Interpretacja indywidualna z dnia 15 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB2-1.4010.427.2025.3.KW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w kwestii ustalenia, czy wydatki na usługi doradcze poniesione przez Spółkę stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 24 listopada 2025 r. (data wpływu tego samego dnia).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(X) (dalej: Spółka) jest osobą prawną, polskim rezydentem podatkowym posiadającym w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, a także czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka jest przedsiębiorstwem (…) w rozumieniu ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2028 z późn. zm.; dalej: „u.z.z.w”). Ponadto Spółka prowadzi (…), zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 733). Spółka jest obowiązana do przyjmowania (…). Miasto (…) zgodnie z art. 7 pkt 3 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 1153) - powierzyła Spółce wykonywanie ustawowych zadań własnych gminy w zakresie (…).

Spółka planowała złożyć wniosek o przyznanie dotacji o dofinansowanie projektu unijnego. Projekt zakłada stworzenie (…). Efektem będzie pełna cyfryzacja i automatyzacja procesów – od rejestracji (…), przez elektroniczne protokoły, plany kontroli i sprawozdawczość, po integrację ze (…) i mobilną obsługę (…) oraz firm (…). Wdrożenie systemu zapewni transparentność w gospodarce (…) w regionie oraz ograniczy zjawisko „szarej strefy”.

W celu przygotowania aplikacji o dofinansowanie Spółka podpisała umowę z firmą doradczą. Zgodnie z jej zapisami Zleceniobiorca zobowiązał się do przygotowania kompletnego wniosku o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami, jego złożenia i monitorowania, a także wprowadzania ewentualnych korekt i uzupełnień na żądanie instytucji oceniającej.

Zakres czynności obejmował analizę dokumentacji, opracowanie wniosku, przygotowanie wyjaśnień i uzupełnień, a w razie potrzeby – współpracę przy doborze wykonawców specjalistycznych ekspertyz, których koszt obciążał bezpośrednio Zleceniodawcę.

Konkurs w ramach programu (…) został jednak ogłoszony z myślą o jednostkach samorządu terytorialnego i podległych im przedsiębiorstwach.

Początkowo zakładano, że wnioskodawcą będzie Spółka, jednak po analizie formalnej potwierdzono, że spółka (…) nie może samodzielnie aplikować w tym instrumencie. W konsekwencji liderem i beneficjentem projektu zostało Miasto (…), a Spółka została włączona w realizację jako partner techniczny odpowiedzialny za dostosowanie i obsługę (…), wsparcie (…) oraz przygotowanie projektu i wniosku „(…)”.

Na etapie przygotowawczym zrealizowano wydatki na opracowanie dokumentacji aplikacyjnej, finansowych i formalno-prawnych, zgodnie z umową zawartą z firmą doradczą. Dodatkowo Spółka poniosła koszty wewnętrzne związane z pracą oddelegowanego pracownika, zajmującym się analizą techniczną oraz promocją systemu wśród jednostek (…). Finalnie doprowadzano do zawarcia przez (…) jednostek samorządu terytorialnego umowy partnerskiej w ramach (…).

Spółka była inicjatorem koncepcji stworzenia oprogramowania i wnioskowania o dotację, lecz jako spółka (…) nie mogło samodzielnie ubiegać się o środki w ramach (…). Z uwagi na ograniczoną pulę dostępnych funduszy oraz międzygminny charakter przedsięwzięcia, zdecydowano o podziale zadań i kosztów. Miasto przejęło rolę wnioskodawcy i beneficjenta, zabezpieczając udział własny obejmujący system centralny oraz jego utrzymanie. Spółka natomiast została partnerem technicznym odpowiedzialnym za dostosowanie (…) do nowych wymogów. Taki model współpracy pozwala maksymalnie wykorzystać fundusze, zapewnia pełną funkcjonalność systemu i gwarantuje, że efekty wdrożenia będą odczuwalne zarówno dla mieszkańców, jak i dla Spółki.

