Interpretacja indywidualna z dnia 24 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.77.2026.2.EW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 1 kwietnia 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność handlową na terytorium Polski. Jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Podatek VAT rozliczany jest przez Wnioskodawcę za okresy miesięczne.

Podstawową działalnością Wnioskodawcy jest sprzedaż (...) do sklepów oraz hurtowni, która stanowi sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT. Jedynie sporadycznie Wnioskodawca dokonuje sprzedaży zwolnionych z VAT, usługi te stanowią jednak marginalną część obrotów osiąganych ze sprzedaży towarów i usług. Proporcja rocznego udziału sprzedaży opodatkowanej w sprzedaży ogółem za ostatnie lata w zaokrągleniu wynosiła 100%.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary i usługi, które są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zakup tych towarów i usług dokumentowany jest przez fakturami VAT, wystawianymi przez sprzedawców, a w sytuacji, gdy sprzedaż taka podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, w treści tych faktur wykazane są kwoty podatku VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF), od 1 lutego 2026 r., Spółka będzie otrzymywać od swoich dostawców faktury zakupowe w postaci:

• faktury papierowej,
• faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Może się zdarzyć, że wystawcy takich faktur, pomimo ciążącego na nich obowiązku wystawienia faktury z użyciem Krajowego Systemu e-faktur, wystawią te dokumenty z pominięciem Systemu.

Przykładowo, może zdarzyć się sytuacja, w której dostawca towaru lub usługi, zgodnie z zawartą z Wnioskodawcą umową wystawi fakturę, która będzie dokumentowała rzeczywistą transakcję i będzie prawidłowa pod względem merytorycznym, ale nie wystawi jej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając że nie jest objęty tym obowiązkiem. Następnie, po otrzymaniu przez Wnioskodawcę faktury zakupowej w innej formie niż ustrukturyzowana, okaże się że wystawca faktury jest jednak objęty obowiązkiem wystawienia faktury przy użyciu KSeF, gdyż nie spełnia warunków do zwolnienia z tego obowiązku. Ta sytuacja może również dotyczyć okresu przejściowego, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy to grupa podatników będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązku wystawiania i przesyłania faktur przy użyciu KSeF ze względu na kryterium przychodowe.

Może również zdarzyć się sytuacja, że wystawca faktury nie wystawi faktury przy użyciu KSeF powołując się na okoliczności takie jak awaria, czy niedostępność KSeF, lub inne przyczyny i prześle do Wnioskodawcy fakturę poprawną pod względem merytorycznym, ale w innej formie niż ustrukturyzowana. Nie można również wykluczyć sytuacji, że wystawca faktury, wbrew obowiązkowi nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych, natomiast prześle te faktury w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF).

W rozliczeniu za okres w którym spełnione zostaną warunki wynikające z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług i niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy o VAT, Wnioskodawca zamierza skorzystać z przysługującego mu prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych. Z prawa tego Wnioskodawca zamierza również skorzystać w sytuacji, gdy faktura dokumentująca dany zakup i dostarczona do Wnioskodawcy, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o VAT, po 1 lutym 2026 r. zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-faktur.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

W odpowiedzi na pytania wskazali Państwo:

W opisie zdarzenia przyszłego wskazali Państwo:

„(…) Może również zdarzyć się sytuacja, że wystawca faktury nie wystawi faktury przy użyciu KSeF powołując się na okoliczności takie jak awaria, czy niedostępność KSeF, lub inne przyczyny i prześle do Wnioskodawcy fakturę poprawną pod względem merytorycznym, ale w innej formie niż ustrukturyzowana. Nie można również wykluczyć sytuacji, że wystawca faktury, wbrew obowiązkowi nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych, natomiast prześle te faktury w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF). (…)”.

W związku z powyższym proszę o wyjaśnienie:

1. Jakie „tryby awaryjne” Wnioskodawca ma na myśli, proszę szczegółowo opisać okoliczności, w których faktury nie będą udostępniane w KSeF. Czy są to przypadki, o których mowa w art. 106nda ustawy o VAT, czy w art. 106ng ustawy?

