Czy w nowej PKPIR trzeba podawać numer PESEL kontrahenta – wyjaśnienia MF

MF potwierdza, że w kolumnie 5 nowego, obowiązującego od 1 stycznia 2026 r., wzoru PKPIR nie trzeba podawać numeru PESEL kontrahenta, gdy faktura za sprzedany towar lub usługę jest wystawiana dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

dowód osobisty, pesel

W nowym wzorze PKPIR znajduje się kolumna 5, w której należy wpisać identyfikator podatkowy kontrahenta. Zgodnie z art. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników identyfikatorem podatkowym jest:

1) numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi:

a) niebędącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej albo

b) wykonującymi działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców;

2) NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Wśród podatników pojawiły się wątpliwości, czy prowadząc PKPiR, muszą w kolumnie 5 podać numer PESEL kontrahenta, np. w przypadku faktury wystawionej dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Zdaniem MF podatnicy nie mają takiego obowiązku. W odpowiedzi udzielonej na pytanie zadane w tej sprawie czytamy:

MF Zgodnie z ust. 5 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w załączniku do rozporządzenia w sprawie PKPiR kolumny 5–7 są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych.

Kolumny te podatnik wypełnia więc na podstawie danych zawartych w dowodzie księgowym, którym jest, między innymi, faktura wystawiona zgodnie z odrębnymi przepisami.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy VAT, faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27.

Z przepisu tego wynika więc, że faktura nie musi zawierać nr PESEL kontrahenta, gdyż nie jest to numer, który służy do identyfikacji nabywcy dla potrzeb podatku VAT lub podatku od wartości dodanej.

W opisanym stanie faktycznym to jest w sytuacji, gdy podatnik prowadzący księgę wystawia fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie jest on obowiązany do wpisania w kolumnie 5 numeru PESEL kontrahenta.

Źródło:

informacja Ministerstwa Finansów przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy z 9 lutego 2026 r. (ID informacji: 678841) – opubl. na www.eureka.gov.pl

oprac. Katarzyna Wojciechowska