Interpretacja indywidualna z dnia 18 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.863.2025.1.KP

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy dokumentowania przewozu osób koleją normalnotorową biletami z NIP sprzedawcy i uznania ich za fakturę oraz braku możliwości ich odrębnego fakturowania.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

„A” S.A. z siedzibą w (…) (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest przedsiębiorstwem transportowym, którego główna działalność skupia się na świadczeniu usług kolejowych przewozów pasażerskich, w szczególności na trasach regionalnych (transport kolejowy pasażerski, miejski i podmiejski).

Spółka jest przewoźnikiem w rozumieniu ustawy (...) i jest uprawniona do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi.

Spółka świadcząc usługi transportu kolejowego, realizuje zadania o charakterze służby publicznej. Usługi świadczone są przez Wnioskodawcę na zlecenie województw tzw. Organizatorów przewozów, a więc podmiotów odpowiedzialnych za zapewnienie transportu publicznego, co zostało uregulowane w odrębnych przepisach.

Spółka prowadzi pełną księgowość jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz jest czynnym podatnikiem podatku od towaru i usług. Klientami Spółki są przeważnie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (dalej: Konsumenci), jednakże Wnioskodawca świadczy usługi transportu kolejowego również na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, będących zarejestrowanymi podatnikami VAT (dalej: Przedsiębiorcy), zwanymi łącznie dalej Podróżnym/Nabywcą.

Stosowanie się do art. (...), umowę przewozu zawiera się przez nabycie biletu na przejazd przed rozpoczęciem podróży lub spełnienie innych określonych przez przewoźnika lub organizatora publicznego transportu zbiorowego warunków dostępu do środka transportowego, a w razie ich nieustalenia – poprzez samo zajęcie miejsca w środku transportowym. Tym samym, co do zasady, dokumentem uprawniającym do przejazdu na wybranej trasie jest bilet kolejowy (dalej: Bilet).

W celu sprzedaży swojej oferty Spółka korzysta z kilku kanałów dystrybucji biletów:

• kas biletowych własnych, ajentów lub innych przewoźników,
• sprzedaż na pokładach pociągów,
• biletomatów oraz videomatów zlokalizowane na dworcach lub w ich pobliżu,
• internetowych kanałów sprzedaży.

Bilety sprzedawane w powyższych kanałach dystrybucji wystawiane są zarówno na Konsumentów, jak i Przedsiębiorców. Przy czym dalsza część wniosku dotyczy sprzedaży biletów za pośrednictwem internetowych kanałów sprzedaży.

Z uwagi na następujący postęp technologiczny coraz istotniejszym kanałem dystrybucji usług Spółki staje się sprzedaż biletów poprzez internetowe kanały sprzedaży. Sprzedaż internetowa prowadzona jest przez Spółkę poprzez:

• platformę lub aplikację mobilną własną (…) lub
• poprzez platformy lub aplikacje mobilne Agentów, którzy prowadzą sprzedaż biletów w imieniu i na rzecz Spółki (łącznie zwane dalej: Internetowe Kanały Sprzedaży).

Transakcje sprzedaży biletów poprzez Internetowe Kanały Sprzedaży realizowane są w następujący sposób:

