Ad 1

Zgodnie z brzmieniem art. 18d ust. 1 Ustawy CIT, podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Definicję działalności „badawczo-rozwojowej” zawarto w art. 4a pkt 26 Ustawy CIT, który mówi, że termin „działalność badawczo-rozwojowa” oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego (www.sjp.pl) słowo „twórczy” oznacza „mający na celu tworzenie, odkrywczy, kreatywny”. Dodatkowo, jak zostało wskazane w Rozdziale 3.2.1.1 akapit 32 Objaśnień z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej - IP Box (dalej: „Objaśnienia”) we fragmencie odnoszącym się do wykładni słowa „twórczy”: „w doktrynie prawa autorskiego cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, funkcjonalności, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, realizacja Projektów B+R ma charakter twórczy, oryginalny i indywidualny. Projekty B+R są ukierunkowane na opracowywanie nowych rozwiązań oraz koncepcji, które są wykorzystywane przy realizacji Projektów B+R. Każdorazowo podejmowany Projekt B+R wymaga innowatorskiego, zindywidualizowanego podejścia. Dodatkowo, prowadzone prace obejmują wykorzystanie aktualnie dostępnej wiedzy i umiejętności, czy posiadania umiejętności technicznych.

W świetle wyżej przytoczonych definicji, w ocenie Wnioskodawcy, Projekty B+R realizowane przez Spółkę mają charakter „twórczy”.

Prace rozwojowe w rozumieniu art. 4a pkt 28 Ustawy CIT, są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnej wiedzy i umiejętności, w tym zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Należy również wspomnieć, że realizowane przez Spółkę prace w ramach Projektów B+R, były/są/będą dokonywane w nieregularnych odstępach czasu i miały/mają/będą miały różny zakres. Wypełnione zostają tym samym znamiona prac rozwojowych zawarte w art. 4a pkt 28 Ustawy CIT. Przepis ten odmawia uznania za prace rozwojowe działalności wykonywanej w sposób rutynowy i okresowy. Ustawa CIT nie definiuje jednak pojęcia „rutynowy”, dlatego organy podatkowe często odwołują się do pojęć ze słownika języka polskiego. Takie podejście odnajdujemy m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 listopada 2017 r. o sygn. akt. 0111-KDIB1-3.4010.352.2017.2.MST, który w swoim piśmie przywołuje znaczenie ze „Słownika języka polskiego PWN pod red. W. Doroszewskiego” (http://sjp.pwn.pl) stanowiąc, że poprzez słowo „rutynowy” należy rozumieć: „wykonywany często i niemal automatycznie” i „wykonywany według utartych schematów”.

W przypadku Wnioskodawcy, nie mamy do czynienia z działaniami wykonywanymi automatycznie i „według utartych schematów”. Jak już zostało wskazane, Wnioskodawca realizuje Projekty B+R. Nie można zatem uznać, że są to działania automatyczne i według utartych schematów, gdyż wszystkie czynności podejmowane w trakcie realizacji prac będących przedmiotem wniosku, są zindywidualizowane, a wyniki tych prac każdorazowo są niepowtarzalne. Istotą działania jest wysiłek intelektualny i technologiczny oraz twórczy wkład dedykowanych Pracowników w proces realizacji Projektów B+R. Następujące zmiany mają niewątpliwie charakter twórczy, a ich wprowadzenie wymaga od Wnioskodawcy innowacyjności, wyspecjalizowanego personelu oraz zaplecza technicznego potrzebnych do finalizacji projektu, co jest przeciwnością działań wykonywanych w sposób rutynowy.

W przepisach nie znajdziemy również definicji słowa „okresowy”. Podobnie jak powyżej, należy odnieść się do wykładni językowej tego określenia. Słownik Języka Polskiego PWN (www.sjp.pwn.pl) wskazuje na następujące znaczenia słowa „okresowy”: „powtarzający się, występujący co pewien czas” oraz „dotyczący danego okresu”. Na podstawie przedstawionej definicji, znaczenie słowa „okresowy” sugeruje, że chodzi o podejmowanie czynności podobnych do siebie i w jakiś sposób się powtarzających. Z tego wynika, że przedstawiona działalność Wnioskodawcy nie ma znamion okresowości, ponieważ czynności związane z realizacją Projektów B+R każdorazowo mają na celu stworzenie czegoś nowego, niepowtarzalnego.

