Interpretacja indywidualna z dnia 15 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.844.2025.3.AC

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 października 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 9 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan - w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 listopada 2025 r. (wpływ 12 listopada 2025 r.) oraz pismem (wpływ 14 listopada 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym. Wnioskodawca od 2 lipca 2024 r. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz podatnik VAT-UE. Podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej przez siebie działalności świadczy usługę spersonalizowanego linkowania (ang. custom link-building - usługa publikacji linków klientów na stronach internetowych wydawców). Wnioskodawca uzyskał dla danego rodzaju usług interpretację podatkową, ponieważ jest udziałowcem w spółce zarejestrowanej w E., która prowadzi identyczną działalność (z dnia 5 września 2025 r. sygn. 0115-KDIT3.4011.560.2025.2.PS). Wnioskodawca podaje ją jedynie w celach informacyjnych, żeby Organ mógł się zorientować o charakterze prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności.

W Polsce najbardziej znanymi firmami prowadzącymi działalność w zakresie link-building są (...) i (...). Są to (...). Wnioskodawca chciałby zwiększyć skalę prowadzonej przez siebie działalności w tym poprzez przeniesienie większości działalności wykonywanej dotychczas przez spółkę w E. Natomiast żeby to nastąpiło potrzebuje uzyskać potwierdzenie co do możliwości rozliczania w kosztach podatkowych oraz odliczania podatku naliczonego VAT od licznych wydatków zakupowych.

Wnioskodawca oczekuje, że prowadzona przez niego innowacyjna działalność oraz jego model biznesowy zostaną zrozumiane i zaakceptowane przez Organ. Gdyby uwzględnienie w kosztach podatkowych przedmiotowych wydatków nie było możliwe, to prowadzona przez Wnioskodawcę działalność okazałaby się po prostu nieopłacalna. Jednocześnie Wnioskodawca potrzebuje uzyskać potwierdzenie co do sposobu dokumentowania wydatków w najprostszy możliwy i nowoczesny sposób uwzględniający realia dokonywania płatności za pośrednictwem (...). Wnioskodawca korzysta z (...) nie tylko dlatego że jest to najbardziej znany i renomowany na świecie operator płatności (więc Wnioskodawca dokonując licznych płatności na rzecz podmiotów, np. z Indii ma pewność, że zamówiona przez niego usługa zostanie wykonana) ale również dlatego że (...) zapewnia mu możliwość dokonania zwrotu środków w ciągu 180 dni od dnia dokonania płatności gdyby webmaster po otrzymaniu płatności i wykonaniu usług jednak cofnąłby skutki zrealizowanej usługi usuwając link klienta Wnioskodawcy z docelowej strony internetowej należącej do Wydawcy.

Od początku prowadzenia działalności gospodarczej Wnioskodawca jest opodatkowanym zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych. W przyszłości (od 1 stycznia 2026 r.) Wnioskodawca rozważa przejście na tzw. podatek liniowy. Przedmiotowy wniosek o wydanie interpretacji podatkowej w zakresie PIT dotyczy zatem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca spełni wszystkie warunki do zmiany formy opodatkowania w PIT na tzw. podatek liniowy (19% PIT).

W zakresie VAT przedmiotowy wniosek dotyczy zarówno stanu obecnego, jak i stanu przyszłego (Wnioskodawca w dalszym ciągu planuje rozliczać import usług w sposób opisany poniżej).

Opis usługi linkowania

W ramach wykonywanej działalności Wnioskodawca świadczy usługę spersonalizowanego linkowania (ang. custom link-building services - budowanie profilu linku), polegającą na pozyskiwaniu linków zwrotnych (na stronach Wydawców, tj. właścicieli stron internetowych na których mają być opublikowane linki, dalej: „Wydawcy”) do witryny swojego klienta.

Celem usługi z punktu widzenia klienta Wnioskodawcy jest m.in. zwiększenie widoczności jego witryny w organicznych wynikach wyszukiwania (np. w wyszukiwarce (...)) poprzez publikację linku w treści redakcyjnej na stronie internetowej podmiotu trzeciego (Wydawcy).

Sens ekonomiczny usługi świadczonej przez Wnioskodawcę polega na pośrednictwie między zamawiającym usługę (dalej: „Zamawiający”) a właścicielem strony internetowej (tj. Wydawcą) na której ma się pojawić link do strony Zamawiającego. Wnioskodawca działa jako pośrednik między Zamawiającym a Wydawcą.

Wnioskodawca wystawia fakturę na rzecz Zamawiającego na kwotę odpowiadającą wartości usługi publikacji linku. Większość klientów Wnioskodawcy znajduje się w Stanach Zjednoczonych Ameryki.

W celu świadczenia przez siebie usług Wnioskodawca korzysta z usług podmiotów trzecich, którymi są tzw. webmasterzy. Webmasterzy, stosownie do uzgodnionego zlecenia, wykonują w szczególności na stronie Wydawcy:

• Publikację artykułu (nowy materiał redakcyjny) lub aktualizację istniejącego artykułu poprzez dodanie fragmentu tekstu/akapitu;
• Umieszczenie odnośnika (linku) prowadzącego do wskazanej strony, z ustalonym anchorem i atrybutem technicznym;
• Wdrożenie techniczne (formatowanie treści, ewentualne dodanie grafiki, uzupełnienie metadanych, aktualizacja mapy strony/sitemapy, zgłoszenie adresu URL do indeksacji);
• Zapewnienie dostępności materiału w serwisie przez uzgodniony okres oraz bieżące utrzymanie publikacji (np. drobne korekty redakcyjne, przeniesienie w obrębie serwisu).