• Podróżny w pierwszej kolejności zobligowany jest do wskazania informacji dotyczących podróży, tj. wyboru relacji, daty i czasu wyjazdu.
• Po wyszukaniu odpowiedniego połączenia może dokonać zakupu biletu. W tym miejscu w zależności od wybranego systemu może być proszony o zalogowanie w celu przejścia do kolejnych kroków, bądź zalogowanie nie będzie wymagane i nabywca będzie mógł bezpośrednio dokonać zakupu biletu bez rejestracji.
• Następnie pojawia się elektroniczny formularz w celu wskazania szczegółów dotyczących biletu, tj. czy to bilet okresowy, czy jednorazowy, dla ilu osób, wyboru oferty oraz rodzaju ulgi.
• Kolejnym krokiem jest wskazanie w formularzu danych podróżującego – imienia, nazwiska oraz danych do wysyłki biletu - adresu e-mail lub/oraz nr telefonu.
• W kolejnych krokach nabywca dokonuje potwierdzenia zapoznania się z Regulaminem przewozów oraz Regulaminem Serwisu oraz internetowej sprzedaży biletów oraz akceptacji treści dokumentów.
• W celu ostatecznego nabycia biletu konieczne jest dokonanie płatności przez podróżnego.
• Zakupiony bilet wysyłany jest w postaci cyfrowej w formie pliku PDF podróżnemu na wskazany w formularzu adres e-mail lub/i dostępny jest w Systemie lub aplikacji mobilnej (wysyłka na adres e-mail ma miejsce zawsze – niezależnie od tego, czy zakupu biletu dokonał zarejestrowany czy niezarejestrowany w Systemie użytkownik). Technicznie wysyłka biletu odbywa się automatycznie za pośrednictwem infrastruktury obsługującej Internetowe Kanały Sprzedaży.

Opisany powyżej proces nabycia Biletu może różnić się w zależności od platformy zakupu, ale sposób działania oraz zakres danych jest tożsamy. Bilet kolejowy kupiony za pośrednictwem Internetowego Kanału Sprzedaży, przesłany podróżnemu na adres e-mail ma postać cyfrową – pliku pdf. Bilet może być również generowany w aplikacji mobilnej Wnioskodawcy lub aplikacji mobilnej jego Agenta, zainstalowanej przez podróżnego w jego telefonie lub urządzeniu elektronicznym.

Nabywca po otrzymaniu biletu w formie cyfrowej w postaci pliku PDF nie ma możliwości jego edycji, stąd jedynymi czynnościami, jakie może zrobić z otrzymanym biletem jest wyświetlenie go, wydrukowanie bądź zapis na serwerze. Podczas kontroli biletów na pokładzie pociągu podróżny może okazać otrzymany (udostępniony mu) bilet w swoim urządzeniu mobilnym – telefonie, tablecie, laptopie. Nie ma koniczności drukowania go i okazania w postaci materialnej. Każdy bilet jednorazowy kupiony za pośrednictwem Internetowego Kanału Sprzedaży udostępniony nabywcy w postaci cyfrowej zawiera obecnie następujące dane:

1)numer i datę wystawienia biletu,

2)nazwę Wnioskodawcy (podatnika),

3)imię i nazwisko podróżnego,

4)informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi ( w tym wskazanie relacji, rodzaju oferty, ulgi),

5)kwotę podatku,

6)kwotę należności ogółem.

Obecnie bilet jednorazowy wystawiony w postaci cyfrowej w przypadku zakupu za pośrednictwem Internetowego Kanału Sprzedaży nie zawiera informacji o numerze identyfikacji podatkowej (NIP) Wnioskodawcy, z tego względu bilet taki nie jest traktowany, jako faktura VAT. W przypadku, gdy nabywca (np. Przedsiębiorca), chciałby uzyskać fakturę do zakupionego Biletu jednorazowego w Internetowym Kanale Sprzedaży ma taką możliwość na etapie zakupu Biletu lub w późniejszym terminie zgodnym z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Wnioskodawca lub Agenci działający w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy wystawiają fakturę i przesyłają ją na adres e-mail wskazany we wniosku lub/i udostępnia go na koncie podróżnego (w przypadku podróżnego posiadającego aktywne konto na platformie).

Wnioskodawca rozważa dokonanie zmiany w zakresie treści biletów jednorazowych wystawianych w postaci cyfrowej w odniesieniu do sprzedaży dokonywanej za pośrednictwem Internetowych Kanałów Sprzedaży, poprzez dodanie w ich treści numeru identyfikacji podatkowej Wnioskodawcy. A więc po wprowadzeniu planowanej zmiany wskazane bilety zawierać będą:

1)numer i datę wystawienia biletu,

2)nazwę Wnioskodawcy (podatnika),

3)numer, za pomocą którego Wnioskodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

4)imię i nazwisko podróżnego,

5)informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi ( w tym wskazanie relacji, rodzaju oferty, ulgi),

6)kwotę podatku,

7)kwotę należności ogółem.

