Interpretacja indywidualna z dnia 24 lipca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.411.2026.3.MŻA

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do pełnego odliczenia podatku od towarów i usług związanych z wydatkami związanymi z samochodami. Uzupełnili Państwo wniosek - w odpowiedzi na wezwanie, pismem z 25 czerwca 2026 r. (data wpływu 25 czerwca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością wchodzącą w skład grupy kapitałowej działającej pod marką A. (dalej: „A.” lub „Grupa”). Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych w Polsce.

Przedmiotem działalności Spółki jest prowadzenie - w modelu platformowym - działalności operacyjnej w zakresie usług przewozu osób (taxi) oraz dostaw kurierskich. Grupa A. prowadzi działalność na terenie całej Polski, obsługując ponad 300 lokalizacji.

Model flotowy - opis struktury.

W ramach przyjętego modelu operacyjnego Wnioskodawca (dalej także: „Spółka flotowa”) - jako najemca - zawiera umowy najmu pojazdów samochodowych (osobowych) z osobami fizycznymi współpracującymi ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej: „kierowcy”), tj. osobami wykonującymi usługi przewozu osób lub dostawy kurierskie na rzecz Spółki.

Pojazdy będące przedmiotem umów najmu są użytkowane przez Spółkę flotową wyłącznie w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, tj. do realizacji zleceń taksówkarskich i kurierskich. Spółka flotowa, jako podmiot, na który wystawiane są faktury za paliwo oraz faktury dokumentujące inne wydatki eksploatacyjne ponosi w całości koszty związane z eksploatacją tych pojazdów, tj. koszty paliwa, napraw, serwisowania, myjni, wymian opon oraz inne wydatki eksploatacyjne (dalej określane łącznie jako: „Wydatki Eksploatacyjne”).

Opis planowanego modelu kontrolno-dokumentacyjnego.

Spółka flotowa zamierza wdrożyć następujące rozwiązania organizacyjne, umowne i techniczne (dalej łącznie: „Założenia” lub „Model”):

a)Monitoring pojazdów za pośrednictwem aplikacji flotowej.

Wszystkie pojazdy objęte Modelem będą monitorowane przez Spółkę za pośrednictwem dedykowanej aplikacji flotowej (aplikacji mobilnej), którą kierowcy będą zobowiązani uruchamiać niezwłocznie po uruchomieniu silnika pojazdu.

Aplikacja będzie w czasie rzeczywistym rejestrować przebieg pojazdu, trasy przyjazdu, godziny oraz dane kierowcy. Spółka będzie mieć stały dostęp do danych generowanych przez aplikację.

Pojazdy objęte Modelem nie będą posiadać dodatkowego, niezależnego modułu GPS (lokalizatora OBD ani zewnętrznego trackera GPS) - monitoring będzie prowadzony wyłącznie w oparciu o dane z aplikacji flotowej.

b)Garażowanie pojazdów w pobliżu miejsc zamieszkania kierowców.

Ze względu na skalę operacyjną Grupy A. obejmującą ponad 300 lokalizacji na terenie całej Polski, a także w celu minimalizowania kosztów prowadzenia działalności, Spółka flotowa nie utrzymuje centralnych miejsc garażowania (parkingów firmowych).

Pojazdy są parkowane w pobliżu miejsc zamieszkania poszczególnych kierowców, którzy operują w danych lokalizacjach. Sposób garażowania pojazdów wynika wyłącznie z uzasadnionych względów operacyjno- ekonomicznych (prowadzenie działalności w wielu lokalizacjach na terenie Polski, brak możliwości zorganizowania infrastruktury parkingowej w każdej ze 300+ lokalizacji) i nie ma związku z jakimkolwiek prywatnym użytkowaniem pojazdów przez kierowców.

c)Umowny zakaz użytku prywatnego.

