Interpretacja indywidualna z dnia 20 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.664.2025.2.KW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika, zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wymienionych we wniosku.

Uzupełnili go Państwo pismem z 7 stycznia 2026 r. (wpływ do organu 7 stycznia 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej – Wnioskodawca) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest dystrybucja (...), głównie na terytorium kraju.

Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy”) w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in. koszty podroży służbowych, koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych), czy koszty szkoleń oraz koszty podnoszenia kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których dysponentami i właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty).

Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków, Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki. Transakcje, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą automatycznie zaciągają się do sytemu finansowo księgowego i podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Niezależnie od sposobu regulowania wydatków w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku,) oraz załączają dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób. Po jego zatwierdzeniu, dany wydatek jest zwracany Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z własnych środków lub na konto dostawcy obsługującego karty korporacyjne w przypadku uregulowania wydatku służbową kartą płatniczą. Raporty wydatkowe powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce.

Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury wystawione na Spółkę, niemniej w przyszłości będą miały miejsce również przypadki dokumentowania takich wydatków poprzez faktury wystawione na dane imienne Pracownika. Każdorazowo, takie faktury imienne i inne dokumenty wprowadzane będą do wewnętrznego systemu i analizowane będą pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w spółce. W tym celu dokonywana będzie:

1) weryfikacja merytoryczna i formalna - dokonywana przez kierownika ocena zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku oraz ocena kompletności przekazanej dokumentacji

2) weryfikacja merytoryczna przez zespoły funkcyjne - do określonego rodzaju wydatków wymagane będą akceptacje zespołów odpowiadających za dane kategorie kosztów.

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dojdzie do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu (raportu) oraz potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku. Następnie dokonywana będzie analiza pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i rozpoznawane będzie ewentualne prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika, zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i zdarzenie przyszłe Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2.jest definitywny (rzeczywisty),

3.pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4.został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5.został właściwie udokumentowany,

6.nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż co do zasady kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, w ocenie Spółki, zwrócone Pracownikom wydatki spełniają powyższe warunki. W związku ze zwrotem, przedmiotowe wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie zostanie mu w żaden sposób zwrócony, a zatem jest definitywny. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników wydatków, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej, istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „ustawa o rachunkowości”). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1.określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2.określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3.opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4.datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5.podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6.stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy. Ponadto, mając na uwadze art. 180 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. A zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Powyższy katalog dowodów jest katalogiem otwartym, a tym samym zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych. Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które dokumentowane będą dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne danego Pracownika będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (które poprzedzone będzie analizą pod kątem spełnienia wymagań z art. 15 ust. (winno być: „art. 15 ust. 1”) ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe (min. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 grudnia 2015 r. Znak: IBPB-1-2/4510-641/15/BD, czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2010 r. Znak: IPPB3/423-222/10-2/GJ).

Ponadto, podkreślenia wymaga, iż ustawa o rachunkowości - podobnie jak ustawa o CIT - nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).

Odnosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego, w ocenie Wnioskodawcy, zdjęcie/ skan otrzymanych przez Pracowników papierowych dokumentów źródłowych/dokument elektroniczny wystawionych na Pracownika i wprowadzenie ich do systemu w formie cyfrowej spełnia zawarte w ustawie o rachunkowości wymogi dokumentu księgowego. Natomiast fakt, iż przechowywane będą one w formie elektronicznej nie będzie wpływać na prawo do uznania udokumentowanych w tej formie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Tym samym, zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 upodp, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem sytuacji gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia czy Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika, zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu / dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną procedurami Spółki, w ramach którego Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku,) oraz załączają dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu), to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu opisu sprawy przedstawionego we wniosku, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zaznaczyć należy, że niniejszą interpretację wydano w oparciu o opis sprawy przedstawiony we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego, stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Organ nie prowadzi postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyraża swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Państwa chroniła.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane/zapadły w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnegow (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.