Wnioskodawca w ciągu jednego miesiąca dokonuje płatności na rzecz webmasterów za świadczone przez nich usługi, w liczbie od kilkuset do kilku tysięcy transakcji. Webmasterzy w przeważającej większości przypadków są spoza Polski (mają siedzibę działalności gospodarczej zagranicą- tylko takich przypadków dotyczy przedmiotowy wniosek). Korzystanie z usług webmasterów jest dla Wnioskodawcy niezbędne, w celu świadczenia wykonywanych przez niego usług (są to koszty bezpośrednio związane z przychodami Wnioskodawcy).

Płatności na rzecz webmasterów są dokonywane przed wykonaniem przez nich zleconych im usług.

Wnioskodawca pragnie potwierdzić prawidłowy sposób dokumentowania zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w PIT wydatków bezpośrednio związanych z działalnością gospodarczą ponoszonych na rzecz usług tzw. webmasterów, jak również prawidłowego rozliczenia tych transakcji w VAT.

Poza tym pewną trudnością jest liczba płatności dokonywanych na rzecz webmasterów przez Wnioskodawcę w danym miesiącu. W związku z tym Wnioskodawca szuka najbardziej optymalnego sposobu ujmowania wydatków poniesionych na usługi webmasterów w PIT oraz rozliczenia tych płatności w VAT.

W celu usprawnienia procesu ewidencji kosztów uzyskania przychodów, tj. zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na zakup usług webmasterów, Wnioskodawca jest zainteresowany potwierdzeniem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w PIT wydatków udokumentowanych zbiorczym zestawieniem płatności przygotowywanym przez Operatora Płatności (np. (...)). Jednocześnie Wnioskodawca jest zainteresowany potwierdzeniem możliwości ujmowania wydatków na webmasterów na podstawie takiego zbiorczego zestawienia w VAT, po stronie podatku należnego i naliczonego za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu usług.

Zbiorcze miesięczne potwierdzenie (podsumowanie) wystawione przez Operatora Płatności dotyczące płatności zrealizowanych za pośrednictwem Operatora Płatności (np. (...)) w odniesieniu do konkretnej płatności na rzecz webmastera zawiera:

• numer identyfikacyjny transakcji (ID),
• nazwę webmastera,
• e-mail webmastera,
• informacja o tym, że należność została uregulowana,
• kwotę i datę, godzinę płatności
• (dalej: “Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie”).

Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie na potrzeby PIT zostanie uzupełnione przez Wnioskodawcę poprzez kartę dekretacji o następujące informacje: numerację dowodu wewnętrznego, liczbę porządkową każdej transakcji, tłumaczenie informacji wystawionych przez Operatora Płatności na język polski, kwoty transakcji przeliczone na polskie złote zgodnie z obowiązującymi przepisami o PIT, podpis osoby weryfikującej dokument.

Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie zostanie również uzupełnione o niezbędne informacje, żeby mogło zostać uznane za dokument wewnętrzny na potrzeby VAT. W szczególności zostaną do niego dodane przez Wnioskodawcę następujące informację:

• nr dokumentu WEW (zgodnie z wewnętrzną numeracją Wnioskodawcy - numer będzie ten sam jak wskazanej na karcie dekretacji na potrzeby PIT),
• numer podatkowy usługodawcy “brak”,
• data powstania obowiązku podatkowego (będzie ona identyczna z datą dokonania zapłaty za usługi),
• kwota transakcji w walucie PLN przeliczona zgodnie z przepisami o VAT (podstawa opodatkowania),
• stawka podatku,
• VAT należny oraz
• VAT naliczony.

Wnioskodawca będzie używał tego samego Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania uzupełnionego w powyższy sposób zarówno do potrzeb PIT oraz VAT. Wnioskodawca nie będzie dla każdej transakcji w VAT tworzył oddzielnego, osobnego dokumentu WEW (tj. z osobną numeracją na osobnym formularzu), ponieważ zapisy w JPK VAT będą odwoływać się do jednego, zbiorczego dokumentu (Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie).

Proces dokonywania płatności za usługi webmasterów wygląda w następujący sposób.

Osoba upoważniona przez Wnioskodawcę (np. jego pracownik, księgowy) w formularzu udostępnionym przez Operatora Płatności wybiera kontrahenta, na rzecz którego ma zostać dokonana płatność, wpisuje kwotę płatności oraz w komentarzu wpisuje adres strony internetowej dla której webmaster świadczy swoją usługę. Innymi słowy w momencie dokonania płatności wiadomo za jaką konkretnie stronę internetową płaci Wnioskodawca (jest możliwe bezpośrednio powiązanie wydatku z uzyskanym przychodem).

Wnioskodawca posiada dostęp do systemu informatycznego Operatora Płatności, udostępnionego przez niego, przez okres równy co najmniej okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego w podatkach dochodowych i podatku VAT. Zatem Wnioskodawca może w każdej chwili wybrać odpowiedni ID transakcji i ustalić za co dokonano płatności na rzecz konkretnego webmastera. W razie kontroli podatkowej Wnioskodawca może uzasadnić wydatek dokonany na rzecz konkretnego webmastera i powiązać go z konkretną stroną internetowej, dla której webmaster wykonał swoje czynności. Wnioskodawca posiada również stosowne informacje w dokumentacji wewnętrznej (we własnym systemie C.).

W wielu przypadkach webmasterzy nie wystawiają faktur dokumentujących świadczenie przez nich usług.

Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie zawierać datę wystawienia tego dokumentu oraz nazwę Operatora Płatności, który je przygotował, zatem będzie on zawierał wiarygodne określenie jego wystawcy, którym jest Operator Płatności. Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie zawsze zawiera informacje jedynie o rzeczywiście zrealizowanych płatnościach za pośrednictwem Operatora Płatności.

Zakres informacji widniejący w Miesięcznym Zbiorczym Podsumowaniu wynika z przyjętej przez Operatora Płatności polityki, na którą Wnioskodawca nie ma wpływu. Wnioskodawca nie ma wpływu na zakres informacji, które widnieją w Miesięcznym Zbiorczym Podsumowaniu. Wnioskodawca będzie posiadał potwierdzenie wykonania przez webmastera usługi, ponieważ Wnioskodawca przekazuje je swojemu klientowi. Ta dokumentacja będzie przechowywana na wypadek kontroli organów podatkowych.

Osoba upoważniona przez Wnioskodawcę (np. księgowy) będzie sprawdzała zasadność poniesienia każdego z wydatków w celu zidentyfikowania i wyeliminowania możliwych błędów, np. podwójnej zapłaty za tę samą usługę. Weryfikacja będzie się odbywać m.in. przy pomocy narzędzi informatycznych umożliwiających przetwarzanie dużej ilości danych w sposób zautomatyzowany. Po przeprowadzeniu weryfikacji oraz wyeliminowaniu błędnych transakcji (o ile takowe wystąpią) osoba upoważniona przez Wnioskodawcę złoży podpis na Miesięcznym Zbiorczym Podsumowaniu.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że na podstawie Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania oraz wewnętrznej dokumentacji zawsze będzie możliwe zidentyfikowanie konkretnej transakcji, usługi za którą została dokonana płatność na rzecz webmastera.

Na marginesie Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, że w przypadku gdyby okazało się, że ujęcie w kosztach podatkowych w PIT oraz VAT na podstawie Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania nie jest możliwe, Wnioskodawca przeniesie prowadzoną przez siebie działalność gospodarczą do innego kraju, w którym ta działalność oraz dany model biznesowy nie spotkają się z trudnościami biurokratycznymi niemożliwymi do spełnienia. Wnioskodawca pragnąc dochować należytej staranności i wesprzeć rozwój gospodarczy w Polsce oraz dalej realizować innowacyjną działalność wnosi o potwierdzenie swojego stanowiska poprzez uzyskanie interpretacji podatkowej uwzględniającej zarówno interes podatnika, jak i konieczność zapewnienia transparentności jego działalności względem organów podatkowych.

Podatnik pragnie również podkreślić, że jego działalność objęta przedmiotem wniosku, charakteryzuje się niewielką marżą, którą on dolicza do różnicy między kosztem usługi zakupionej od webmastera a wartością usługi budowania linków internetowych sprzedanej na rzecz własnych klientów. Zastosowanie alternatywnych rozwiązań (np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, nawet ze stawką 8,5% lub po prostu brak zaliczania przedmiotowych do kosztów podatkowych w PIT) spowodowałoby, że jego działalność nie byłaby rentowna.

Wnioskodawca wskazuje również, że dokonywanie płatności za pomocą (...) (lub innego Operatora płatności) jest powszechną praktyką rynkową przyjętą na całym świecie dla danego typu usług. Wnioskodawca nie ma wpływu na zakres informacji zbieranych oraz przekazywanych przez (...). Operatorzy płatności są niezależnymi, profesjonalnymi podmiotami trzecimi, a dostarczane przez nie informacje, są obiektywne i autentyczne.

Doprecyzowanie opisu sprawy

Wnioskodawca uzupełnił opis sprawy odpowiadając na pytania w poniższy sposób:

1.Jak wygląda mechanizm/proces pozyskiwania do współpracy webmasterów oraz na jakiej podstawie prawnej będą oni przez Pana zatrudniani? - proszę o dokładne opisanie tej kwestii.

Odpowiedź:

Wnioskodawca wyszukuje webmasterów zainteresowanych współpracą, którzy mają możliwość umieszczenia linku na konkretnej stronie internetowej. Wnioskodawca poszukuje webmasterów na różnych forach, grupach, giełdach z ogłoszeniami (np. forum dla profesjonalistów (...)). Poprzez te fora/giełdy Wnioskodawca kontaktuje się z webmasterami, w celu ustalenia proponowanych przez nich warunków współpracy. Są to zazwyczaj osoby, które podają wyłącznie swój nick (nazwę użytkownika) stworzony na potrzeby stosowania danej platformy.

Na tej podstawie Wnioskodawca tworzy wewnętrzną bazę (tabelę) webmasterów, których usługi może proponować swoimi swoim klientom (Zamawiającym). Poza tym Wnioskodawca wykorzystuje gotowe bazy danych z listą webmasterów, gdzie są wymienione linki stron internetowych, dla których webmasterzy świadczą swoje usługi.

2.Jakich kwestii dotyczy "uzgodnione zlecenie” z webmasterami?

Odpowiedź

Wnioskodawca kontaktuje się webmasterami mailowo, lub poprzez formularz kontaktowy w celu ustalenia szczegółowych warunków współpracy, na które składają m.in. następujące okoliczności:

• cena za umieszczenie linku,
• możliwość otrzymania rabatu dla większych zamówień,
• rodzaj linku (np. follow/dofollow).