Ponadto, w treści biletu zostanie dodana informacja o treści: „Niniejszy bilet jest fakturą VAT”. Jednocześnie zmianie ulegnie Regulamin Serwisu oraz internetowej sprzedaży biletów, w którym dodane zostaną zapisy dotyczące wystawiania przez Spółkę faktur elektronicznych. Po wprowadzonej zmianie nabywca podczas zakupu biletu akceptując Regulamin Serwisu oraz internetowej sprzedaży biletów wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur w postaci cyfrowej w formie pliku PDF. Mając na uwadze powyższe Spółka pragnie potwierdzić możliwość uznania biletów jednorazowych zakupionych w Internetowych Kanałach Sprzedaży zawierających powyższe dane jako faktury, a co za tym idzie fakt, że Wnioskodawca nie będzie uprawniony do wystawiania odrębnej faktury zakupionego biletu w Internetowych Kanałach Sprzedaży.

Pytanie

Czy bilet jednorazowy na przewóz osób wystawiony nabywcy w postaci cyfrowej (pliku pdf) w przypadku zakupu biletu za pośrednictwem Internetowych Kanałów Sprzedaży, zawierający dane wskazane w zdarzeniu przyszłym będzie stanowił fakturę VAT, a w związku z tym bilet będzie stanowił wypełnienie przez Wnioskodawcę obowiązku wystawienia faktury VAT, wynikającego z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, że bilet jednorazowy na przewóz osób wystawiony w postaci cyfrowej zakupiony za pośrednictwem Internetowych Kanałów Sprzedaży, zawierający dane wskazane w zdarzeniu przyszłym stanowi fakturę VAT. W związku z powyższym wystawienie takiego biletu jest równoznaczne z wypełnieniem przez Spółkę ciążącego na niej obowiązku wystawienia faktury, o którym mowa w art. 106b ustawy o VAT, i Spółka nie ma prawa wystawić odrębnej faktury dla biletu uznanego za fakturę.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Z kolei stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy o VAT na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,

b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT stanowi - ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie; 32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura jest zatem formalnym dokumentem sporządzanym przez sprzedawcę, którego celem jest potwierdzenie dokonanej sprzedaży.

Co do zasady zgodnie z przepisami podatnik VAT wystawia fakturę w przypadku sprzedaży towarów lub usług dokonanej na rzecz innego podatnika VAT. Natomiast w odniesieniu do sprzedaży dokonanej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej podatnik ma obowiązek wystawić fakturę jedynie w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez nabywcę – co zostało uregulowane w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Jednocześnie podatnik wystawiający fakturę ma do wyboru 2 formy jej wystawienia – formę tradycyjna tj. papierową oraz formę elektroniczną, przy czym są one równoważnymi dokumentami. Ustawa o VAT zawiera następujące regulacje odnoszące się do faktur elektronicznych:

1)art. 106n ustawy o VAT - wskazujący, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury,

2)art. 106m ustawy o VAT – zgodnie z tym przepisem Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,

3)art. 106g ust. 3 ustawy o VAT – wskazujący, że w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Na gruncie art. 106m ustawy o VAT:

1)przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

2)przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W ocenie Wnioskodawcy w opisanym zdarzeniu przyszłym odnoszącym się do biletów jednorazowych wystawianych w postaci cyfrowej w związku z dokonaną sprzedażą poprzez Internetowe Kanały Sprzedaży, spełnione zostaną regulacje wynikające z ustawy o VAT i przepisów wykonawczych, odnoszące się do faktur elektronicznych, a wystawiony bilet w postaci cyfrowej w formie pliku pdf będzie mógł być uznany za fakturę elektroniczną. Bilet zostanie bowiem wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, o którym mowa w ustawowej definicji faktury elektronicznej, wprowadzonej w art. 2 pkt) 33 ustawy o VAT, gdyż za taki format należy uznać plik PDF.

