Interpretacja indywidualna z dnia 3 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.705.2025.1.SR

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 września 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 3 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W Pani działalności wykorzystywana jest funkcja wystawienia tzw. paragonu niefiskalnego (niefiskalnego wydruku testowego) - tj. sytuacji, gdy towar zostaje „nabity” na kasę w celu sprawdzenia ceny (szczególnie weryfikacji poprawnego działania rabatów i promocji z gazetki reklamowej), a następnie - bez zatwierdzenia transakcji - paragon jest anulowany (brak zapisu w pamięci fiskalnej i brak wydruku fiskalnego). Funkcja ta wykorzystywana jest także w sytuacjach, gdy klient rezygnuje z zakupu przed zakończeniem transakcji lub przy innych testach technicznych.

Dla przejrzystości pragnie Pani podkreślić, że:

- Opisana funkcjonalność jest jedyną możliwą metodą weryfikacji poprawności wczytywanych rabatów i cen promocyjnych w Pani systemie.

- Firma (…) - dostawca systemu (…) - potwierdzała w notatce służbowej brak innej technicznej możliwości dokonania takich testów.

- Paragony niefiskalne nie są wliczane do obrotu, nie pojawiają się w raportach miesięcznych służą wyłącznie celom technicznym i testowym.

- Liczba anulowanych dokumentów (przed fiskalizacją) pojawia się w raportach dobowych, co również może służyć celom kontrolnym.

- Posiada Pani rejestr anulowanych paragonów w przypadku, gdy paragon został już zafiskalizowany i musi zostać unieważniony (np. błędny NIP klienta).

Będzie Pani wdzięczna za interpretacje, czy Pani działania są zgodne z obowiązującymi przepisami oraz jakie obowiązki ewidencyjne powinna Pani stosować w opisanych przypadkach.

Pytania

1. Czy w świetle przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzeń dotyczących kas rejestrujących, opisane działanie - tj. nabijanie towaru w celu sprawdzenia ceny/promocji i następnie anulowanie transakcji bez finalizacji i wydruku fiskalnego - jest prawidłowe i nie stanowi naruszenia przepisów dotyczących ewidencji sprzedaży?

2. Czy takie anulowane, niefiskalne paragony techniczne (które nie zostały zapamiętane przez kasę jako dokument fiskalny i nie są ujęte w raportach miesięcznych), powinny być ujmowane w rejestrze anulowanych paragonów, skoro nie stanowią dokumentu fiskalnego?

Pani stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane działanie nie stanowi naruszenia przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Transakcja, o której mowa, nie jest zakończona, a jej celem jest wyłącznie techniczne sprawdzenie ceny towaru lub poprawności zastosowania promocji, wynikających z gazetki reklamowej lub systemu rabatowego. W takich przypadkach nie dochodzi do fiskalizacji paragonu, a więc również do sprzedaży w rozumieniu przepisów ustawy o VAT - nie występuje faktyczne przeniesienie własności towaru na nabywcę, brak jest płatności i wydania towaru.

Wydruk ten jest jedynie wydrukiem roboczym/testowym, wykorzystywanym przez obsługę sklepu do celów technicznych i organizacyjnych. Taka funkcjonalność została również potwierdzona przez firmę serwisującą i dostarczającą oprogramowanie sprzedażowe (firma (…), system (…)), która wskazuje, że nie istnieje inna techniczna możliwość weryfikacji działania promocji oraz sprawdzenia poprawności cen.

Z uwagi na brak fiskalizacji oraz brak zakończenia transakcji, działanie takie nie wpływa na obrót ewidencjonowany na kasie i nie skutkuje zaniżeniem podatku należnego i tym samym nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji, bo to nie jest paragon fiskalny.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 111 ust. 1b ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Ponadto, treść art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy wskazuje, że:

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwanego dalej „rozporządzeniem”.

Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia:

W myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia:

Na mocy § 2 pkt 18 rozporządzenia:

Jak stanowi § 2 pkt 2 rozporządzenia:

Według § 2 pkt 29 rozporządzenia:

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i 10 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia:

Na mocy § 3 ust. 4 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 5 rozporządzenia:

W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu).

Podkreślić należy, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.