Składając konkretne zamówienie Wnioskodawca pozyskuje dane o osobie webmasterza (osobie fizycznej lub prawnej), która będzie świadczyć swoje usługi na rzecz Wnioskodawcy po otrzymaniu wniosku o dokonanie płatności. To jest, webmaster po uzgodnieniu zamówienia przesyła do Wnioskodawcy wniosek o dokonanie płatności za pośrednictwem Operatora Płatności ((...)) zawierający odpowiednie informacje, w tym link strony internetowej dla której zostaną wykonane czynności przez webmastera. W celu otrzymania zapłaty za swoje usługi webmaster powinien najpierw wykonać usługę, tj. umieścić link Zamawiającego (klienta Wnioskodawcy) na stronie Wydawcy (właściciela strony internetowej). Zamawiający (klient Wnioskodawcy) po upewnieniu się, że usługa została wykonana (tj. ważne jest dla niego ustalić, że webmaster ma prawo umieszczenia jego linku) dokonuje zapłaty na rzecz Wnioskodawcy. Wnioskodawca niezwłocznie po otrzymaniu potwierdzenia umieszczenia linku na stronie Wydawcy stwierdza i akceptuje wykonanie usługi dokonując zapłaty za usługę webmastera. Umieszczenie linku przez webmastera na stronie wydawcy, zapłata oraz wykonanie usługi (której stwierdzenie następuje w momencie zapłaty za usługę) ma miejsce w tym samym podatkowym okresie rozliczeniowym (tj. mówiąc prościej, w tym samym miesiącu kalendarzowym).

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wykonanie usługi oraz dokonanie zapłaty za nie, będzie miało miejsce w tym samym miesiącu kalendarzowym, co będzie dodatkowo weryfikowano przez osobę uprawnioną przez Wnioskodawcę (np. przez jego księgowego). Gdyby się okazało, że dla danej transakcji zapłaty dokonano później, niż usługa została wykonana (choć Wnioskodawca nie przewiduje takich sytuacji), to wtedy te transakcje zostaną wyodrębnione i uwzględnione w ewidencji podatkowej na potrzeby PIT i VAT w okresie, w którym rzeczywiście powstał obowiązek podatkowy, jeśli to będzie okres inny ten, w którym dokonano zapłaty za usługi webmasterów.

Na marginesie, warto zauważyć, że Zamawiający nie ma bezpośredniego kontaktu z webmasterem.

Wnioskodawca prosi o zmodyfikowanie zatem stanu faktycznego w sposób opisany powyżej; nieaktualne pozostaje zatem pierwotnie podana informacja o tym, że: „Płatności na rzecz webmasterów są dokonywane przed wykonaniem przez nich zleconych im usług. ”

Płatności na rzecz webmasterów są dokonywane w chwili wykonania usługi, po odnotowaniu tego faktu przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca podtrzymuje swoje stanowisko prawne w tym zakresie, ponieważ obowiązek podatkowy w VAT z tytułu importu usług powstaje na zasadach ogólnych, tj. w danym przypadku w momencie wykonania usługi- zgodnie z art. 19a ust 1 ustawy o VAT- to Wnioskodawca będzie zobowiązany do rozliczenia VAT należnego oraz będzie uprawniony do odliczenia VAT naliczonego w rozliczeniu dokonywanym za ten okres, w których zostanie dokonana zapłata (w tym samym miesiącu dojdzie też do wykonania usługi).

3.W jaki sposób webmasterzy będą dokumentować wykonanie na Pana rzecz usługi?

Odpowiedź:

Jak była o tym mowa w treści wniosku o wydanie interpretacji podatkowej Wnioskodawca posiada dostęp do systemu informatycznego Operatora Płatności, udostępnionego przez niego, przez okres równy co najmniej okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego w podatkach dochodowych i podatku VAT. Zatem Wnioskodawca może w każdej chwili wybrać odpowiedni ID transakcji i ustalić za co dokonano płatności na rzecz konkretnego webmastera. W razie kontroli podatkowej Wnioskodawca może uzasadnić wydatek dokonany na rzecz konkretnego webmastera i powiązać go z konkretną stroną internetowej, dla której webmaster wykonał swoje czynności. Wnioskodawca posiada również stosowne informacje w dokumentacji wewnętrznej (we własnym systemie CRM), z których będzie wynikać, że usługa webmastera została rzeczywiście wykonana. Informacje o wykonaniu usługi będą również przekazywane na rzecz Zamawiającego (tj. klienta Wnioskodawcy), który płaci za usługi (pośrednictwa) Wnioskodawcy dopiero po wykonaniu usługi przez webmastera.

Po wykonaniu usługi webmaster informuje Wnioskodawcę w zwyczajowo przyjęty u niego sposób o tym, że link został dodany na stronę Wydawcy, i że należy przejść do realizacji płatności za jego usługi.

4.Z czego wynika fakt, że webmasterzy z którymi nawiązuje Pan współpracę nie wystawiają faktur dokumentujących świadczenie przez nich usług i brak jest tym samym nr NIP kontrahenta?

Odpowiedź:

Brak wystawienia faktur dokumentujących usługi wykonane przez webmasterów i brak tym samym nr NIP wynika z tego względu, że wszystkie płatności i rozliczenia księgowo-dokumentacyjne odbywają się za pośrednictwem Operatora Płatności ((...)), któremu ufają obie strony transakcji. (...) jest amerykańskim operatorem płatności (znanym na całym świecie), który nie odpowiada za wystawianie faktur przez strony transakcji. Pozostaje to w gestii samym podatników. Same rozliczenia następują na podstawie informacji zagregowanych dla danego maila użytkownika systemu Operatora Płatności. Zgodnie z zasadami Operatora Płatności jeżeli dany webmaster dokonuje regularnych rozliczeń, i on nie założył specjalnego rachunku (...) dla podmiotów gospodarczych (business account), to wymaga się od niego informacji potwierdzających jego status podmiotu uprawnionego do prowadzenia działalności gospodarczej, a w przypadku odmowy następuje blokada rachunku na (...). (...) weryfikuje swoich użytkowników zgodnie z zasadamy (...) (...).