Odp.: Jak zatem wskazali Państwo w złożonym wniosku, mogą się zdarzyć sytuacje, gdy:

• faktury, jakkolwiek prawidłowe pod względem merytorycznym zostaną wystawione przez wystawców faktur w ich systemach księgowych, bez użycia KSeF, a następnie przesłane do Państwa bądź na adres e-mail, bądź w formie papierowej (przyczyny takiego postępowania nie będą Państwu znane, lub przekazane do Państwa wiadomości lecz niemożliwe do zweryfikowania); lub
• wystawca faktury powołując się na konieczność zastosowania trybu awaryjnego – albo zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT, albo zgodnie z art. 16ng ustawy o VAT wystawi faktury w swoim systemie księgowym (poza KSeF) a następnie prześle wystawioną fakturę do Państwa bądź na adres e-mail, bądź w formie papierowej. Faktury te nie zostaną przez wystawcę wysłane do KSeF.

2. Czy faktury udostępniane w związku z zaistnieniem „trybów awaryjnych” będą wystawiane przy użyciu KSeF?

Odp.: Złożony wniosek dotyczy faktur wystawianych bez użycia KSeF i przekazywanych bądź w formie elektronicznej (na adres poczty e-mail), bądź w formie papierowej.

Pytanie

Czy w związku z wprowadzeniem od 1 lutego 2026 r. obligatoryjnego KSeF, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym powyżej zdarzeniem przyszłym, czy w związku z wprowadzeniem od 1 lutego 2026 r. obligatoryjnego KSeF, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jednocześnie stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z przywołanych powyżej przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). Jak wskazaliśmy w opisie zdarzenia przyszłego, niniejszy Wniosek dotyczy sytuacji, gdy kwoty podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur, związane są z zakupami towarów i usług służącymi wykonywaniu przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno opisanych powyżej przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. I tak w myśl art. 88 ust. 3a Ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)(uchylona)

2)transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)(uchylony)

4)wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)(uchylony)

7)wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Jednocześnie w oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzy stać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Należy w tym miejscu podkreślić, że powołany powyżej przepis art. 88 ustawy o VAT, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie przywołuje przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 Ustawy podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przy tym stosownie do art. 2 pkt 31 Ustawy, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast pkt 32 stanowi, iż ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, zaś według art. 2 pkt 32a Ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

1.Podatnicy są obowiązani wstawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3.W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4.W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Natomiast według art. 106na ustawy, który’ również wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

1.Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e- Faktur.

2.Uchylony.

3.Faktura ustrukturyzowaną jest uznana za otrzymaną przy’ użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Przenosząc powyższe regulacje na grunt zdarzenia przyszłego, będącego przedmiotem wniosku, jak wskazaliśmy w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, rozliczającym ten podatek za okresy miesięczne. Podstawowa działalność Wnioskodawcy skupia się głównie na sprzedaży (...), która jest sprzedażą opodatkowaną, zaś sprzedaż zwolniona jest na tyle marginalna, że proporcja rocznego udziału sprzedaży opodatkowanej w sprzedaży ogółem za ostatnie lata w zaokrągleniu wynosiła 100%.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary i usługi, które są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zakup ww. towarów i usług dokumentowany jest przez powyższe podmioty fakturami VAT, na których wykazane są kwoty podatku VAT (gdy sprzedaż taka podlega opodatkowaniu VAT). W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e- Faktur (KSeF), od 1 lutego 2026 r., Wnioskodawca będzie otrzymywać od swoich dostawców faktury zakupowe w postaci:

• faktury papierowej,
• faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy.

