Interpretacja indywidualna z dnia 14 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.803.2025.2.MSO

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej m.in. w zakresie podatku od towarów i usług.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką z siedzibą w Polsce, będącą polskim rezydentem podatkowym, zarejestrowaną jako podatnik VAT czynny oraz podatnik VAT UE w Polsce.

Jego działalność opiera się głównie na:

- produkcji (…) jak również,

- świadczeniu różnorodnych usług o charakterze (…).

Dla potrzeb prowadzonej przez siebie działalności Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W przypadku, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

1.nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce,

2.dostawcy tych towarów/usługodawcy (dalej: „Dostawcy”) są zarejestrowani w Polsce jako podatnicy VAT czynni,

3.Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku VAT z tytułu dokonanych transakcji,

Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/usługi z wykazanymi na nich kwotami podatku VAT (dalej: „Faktury Zakupowe”).

Powyższe towary/usługi są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W związku z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”) od 01 lutego 2026 r. (a w niektórych przypadkach od 01 kwietnia 2026 r. bądź od 01 stycznia 2027 r.) Faktury Zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Dostawców objętych obowiązkiem KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Przedmiotem zdarzenia przyszłego objętego niniejszym wnioskiem są przypadki tych Faktur Zakupowych, które wbrew obowiązkowi zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF. Przykładowo Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF:

- uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, które uczestniczyło w dostawie towarów/usług (naruszenie art. 106ga ust. 2 pkt. 1-2 ustawy VAT), albo

- korzystając niezgodnie ze stanem faktycznym w okresie przejściowym, tj. od 01 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. – ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium „przychodowe” mimo, że w rzeczywistości jego sprzedaż brutto przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. (naruszenie art. 145l ustawy VAT), albo

- korzystając niezgodnie ze stanem faktycznym w okresie przejściowym, tj. od dnia 01 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. – ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium wielkości łącznej wartości sprzedaży brutto w danym miesiącu mniejszej lub równej 10 000 zł mimo, że w rzeczywistości jego sprzedaż brutto przekroczyła wskazany limit (naruszenie art. 145m ustawy VAT), albo

- mając problemy techniczne z terminowym wdrożeniem KSeF, albo

- z innych, niewiadomych przyczyn.

Jednocześnie Wnioskodawca nadmienia, że przedmiotem wniosku są Faktury Zakupowe, które – mimo objęcia Dostawcy obowiązkiem wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF – zostały przez niego wystawione jako faktury w postaciach wskazanych w art. 106gc ustawy VAT tj. jako faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne – w miejscu tym Wnioskodawca podkreśla, że faktury te będą zawierały elementy wymagane dla tych postaci.

Ponadto, przedmiotem wniosku są Faktury Zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT:

- w oparciu o art. 106nda ust. 1 ustawy VAT – w tzw. trybie offline24, bądź

- w oparciu o art. 106nf ust. 1 ustawy VAT – w okresie trwania awarii ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej, bądź

- w oparciu o art. 106nh ust. 1 ustawy VAT – w okresie trwania niedostępności KSeF, przy czym Dostawca wbrew obowiązkowi nie prześle ich do KSeF naruszając odpowiednio:

- art. 106nda ust. 2 ustawy VAT – przy tzw. trybie offline24, bądź

- art. 106nf ust. 4 ustawy VAT – po zakończeniu awarii ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej, bądź

- art. 106nh ust. 2 ustawy VAT – po zakończeniu niedostępności KSeF przez co w wyniku działania Dostawcy fakturom tym nie zostanie przydzielony numer identyfikujący je w KSeF.

Wnioskodawca podkreśla, że w stosunku do Faktur Zakupowych objętych zdarzeniem przyszłym w niniejszym wniosku nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego wskazane w art. 88 ustawy VAT (np. wystawienie przez podmiot nieistniejący, zwolnienie od podatku VAT, niepodleganie opodatkowaniu, niedokonane czynności, kwoty niezgodne z rzeczywistością).

Ponadto, w odniesieniu do opisu zdarzenia przyszłego w zakresie podatku CIT Wnioskodawca wskazuje, że wydatki udokumentowane Fakturami Zakupowymi będą spełniały następujące warunki:

1.będą spełniały definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ustawy CIT,

2.nie będą kosztami wymienionymi w art. 16 ustawy CIT,

3.zostaną poniesione przez Wnioskodawcę, tj. w ostatecznym rozrachunku zostaną pokryte z zasobów majątkowych Wnioskodawcy,

4.będą definitywne (rzeczywiste), tj. wartość poniesionych wydatków nie będzie Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób zwrócona,

5.będą pozostawały w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.

Celem wniosku w podatku CIT w zakresie Faktur Zakupowych jest interpretacja przepisów co do zachowania prawa do zaliczenia kosztów udokumentowanych Fakturami Zakupowymi wystawionymi – wbrew obowiązkowi – poza KSeF do kosztów uzyskania przychodów.

Przedmiotem wniosku nie jest zaś interpretacja pojęcia „poniesienia kosztów w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”, z uwzględnieniem ograniczeń (np. 25% dla kosztów używania samochodu osobowego z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT) oraz wyłączeń (np. koszty reprezentacji z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT).

