Czy spółka może zaliczyć wydatki na przeloty i zakwaterowanie kontraktorów oraz pracowników podwykonawców do kosztów uzyskania przychodów

PROBLEM

Spółka zajmuje się realizacją projektów polegających na projektowaniu, produkcji, dostawie i montażu maszyn produkcyjnych i linii technologicznych. Spółka do zadań z tym związanych planuje delegować (poza swoimi pracownikami etatowymi) kontraktorów B2B i pracowników firm współpracujących (podwykonawców). Spółka chce pokrywać z własnych środków koszty przelotów i zakwaterowania kontraktorów i pracowników tych podwykonawców. Czy spółka będzie mogła zaliczyć w/w wydatki do kosztów uzyskania przychodów w przypadku jeżeli samodzielnie je opłaci z własnych środków (wydatki nie będą ponoszone przez kontraktorów czy firmy współpracujące - podwykonawców i nie będą następnie refakturowane na spółkę)?

RADA

Przy opisanym modelu spółka może bronić zaliczenia wydatków na przeloty i zakwaterowanie kontraktorów oraz pracowników podwykonawców do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem że wydatki są rzeczywiście związane z realizacją projektów.

UZASADNIENIE

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztem podatkowym są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Sam fakt, że wydatek dotyczy osoby niebędącej pracownikiem spółki nie wyklucza kosztu podatkowego, o ile wydatek jest definitywny, właściwie udokumentowany, pozostaje w związku z działalnością spółki i nie ma charakteru reprezentacyjnego ani prywatnego.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej, m.in. w interpretacji Dyrektora KIS z 18 września 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.381.2025.2.PK „Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów tj. koszty podróży (koszty zakupu biletów lotniczych, koszty biletów na komunikację, koszty przejazdów taksówką) oraz koszty zakwaterowania, mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie znajdują się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wymienione koszty będą miały związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i służą realizacji osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów Spółki, a także do zachowania i zabezpieczenia tego źródła. Jak Państwo wskazali, wyjazdy Kontraktorów są integralnie powiązane z działalnością i rozwojem Spółki, zaś ponoszone wydatki przyczyniają się do skutecznej realizacji projektów. Czynności wykonywane przez Kontraktorów pozostają w bezpośrednim, nierozerwalnym i funkcjonalnym związku z działalnością operacyjną Spółki, której zasadniczym przedmiotem jest świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w szczególności tworzenie oprogramowania, projektowanie systemów komputerowych oraz wdrażanie rozwiązań technologicznych. Zakres zadań realizowanych przez Kontraktorów, zarówno w miejscu wykonywania usług, jak i w ramach odbywanych podróży służbowych, wynika bezpośrednio z potrzeb i celów działalności Spółki. Podróże te służą bowiem realizacji zadań związanych m.in. z opracowywaniem, testowaniem, wdrażaniem oraz utrzymywaniem oprogramowania oferowanego przez Spółkę, jak również z zapewnianiem prawidłowego funkcjonowania rozwiązań IT wdrożonych u jej kontrahentów i w jednostkach organizacyjnych. W konsekwencji, czynności te stanowią nieodzowny element bieżącej działalności operacyjnej Spółki i są warunkiem jej prawidłowego oraz efektywnego prowadzenia. Brak poniesienia przedmiotowych wydatków mógłby prowadzić do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec kontrahentów, co w konsekwencji mogłoby skutkować utratą źródła przychodów bądź ograniczeniem możliwości jego uzyskiwania w przyszłości.”

Monika Brzostowska

konsultant podatkowy