Należy zauważyć, że przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wskazują na obowiązek prowadzenia odrębnych ewidencji w przypadku zwrotów towarów i uznanych reklamacji, które skutkują zwrotem całości albo części należności, jak również w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki.

W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyny zaistniałej korekty wymienione w § 3 ust. 3 w pkt od 1 do 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, a zapisy widniejące w ewidencji pozwalały na określenie prawidłowej kwoty sprzedaży i podatku należnego.

Powołane wyżej przepisy określają również w jaki sposób należy dokonać korekty sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej w sytuacji wystąpienia oczywistej omyłki. Ze względu na to, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), anulowanie błędnie wystawionych paragonów powinno być ujmowane w odrębnej ewidencji, która musi zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 4 rozporządzenia, przy czym jednym z tych warunków jest dołączenie do prowadzanej ewidencji oryginału paragonu zawierającego oczywistą omyłkę. Ponadto podatnik zobowiązany jest w takim przypadku do zaewidencjonowania ponownie sprzedaży w prawidłowej wysokości. Oznacza to, że transakcja jest zaewidencjonowana dwukrotnie - po raz pierwszy błędnie, a po dokonaniu korekty w odrębnej ewidencji - ponownie, tym razem w poprawny sposób.

Przy czym, przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. Oczywista pomyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a oczywistość omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów.

W opisie sprawy wskazała Pani, że w Pani działalności wykorzystywana jest funkcja wystawienia tzw. paragonu niefiskalnego (niefiskalnego wydruku testowego) - tj. sytuacji, gdy towar zostaje „nabity” na kasę w celu sprawdzenia ceny (szczególnie weryfikacji poprawnego działania rabatów i promocji z gazetki reklamowej), a następnie - bez zatwierdzenia transakcji - paragon jest anulowany (brak zapisu w pamięci fiskalnej i brak wydruku fiskalnego). Funkcja ta wykorzystywana jest także w sytuacjach, gdy klient rezygnuje z zakupu przed zakończeniem transakcji lub przy innych testach technicznych. Opisana funkcjonalność jest jedyną możliwą metodą weryfikacji poprawności wczytywanych rabatów i cen promocyjnych w Pani systemie. Paragony niefiskalne nie są wliczane do obrotu, nie pojawiają się w raportach miesięcznych służą wyłącznie celom technicznym i testowym. Liczba anulowanych dokumentów (przed fiskalizacją) pojawia się w raportach dobowych, co również może służyć celom kontrolnym. Posiada Pani rejestr anulowanych paragonów w przypadku, gdy paragon został już zafiskalizowany i musi zostać unieważniony (np. błędny NIP klienta).

Pani wątpliwości dotyczą ustalenia czy Pani działanie polegające na nabijaniu towaru w celu sprawdzenia ceny/promocji i następnie anulowaniu transakcji bez finalizacji i wydruku fiskalnego jest prawidłowe i nie stanowi naruszenia przepisów dotyczących ewidencji sprzedaży oraz czy powinna Pani ujmować takie anulowane, niefiskalne paragony techniczne w rejestrze anulowanych paragonów.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że przy użyciu kasy rejestrującej podatnik wystawia zarówno paragony fiskalne, jak i inne dokumenty dotyczące pracy tych kas. Jednocześnie rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących rozróżnia dokumenty wystawiane przy użyciu kasy na:

- dokumenty fiskalne (w tym pojęciu mieszczą się m.in. paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż). Rolą paragonu fiskalnego jest odzwierciedlenie zdarzenia gospodarczego, czyli w istocie stwierdzenia faktu dostawy określonych towarów lub świadczenia usług. Zatem, paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru oraz jest dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego;

- dokumenty niefiskalne (inne niż dokumenty fiskalny) - przy czym przepisy nie precyzują wprost jakich konkretnie czynności one dotyczą. Istotne jest jednak to, że dokument niefiskalny nie może dokumentować sprzedaży towarów i usług, i tym samym nie może być przekazany kupującemu jako dowód zakupu.

Na podstawie przedstawionych we wniosku okoliczności sprawy Organ rozumie, że „nabija” Pani towar na kasie w celu sprawdzenia ceny/promocji, a następnie dokonuje anulowania tej transakcji, w wyniku czego nie zostaje ona zapisana w pamięci fiskalnej i nie zostanie wydrukowany dokument fiskalny. Zostanie natomiast wystawiony dokument niefiskalny w rozumieniu § 2 pkt 2 ww. rozporządzenia - określony przez Panią jako „paragon niefiskalny (niefiskalny wydruk testowy)”.

