Interpretacja indywidualna z dnia 17 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.535.2025.1.RK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej uznania poniesionych wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników, opłaconych imiennymi kartami służbowymi i udokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika za koszty uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

·Informacje ogólne

Przedmiotem działalności Spółki jest odpłatne świadczenie usług w zakresie prac badawczo- rozwojowych w dziedzinie nauk medycznych i farmacji i działalność związana z ochroną zdrowia ludzkiego. W szczególności działalność polega na organizacji i monitorowaniu międzynarodowych badań klinicznych prowadzonych w kraju przez niezależnych badaczy i ośrodki, nadzorowanych globalnie przez grupę X. W ramach realizacji obowiązków służbowych pracownicy Spółki (dalej Firma) odbywają krajowe i zagraniczne podróże służbowe. W trakcie tych podróży ponoszą wydatki związane z noclegami oraz wyżywieniem, które opłacają imiennymi służbowymi kartami kredytowymi, udostępnionymi przez pracodawcę. Faktury dokumentujące te wydatki są wystawiane na imię i nazwisko pracownika, a następnie rozliczane zgodnie z wewnętrzną polityką podróży służbowych firmy.

Wydatki poniesione przez pracowników podczas projektowych podróży służbowych są weryfikowane przez audytora podróży pod względem zgodności z zasadami obowiązującymi w Firmie, a na kolejnym etapie przez przełożonego pracownika pod względem merytorycznym, który aprobuje rozliczenie do wypłaty. Wydatki opłacone imiennymi służbowymi kartami kredytowymi są rozliczane centralnie przez Firmę z wystawcą kart (pracownik nie otrzymuje zwrotu tych wydatków). Pozostałe pozycje z rozliczenia podróży służbowej (diety, wydatki opłacone ze środków własnych pracownika) są zwracane na konto bankowe pracownika.

Rozliczanie faktur wystawionych na imię i nazwisko pracownika pozwoli przełożonym oraz Sponsorom badań, mającym prawo do wglądu w szczegóły poniesionych wydatków, na szybką identyfikację tych wydatków w systemie finansowo-księgowym oraz ich weryfikację z pracownikami przypisanymi do danego projektu.

Pytanie

Czy wydatki poniesione przez pracowników w trakcie podróży służbowych, opłacone imiennymi służbowymi kartami kredytowymi i udokumentowane fakturami wystawionymi na pracownika, będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione przez pracowników w opisany sposób będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, ponieważ:

1.Zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów - podróże służbowe są bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą firmy.

2.Nie są wyłączone z kosztów podatkowych - nie znajdują się w katalogu wydatków z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

3.Zostały faktycznie poniesione przez pracodawcę - mimo że faktura jest wystawiona na pracownika, to środki pochodzą z karty kredytowej należącej do pracodawcy, a rozliczenie następuje bezpośrednio z wystawcą karty.

4.Są odpowiednio udokumentowane i zatwierdzone - proces obejmuje audyt zgodności dokumentów źródłowych z polityką Firmy oraz zatwierdzenie merytoryczne przez przełożonego.

5.Ułatwiają zgodność z wymaganiami Sponsorów projektów - faktury imienne umożliwiają szybką identyfikację i weryfikację wydatków projektowych, poniesionych przez konkretnych pracowników.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tych podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Państwa działalność polega na organizacji i monitorowaniu międzynarodowych badań klinicznych prowadzonych w kraju przez niezależnych badaczy i ośrodki, nadzorowanych globalnie przez grupę X. W ramach realizacji obowiązków służbowych pracownicy Spółki (dalej: Firma) odbywają krajowe i zagraniczne podróże służbowe. W trakcie tych podróży ponoszą wydatki związane z noclegami oraz wyżywieniem, które opłacają imiennymi służbowymi kartami kredytowymi, udostępnionymi przez pracodawcę. Faktury dokumentujące te wydatki są wystawiane na imię i nazwisko pracownika, a następnie rozliczane zgodnie z wewnętrzną polityką podróży służbowych Firmy.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwościzaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracowników w trakcie podróży służbowych, które będą opłacone imiennymi służbowymi kartami kredytowymi i udokumentowane fakturami wystawionymi na pracownika.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Dopiero na podstawie takich dokumentów, podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Wydatki z tytułu podróży służbowych, zostały faktycznie poniesione przez Spółkę (pracodawcę) mimo, że faktura jest wystawiona na imię i nazwisko pracownika, to środki pieniężne pochodzą ze służbowej karty kredytowej, a ich rozliczenie następuje bezpośrednio przez Spółkę z wystawcą karty (pracownik nie otrzymuje zwrotu tych wydatków).

Wydatki te są odpowiednio udokumentowane i zatwierdzone w procesie obejmującym audyt zgodności dokumentów źródłowych z Państwa polityką Firmy, a na kolejnym etapie zatwierdzane merytorycznie przez przełożonego pracownika. Pozwala to na szybkę identyfikację tych wydatków w systemie finansowo-księgowym oraz weryfikację z pracownikami przypisanymi do danego projektu.

Zatem skoro wydatki związane z noclegami oraz wyżywieniem pracowników podczas podróży służbowych:

• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów - podróże służbowe są bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą Spółki;
• nie są wyłączone z kosztów podatkowych - nie znajdują się w katalogu wydatków z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT;
• zostały faktycznie poniesione przez pracodawcę - mimo że faktura jest wystawiona na pracownika, to środki pochodzą z karty kredytowej należącej do pracodawcy, a rozliczenie następuje bezpośrednio z wystawcą karty;
• są odpowiednio udokumentowane i zatwierdzone - proces obejmuje audyt zgodności dokumentów źródłowych z polityką Spółki oraz zatwierdzenie merytoryczne przez przełożonego;
• faktury imienne umożliwiają szybką identyfikację i weryfikację wydatków projektowych, poniesionych przez konkretnych pracowników

- to należy uznać, że wydatki poniesione przez pracowników w trakcie podróży służbowych, opłacone imiennymi służbowymi kartami kredytowymi i udokumentowane fakturami wystawionymi na pracownika, będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W konsekwencji Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 111 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).