KSeF w dokumentacji rachunkowości – pytania i odpowiedzi z przykładami zapisów

OBOWIĄZKI Zasady obsługi faktur wystawianych w nowym systemie trzeba wpisać do polityki rachunkowości. W praktyce chodzi o doprecyzowanie, w jaki sposób jednostka odbiera i identyfikuje faktury ustrukturyzowane, jak organizuje wewnętrzną kontrolę i akceptację tych dokumentów oraz jakie procedury stosuje w trybach awaryjnych.

1. Od kiedy należy zaktualizować dokumentację?

Politykę rachunkowości należy zaktualizować najpóźniej na dzień rozpoczęcia obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych w danej jednostce. Dokumentacja rachunkowości musi bowiem odzwierciedlać faktycznie stosowane rozwiązania, w szczególności w zakresie rodzajów dowodów księgowych oraz zasad ich obiegu, kontroli i archiwizacji. Zmienione zapisy obowiązują od dnia ich wprowadzenia, wskazanego w zarządzeniu kierownika jednostki lub w aneksie do dokumentacji rachunkowości.

Aktualizacja ma charakter organizacyjno-dokumentacyjny i co do zasady nie stanowi zmiany zasad (polityki) rachunkowości w rozumieniu KSR nr 7. W konsekwencji jednostka nie przekształca danych porównawczych ani nie koryguje zapisów z lat poprzednich. Zaktualizowane regulacje stosuje się w odniesieniu do obiegu i ewidencji faktur ustrukturyzowanych wystawianych i otrzymywanych po dacie rozpoczęcia obowiązkowego stosowania KSeF w jednostce.

2. Część opisowa polityki rachunkowości – co trzeba dodać?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w pierwszej kolejności wymaga uzupełnienia części opisowej polityki rachunkowości. To w tej części jednostka określa, jakie dowody księgowe stosuje oraz w jakiej formie dokumentuje operacje gospodarcze.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF dotychczasowy opis faktur jako dokumentów papierowych lub elektronicznych przesyłanych przez kontrahentów przestaje być wystarczający. Faktury nie są już przekazywane bezpośrednio do jednostki, lecz udostępniane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów.

Zmiana ta powinna zostać jednoznacznie odzwierciedlona w polityce rachunkowości. Należy doprecyzować, że faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnego ze wzorem i jest identyfikowana numerem KSeF. Jednocześnie jednostka może wykorzystywać wizualizacje (np. PDF) oraz inne dokumenty elektroniczne w obiegu wewnętrznym, o ile nie są traktowane jako „oryginał” faktury ustrukturyzowanej.