Niemniej, skoro (jak była o tym mowa) (...) jest amerykańskim podmiotem, to nie weryfikuje on czy faktury między użytkownikami platformy są wystawiane, ani nie wymaga tego od użytkowników. Poza tym, skoro usługodawcy (webmasterzy) są spoza Polski (nie mają tu siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności), to nie stosuje się do nich polskich przepisów o fakturowaniu. Skoro nie są oni również z krajów UE, to nie są obowiązani do podania na rzecz Wnioskodawcy swoich numerów VAT-UE. Mając na uwadze ten fakt, że są to podmioty z zagranicy, mogą oni nie mieć obowiązku wystawienia faktury na rzecz Wnioskodawcy, albo nawet jeśli zostanie ona wystawiona, to nie będzie ona zawierała np. numeru NIP.

5.Proszę wyjaśnić dlaczego „Płatności na rzecz webmasterów są dokonywane przed wykonaniem przez nich zleconych im usług”?

Odpowiedź:

W celu otrzymania zapłaty za swoje usługi webmaster powinien najpierw wykonać usługę, tj. umieścić link Zamawiającego (klienta Wnioskodawcy) na stronie Wydawcy (właściciela strony internetowej). Zamawiający (klient Wnioskodawcy) po upewnieniu się, że usługa została wykonana (tj. ważne jest dla niego ustalić, że webmaster ma prawo umieszczenia jego linku) dokonuje zapłaty na rzecz Wnioskodawcy. Wnioskodawca niezwłocznie po otrzymaniu potwierdzenia umieszczenia linku na stronie Wydawcy stwierdza i akceptuje wykonanie usługi dokonując zapłaty za usługę webmastera. Umieszczenie linku przez webmastera na stronie wydawcy, zapłata oraz wykonanie usługi (której stwierdzenie następuje w momencie zapłaty za usługę) ma miejsce w tym samym podatkowym okresie rozliczeniowym (tj. mówiąc prościej, w tym samym miesiącu kalendarzowym).

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wykonanie usługi oraz dokonanie zapłaty za nie, będzie miało miejsce w tym samym miesiącu kalendarzowym, co będzie dodatkowo weryfikowano przez osobę uprawnioną przez Wnioskodawcę (np. przez jego księgowego). Gdyby się okazało, że dla danej transakcji zapłaty dokonano później, niż usługa została wykonana (choć Wnioskodawca nie przewiduje takich sytuacji), to wtedy te transakcje zostaną wyodrębnione i uwzględnione w ewidencji podatkowej na potrzeby PIT i VAT w okresie, w którym rzeczywiście powstał obowiązek podatkowy, jeśli to będzie okres inny ten, w którym dokonano zapłaty za usługi webmasterów.

Na marginesie, warto zauważyć, że Zamawiający nie ma bezpośredniego kontaktu z webmasterem.

Wnioskodawca prosi o zmodyfikowanie zatem stanu faktycznego w sposób opisany powyżej; nieaktualne pozostaje zatem pierwotna podana informacja o tym, że: „Płatności na rzecz webmasterów są dokonywane przed wykonaniem przez nich zleconych im usług. ”

Płatności na rzecz webmasterów są dokonywane w chwili wykonania usługi, po odnotowaniu tego faktu przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca podtrzymuje swoje stanowisko prawne w tym zakresie, ponieważ obowiązek podatkowy w VAT z tytułu importu usług powstaje na zasadach ogólnych, tj. w danym przypadku w momencie wykonania usługi- zgodnie z art. 19a ust 1 ustawy o VAT- to Wnioskodawca będzie zobowiązany do rozliczenia VAT należnego oraz będzie uprawniony do odliczenia VAT naliczonego w rozliczeniu dokonywanym za ten okres, w których zostanie dokonana zapłata (ponieważ będzie ona dokumentowała rzeczywiste wykonanie usługi- a nawet jeśli Organ uważa inaczej, to i tak wykonanie usługi dokonanie zapłaty będzie miało w tym samym miesiącu). Tym samym Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie jest zawsze skorelowane z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT z tytułu importu usług.

6.Jakie przesłanki świadczą o bezpośrednim powiązaniu poniesionych wydatków, który chce Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z prowadzoną działalnością gospodarczą?

Odpowiedź:

Wydatki na rzecz webmasterów są bezpośrednio powiązane z przychodami Wnioskodawcy, dlatego, że są bezpośrednio związane z przychodami: ich poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód).

Zamawiający (klient Wnioskodawcy) otrzymuje od Wnioskodawcy ofertę z listą stron internetowych na których mógłby zostać umieszczony link do jego strony internetowej. Zamawiający po dokonaniu przez siebie wyboru konkretnej strony internetowej, gdzie ma zostać umieszczony link dokonuje płatności na rzecz Wnioskodawcy. Wnioskodawca nie będąc właścicielem tej strony internetowej, zwraca się do właściwego webmastera ze zleceniem wykonania przez niego danej usługi. Zatem otrzymanie konkretnego zlecenia Zamawiającego (dla konkretnej strony internetowej Wydawcy) zawsze wiąże się z koniecznością poniesienia konkretnego kosztu na rzecz webmastera (dla konkretnej strony internetowej Wydawcy). W uproszczeniu, Wnioskodawca nie może sprzedać swojej usługi, dopóki jej nie wykona kto inny. Wartością dodaną usługi Wnioskodawcy jest stworzenie dużej oferty na wiele różnych stron internetowych różnych Wydawców oraz kontaktowanie się z rozproszonymi webmasterami.