Ze względu na to, iż wedle pierwotnych założeń aplikować o przyznania dotacji miała Spółka, Miasto (…) nie przewidziało w budżecie wydatków na usługi doradcze w tym zakresie. W związku z tym, brak finansowania ze strony Spółki spowodowałoby konieczność rezygnacji z udziału w projekcie .

W piśmie z 24 listopada 2025 r. udzielili Państwo odpowiedzi na pytania:

1.Jaka dokładnie była Państwa rola jako partnera w projekcie o którym mowa we wniosku?

Spółka pełniła rolę partnera technicznego, odpowiedzialnego przede wszystkim za:

-opracowanie i przekazanie danych technicznych niezbędnych do zaprojektowania funkcjonalności platformy (…),

-wsparcie merytoryczne przy definiowaniu wymagań technicznych systemu, w tym parametrów urządzeń, sposobu ewidencji oraz standardów bezpieczeństwa danych,

-konsultacje operacyjne dotyczące praktycznych aspektów obsługi i rozliczania (…),

-weryfikację proponowanych rozwiązań technologicznych na etapie przygotowania dokumentacji projektowej i aplikacyjnej.

2.W jaki dokładnie sposób poniesione przez Państwa wydatki na usługi doradcze wpisują się w tą (ww.) rolę?

Wydatki poniesione przez Spółkę na usługi doradcze były bezpośrednio związane z realizacją zadań partnera technicznego w projekcie. Umożliwiły one:

-pozyskanie specjalistycznych analiz eksperckich, niezbędnych do prawidłowego opisania parametrów technicznych przyszłego systemu,

-przygotowanie kompletnych danych wejściowych do dokumentacji projektowej, obejmujących również aspekty integracji infrastruktury Spółki oraz (…) partnerów z nową platformą,

-ocenę możliwości technicznych i kosztowych związanych z dostosowaniem (…), a więc z bezpośrednim zakresem udziału Spółki w projekcie,

-opracowanie analiz funkcjonalnych i technologicznych, które potwierdziły możliwości wykonalność inwestycji po stronie (X) i reszty partnerów projektu (…).

Usługi te stanowiły zatem niezbędne wsparcie umożliwiające rzetelną realizację powierzonych Spółce zadań - zarówno tych związanych z przygotowaniem danych technicznych, jak i oszacowaniem kosztów dostosowania obiektów (…) partnerów (…).

3.Czy i w jakim zakresie efekty sfinansowanych przez Państwa usług doradczych, zostały wykorzystane w procesie aplikowania do projektu przez Miasto (…)?

Efekty usług doradczych zostały w pełni wykorzystane przez Miasto (…) na etapie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej do (…). Obejmowały one m.in.:

-opracowania techniczne i ekspertyzy, które zostały włączone do części opisowej wniosku projektowego,

-dane dotyczące zakresu prac niezbędnych do integracji systemu z infrastrukturą (…) i reszty partnerów (…),

-analizy umożliwiające przygotowanie rzetelnych kalkulacji wartości projektu oraz identyfikację kosztów kwalifikowanych,

-dokumenty niezbędne do określenia wymagań funkcjonalnych i technologicznych systemu, stanowiących kluczowy element wniosku.

Materiały przygotowane dzięki usługom doradczym miały istotny wpływ na kompletność oraz prawidłowe uzasadnienie zakresu rzeczowego projektu do (…).

Pytanie

Czy wydatki na usługi doradcze poniesione przez Spółkę stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, iż poniesione przez nią wydatki na usługę doradczą stanowią jej koszt uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zd. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Wyżej wymieniony przepis oznacza, iż kosztami uzyskania przychodu mogą być wydatki, które są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, a ich celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Z tego względu podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie wydatki, które w sposób bezpośredni bądź pośredni są związane z przychodami, jeśli zostały rzetelnie udokumentowane, z wyjątkiem tych ustawowo wyłączonych. Zatem wszystkie poniesione wydatki, można uznać jako koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu istnienia i funkcjonowania źródła przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek spełniający łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na jego działalność przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W kontekście zaprezentowanego stanu faktycznego kluczowy jest zwrot „w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Ustawa CIT nie zawiera definicji tego sformułowania. Stąd też, zgodnie z dyrektywami wykładni językowej, dla ustalenia jego znaczenia należałoby odwołać się do potocznego rozumienia. Zgodnie ze słownikiem PWN, „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności", "uchronić przed zapomnieniem”.

