Interpretacja indywidualna z dnia 21 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.615.2025.1.AW

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) Spółka jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Jest spółką akcyjną, w której 100% akcji posiada Gmina (…). Do głównych obszarów działalności spółki należą: (…).

Spółka zatrudnia ponad (…) pracowników w związku z czym, na mocy art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ma obowiązek tworzenia funduszu. W Spółce funkcjonuje „Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (…)” określający:

a) zasady tworzenia i zwiększania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

b) zakres osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu,

c) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu,

d) zasady przeznaczenia środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

W Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych figuruje zapis, iż środki funduszu zwiększa się m.in. o środki obrotowe, w tym dodatkowe przeznaczone na fundusz przez Spółkę.

Ponadto kwestie związane z zasileniem funduszu dodatkowymi środkami obrotowymi unormowane są w „Regulaminie wynagradzania”. Od (…) 2015 r. regulamin ten przewidywał możliwość przekazywania na fundusz środków obrotowych. W dokumencie wskazano, iż „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego oraz środków zwiększających Fundusz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U z 2015 r., poz. 111), w tym środków obrotowych przeznaczonych na Fundusz przez Spółkę”.

Po aktualizacji Regulaminu wynagradzania, od dnia (…) 2022 r. zapis ten przyjął brzmienie: „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego oraz środków zwiększających Fundusz zgodnie z przepisami, w tym środków obrotowych przeznaczonych na Fundusz przez Spółkę”.

Zarówno „Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (…)”, jak i „Regulamin wynagradzania” stanowią odrębne akty prawa wewnętrznego, zaakceptowane oraz podpisane przez Zarząd Spółki.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 5 ust. 1 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, Spółka tworzy coroczny odpis podstawowy, naliczany w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego (…)% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wysokość odpisu podstawowego Spółka zwiększa o (…)% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Zgodnie z Regulaminem wynagradzania Spółka dodatkowo zasiliła ZFŚS środkami z bieżącej działalności:

a) (…) 2022 r.,

b) (…) 2023 r., (…) oraz (…) 2023 r.,

c) (…) 2024 r.

Środki pieniężne zostały wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu. Na dzień zasilenia funduszu obowiązywał w Regulaminie wynagradzania zapis dopuszczający możliwość zwiększenia odpisu na ZFŚS. Natomiast Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych został wprowadzony zarządzeniem Prezesa Zarządu Spółki w dniu (…) 2024 r.

Na dzień przekazania dodatkowych środków obrotowych na zasilenie Funduszu wydatki te nie zostały rozpoznane jako koszt uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Pytanie

Czy dodatkowy, zwiększony odpis (dodatkowe zasilenie rachunku funduszu) pochodzący ze środków z bieżącej działalności operacyjnej Spółki stanowił w latach 2022-2024 koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.) definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, powinien:

- zostać poniesionym przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- zostać właściwie udokumentowany oraz nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że każdy poniesiony wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami bądź służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła tych przychodów, jest prawidłowo udokumentowany, oraz nie został wyraźnie wyłączony z kosztów podatkowych na mocy ustawy.

W kontekście przepisów prawa podatkowego istnieją określone zasady dotyczące kwalifikowania odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze jako koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b tej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na fundusze tworzone przez podatnika. Istnieje jednak wyjątek, w którym odpisy i zwiększenia dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem, że środki te zostały rzeczywiście wpłacone na rachunek Funduszu. Zasady tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zasady gospodarowania środkami tego funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Art. 4 ust. 1 tejże ustawy stanowi, iż u pracodawców, zatrudniających m in co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony. Idąc dalej, ust. 2 określa, iż u ww. pracodawców, u których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie kształtowania wysokości odpisu na Fundusz, może zawierać regulamin wynagradzania. Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych przewiduje, iż odpisy i zwiększenia funduszu, a także kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, obciążają koszty działalności pracodawcy. Natomiast, zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie, na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Z przytoczonego powyżej z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT - odpisy, które w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, stanowią koszty uzyskania przychodów w sytuacji, gdy środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. Zgodnie z dyspozycją zawartą w ww. przepisie, koszt uzyskania przychodów stanowi nie sam dokonany odpis, lecz kwota wpłacona na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych . Dzień dokonania wpłaty odpisów na rachunek Funduszu będzie dniem, w którym Spółka ma prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu w wysokości przekazanej na rachunek kwoty, która wcześniej winna być zarachowana jako odpis zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to iż dla celów podatkowych dodatkowe odpisy tworzone w wysokości określonej w regulaminie wynagradzania Spółki, stanowią koszt uzyskania przychodów na takich samych zasadach, jak odpisy, o których mowa w art. 5 ustawy o ZFŚS, o ile ich równowartość przekazana została na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu.