Potwierdza to m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej z 20 marca 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.18.2023.3.JG, w której wskazał: (…) Mając na uwadze powyższe przepisy wskazać należy, że przez fakturę rozumie się nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, który może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, również w formacie PDF, pamiętając o tym, aby zawierał elementy wymagane przepisami ustawy(…). Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na to, że: Akceptację Regulaminu, w którym dodany zostanie zapis o akceptacji otrzymania faktur w formie elektronicznej, należy uznać za akceptację nabywcy do stosowania faktur elektronicznych wymaganej art. 106n ust. 1 ustawy o VAT.

Akceptacja Regulaminu będzie warunkiem zakupu biletu. Przepisy nie wymagają, aby akceptacja wyrażona była w szczególnej formie, np. pisemnej. Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w swoim stanowisku wyrażonym w interpretacji indywidualnej z 9 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.608.2024.1.MKW: (…) Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej (…).

Internetowe Kanały Sprzedaży biletów zapewniają autentyczność ich pochodzenia, integralność oraz czytelność treści. Format PDF uniemożliwia jakąkolwiek możliwość edycji pliku. Spółka ma pewność, że nabywca, do którego wysyłany jest kolejowy bilet internetowy otrzymuje dokument z dokładnie takimi samymi danymi, jak dokument, który „pozostaje” w Spółce. Ponadto Internetowe Kanały Sprzedaży zapewniają wysokie bezpieczeństwo przetwarzanych i udostępnianych danych. Sposób udostępnienia nabywcy wystawionego biletu zakupionego poprzez Internetowe Kanały Sprzedaży daje pewność co do tożsamości usługodawcy.

Opisany w stanie faktycznym schemat przekazania nabywcy biletu mieści się w zakresie art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, nakładającego obowiązek przesłania lub udostępnienia nabywcy faktury elektronicznej. Przekazanie biletu na adres e-mail w formacie PDF spełnia przesłankę jego udostępnienia. Jednocześnie w celu uznania biletu jednorazowego wystawionego w postaci cyfrowej za fakturę VAT, poza spełnieniem warunków dotyczących formy wystawienia i przekazania tego dokumentu, konieczne jest aby dokument zawierał dane wskazane w ustawie.

Zakres danych, który powinna zawierać faktura został określony w art. 106e ustawy o VAT – i tak faktura powinna zawierać następujące dane:

1)datę wystawienia;

2)kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3)imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;

5)numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6)datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7)nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8)miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9)cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10)kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11)wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12)stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13)sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14)kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15)kwotę należności ogółem;

16)w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a)obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

b)przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty - wyrazy „metoda kasowa”;

17)w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz „samofakturowanie”;

18)w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie";

18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy "mechanizm podzielonej płatności", przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

19)w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:

a)przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b)przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c)innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

20)w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;

21)w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;

22)w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a)przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,

b)liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;

23)w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;

24)w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:

a)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,

b)numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego;

25)w przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 - indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2. Minister Finansów na podstawie art. 106o ustawy o VAT w drodze rozporządzenia określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych.

Zgodnie § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi powinna zawierać:

a)numer i datę wystawienia,

b)imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c)numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d)informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e)kwotę podatku,

f)kwotę należności ogółem.

Spółka uważa, że po wprowadzeniu zmiany w treści biletów jednorazowych wystawianych w postaci cyfrowej poprzez dodanie w treści tego biletu numeru identyfikacji podatkowej Wnioskodawcy, wystawiony bilet w formie elektronicznej (cyfrowej) będzie zawierał wszystkie elementy określone w § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur – w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także zostanie wystawiony przez podmiot uprawniony do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi.