W wyroku NSA z dnia 22 kwietnia 2015 r., (sygn. akt II FSK 626/13) wskazano, że: „Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty poniesione na zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów tak, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób”. Potwierdza to również NSA w wyroku z dnia 30 maja 2018 r., (sygn. akt II FSK 1360/16).

Jak wskazuje NSA w wyroku z dnia 11 grudnia 2013 r., (sygn. akt II FSK 478/12): „Jako zabezpieczenie źródła przychodów należy zaś rozumieć koszty poniesione na ochronę istniejącego (podstawowego) źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób”.

Do przedmiotowego zagadnienia odniósł się również WSA w Warszawie w wyroku z dnia 5 marca 2013 r., (sygn. akt III SA/Wa 2952/12): „Koszty ponoszone w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to koszty ponoszone w celu utrzymania w sprawności źródła przychodów, jego uchowania i uchronienia tak, aby mogło funkcjonować i dawać przychody w przyszłości. To także koszty ponoszone w celu podtrzymania istnienia źródła przychodów, skutecznej realizacji przedsięwzięć, uczynienia źródła przychodów mocnym i trwałym, odpornym na działanie czynników obniżających jego sprawność”.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 września 2019 r., (nr 0111-KDIB1-1.4010.314.2019.1.MF) stwierdził, iż: „Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób. Oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy”.

Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, iż może ona zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na usługi doradcze dotyczące przygotowania wniosków o dotacje, gdzie wnioskodawcą była jednostka samorządu terytorialnego. Jest tak dlatego, że w ocenie Spółki wydatki te spełniają warunek poniesienia w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wskazać również należy, iż sfinansowanie usługi doradczej poparte jest racjonalnością biznesową. Choć Spółka nie jest bezpośrednim beneficjentem projektu, projekt ten generuje dla Spółki istotne korzyści finansowe. System zwiększy kontrolę nad obiegiem (…) z (…) gmin i wyeliminuje nielegalne (…), co przełoży się na wzrost ilości (…) trafiających do (…) Spółki, a tym samym na stabilniejsze i wyższe przychody podatkowe z ich przyjęcia. Podkreślić należy, iż w przypadku, gdyby Spółka nie sfinansowała usługi doradczej, miasto nie wystąpiłoby o przyznanie dotacji na sfinansowanie platformy, a program nie zostałby wdrożony. Innymi słowy, brak sfinansowania usługi doradczej skutkowałby nieosiągnięciem zwiększenia przychodów z przyjmowania (…) (dzięki „uszczelnieniu systemu” gospodarki (…)).

W ocenie Spółki również okoliczność, iż beneficjentem dotacji będzie Miasto nie stoi na przeszkodzie do zaliczenia wydatków na usługi doradcze jako koszty uzyskania przychodów. Po pierwsze wydatek taki nie został ujęty w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT. Po drugie sama okoliczność, iż beneficjentem będzie Miasto nie może skutkować uznaniem, iż wydatki na usługę doradczą nie stanowią dla niej kosztów uzyskania przychodów. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wielokrotnie wydawał interpretacje indywidulane, w których potwierdzał, iż wydatki poniesione na nieruchomościach należących do gmin, a nie Spółek mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 25 października 2023 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.398.2023.4.END), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, iż wydatki wnioskodawcy na budowę infrastruktury drogowej na działkach należących do gminy, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów wnioskodawcy. Co prawda interpretacja ta nie dotyczyła wprost wydatków takie jakie są przedmiotem niniejszego wniosku, natomiast, w ocenie Spółki, wskazują na pewną logikę – jeżeli wydatek na rzecz gminy może dać podatnikowi przychód, to takie wydatki mogą stanowić dla podatnika koszty uzyskania przychodów.