Wnioskodawca wskazuje dodatkowo, że Projekty B+R realizowane przez Pracowników są prowadzone w sposób systematyczny. Świadczy o tym jasny i etapowy przebieg prac, jaki przedstawiono w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Przedstawiony stan faktyczny/zdarzenie przyszłe wskazuje także na to, że Spółka realizuje prace w ramach etapów o określonej długości. Takie usystematyzowanie podejmowanych działań dowodzi ich systematyczności oraz braku incydentalności.

Należy więc zauważyć, że cały cykl działań podejmowanych przez Spółkę, od momentu rozpoczęcia myślenia o nowym Projekcie B+R, stanowi nierozerwalny ciąg prac. Albowiem pomiędzy poszczególnymi fazami działań Wnioskodawcy istnieje wyraźny związek. Tworzą one bowiem spójny, systematyczny proces pozwalający na wytworzenie od podstaw innowacyjnych rozwiązań, które następnie są implementowane i dają wymierny efekt w postaci realizacji Projektów B+R. W konsekwencji, między poszczególnymi etapami procesu twórczego istnieje ścisła zależność i związek przyczynowo-skutkowy, co wskazuje na spełnienie warunku „systematyczności” z definicji zawartej w art. 4a pkt 26 Ustawy CIT.

Wnioskodawca jest odpowiedzialny za samodzielne opracowanie koncepcji, która pozwoli na realizację procesu digitalizacji lub projektowania. Podstawą do działania jest wiedza oraz doświadczenie wyspecjalizowanych Pracowników, co pozwala na taką realizację Projektu B+R, która spełni zindywidualizowane oczekiwania kontrahentów.

Prowadzone Projekty B+R nie są „odtwórczym” bądź „rutynowym” działaniem, które nie spełniałoby definicji prac rozwojowych, o których mowa w art. 4a pkt 28 Ustawy CIT.

Reasumując, realizowane przez Spółkę Projekty B+R wpisują się w definicję działalności badawczo-rozwojowej zawartą w Ustawie CIT, ponieważ mają charakter twórczy, nie obejmują zmian o charakterze rutynowym bądź okresowym, są prowadzone w sposób systematyczny, zgodnie z góry powziętym zamiarem, przez pracowników posiadających odpowiednie kompetencje i wykształcenie. Realizowane przez Wnioskodawcę projekty prowadzą do stworzenia nowych rozwiązań. W rezultacie uprawnia to Wnioskodawcę do skorzystania z preferencji podatkowych zawartych w art. 18d Ustawy CIT.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach organów podatkowych, które odnoszą się do podmiotów zajmujących się działalnością polegają na autorskim wytwarzaniu różnych przedmiotów.

Dla potwierdzenia, Spółka przywołuje fragmenty interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS):

-Interpretacja Indywidualna z dnia 6 lipca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.265.2023.2.JMS, DKIS zgodził się z poniższym uzasadnieniem podatnika, odstępując od własnego uzasadnienia:

„Na nierutynowy charakter prowadzonych projektów rozwojowych wskazuje fakt, iż prace związane z ich realizacją wykonywane są w następstwie przyjęcia założeń, których spełnienie nie jest możliwe przy wykorzystaniu dotychczasowych wykorzystywanych przez Wnioskodawcę rozwiązań i produktów, lecz konieczne jest opracowanie nowych rozwiązań technicznych lub technologicznych oraz przeprowadzenie ich walidacji, w tym w warunkach rzeczywistych.

Ponadto, opracowywane rozwiązania są rozwiązaniami innowacyjnymi, tj. nowymi lub znacząco udoskonalonymi, co najmniej na skalę przedsiębiorstwa Wnioskodawcy. Powyższe potwierdza także okoliczność, iż celem realizacji projektów, opisanych w stanie faktycznym, konieczne było opracowanie nowych rozwiązań technicznych i technologicznych oraz odpowiednich procesów montażu i walidacji, każdorazowo dostosowanych do konkretnego zapotrzebowania kontrahenta, specyfiki miejsca działań Wnioskodawcy. Doświadczenie i konieczność podejmowania nowych, innowacyjnych rozwiązań dokonywała się na każdym etapie realizacji każdego z trzech projektów, obejmując nawet optymalizację sposobu transportu”,

-Interpretacja indywidualna z dnia 7 czerwca 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.239.2022.2.JG, DKIS zgodził się z poniższym uzasadnieniem podatnika, odstępując od własnego uzasadnienia:

„Wnioskodawca opracowuje w ramach projektów nowe rozwiązania techniczne lub technologiczne (w ramach czego powstaje nowa wiedza), a w tym celu wykorzystuje i łączy wiedzę oraz umiejętności osób realizujących projekt z różnych dziedzin, przede wszystkim z zakresu architektury, inżynierii i wytrzymałości materiałów, tak by projektowane rozwiązanie osiągnęło zakładane na początku projektu parametry techniczne (w tym celu testowane są różne materiały i sposoby ich łączenia).

