Jak postąpić po omyłkowym złożeniu deklaracji pierwotnej JPK_V7M zamiast korekty

PROBLEM

Biuro rachunkowe złożyło w imieniu klienta deklarację JPK_V7M za kwiecień 2026 r. w dniu 25.05.2026 r. Podczas rozliczeń za maj okazało się, że konieczna jest korekta części ewidencyjnej i deklaracyjnej. W dniu 18.06.2026 r. przez pomyłkę złożono po raz drugi deklarację pierwotną zamiast korekty. Błąd został natychmiast wychwycony i tego samego dnia złożono plik z prawidłowym oznaczeniem korekty. Czy w tej sytuacji należy wnioskować do urzędu o cofnięcie błędnie złożonej deklaracji? Jeśli tak, czy może to zrobić osoba upoważniona do składania deklaracji i w jaki sposób powinna to zrobić?

RADA

W opisanej sytuacji należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego pismo wyjaśniające – najlepiej jako pismo ogólne za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego – z wnioskiem o nieuwzględnianie omyłkowo ponownie złożonej deklaracji pierwotnej i przyjęcie, że prawidłowym dokumentem korygującym rozliczenie za kwiecień 2026 r. jest złożona następnie korekta. Pismo może złożyć osoba dysponująca pełnomocnictwem UPL-1, jednak jeśli urząd zakwestionuje zakres tego umocowania, konieczne będzie przedstawienie pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 lub złożenie pisma przez osobę uprawnioną do reprezentacji podatnika.

UZASADNIENIE

Problem ma charakter techniczno-formalny: pomiędzy pierwotnym JPK_V7M a korektą omyłkowo przesłano drugi plik oznaczony jako deklaracja pierwotna. Sam błąd nie dotyczy treści rozliczenia, ponieważ korekta została złożona prawidłowo i niezwłocznie. Niemniej w interesie podatnika leży złożenie krótkiego pisma wyjaśniającego do urzędu skarbowego, tak aby w aktach sprawy znajdowała się czytelna informacja o sekwencji zdarzeń. Pozwoli to ograniczyć ryzyko, że organ potraktuje omyłkowo ponownie złożony plik pierwotny jako dokument skutecznie ingerujący w historię rozliczenia albo jako niejasność wymagającą dodatkowych czynności wyjaśniających.

Przepisy nie przewidują odrębnej procedury „cofnięcia" czy anulowania omyłkowo wysłanego JPK_V7. Właściwą drogą jest zatem złożenie pisma wyjaśniającego z wnioskiem, aby organ nie uwzględniał błędnie ponownie złożonego pliku pierwotnego i przyjął, że prawidłowym dokumentem korygującym rozliczenie za kwiecień 2026 r. jest złożona następnie korekta.

Pismo najlepiej złożyć jako pismo ogólne za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Usługa ta pozwala złożyć m.in. wyjaśnienie, żądanie lub wniosek do urzędu, a po wysyłce podatnik otrzymuje UPP stanowiące urzędowe potwierdzenie wniesienia pisma. Zwykły e-mail na skrzynkę urzędu skarbowego nie daje tego samego bezpieczeństwa dowodowego i formalnego co pismo złożone za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego lub adresu do doręczeń elektronicznych.

W zakresie pełnomocnictw należy odróżnić dwie czynności. Podpisanie i wysłanie pliku JPK_V7 odbywa się na podstawie UPL-1, czyli pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji elektronicznych (art. 80a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa; dalej: o.p.), które upoważnia wyłącznie do tej czynności. Złożenie odrębnego pisma wyjaśniającego w sprawie podatkowej wykracza już poza zakres UPL-1. Jeśli urząd uzna, że pismo o nieuwzględnianie omyłkowo złożonej deklaracji pierwotnej wymaga wykazania szerszego umocowania, zażąda pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 (art. 138e o.p.) albo działania przez osobę uprawnioną do reprezentacji podatnika. Pragmatycznym rozwiązaniem jest jednak, aby w pierwszej kolejności pismo złożyła osoba posiadająca UPL-1, wskazując, że działa jako podmiot upoważniony do obsługi rozliczeń elektronicznych podatnika. W razie zakwestionowania zakresu umocowania przez urząd – uzupełnić o PPS-1 lub złożyć pismo bezpośrednio przez podatnika.

Poniżej proponowana treść pisma:

Dotyczy: wyjaśnienie omyłkowego ponownego złożenia JPK_V7M jako deklaracji pierwotnej za kwiecień 2026 r.

Działając w imieniu podatnika [dane podatnika, NIP], niniejszym składamy wyjaśnienie dotyczące plików JPK_V7M za kwiecień 2026 r.

Pierwotny plik JPK_V7M za kwiecień 2026 r. został złożony prawidłowo w dniu 25.05.2026 r. W dniu 18.06.2026 r., w związku z koniecznością skorygowania części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej rozliczenia za kwiecień 2026 r., omyłkowo przesłano ponownie plik JPK_V7M z oznaczeniem właściwym dla deklaracji pierwotnej zamiast pliku oznaczonego jako korekta. Pomyłka została niezwłocznie zauważona i tego samego dnia przesłano prawidłowy plik JPK_V7M z oznaczeniem korekty, obejmujący właściwe dane za kwiecień 2026 r.

W związku z powyższym wnosimy o nieuwzględnianie omyłkowo ponownie złożonego w dniu 18.06.2026 r. pliku JPK_V7M oznaczonego jako deklaracja pierwotna oraz o przyjęcie, że prawidłowym dokumentem korygującym rozliczenie podatnika za kwiecień 2026 r. jest plik JPK_V7M złożony w dniu 18.06.2026 r. z oznaczeniem korekty. Omyłkowe ponowne złożenie deklaracji pierwotnej miało charakter wyłącznie techniczny i nie było intencją podatnika zastąpienie pierwotnie złożonego rozliczenia inną deklaracją pierwotną.

Patrycja Kubiesa

doradca podatkowy