W przypadku opisanym we wniosku nie dochodzi do sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT, ani do fiskalizacji paragonu. Jeżeli zatem dokument niefiskalny może być wystawiany w sytuacjach innych niż w przypadku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, to wystawienie dokumentu niefiskalnego poprzez „nabijanie” towaru w celu sprawdzenia ceny/promocji i następnie anulowanie transakcji bez finalizacji i wydruku fiskalnego, która to czynność nie stanowi dostawy towarów ani świadczenia usług - nie narusza przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Podsumowując, opisane przez Panią działanie polegające na nabijaniu towaru w celu sprawdzenia ceny/promocji i następnie anulowaniu transakcji bez finalizacji i wydruku fiskalnego nie stanowi naruszenia przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Odnosząc się z kolei do kwestii obowiązku ujmowania anulowanych, niefiskalnych paragonów technicznych w rejestrze anulowanych paragonów, należy zauważyć, że - jak wynika z opisu sprawy - paragon jest anulowany bez zatwierdzenia transakcji (brak zapisu w pamięci fiskalnej i brak wydruku fiskalnego). W takich przypadkach nie dochodzi w ogóle do sprzedaży w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. We wniosku wskazała Pani, że paragony niefiskalne nie są wliczane do obrotu, nie pojawiają się w raportach miesięcznych, służą wyłącznie celom technicznym i testowym. Liczba anulowanych dokumentów (przed fiskalizacją) pojawia się w raportach dobowych, co również może służyć celom kontrolnym.

Należy podkreślić, że „dokument niefiskalny” nie jest ujmowany w sumarycznym zestawieniu wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego za dany dzień czy miesiąc, gdyż nie dokumentuje on sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Tym samym dokument niefiskalny związany z „nabijaniem” towaru w celu sprawdzenia ceny/promocji i następnie anulowaniem transakcji bez finalizacji i wydruku fiskalnego, która to czynność nie stanowi dostawy towarów ani świadczenia usług, nie wpływa na obrót i kwotę podatku należnego ewidencjonowanego na kasie. Z powyższych względów dokumenty te nie będą ujmowane w ewidencjach korekt sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej przewidzianych przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, tj. ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji, o której mowa w § 3 ust. 3 oraz ewidencji oczywistych pomyłek określonej w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia.

W analizowanej sprawie nie można mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki w ewidencji. W konsekwencji brak jest podstaw do ujmowania anulowanych, niefiskalnych paragonów technicznych w ewidencji oczywistych omyłek.

W opisanej sytuacji nie dochodzi również do zwrotu towarów ani uznania reklamacji towarów. Nie ma zatem również podstaw do ujmowania anulowanych, niefiskalnych paragonów technicznych w ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji.

Należy przy tym dodać, że przepisy ww. rozporządzenia nie przewidują „rejestru anulowanych paragonów”. Jak wskazano wyżej paragon fiskalny anulowany to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy podczas sprzedaży, potwierdzający niedokonanie rozpoczętej sprzedaży, a więc dokument, który nie będzie ujmowany w sumarycznym zestawieniu wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego za dany dzień czy miesiąc. W raporcie fiskalnym dobowym lub miesięcznym będzie natomiast zawarta informacja o łącznej liczbie i wartość paragonów fiskalnych anulowanych. Jeżeli natomiast dojdzie do błędnego wystawienia paragonu fiskalnego, to jedynym sposobem jego „anulowania” będzie ujęcie tak nieprawidłowo zaewidencjonowanej sprzedaży w ewidencji oczywistych pomyłek przy spełnieniu warunków określonych w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia.

Podsumowując, anulowane, niefiskalne paragony techniczne (które nie zostały zapamiętane przez kasę jako dokument fiskalny i nie są ujęte w raportach miesięcznych), nie powinny być ujmowane w rejestrze anulowanych paragonów (ewidencji oczywistych omyłek i ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji).

Tym samym, Pani stanowisko w zakresie pytania nr 1 i pytania nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponosi Pani ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.