Jaka jest podstawa prawna udostępnienia danych o podopiecznym OPS

PROBLEM

Urząd Miasta zwraca się się do Ośrodka Pomocy Społecznej z tego samego miasta o udostępnienie adresu, jakim obecnie posługuje się podopieczny OPS. Prowadzone jest bowiem postępowanie o wymeldowanie podopiecznego, zatem UM potrzebuje udostępnienia danych wyłącznie do własnego postępowania. Jaka jest podstawa prawna udostępnienia takiej informacji przez administratora danych jakim jest dyrektor OPS? Urząd Miejski jako podstawę prawną podaje prowadzenie postępowania o wymeldowanie oraz art. 7b kpa. Z podopiecznym nie ma kontaktu.

RADA

Urząd Miasta nie powinien opierać żądania wyłącznie na art. 7b k.p.a.; właściwą podstawą musi być przepis szczególny ustawy o ewidencji ludności, a OPS może udostępnić dane tylko w zakresie niezbędnym do postępowania.

W sprawie wymeldowania właściwy organ gminy prowadzi postępowanie prawdopodobnie na podstawie art. 35 ustawy o ewidencji ludności, który reguluje decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego albo czasowego i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Jeżeli UM żąda od OPS informacji o aktualnym adresie podopiecznego, to jest to przetwarzanie danych osobowych wymagające samodzielnej podstawy prawnej po stronie OPS.

UZASADNIENIE

Z perspektywy ochrony danych należy odróżnić dwie kwestie: podstawę prowadzenia postępowania przez UM oraz podstawę udostępnienia danych przez OPS. Sam fakt, że UM prowadzi sprawę o wymeldowanie, nie oznacza automatycznego prawa do uzyskania każdego żądanego adresu.

Właściwa konstrukcja prawna jest następująca: UM, prowadząc postępowanie na podstawie art. 35 ustawy o ewidencji ludności, może żądać tylko takich danych, które są niezbędne do ustalenia przesłanek wymeldowania. OPS może te dane udostępnić, jeżeli da się wskazać konkretny przepis prawa materialnego uzasadniający takie żądanie i jeżeli zakres udostępnienia jest ograniczony do minimum.

Art. 7b k.p.a. nie wystarcza samodzielnie. To przepis procesowy o współdziałaniu organów, a nie norma kompetencyjna uprawniająca do pozyskania danych od innego administratora wbrew regułom RODO. W praktyce oznacza to, że OPS nie powinien przekazać danych tylko dlatego, że UM „potrzebuje ich do postępowania”; UM musi wskazać, jakie konkretnie przepisy dają mu prawo żądania danych i dlaczego są one konieczne.

Jeżeli OPS posiada w swoich zasobach aktualny adres podopiecznego, to może rozważyć przekazanie wyłącznie tej informacji, bez dołączania jakichkolwiek danych o świadczeniach, sytuacji rodzinnej czy zdrowotnej. Przekazanie powinno mieć charakter ściśle celowy i ograniczony, zgodnie z zasadą minimalizacji danych.

Wysyłając odpowiedź do UM można posłużyć się poniższą propozycją treści pisma: W odpowiedzi na pismo dotyczące udostępnienia informacji o adresie, jakim obecnie posługuje się wskazana osoba, w związku z prowadzonym postępowaniem o wymeldowanie, Ośrodek Pomocy Społecznej w ......... uprzejmie informuje, że udostępnienie danych osobowych przez administratora danych wymaga wykazania konkretnej podstawy prawnej oraz niezbędności żądanego zakresu danych do realizacji celu postępowania.

Samo powołanie się na fakt prowadzenia postępowania administracyjnego oraz na art. 7b Kodeksu postępowania administracyjnego nie stanowi samodzielnej, wystarczającej podstawy prawnej do udostępnienia danych osobowych przez Ośrodek Pomocy Społecznej, ponieważ przepis ten wyraża zasadę współdziałania organów administracji publicznej, lecz nie tworzy autonomicznej normy kompetencyjnej do pozyskiwania danych od innego administratora.

Dopiero takie sprecyzowanie podstawy prawnej pozwoli administratorowi danych ocenić, czy spełnione są przesłanki legalności przetwarzania określone w art. 6 ust. 1 lit. c lub e rozporządzenia 2016/679 (RODO) oraz czy żądany zakres danych pozostaje niezbędny i proporcjonalny do celu postępowania.

Mając powyższe na uwadze, Ośrodek Pomocy Społecznej zwraca się o uzupełnienie wniosku poprzez:

a) wskazanie konkretnego przepisu prawa materialnego uprawniającego Urząd Miasta do żądania od Ośrodka informacji o aktualnym adresie osoby, której dotyczy postępowanie;

b) wykazanie, że żądana informacja jest niezbędna dla prowadzonego postępowania o wymeldowanie;

c) doprecyzowanie zakresu żądanych danych, z uwzględnieniem zasady minimalizacji danych.

Do czasu otrzymania powyższych informacji Ośrodek nie znajduje podstaw do udostępnienia żądanych danych osobowych w żądanym zakresie.

Piotr Wieczorek

księgowy i trener z międzynarodową akredytacją BTI, prezes zarządu ASPEKT PW sp. z o.o.