Oczywiście wydatki na rzecz webmasterów będą wykazywane w tym samym roku podatkowym (PIT), w którym powstał odpowiadający im przychód podatkowy.

7.Czy Zamawiający na rzecz których świadczy Pan usługi będące przedmiotem wniosku to podmioty prowadzące działalność gospodarczą (podatnicy w rozumieniu art. 28a ustawy o VAT) posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (...), które uczestniczy w nabywaniu usług w innym kraju niż Polska (należy wskazać w jakim), gdzie, w jakim kraju webmasterzy (podmioty prowadzące działalność gospodarczą) posiadają siedzibę lub (...), które uczestniczy w dokonywaniu świadczeń na Pana rzecz?

Odpowiedź:

Zamawiający na rzecz których Wnioskodawca świadczy usługi są spoza UE, w szczególności przede wszystkim z USA. Są to podatnicy w rozumieniu art. 28a ustawy o VAT, którzy posiadają siedzibę poza Polską. Usługi nabywane przez Zamawiających nie są nabywane przez (...) znajdujące się w UE (zatem usługi są nabywane dla ich siedziby w USA).

8.Czy Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie na podstawie którego chce Pan rozliczyć transakcje dotyczą tego samego okresu rozliczeniowego w którym dokonał Pan płatności na rzecz webmasterów w związku z wykonywaną usługą, tzn. czy Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie jest skorelowane z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu importu usług?

Odpowiedź:

Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie na podstawie którego Wnioskodawca chce rozliczyć transakcje dotyczą tego samego okresu rozliczeniowego w którym dokonuje Wnioskodawca płatności na rzecz webmasterów w związku z wykonywaną usługą, tzn. Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie jest skorelowane z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu importu usługi (wykonanie usługi i dokonanie płatności będzie miało w tym samym miesiącu).

Pytania

1.Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w PIT wydatków poniesionych na rzecz tzw. webmasterów?

2.Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego w odniesieniu do wydatków ponoszonych na rzecz tzw. webmasterów?

3.Czy na podstawie Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania Wnioskodawca może w księdze przychodów i rozchodów ująć jednym wpisem wydatki na usługi webmasterów, zamiast wykazywać każdy wydatek z osobna?

4.Czy na podstawie Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania Wnioskodawca może w miesięcznej ewidencji JPK_VAT ująć jednym wpisem (osobno po stronie podatku należnego, osobno po stronie podatku naliczonego) wydatki na usługi webmasterów, zamiast wykazywać każdy wydatek z osobna?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie Nr 1 i Nr 3 w zakresie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W pozostałym zakresie zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie

Ad. 1

W ocenie Wnioskodawcy będzie on uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w PIT wydatków poniesionych na rzecz tzw. webmasterów. Zdaniem Wnioskodawcy dla zaliczenia wydatków na webmasterów w koszty podatkowe wystarczające będzie posiadanie Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania (odpowiednio uzupełnionego), na podstawie którego zostaną one zaksięgowane.

Ad. 3

W ocenie Wnioskodawcy może on na podstawie Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania w księdze przychodów i rozchodów ująć jednym wpisem wydatki na usługi webmasterów, zamiast wykazywać każdy wydatek z osobna.

Uzasadnienie

Wnioskodawca prezentuje w jednej pozycji uzasadnienie dla pytania nr 1 oraz nr 3 - ponieważ pytanie nr 3 jest ściśle związane z pytaniem nr 1.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

Zgodnie z generalną zasadą zawartą w tym przepisie, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem że mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma wpływ lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji kosztu „bezpośredniego” oraz kosztu „pośredniego”.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są takie wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru i przychód ze zbycia tej jednostki towaru.

Stosownie do art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

W myśl art. 22 ust. 6 powoływanej ustawy:

Zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Z kolei, art. 22 ust. 6b cyt. ustawy stanowi, że:

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, tj. prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów

Katalog dokumentów stanowiących podstawę do księgowania kosztów uzyskania przychodów i przychodów określa co do zasady rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW W SPRAWIE PROWADZENIA PODATKOWEJ KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW z dnia 23 grudnia 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544)

Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2.dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a.datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b.wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c.wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d.podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3.inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a.wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b.datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c.przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d.podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

‒oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

4.Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Zatem, podatnik powinien dokonywać księgowania kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w ww. rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.

Jednakże w sytuacji, gdy sprzedaż nie jest dokumentowana fakturą (rachunkiem) wartość przychodu może zostać udokumentowana dowodem wewnętrznym.

O ile dowód ten spełniał będzie warunki uznania go za dowód księgowy wskazane w powołanym wcześniej § 11 ust. 3 cytowanego rozporządzenia, może on stanowić podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Umożliwia to § 12 ust. 5 rozporządzenia (w zw. z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT) który stanowi, że za dowód podatkowy może być uznany każdy dokument księgowy, spełniające określone wymagania.