Powyższe rozważania znajdują potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

 1) Interpretacja indywidualna z dnia 28 grudnia 2023 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.731.2023.1.AND - Dyrektor KIS potwierdził, że dodatkowy odpis na każdego zatrudnionego pracownika, stanowiący dodatkowe zasilenie funduszu środkami z bieżącej działalności będzie dla Spółki kosztem uzyskania przychodu na takich samych zasadach, jak odpisy podstawowe;

 2) Interpretacja indywidualna z dnia 30 lipca 2025 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.264.2025.2.AW - Dyrektor KIS potwierdził, że aby odpis i zwiększenie na ZFŚS stanowił koszt uzyskania przychodów, powinien on obciążać koszty działalności pracodawcy (w rozumieniu ustawy o ZFŚS) oraz zostać wpłacony na rachunek ZFŚS. Skoro okoliczność zwiększenia ZFŚS znajdzie podstawę w Regulaminie Wynagradzania i odpis zostanie dokonany poprzez zwiększenie kwoty podstawowego odpisu na Fundusz, to planowane zwiększenie odpisu podstawowego na ZFŚS stanowić będzie koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będzie podlegać wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b tej ustawy.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, iż - z uwagi na zapis zawarty w Regulaminie wynagradzania, który przewidywał (i nadal przewiduje) możliwość dokonania dodatkowego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - poniesione wydatki mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Kluczowym elementem tego stanowiska jest fakt, że Spółka przelała środki na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu, co umożliwia zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. Zatem inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Aby zatem wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie znajduje się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z ustawowej definicji kosztu podatkowego wynika, że warunki uznania konkretnego kosztu (wydatku) za koszt podatkowy muszą być spełnione równocześnie.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak:

 a) podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,

 b) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu.

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288, dalej: „ustawa o ZFŚS”).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS:

W świetle powyższego, w przypadku odpisów i zwiększeń, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, może on zaliczyć je do kosztów podatkowych działalności.

Z przytoczonego wyżej art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT wynika, że odpisy i zwiększenia na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mogą zostać uznane za koszt podatkowy w momencie ich naliczenia i faktycznego przekazania środków pieniężnych na wydzielony rachunek funduszu.

Ustawa stawia więc dwa warunki, które powinny być spełnione łącznie, aby uznać przedmiotowy odpis za koszt uzyskania przychodu:

1) przepisy ustawy o ZFŚS powinny wprost określać, że dany odpis lub zwiększenie jest kosztem dla pracodawcy,

2) środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów muszą być wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu.

Jak wynika z opisu sprawy, w latach 2022-2024 Spółka zasiliła Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dodatkowymi środkami z bieżącej działalności. Kwestie związane z zasileniem ZFŚS dodatkowymi środkami obrotowymi unormowane są w Spółce w Regulaminie wynagradzania, który od (…) 2015 r. przewidywał możliwość przekazywania na fundusz środków obrotowych. Po aktualizacji Regulaminu Wynagradzania, od (…) 2022 r. zapis ten przyjął brzmienie: „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego oraz środków zwiększających Fundusz zgodnie z przepisami, w tym środków obrotowych przeznaczonych na Fundusz przez Spółkę”.

Ponadto w Spółce funkcjonuje Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określający m.in. zasady tworzenia i zwiększania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pozwalający na zwiększanie środków funduszu o środki obrotowe, w tym dodatkowe przeznaczone na fundusz. Zarówno Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jak i Regulamin wynagradzania stanowią odrębne akty prawa wewnętrznego, zaakceptowane oraz podpisane przez Zarząd Spółki. Środki pieniężne zostały wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu. Na dzień zasilenia funduszu obowiązywał w Regulaminie wynagradzania zapis dopuszczający możliwość zwiększenia odpisu na ZFŚS. Natomiast Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych został wprowadzony zarządzeniem Prezesa Zarządu Spółki w dniu (…) 2024 r.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dodatkowy, zwiększony odpis (dodatkowe zasilenie rachunku funduszu) pochodzący ze środków z bieżącej działalności operacyjnej Spółki stanowił w latach 2022-2024 koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych.

Przenosząc powyższe na grunt przepisów ustawy o CIT, wskazać należy, że aby odpis i zwiększenie na ZFŚS stanowił koszt uzyskania przychodów, powinien on obciążać koszty działalności pracodawcy (w rozumieniu ustawy o ZFŚS) oraz zostać wpłacony na rachunek ZFŚS.

Skoro okoliczność zwiększenia ZFŚS znajdowała podstawę w Regulaminie wynagradzania, który od (…) 2015 r. przewidywał możliwość przekazywania na fundusz środków obrotowych a po aktualizacji od (…) 2022 r. zawierał zapis, iż ZFŚS tworzy się m.in. ze środków zwiększających Fundusz, w tym środków obrotowych przeznaczonych na Fundusz przez Spółkę, to poniesione wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b tej ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych regulujeustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.