Tak też jest w niniejszej sprawie. Jak było już wyżej wskazane, gdyby Spółka nie poniosła wydatku na usługę doradczą, to jej przychody nie uległyby zwiększeniu w wyniku przyjmowania większej ilości (…), dzięki „uszczelnieniu systemu” oddawania (…) do Spółki, jako jednemu z uprawnionych podmiotów. Na marginesie wskazać należy, iż wprowadzenie platformy ma znaczenie również, patrząc szerzej, na ochronę środowiska jak również mieszkańców (…) i okolic, gdyż wprowadzenie tej platformy bardzo utrudnia dokonywanie (…) w miejscach nieuprawnionych (np. do (…)) co wpisuje się również w szeroko rozumiane wydatki z kategorii CSR, które również mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Wskazać należy, że wiele aktualnych publikacji o gospodarce (…) mówi, że w Polsce około 80%-95% (…). Natomiast przepisy nakazują bezwzględnie – (…). Społeczna odpowiedzialność biznesu nie pozwala być obojętnym na totalną dewastację środowiska i (…) dla obecnych mieszkańców Polski (w tym terenu na którym działa Spółka i następnych pokoleń).

Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, iż wydatki na usługę doradczą stanowią jej koszty uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2.jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3.pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4.poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5.został właściwie udokumentowany,

6.nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów.

Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną prawnie uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Przedmiot Państwa wątpliwości dotyczy ustalenia, czy wydatki na usługi doradcze poniesione przez Spółkę stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Jak wskazali Państwo we wniosku, ponieśli Państwo koszty związane z opracowaniem dokumentacji aplikacyjnej, finansowej i formalno-prawnej, zgodnie z umową zawartą z firmą doradczą oraz koszty wewnętrzne związane z pracą oddelegowanego pracownika, zajmującym się analizą techniczną oraz promocją systemu wśród jednostek samorządu terytorialnego (…). Finalnie doprowadzono do zawarcia przez (…) jednostek samorządu terytorialnego umowy partnerskiej w ramach (…). Są Państwo inicjatorem koncepcji stworzenia oprogramowania i wnioskowania o dotację, lecz jako spółka (…) nie mogliście samodzielnie ubiegać się o środki w ramach (…). Miasto przejęło rolę wnioskodawcy i beneficjenta, zabezpieczając udział własny obejmujący system centralny oraz jego utrzymanie. Państwo natomiast zostali partnerem technicznym odpowiedzialnym za dostosowanie (…) do nowych wymogów.

Dodatkowo wskazali Państwo, że Spółka pełniła rolę partnera technicznego, odpowiedzialnego przede wszystkim za:

-opracowanie i przekazanie danych technicznych niezbędnych do zaprojektowania funkcjonalności platformy (…),

-wsparcie merytoryczne przy definiowaniu wymagań technicznych systemu, w tym parametrów urządzeń, sposobu ewidencji oraz standardów bezpieczeństwa danych,

-konsultacje operacyjne dotyczące praktycznych aspektów obsługi i rozliczania (…),

-weryfikację proponowanych rozwiązań technologicznych na etapie przygotowania dokumentacji projektowej i aplikacyjnej.

Wydatki poniesione przez Państwa na usługi doradcze były bezpośrednio związane z realizacją zadań partnera technicznego w projekcie. Umożliwiły one:

-pozyskanie specjalistycznych analiz eksperckich, niezbędnych do prawidłowego opisania parametrów technicznych przyszłego systemu,

-przygotowanie kompletnych danych wejściowych do dokumentacji projektowej, obejmujących również aspekty integracji infrastruktury Spółki oraz (…) partnerów z nową platformą,

-ocenę możliwości technicznych i kosztowych związanych z dostosowaniem (…), a więc z bezpośrednim zakresem udziału Spółki w projekcie,

-opracowanie analiz funkcjonalnych i technologicznych, które potwierdziły możliwości wykonalność inwestycji po stronie (X) i reszty partnerów projektu (…).