W ocenie Wnioskodawcy, Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie spełniać wymogi stawiane dowodom księgowym zgodnie z § 11 ust. 3, zwłaszcza, że będą one pochodzić od solidnego podmiotu trzeciego, niezależnego zarówno od Wnioskodawcy, jak webmastera. W konsekwencji wydatki na usługi webmasterów będą należycie udokumentowane, a Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia ich do kosztów podatkowych zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

W szczególności w odniesieniu do § 11 ust. 3 rozporządzenia: inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej - Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem:

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy - Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie zawierać informację o jego wystawcy (tj. Operatorze płatności),

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty - Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie zawierać datę jego wystawienia oraz datę płatności,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych - Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie zawierać informację o płatności na rzecz webmastera (a powiązaniu z dokumentacją przechowywaną przez Operatora Płatności, która będzie dostępna dla Wnioskodawcy będzie wiadomo za jaką usługę zapłacono webmasterowi),

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie pochodzić od niezależnego podmiotu trzeciego, zapewniającego autentyczności i integralność zawartych w nim informacji. Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie będzie po jego uzupełnieniu będzie podpisane przez osobę wyznaczoną przez Spółkę.

W ocenie Wnioskodawcy, kwestia udokumentowania wydatku w celu uwzględnienia go w kosztach podatkowych PIT podlega ocenie Dyrektora KIS w postępowaniu interpretacyjnym. Podatnik ma bowiem prawo oczekiwać, że Dyrektor KIS uwzględniając chęć dochowania przez podatnika należytej staranności (co jest przyczyną zwrócenia się z wnioskiem o interpretację) oceni prawidłowość planowanych przez niego działań. Oczywiście zgodnie z art. 180 Ordynacji Podatkowej w trakcie postępowania wszystko co jest zgodne z prawem może stanowić dowód w postępowaniu (np. zeznanie świadków), niemniej podatnik powinien mieć możliwość dokonania oceny z góry czy wydatek jest właściwie udokumentowany, co jest wymogiem bezpośrednio wynikającym z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT - ten argument jest powszechnie aprobowany w piśmiennictwie oraz orzecznictwie Dyrektora KIS.

Potwierdza to Dyrektor KIS np. w interpretacji z dnia 11 października 2024 r. sygn. 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dlatego też kosztem uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podkreślam również, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Co wymaga podkreślenia w kontekście Pana sprawy, jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie.

Z opisu sprawy wynika, że od 2 lipca 2024 r. prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą. Od początku prowadzenia działalności gospodarczej jest Pan opodatkowany zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych. Od 1 stycznia 2026 r. rozważa Pan przejście na tzw. podatek liniowy. Spełnia Pan wszystkie warunki do zmiany formy opodatkowania w PIT na tzw. podatek liniowy. W ramach wykonywanej działalności świadczy Pan usługi spersonalizowanego linkowania (ang. custom link-building services - budowanie profilu linku), polegającą na pozyskiwaniu linków zwrotnych (na stronach Wydawców, tj. właścicieli stron internetowych na których mają być opublikowane linki, do witryny swojego klienta. Usługi świadczone przez Pana polega na pośrednictwie między zamawiającym usługę (tj. Zamawiający) a właścicielem strony internetowej (tj. Wydawcą) na której ma się pojawić link do strony Zamawiającego. Wnioskodawca działa jako pośrednik między Zamawiającym a Wydawcą. Wystawia Pan fakturę na rzecz Zamawiającego na kwotę odpowiadającą wartości usługi publikacji linku. W celu świadczenia usług korzysta Pan z usług podmiotów trzecich, którymi są tzw. webmasterzy. W ciągu jednego miesiąca dokonuje Pan płatności na rzecz webmasterów za świadczone przez nich usługi, w liczbie od kilkuset do kilku tysięcy transakcji. Webmasterzy w przeważającej większości przypadków są spoza Polski.

Brak wystawienia faktur dokumentujących usługi wykonane przez webmasterów i brak tym samym nr NIP wynika z tego względu, że wszystkie płatności i rozliczenia księgowo-dokumentacyjne odbywają się za pośrednictwem Operatora Płatności ((...)), któremu ufają obie strony transakcji. (...) jest amerykańskim operatorem płatności (znanym na całym świecie), który nie odpowiada za wystawianie faktur przez strony transakcji. Pozostaje to w gestii samym podatników. Same rozliczenia następują na podstawie informacji zagregowanych dla danego maila użytkownika systemu Operatora Płatności. Zgodnie z zasadami Operatora Płatności jeżeli dany webmaster dokonuje regularnych rozliczeń, i on nie założył specjalnego rachunku (...) dla podmiotów gospodarczych (...), to wymaga się od niego informacji potwierdzających jego status podmiotu uprawnionego do prowadzenia działalności gospodarczej, a w przypadku odmowy następuje blokada rachunku na (...). (...) weryfikuje swoich użytkowników zgodnie z zasadami . (...). Zbiorcze miesięczne potwierdzenie (podsumowanie) wystawione przez Operatora Płatności dotyczące płatności zrealizowanych za pośrednictwem Operatora Płatności (np. (...)) w odniesieniu do konkretnej płatności na rzecz webmastera zawiera:

·numer identyfikacyjny transakcji (ID),

·nazwę webmastera,

·e-mail webmastera,

·informacja o tym, że należność została uregulowana,

·kwotę i datę, godzinę płatności

·(dalej: “Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie”).

Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie na potrzeby PIT zostanie uzupełnione przez Pana poprzez kartę dekretacji o następujące informacje: numerację dowodu wewnętrznego, liczbę porządkową każdej transakcji, tłumaczenie informacji wystawionych przez Operatora Płatności na język polski, kwoty transakcji przeliczone na polskie złote zgodnie z obowiązującymi przepisami o PIT, podpis osoby weryfikującej dokument.

Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie zostanie również uzupełnione o niezbędne informacje, żeby mogło zostać uznane za dokument wewnętrzny na potrzeby VAT. W szczególności zostaną do niego dodane przez Pana następujące informację:

·nr dokumentu WEW (zgodnie z wewnętrzną numeracją Wnioskodawcy - numer będzie ten sam jak wskazanej na karcie dekretacji na potrzeby PIT),

·numer podatkowy usługodawcy “brak”,

·data powstania obowiązku podatkowego (będzie ona identyczna z datą dokonania zapłaty za usługi),

·kwota transakcji w walucie PLN przeliczona zgodnie z przepisami o VAT (podstawa opodatkowania),

·stawka podatku,

·VAT należny oraz

·VAT naliczony.

Będzie Panu używał tego samego Miesięcznego Zbiorczego Podsumowania uzupełnionego w powyższy sposób zarówno do potrzeb PIT oraz VAT. Nie będzie Pan dla każdej transakcji w VAT tworzył oddzielnego, osobnego dokumentu WEW (tj. z osobną numeracją na osobnym formularzu), ponieważ zapisy w JPK VAT będą odwoływać się do jednego, zbiorczego dokumentu (Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie). Wskazał Pan, że wielu przypadkach webmasterzy nie wystawiają faktur dokumentujących świadczenie przez nich usług.

Jest Pan zainteresowany potwierdzeniem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w PIT wydatków udokumentowanych zbiorczym zestawieniem płatności przygotowywanym przez Operatora Płatności (np. (...)).

Powołany art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Zauważam, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów, odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany), ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej:

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

W myśl § 23 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Stosownie do § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zgodnie z § 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Na podstawie do § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zgodnie z § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zatem podatnik prowadzący działalność gospodarczą powinien dokonywać księgowania przychodów i kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadami określonymi w powołanym rozporządzeniu na podstawie dowodów księgowych przewidzianych tym rozporządzeniem.

Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodów, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztów z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwracam przy tym uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Na podstawie powołanych przepisów stwierdzam, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być – co do zasady – faktura bądź rachunek, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wypełnienia warunków zawartych w tych regulacjach, dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania zakupu towarów handlowych. Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 12, zawierające dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.

Wskazał Pan, że w ramach planowanej jednoosobowej działalności gospodarczej zamierza Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na nabycie usług od webmasterów. W celu udokumentowania poniesionych kosztów będzie Pan dysponował (ze względu ilość dokonywanych płatności w danym miesiącu w liczbie od kilkuset do kilku tysięcy) zbiorczym miesięcznym potwierdzeniem (podsumowaniem) wystawionym przez Operatora Płatności dotyczącym płatności zrealizowanych za pośrednictwem Operatora Płatności (np. (...)) w odniesieniu do konkretnej płatności na rzecz webmastera, które będzie zawierało takie dane jak:

·numer identyfikacyjny transakcji (ID),

·nazwę webmastera,

·e-mail webmastera,

·informacja o tym, że należność została uregulowana,

·kwotę i datę, godzinę płatności

·(dalej: “Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie”).

Miesięczne Zbiorcze Podsumowanie na potrzeby PIT zostanie przez Pana uzupełnione poprzez kartę dekretacji o informacje takie jak: numerację dowodu wewnętrznego, liczbę porządkową każdej transakcji, tłumaczenie informacji wystawionych przez Operatora Płatności na język polski, kwoty transakcji przeliczone na polskie złote zgodnie z obowiązującymi przepisami o PIT, podpis osoby weryfikującej dokument. Ponadto miesięczne zbiorcze podsumowanie zostanie również uzupełnione o niezbędne informacje, żeby mogło zostać uznane za dokument wewnętrzny na potrzeby VAT. W szczególności zostaną do niego dodane takie informację jak:

·nr dokumentu WEW (zgodnie z wewnętrzną numeracją Wnioskodawcy - numer będzie ten sam jak wskazanej na karcie dekretacji na potrzeby PIT),

·numer podatkowy usługodawcy “brak”,

·data powstania obowiązku podatkowego (będzie ona identyczna z datą dokonania zapłaty za usługi),

·kwota transakcji w walucie PLN przeliczona zgodnie z przepisami o VAT (podstawa opodatkowania),

·stawka podatku,

·VAT należny oraz

·VAT naliczony.

Jak już wyżej wskazałem, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego między poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy. Dla celów dowodowych powinny one być udokumentowane. Podkreślam, że czym innym jest sposób ewidencjonowania danych kosztów podatkowych. Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie oznacza to, że nie może on dokumentować poniesienia kosztu podatkowego. O tym, co stanowi koszt w rozumieniu przepisów podatkowych, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Stwierdzam, że wydatki poniesione na nabycie usług od webmasterów spełniają przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana jednoosobowej pozarolniczej działalności gospodarczej. Jednocześnie dokumenty, które Pan opisał, które miałyby dokumentować transakcje nabycia przez Pana usług od webmasterów, spełniają warunki określone w § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Pana stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie zdecydowanie wystarczającym dokumentem do zaksięgowania wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla podatnika w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie jest uprawniony do dokonywania oceny materiału dowodowego.

Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Wydając indywidualną w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, opieram się wyłącznie na opisie zdarzenia przyszłego podanym we wniosku -nie prowadzę postępowania dowodowego. Przy wydawaniu tej interpretacji dokonałem więc wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Powołana przez Pana we wniosku interpretacja indywidualna dotyczy konkretnej, indywidualnej spraw, osadzonej w określonych stanach faktycznych (zdarzeniach przyszłych) i jest wiążąca tylko w tej sprawie.

Niniejszą interpretację wydano w oparciu o opis zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Organ nie prowadzi postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyraża swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.