Z tego względu opisany w zdarzeniu przyszłym bilet cyfrowy będzie mógł być uznany za fakturę VAT w rozumieniu powołanych przepisów. Przy czym bez znaczenia jest to, czy jest to dokument wydany w formie elektronicznej (dowolnej) czy też w formie papierowej. Wysłanie dokumentu cyfrowego za pośrednictwem infrastruktury obsługującej Internetowe Kanały Sprzedaży w formie pliku pdf na adres e-mail nabywcy oraz udostępnienie go w funkcjonalności Systemu (umożliwienie pobrania dokumentu z tego Systemu) spełnia przesłanki wystawienia faktury.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko we wniosku znajduje potwierdzenie w wydanej interpretacji podatkowej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 listopada 2024 r., odnoszącej się do podobnego stanu faktycznego, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.666.2024.1.LM, w której organ uznał, że: (…) Wobec tego, wystawiony w formie elektronicznej bilet (np. w formacie pliku pdf) dotyczący przewozu osób (...), który będzie zawierał wszystkie elementy określone w § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, w tym NIP sprzedawcy uznawany będzie za fakturę. Należy tu wskazać, że § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur określa przypadki, w których faktury (bilety) mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy oraz zakres tych danych. Podsumowując bilety jednorazowe dotyczące przewozu osób (...) wystawione w formie dokumentu cyfrowego zawierające wszystkie niezbędne dane wskazane przez Spółkę w zdarzeniu przyszłym oraz NIP sprzedawcy stanowią fakturę (…).

Zdaniem Spółki skoro bilet cyfrowy w postaci pliku PDF opisany w zdarzeniu przyszłym spełniać będzie przesłanki uznania go za fakturę w świetle przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych wydanych na podstawie delegacji ustawowej, należy uznać, że w przypadku jego wystawienia Spółka wypełni ciążący na niej zgodnie z art. 106b ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury.

Podsumowując bilety jednorazowe dotyczące przewozu osób wystawione w Internetowych Kanałach Sprzedaży i zawierające dane opisane przez Spółkę w zdarzeniu przyszłym tj. nr i datę wystawienia, nazwę Spółki, numer NIP Spółki, kwotę podatku oraz należności ogółem, a także dane dotyczące realizowanej usługi przewozu, stanowią fakturę. W związku z powyższym nie ma możliwości wystawienia standardowej faktury do faktury (biletu). Faktura nie może dokumentować sprzedaży już zafakturowanej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z treścią art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 8 ust. 1 ustawy:

Kwestie dotyczące dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług uregulowane są w dziale XI ustawy.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Faktura to sformalizowany dokument sporządzany przez sprzedawcę, potwierdzający dokonanie sprzedaży określonych w jej treści towarów bądź usług i odzwierciedlający rzeczywisty obrót gospodarczy. Podkreślenia wymaga, że to na wystawcy spoczywa obowiązek jej prawidłowego sporządzenia oraz określenia przedmiotu opodatkowania.

Zgodnie z art. 2 pkt 31-32 ustawy:

Według art. 106b ust. 3 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 ustawy, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w przewidzianym przepisem terminie.

W przypadku gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedawca obowiązany jest wystawić fakturę jedynie w sytuacji, gdy nabywcy tego zażądają w terminie określonym w art. 106b ust. 3 ustawy.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towaru i usług. Spółka jest przedsiębiorstwem transportowym, którego główna działalność skupia się na świadczeniu usług kolejowych przewozów pasażerskich, w szczególności na trasach regionalnych (transport kolejowy pasażerski, miejski i podmiejski). Spółka jest uprawniona do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi. Klientami Spółki są przeważnie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (Konsumenci), jednakże Spółka świadczy usługi transportu kolejowego również na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, będących zarejestrowanymi podatnikami VAT (Przedsiębiorcy), zwanymi łącznie Podróżnym/Nabywcą.

