Jak rozliczyć przedwcześnie wystawione faktury

Podatnicy VAT mogą wystawiać faktury jeszcze przed powstaniem obowiązku podatkowego. Termin sporządzenia takiej faktury nie jest jednak dowolny. Ustawodawca określił ścisłe ramy czasowe, w których faktura powinna być wystawiona. Ich naruszenie może wiązać się z konsekwencjami zarówno dla wystawcy, jak i nabywcy. W ostatnim czasie stanowisko organów podatkowych w tym zakresie uległo jednak znacznemu złagodzeniu.

Terminy, w których podatnicy VAT powinni wystawiać faktury, wynikają z postanowień art. 106i ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

1. Czy KSeF pozwala na antydatowanie faktury

Wprowadzenie KSeF nie zmieniło reguł zawartych w przywołanym przepisie. Z tą jednak różnicą, że obecnie inaczej rozumie się sam moment wystawiania faktury. Podatnicy mieli możliwość sporządzenia faktury z datą „wsteczną” i przekazania jej kontrahentowi w późniejszym terminie. Nie było to oczywiście zgodne z obowiązującymi przepisami. W praktyce zdarzało się jednak dosyć często i obejmowało przede wszystkim faktury wystawiane w dacie ostatniego dnia miesiąca.

Obecnie, gdy wystawiamy fakturę w trybie online, data wystawienia faktury to dzień jej wysyłki do KSeF. Jeśli wysyłka następuje w terminie późniejszym niż data wskazana w polu P_1, to za dzień wystawienia uznaje się tę datę (tryb offline24, niedostępność systemu, awaria). Teoretycznie antydatowanie jest możliwe również obecnie, szczególnie w 2026 r., gdy nie ma kar za nieterminowe wysłanie faktur do KSeF. Należy jednak pamiętać o elemencie Naglowek w strukturze faktury, w którym znajdują się data i czas wytworzenia faktury w polu DataWytworzeniaFa. Pole to jest uzupełniane automatycznie przez system. To techniczny znacznik czasu pokazujący, kiedy plik XML został faktycznie wygenerowany. W przeciwieństwie do pola P_1 nie jest uzupełniany ręcznie. Dlatego należy odradzić wystawianie faktur, w których podana jest nieprawidłowa data wystawienia w polu P_1. Organy podatkowe będą mogły ustalić rzeczywistą datę wystawienia faktury, gdy nastąpiło to po ustawowym terminie.