W rozliczeniu za okres w którym spełnione zostaną warunki wynikające z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług jak również nie będzie przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy, Wnioskodawca zamierza skorzystać z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych. Z prawa tego Wnioskodawca zamierza również skorzystać w sytuacji, gdy faktura dokumentująca dany zakup, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o podatku od towarów i usług, po 1 lutym 2026 r. zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie ulega wątpliwości, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wy stawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych do czynności opodatkowanych. Wystawienie przez dostawców towarów i usług faktur wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy' towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Należy podkreślić, że prawidłowość zaprezentowanego stanowiska Wnioskodawcy potwierdza również jednolita praktyka interpretacyjna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Tytułem przykładu przywołać można wskazać następujące interpretacje indywidualne:

1)z 21 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK), w której stwierdzone zostało m.in.: „(...) że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

2)z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA), w której stwierdzone zostało między innymi, że: „W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

3)z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG), w której stwierdzono, między innymi, że: „Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Wnioskodawca ma prawo, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

4)z 25 listopada 2025 r. (sygn. akt 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR), w której stwierdzono, między innymi, że: „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy,:

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

W myśl art. 106nda ustawy:

Według art. 106ng ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo spółką prowadzącą działalność handlową na terytorium Polski, zarejestrowaną jako podatnik VAT czynny.

Podstawową działalnością Państwa Spółki jest sprzedaż (...) do sklepów oraz hurtowni, która stanowi sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, Państwa Spółka nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary i usługi, które są wykorzystywane przez Państwa Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zakup tych towarów i usług dokumentowany jest przez fakturami VAT, wystawianymi przez sprzedawców, a w sytuacji, gdy sprzedaż taka podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, w treści tych faktur wykazane są kwoty podatku VAT.

Państwa Spółka będzie otrzymywać od swoich dostawców faktury zakupowe w postaci:

• faktury papierowej,
• faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Może się zdarzyć, że wystawcy takich faktur, pomimo ciążącego na nich obowiązku wystawienia faktury z użyciem Krajowego Systemu e-faktur, wystawią te dokumenty z pominięciem Systemu.

Przykładowo, może zdarzyć się sytuacja, w której dostawca towaru lub usługi, zgodnie z zawartą z Państwa Spółką umową wystawi fakturę, która będzie dokumentowała rzeczywistą transakcję i będzie prawidłowa pod względem merytorycznym, ale nie wystawi jej jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając że nie jest objęty tym obowiązkiem. Następnie, po otrzymaniu przez Państwa Spółkę faktury zakupowej w innej formie niż ustrukturyzowana, okaże się że wystawca faktury jest jednak objęty obowiązkiem wystawienia faktury przy użyciu KSeF, gdyż nie spełnia warunków do zwolnienia z tego obowiązku. Ta sytuacja może również dotyczyć okresu przejściowego, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy to grupa podatników będzie korzy stała ze zwolnienia z obowiązku wystawiania i przesyłania faktur przy użyciu KSeF ze względu na kryterium przychodowe.

Mogą się zdarzyć sytuacje, że:

• faktury, jakkolwiek prawidłowe pod względem merytorycznym zostaną wystawione przez wystawców faktur w ich systemach księgowych, bez użycia KSeF, a następnie przesłane do Państwa bądź na adres e-mail, bądź w formie papierowej (przyczyny takiego postępowania nie będą Państwu znane, lub przekazane do Państwa wiadomości lecz niemożliwe do zweryfikowania); lub
• wystawca faktury powołując się na konieczność zastosowania trybu awaryjnego – albo zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT, albo zgodnie z art. 16ng ustawy o VAT wystawi faktury w swoim systemie księgowym (poza KSeF), a następnie prześle wystawioną fakturę do Państwa bądź na adres e-mail, bądź w formie papierowej.

Faktury te nie zostaną przez wystawcę wysłane do KSeF.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawianych bez użycia KSeF i przekazywanych bądź w formie elektronicznej (na adres poczty e-mail), bądź w formie papierowej.

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego. A jak Państwo wskazali, w stosunku do wskazanych Faktur zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które wskazano w art. 88 ustawy o VAT.

Państwa stanowisko uznajęza prawidłowe.

Zaznaczyć jednak w tym miejscu należy, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.