Na nierutynowy charakter prowadzonych projektów rozwojowych wskazuje fakt, iż prace związane z ich realizacją wykonywane są w następstwie przyjęcia założeń, których spełnienie nie jest możliwe przy wykorzystaniu dotychczasowych wykorzystywanych przez Wnioskodawcę rozwiązań i produktów, lecz konieczne jest opracowanie nowych rozwiązań technicznych lub technologicznych oraz przeprowadzenie ich walidacji, w tym w warunkach rzeczywistych”.

Mając powyższe na uwadze, wskazane w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Projekty B+R spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 Ustawy CIT, co uprawnia Spółkę do zastosowania ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne.

Ad 2

Ustawodawca w art. 18d ust. 2 pkt 1a Ustawy CIT wskazał, że kosztami kwalifikowanymi są poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2025 poz. 163; dalej: „Ustawa PIT”), oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: „Ustawa ZUS”), w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu.

Dodatkowo, stosownie do art. 18d ust. 5 Ustawy CIT, koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie, lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Zgodnie z art. 18d ust. 7 Ustawy CIT, kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:

-w przypadku gdy podatnik, o którym mowa w ust. 3a, jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - 200% kosztów, o których mowa w ust. 2-3a;

-w przypadku pozostałych podatników, o których mowa w ust. 3a - 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-4a i ust. 2a-3a, oraz 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 5;

-w przypadku pozostałych podatników - 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 2-5, ust. 2a i 3, oraz 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 1a.

Natomiast, w myśl art. 18d ust. 8 Ustawy CIT, odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia - odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części - dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia.

Zgodnie z brzmieniem art. 18d ust. 2 Ustawy CIT, obowiązującym od dnia 1 stycznia 2018 r., za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

1)poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

1a)poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;

2)nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Natomiast, stosownie do art. 18d ust. 3 Ustawy CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Zgodnie z art. 18d ust. 3k Ustawy CIT, do kosztów kwalifikowanych stanowiących odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przepisu art. 16 ust. 1 pkt 48 nie stosuje się.

Zgodnie z brzmieniem art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W świetle wyżej przytoczonych przepisów należy stwierdzić, że aby Wnioskodawcy przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

-podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową;

-koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu Ustawy CIT;

-koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2 Ustawy CIT;

-w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b Ustawy CIT, Wnioskodawca wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej;

-podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu;

-kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w Ustawie CIT;

-koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiekolwiek formie.

Przenosząc wyżej przytoczone przepisy oraz warunki na grunt analizowanej sprawy, Wnioskodawca spełnia wszystkie powyższe wymagania. Poniesione wydatki są związane z działalnością badawczo-rozwojową, za którą uznaje się procesy digitalizacji oraz projektowania, koszty te stanowią również koszty uzyskania przychodu, wszystkie koszty mieszczą się w katalogu zamkniętym. Ponadto, koszty zostały wyodrębnione w prowadzonej przez Wnioskodawcę ewidencji, pozwalającej na wyodrębnienie kosztów i przychodów działalności w zakresie opisanym powyżej (co zostało wskazane w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego), jak również zamierza prowadzić taką ewidencję w przyszłości. Wnioskodawca planuje również wykazać kwotę podlegającą odliczeniu w rocznym zeznaniu podatkowym w załączniku CIT/BR.

Zajmowane przez Wnioskodawcę stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych indywidualnych interpretacjach organów podatkowych. Wnioskodawca przywołuje poniżej fragmenty interpretacji indywidualnych, odnoszących się do kosztów, które ponosi w ramach realizacji Projektów B+R.

1.Pracownicy

Wnioskodawca zauważa, że prawo do uznania wynagrodzenia Pracowników zaangażowanych w prace badawczo-rozwojowe wynika z literalnego brzmienia przepisów, art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a Ustawy CIT.

Możliwość zaliczenia wydatków poniesionych na wynagrodzenia pracowników biorących udział w realizacji prac badawczo-rozwojowych została wielokrotnie potwierdzona przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. w:

-Interpretacji Indywidualnej z dnia 17 czerwca 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.116.2020.2.IM:

„Reasumując, należy stwierdzić, że stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „ustawa o PIT”) oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: „składki na ubezpieczenie społeczne”), w części finansowanej przez Wnioskodawcę jako płatnika składek, przysługujące Pracownikom, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację prac B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy tych Pracowników w danym miesiącu, stanowią dla Spółki koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT i mogą podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania Oddziału w ramach stosowania ulgi na prace badawczo rozwojowe - jest prawidłowe”.