Usługi te stanowiły zatem niezbędne wsparcie umożliwiające rzetelną realizację powierzonych Państwu zadań - zarówno tych związanych z przygotowaniem danych technicznych, jak i oszacowaniem kosztów dostosowania obiektów (…) partnerów (…).

Efekty usług doradczych zostały w pełni wykorzystane przez Miasto (…) na etapie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej do (…). Obejmowały one m.in.:

-opracowania techniczne i ekspertyzy, które zostały włączone do części opisowej wniosku projektowego,

-dane dotyczące zakresu prac niezbędnych do integracji systemu z infrastrukturą (…) i reszty partnerów (…),

-analizy umożliwiające przygotowanie rzetelnych kalkulacji wartości projektu oraz identyfikację kosztów kwalifikowanych,

-dokumenty niezbędne do określenia wymagań funkcjonalnych i technologicznych systemu, stanowiących kluczowy element wniosku.

Jak wskazali Państwo we wniosku, sfinansowanie usługi doradczej poparte jest racjonalnością biznesową. Choć nie są Państwo bezpośrednim beneficjentem projektu, projekt ten generuje dla Państwa istotne korzyści finansowe, bowiem system zwiększy kontrolę nad obiegiem (…) z (…) gmin i wyeliminuje nielegalne (…), co przełoży się na wzrost ilości (…) trafiających do Państwa (…), a tym samym na stabilniejsze i wyższe przychody podatkowe z ich przyjęcia. We wniosku wskazano także, że gdyby Państwo nie sfinansowali usługi doradczej, miasto nie wystąpiłoby o przyznanie dotacji na sfinansowanie platformy, a program nie zostałby wdrożony. Innymi słowy, brak sfinansowania usługi doradczej skutkowałby nieosiągnięciem zwiększenia przychodów z przyjmowania (…) (dzięki „uszczelnieniu systemu” gospodarki (…)). Wprowadzenie platformy ma znaczenie również, patrząc szerzej, na ochronę środowiska jak również mieszkańców (…) i okolic, gdyż wprowadzenie tej platformy bardzo utrudnia dokonywanie (…) w miejscach nieuprawnionych (np. do (…)), co wpisuje się również w szeroko rozumiane wydatki z kategorii CSR.

Przenosząc przedstawione uregulowania prawne na grunt analizowanej sprawy zgadzam się, że ww. wydatki spełniają wszystkie przesłanki niezbędne do uznania ich za koszty uzyskania przychodu, wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wydatki te nie zostały wymienione w negatywnym katalogu kosztów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mają związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i zostały w całości poniesione przez Państwa Spółkę. O ile zatem wydatki zostaną prawidłowo udokumentowane i nie zostały/zostaną Państwu w jakikolwiek sposób zwrócone mogą stanowić koszty podatkowe.

Odnosząc się do momentu zaliczenia ww. wydatków do kosztów podatkowych, zauważyć należy, że maja one charakter tzw. kosztów pośrednich. Trudno bowiem uznać, że służą one uzyskaniu konkretnych przychodów.

W myśl art. 15 ust. 4d ustawy o CIT:

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Stosownie natomiast do art. 15 ust. 4e ustawy o CIT

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W świetle powyższego, wskazane we wniosku wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT.

Państwa stanowisko jest zatem prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych wskazać należy, iż rozstrzygnięcie w nich zawarte nie są wiążące dla tutejszego Organu. Interpretacje organów podatkowych dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osadzonych w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące.

Odnosząc się natomiast do przywołanych przez Wnioskodawcę wyroków należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa i są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.