Odrębne przepisy prawa zobowiązują Spółkę do potwierdzenia zawarcia umowy przewozu biletem na wskazaną usługę, wydawanym Podróżnemu. Bilet może mieć postać materialną (drukowaną) lub postać cyfrową.

Z uwagi na następujący postęp technologiczny coraz istotniejszym kanałem dystrybucji usług Spółki staje się sprzedaż biletów poprzez internetowe kanały sprzedaży. Sprzedaż internetowa prowadzona jest przez Spółkę poprzez:

• platformę lub aplikację mobilną własną (…) lub
• poprzez platformy lub aplikacje mobilne Agentów, którzy prowadzą sprzedaż biletów w imieniu i na rzecz Spółki (łącznie zwane dalej: Internetowe Kanały Sprzedaży).

Bilet kolejowy kupiony za pośrednictwem Internetowego Kanału Sprzedaży, przesłany podróżnemu na adres e-mail ma postać cyfrową – pliku pdf. Bilet może być również generowany w aplikacji mobilnej Spółki lub aplikacji mobilnej jego Agenta, zainstalowanej przez podróżnego w jego telefonie lub urządzeniu elektronicznym.

Spółka zamierza dokonać zmiany w zakresie treści biletów jednorazowych wystawianych w postaci cyfrowej w odniesieniu do sprzedaży dokonywanej za pośrednictwem Internetowych Kanałów Sprzedaży, poprzez dodanie w ich treści numeru identyfikacji podatkowej Spółki. A więc po wprowadzeniu planowanej zmiany wskazane bilety zawierać będą:

1) numer i datę wystawienia biletu,

2) nazwę Wnioskodawcy (podatnika),

3) numer, za pomocą którego Wnioskodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

4) imię i nazwisko podróżnego,

5) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi ( w tym wskazanie relacji, rodzaju oferty, ulgi),

6) kwotę podatku,

7) kwotę należności ogółem.

Ponadto, w treści biletu zostanie dodana informacja o treści: „Niniejszy bilet jest fakturą VAT”. Jednocześnie zmianie ulegnie Regulamin Serwisu oraz internetowej sprzedaży biletów, w którym dodane zostaną zapisy dotyczące wystawiania przez Spółkę faktur elektronicznych. Po wprowadzonej zmianie nabywca podczas zakupu biletu akceptując Regulamin Serwisu oraz internetowej sprzedaży biletów wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur w postaci cyfrowej w formie pliku PDF.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy bilet jednorazowy na przewóz osób wystawiony Nabywcy w postaci cyfrowej (pliku pdf) w przypadku zakupu biletu za pośrednictwem Internetowych Kanałów Sprzedaży, zawierający dane wskazane w zdarzeniu przyszłym będzie stanowił fakturę VAT, a w związku z tym bilet będzie stanowił wypełnienie przez Państwa obowiązku wystawienia faktury VAT, wynikającego z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT.

Jak stanowi art. 106e ust. 1 ustawy:

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

Stosownie do art. 106o ust. 1 ustawy:

Przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) dalej rozporządzenie dot. faktur.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur:

Wobec tego, wystawiony w formie elektronicznej bilet (np. w formacie pliku pdf) dotyczący przewozu osób koleją normalnotorową, który będzie zawierał wszystkie elementy określone w § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, w tym NIP sprzedawcy uznawany będzie za fakturę.

Należy tu wskazać, że § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur określa przypadki, w których faktury (bilety) mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy oraz zakres tych danych.

Podsumowując, bilety jednorazowe dotyczące przewozu osób koleją normalnotorową wystawione w formie dokumentu cyfrowego zawierające wszystkie niezbędne dane wskazane przez Spółkę w zdarzeniu przyszłym oraz NIP sprzedawcy stanowią fakturę, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Nadmieniam, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.