-Interpretacji Indywidualnej z dnia 3 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.545.2019.1.MBD:

„Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy, stwierdzić należy, że przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane m.in. należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości”.

W związku z powyższym, nie jest sporne zaliczenie wynagrodzeń Pracowników za realizację prac polegających na digitalizacji oraz projektowaniu do kosztów kwalifikowanych. Osoby te bowiem biorą czynny udział w Projektach B+R będących przedmiotem działalności Spółki.

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 czerwca 2019 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.218.2019.1.APO:

„Biorąc pod uwagę cytowane powyżej przepisy oraz przedstawiony opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że Spółka jest i będzie uprawniona do odliczenia na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a u.p.d.o.p., kosztów wynagrodzeń pracowników wykonujących działalność badawczo-rozwojową oraz kosztów wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenie lub umowy o dzieło, w tym także wynagrodzeń z tytułu przeniesienia praw autorskich, oraz składek od tych należności finansowanych przez płatnika, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu lub w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu”.

2.Amortyzacja środków trwałych

Zaliczanie odpisów amortyzacyjnych środków trwałych do kosztów kwalifikowanych od sprzętu wykorzystywanego wyłącznie do prac badawczo-rozwojowych wynika wprost z przepisów, to samo tyczy się środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które są tylko częściowo wykorzystywane do prac badawczo-rozwojowych. W takim wypadku kosztem kwalifikowanym będzie tylko część wydzielona procentowo, na podstawie czasu użytkowania danego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej na prace badawczo-rozwojowe. Na potwierdzenie powyższego można przytoczyć m.in. interpretację Indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 czerwca 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.128.2019.3.JKT:

„Mając na uwadze powołane powyżej przepisy, wskazać należy, że odpisy amortyzacyjne dokonywane zarówno od środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, stanowią/będą stanowiły u Wnioskodawcy koszty kwalifikowane, stosownie do treści art. 18d ust. 3 uCIT, w całości, w przypadku, gdy wykorzystywane są one wyłącznie do prac badawczo-rozwojowych.

Natomiast w przypadku, gdy środki trwałe, jak i wartości niematerialne i prawne wykorzystywane są jedynie częściowo w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, to wówczas wyłącznie w tej części, w jakiej były/są/będą wykorzystywane na potrzeby prac badawczo-rozwojowych, mogą zostać odliczone przez Wnioskodawcę w ramach kosztów kwalifikowanych.

Kosztów kwalifikowanych w zakresie ulgi badawczo-rozwojowej nie będą bowiem stanowiły ww. odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w części, w której dane środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne są/będą wykorzystywane w bieżącej, operacyjnej działalności Wnioskodawcy.

Zatem, w przedmiotowej sprawie, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej będą stanowiły koszty kwalifikowane o których mowa w art. 18d ust. 3 uCIT, w części w jakiej są/będą wykorzystywane do tej działalności”.

Zatem, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w tej części, w jakiej Spółka wykorzystuje je w prowadzonej działalności związanej z realizacją Projektów B+R, będą stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 Ustawy CIT.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie przedstawionego stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Ad. 1

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Ad. 2

Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione m.in. w art. 18d ust. 2 pkt 1 oraz ust. 3 ustawy o CIT.

W myśl art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.,

W myśl art. 18d ust. 3 ustawy o CIT,

Stosownie do art. 18d ust. 5 ustawy o CIT,

Zgodnie z art. 18d ust. 6 ustawy o CIT,

Natomiast, w myśl art. 18d ust. 7 ustawy o CIT, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Zgodnie z art. 18d ust. 7 ustawy o CIT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r., kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:

W myśl art. 18d ust. 8 ustawy o CIT, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Stosownie do art. 18d ust. 8 ustawy o CIT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.,

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

Należy także zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, zgodnie z którym,

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku CIT przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

-podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową, koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT,

-koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2-3 ustawy o CIT,

-ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu ustawy o CIT, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,

-jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej/polskiej strefy inwestycji na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,

-w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

-podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

-kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawy o CIT,

-koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z zasadą przyjętą w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2, dotyczą ustalenia, czy Koszty Projektów B+R ponoszone przez Spółkę, opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, stanowią/będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 i ust. 3 Ustawy CIT, które Wnioskodawca może odliczyć w ramach ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne.

