Interpretacja indywidualna z dnia 14 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.941.2025.2.AC

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 listopada 2025 r. wpłynął Pan wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan w odpowiedzi na wezwanie pismem z 14 grudnia 2025 r. ( wpływ 14 grudnia 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest osobą fizyczną zameldowaną na pobyt stały w (...), województwie (...), gdzie posiada rodzinę. Wnioskodawca wykonuje pracę na stanowisku stewarda, posiadając jednoosobową działalność gospodarczą, na podstawie umowy B2B.

Siedziba pracodawcy znajduje się w (...) i tam Wnioskodawca stawia się do pracy zgodnie z grafikiem oraz obowiązkami służbowymi. Charakter wykonywanej pracy wymaga od Wnioskodawcy pozostawania w gotowości do jej podjęcia w krótkim czasie. Wnioskodawca ma wyznaczane tzw. dyżury telefoniczne, w trakcie których jest zobowiązany do pozostawania w stałej dyspozycji dla pracodawcy i w razie wezwania - do stawienia się w miejscu pracy w czasie nie dłuższym niż 1 godzina i 30 minut od chwili otrzymania polecenia.

W związku z tym, ze względów organizacyjnych oraz faktycznych, Wnioskodawca nie ma możliwości stałego dojazdu z (...) do miejsca pracy w (...) w wymaganym czasie. Z uwagi na powyższe okoliczności, Wnioskodawca wynajmuje mieszkanie w (...), w którym przebywa w okresach pełnienia dyżurów oraz wykonywania obowiązków służbowych.

Najem mieszkania w (...) jest podyktowany koniecznością efektywnego wykonywania obowiązków zawodowych. Wnioskodawca ponosi z tego tytułu miesięczne koszty wynajmu lokalu, w tym czynsz administracyjny oraz opłaty eksploatacyjne. Faktury z tytuły najmu wystawiane są na wnioskodawcę.

Wnioskodawca uzyskuje przychody z działalności gospodarczej i zamierza zaliczać wydatki ponoszone na wynajem mieszkania w (...) do kosztów uzyskania przychodów, argumentując, że są one racjonalnie i bezpośrednio związane z możliwością wykonywania pracy zgodnie z wymaganiami pracodawcy. Bez ponoszenia tych wydatków Wnioskodawca nie byłby w stanie spełnić obowiązku gotowości do pracy w czasie wskazanym przez pracodawcę, co mogłoby skutkować utratą zatrudnienia lub niemożnością wykonywania obowiązków służbowych. Wydatki te ponoszone są wyłącznie w celu uzyskania przychodu i zachowania jego źródła.

Doprecyzowanie i uzupełnienie zdarzenia przyszłego

W uzupełnieniu wskazał Pan, że:

• posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 i ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• prowadzi działalność gospodarczą od 02.12.2023 roku. Jest to jednoosobowa działalność gospodarcza polegająca na świadczeniu usług wspomagających transport lotniczy. Wykonuje Pan zawód personelu pokładowego w samolocie. Przedmiot działalności odpowiada kodowi PKD 52.23.Z,
• dla celów opodatkowania przychodów/dochodów z działalności gospodarczej prowadzona jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ewidencja środków trwałych,
• dochody z działalności gospodarczej opodatkowane są na zasadach ogólnych według skali podatkowej,
• do kosztów związanych z wynajmem mieszkania zamierza Pan zaliczyć:

- czynsz najmu lokalu,

- czynsz administracyjny, w skład którego wchodzą opłaty za media,

• wniosek dotyczy wydatków, które zamierza Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w przyszłości, po uzyskaniu interpretacji indywidualnej potwierdzającej prawidłowość takiego postępowania,
• koszty wynajmu mieszkania, które zamierza Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów po uzyskaniu interpretacji, ponoszone są przez Pana osobiście i nie zostaną Panu w żaden sposób zwrócone ani zrefundowane.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym wydatki ponoszone przez wnioskodawcę na wynajem mieszkania w (...)mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana opinii wydatki ponoszone na wynajem mieszkania w (...) stanowią koszty uzyskania przychodu, ponieważ spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT - są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu. Wydatek ten ma bezpośredni związek z Pana obowiązkami zawodowymi wynikającymi z charakteru pracy oraz wymogiem stawienia się w miejscu pracy w krótkim czasie. Nie prowadząc obecnej działalności gospodarczej, mógłby Pan przebywać na stałe w (...), nie ponosząc kosztów wynajmu mieszkania w (...) Z tego względu stoi Pan na stanowisku, że wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 163 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

A zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• · jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• został właściwie udokumentowany;
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których – zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Pana wydatków należy rozstrzygnąć czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nieobjęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak danego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 ww. ustawy celu poniesienia kosztu, a w rezultacie nie znajduje oparcia w treści tego przepisu. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, o ile powodem wynajęcia mieszkania poza miejscowością, w której Pan zamieszkuje i na stałe przebywa – jest sprawne wykonywanie działalności gospodarczej, a wynajęte mieszkanie pełni wyłącznie funkcję związaną z działalnością gospodarczą i nie stanowi miejsca Pana prywatnego zamieszkania - to wydatki na czynsz najmu lokalu oraz czynsz administracyjny, w tym opłaty za media – jako niemające charakteru wydatków osobistych – spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczyć bowiem trzeba, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów świadczących, że wykonane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej obowiązki zawodowe wynikające z charakteru pracy oraz wymóg stawienia się w miejscu pracy w krótkim czasie - wymagają pobytu w miejscowości, w której wynajął Pan mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Wobec powyższego Pana stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.