Z tego względu zarówno pytanie nr 2 jak i stanowisko Wnioskodawcy do tego pytania ograniczyły się do kwestii zachowania prawa do zaliczenia kosztów udokumentowanych Fakturami Zakupowymi wystawionymi – wbrew obowiązkowi – poza KSeF do kosztów uzyskania przychodów. Aczkolwiek oczywistym jest, że samo spełnienie warunków umożliwiających zaliczenie danego kosztu do kosztów podatkowych będzie warunkowało to zaliczenie (z uwzględnieniem ograniczeń np. 25%). W przypadku ich niespełnienia (bądź wyłączenia z art. 16 ustawy CIT), Wnioskodawca nie będzie zaliczał wydatków udokumentowanych Fakturami Zakupowymi wystawionymi – wbrew obowiązkowi – poza KSeF do kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, w przypadku gdy zostaną one wystawione – wbrew obowiązkowi – bez użycia KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Zdaniem Wnioskodawcy:

W opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, w przypadku gdy zostaną one wystawione – wbrew obowiązkowi – bez użycia KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy Ad 1 (odliczenie VAT)

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku VAT jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą.

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku VAT na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Odnosząc się do Faktur Zakupowych objętych niniejszym wnioskiem należy zauważyć, że w zdarzeniu przyszłym:

-  nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce,

-  Dostawcy są zarejestrowani w Polsce jako podatnicy VAT czynni,

-  Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku VAT z tytułu dokonanych transakcji,

-  towary/usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego,

- Faktury Zakupowe będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej (tj. będą zawierały dane wymagane ustawą VAT czy przepisami wydanymi na jej podstawie) ze wskazanym wyżej zastrzeżeniem, że będą wystawione poza KSeF wbrew obowiązkowi (w tym z naruszeniem 106ga ust. 1, art. 106gb ust. 1, art. 106nda ust. 2, art. 106nf ust. 4, art. 106nh ust. 2, art. 145l, art. 145m lub art. 145n ustawy VAT w brzmieniu obowiązującym od 01 lutego 2026 r.).

Uwzględniając powyższe okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca spełni pozytywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych:

- Faktury Zakupowe są fakturami (art. 2 pkt 31 oraz art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT)

- udokumentowane nimi towary/usługi są wykorzystywane do celów wskazanych w art. 86 ustawy VAT.

W związku ze spełnieniem pozytywnych przesłanek należy zweryfikować, czy nie zaistniały negatywne przesłanki. W tym celu należy odnieść się do tych przepisów ustawy VAT, które zawierają wyłączenia prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Przepisy te zawarte są w art. 88 ustawy VAT, zgodnie z którym:

„Art. 88 1. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika:

1) (uchylony);

2) (uchylony);

3) (uchylony);

4) usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a)(uchylona),

b)nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;

c)usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

5) (uchylony).

1a. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do wydatków, o których mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3.

2. (uchylony).

3.(uchylony).

3a. Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi: a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący, b) (uchylona);

2)transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku; 3) (uchylony);

3)wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

4)faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

5)(uchylony);

6)wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

3b. Przepis ust. 3a stosuje się odpowiednio do duplikatów faktur oraz kolejnych egzemplarzy faktur.

4. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

5. (uchylony).

6. Nie stanowi podstawy do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c, w przypadku opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 25 ust. 2, na terytorium kraju z powodu podania numeru, o którym mowa w art. 97 ust. 10, w sytuacji gdy towary w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.”

Analiza cytowanego wyżej art. 88 ustawy VAT prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF. Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 (w szczególności ust. 1, ust. 8-9 ustawy VAT), a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT.

Przepis art. 88 ustawy VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawcy (podatnikowi VAT czynnemu) będzie przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do czynności, w związku z którymi przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego, wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Wystawienie Faktur Zakupowych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy VAT. Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami dającymi prawo do odliczenia (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak tego, że tak wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, należy stwierdzić, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF.

Wnioskodawca zwraca uwagę, iż przedstawione powyżej tezy znalazły potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, spośród których wskazać można następujące z:

- 12 sierpnia 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG),

- 04 marca 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA),

- 21 marca 2024 r. (0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK),

- 21 marca 2024 r. (0112-KDIL1-3.4012.3.2024.2.KK),

- 19 marca 2024 r. (0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK).

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należałoby uznać za prawidłowe.

Ocena stanowiska w zakresie podatku od towarów i usług

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

5)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

6)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

7)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

1.Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3.W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu

e-Faktur.

2. (uchylony)

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Państwa działalność opiera się głównie na: produkcji (…) jak również oraz świadczeniu różnorodnych usług o charakterze (…). Dla potrzeb prowadzonej przez siebie działalności nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi. W toku prowadzonej działalności nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi. Nabywane towary/usługi są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje Państwu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jak Państwo wskazali, przedmiotem zdarzenia przyszłego objętego niniejszym wnioskiem są przypadki tych Faktur Zakupowych, które wbrew obowiązkowi zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF.

Przedmiotem wniosku są Faktury Zakupowe, które – mimo objęcia Dostawcy obowiązkiem wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF – zostały przez niego wystawione jako faktury w postaciach wskazanych w art. 106gc ustawy VAT tj. jako faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne – w miejscu tym Wnioskodawca podkreśla, że faktury te będą zawierały elementy wymagane dla tych postaci.

Ponadto, przedmiotem wniosku są Faktury Zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT w tzw. trybie offline24, bądź w okresie trwania awarii ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej, bądź w okresie trwania niedostępności KSeF. Wskazali Państwo, że w stosunku do Faktur Zakupowych objętych zdarzeniem przyszłym w niniejszym wniosku nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego wskazane w art. 88 ustawy VAT.

Na podstawie tak przedstawionego zdarzenia przyszłego, Państwa wątpliwości w zakresie podatku od towarów i usług dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF.

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, w analizowanej sprawie, należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców – wbrew obowiązkowi – bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja ta została wydana na podstawie przepisów wprowadzonych ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) zmienionej ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852).

Interpretacja została wydana w oparciu o przepisy w brzmieniu aktualnym na dzień jej wydania i traci ważność w przypadku ich zmiany/uchylenia.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.