Z opisu sprawy wynika, że w odniesieniu do opisanych Projektów B+R, do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, związanych z realizowanymi Projektami B+R, Spółka zalicza następujące wydatki:

1.Wynagrodzenia przeznaczone dla pracowników biorących udział w realizacji Projektów B+R, posiadających specjalistyczną wiedzę, kompetencje oraz doświadczenie, umożliwiające prowadzenie projektów. Z ewidencji czasu pracy wynika, ile czasu pracownik poświęcił na Projekty B+R. Do Kosztów Projektów B+R Spółka zalicza jedynie tę część wynagrodzenia, która proporcjonalnie przypada na czas poświęcony na Projekty B+R. W przypadku pracowników, którzy zajmują się wyłącznie realizacją Projektów B+R - całe wynagrodzenie stanowi Koszt Projektów B+R. Spółka nie zalicza do Kosztów Projektów B+R tej części wynagrodzenia pracowników, która przypada na czas nieusprawiedliwionej absencji.

2.Koszty amortyzacji środków trwałych wykorzystywanych do realizacji Projektów B+R.

Pracownicy wykonujący prace w ramach projektów B+R opisanych we wniosku realizują je wyłącznie na podstawie umów o pracę. W przeszłości pojedyncze osoby świadczyły usługi na podstawie umów zlecenia, jednak zostały one przekształcone w umowy o pracę. Koszty wynagrodzeń pracowników stanowią należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

W zakresie wynagrodzeń pracowników, wskazać należy, że przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla podatnika koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm. dalej: „ustawy o PIT”),

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Mając powyższe na uwadze, należy zatem przyjąć, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia (w całości lub w części) stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Natomiast, przechodząc do odpisów amortyzacyjnych jako kosztów kwalifikowanych na potrzeby stosowania ulgi badawczo-rozwojowej, należy mieć na uwadze cytowany już art. 18d ust. 3 ustawy o CIT, zgodnie z którym za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Na gruncie powyższego przepisu można wskazać na przesłanki, jakie muszą zostać spełnione, aby odpisy amortyzacyjne od środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych stanowiły koszty kwalifikowane. Odpisy amortyzacyjne mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania w ramach ulgi badawczo-rozwojowej pod warunkiem, że:

-zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały dokonane w danym roku podatkowym;

-nie dotyczą środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych wprost wyłączonych z zakresu ulgi, tj. samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością;

-środek trwały/wartość niematerialna i prawna, którego dotyczy odpis, wykorzystywany jest w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Zgodnie z art. 18d ust. 3 ustawy o CIT,

Stosownie do art. 15 ust. 6 ustawy o CIT,

W myśl art. 16f ust. 3 ustawy o CIT,

Co do zasady odpisy amortyzacyjne dokonane od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej, mogą być objęte omawianą ulgą badawczo-rozwojową przy spełnieniu warunków wskazanych w art. 18d ustawy o CIT.

Zatem, istnieje możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 18d ust. 3 ustawy o CIT, w ramach limitów, odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jeżeli są one rzeczywiście wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej. Natomiast, jeżeli służą one bieżącej działalności, odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie stanowią kosztów kwalifikowanych.

Choć ustawodawca nie użył w treści art. 18d ust. 3 ustawy o CIT, sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że za ww. koszty kwalifikowane podatnicy mogą uznać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Wyjaśnić zatem należy, że powyższe sformułowanie oznacza, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w całości stanowią koszt kwalifikowany, w myśl ww. przepisu, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo-rozwojowej.

Natomiast, w sytuacji, gdy ww. składniki będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej a częściowo do bieżącej działalności, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe i wartości niematerialne i prawne będą służyć prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Uwzględniając powyższe, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy Koszty Projektów B+R ponoszone przez Spółkę, opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, stanowią/będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 i ust. 3 Ustawy CIT, które Wnioskodawca może odliczyć w ramach ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne, jest prawidłowe.

Reasumując, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy:

- działalność Wnioskodawcy, przedstawiona w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 Ustawy CIT, która uprawnia Spółkę do zastosowania ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne – jest prawidłowe,

- Koszty Projektów B+R ponoszone przez Spółkę, opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, stanowią/będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 i ust. 3 Ustawy CIT, które Wnioskodawca może odliczyć w ramach ulgi określonej w art. 18d Ustawy CIT za lata 2019-2025 oraz lata kolejne – jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

W zakresie części pytania, oznaczonego we wniosku nr 2 w zakresie kosztów wynagrodzeń pracowników za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.