Umowy najmu pojazdów (dalej: „Umowy”), które będą zawierane z kierowcami oraz towarzyszące im regulaminy użytkowania pojazdów (dalej: „Regulamin”) - stanowiące obowiązkowy załącznik do każdej umowy, wymagające osobistej akceptacji przez kierowcę, będą zawierać jednoznaczne postanowienia wykluczające możliwość korzystania z pojazdów do celów prywatnych lub w celach niezwiązanych ze świadczeniem usług na rzecz Spółki. Postanowienia Umowy i Regulaminy będą obejmować w szczególności:

• jednoznaczny zakaz użytku prywatnego pojazdu, zdefiniowany jako jakikolwiek przejazd niezwiązany z realizacją zlecenia lub czynnościami pomocniczymi. Przy czym przez czynności pomocnicze Wnioskodawca rozumie dojazd do strefy „startowej” danego kursu, dojazd na serwis, myjnię, stację paliw, odbiór/zdanie pojazdu;
• obowiązek niezwłocznego uruchomienia aplikacji flotowej bezpośrednio po uruchomieniu silnika pojazdu i utrzymywania jej w stanie aktywnym przez cały czas ruchu pojazdu;
• wymóg akceptacji monitorowania wszystkich przemieszczeń pojazdu za pośrednictwem aplikacji flotowej;
• zakaz wyłączania lub zakłócania działania aplikacji flotowej, przy czym wszelkie przerwy w rejestracji przejazdów będą traktowane jako „incydenty użytku prywatnego” (dalej jako: „Incydenty użytku prywatnego”);

d)Finansowe kary umowne za naruszenie zakazu użytku prywatnego.

Umowa oraz Regulamin będą przewidywać automatyczne obciążenie finansowe (karę umowną) na rzecz Spółki za każdy stwierdzony przypadek użytku prywatnego pojazdu, czyli Incydent użytku prywatnego.

Kary umowne będą aktywnie egzekwowane i w każdym przypadku dokumentowane przez Spółkę notami obciążeniowymi. W przypadku powtarzającego się lub rażącego naruszenia Regulaminu oraz Umowy, Umowa będzie rozwiązywana ze skutkiem natychmiastowym.

Kary umowne będą potrącane z wynagrodzenia należnego danemu kierowy w danym okresie rozliczeniowym (w zależności od umowy okresy rozliczeniowe mogą być tygodniowe, miesięczne lub dzienne). Wysokość kary umownej będzie określona na stałym poziomie i będzie wynosić [•] za każdy przypadek naruszenia Umowy oraz Regulaminu.

e)Obowiązkowe uruchomienie aplikacji przy każdym uruchomieniu pojazdu - rejestracja całości przemieszczeń.

Kluczowym elementem Modelu będzie bezwzględny wymóg uruchamiania aplikacji flotowej niezwłocznie po każdym uruchomieniu silnika pojazdu, tj. przed rozpoczęciem jazdy danym pojazdem. Obowiązek ten będzie egzekwowany poprzez Regulamin i sankcjonowany karami umownymi.

Aplikacja flotowa będzie rejestrować całość ruchu pojazdu od momentu uruchomienia silnika, w tym przejazdy techniczne, tj. dojazdy do „strefy startowej” danego kursu, do serwisu, myjni oraz na stację benzynową), a nie wyłącznie przejazdy w ramach zleceń platformowych. Innymi słowy, wszelkie przemieszczenia pojazdu bez aktywnej aplikacji będą rejestrowane jako incydenty naruszenia i egzekwowane poprzez naliczenie i pobranie kar umownych.

Planowane złożenie informacji VAT-26

Po potwierdzeniu prawidłowości Modelu w interpretacji indywidualnej, Spółka flotowa zamierza złożyć informacje VAT-26 dla każdego pojazdu objętego Modelem, w terminach wynikających z art. 86a ust. 12 ustawy o VAT.

Wewnętrzna procedura korygująca na wypadek stwierdzenia Incydentu użytku prywatnego.

Spółka wdroży wewnętrzną procedurę księgową (dalej: „Procedura korygująca”), określającą sposób postępowania na wypadek stwierdzenia Incydentu użytku prywatnego.

Procedura korygująca będzie stosowana niezwłocznie po udokumentowaniu Incydentu użytku prywatnego i obejmować będzie następujące kroki:

a)Korekta w zakresie VAT.

Z dniem stwierdzenia Incydentu użytku prywatnego (lub, ostrożnościowo, od początku miesiąca, w którym Incydent nastąpił) Spółka zmieni kwalifikację danego pojazdu na pojazd używany w sposób mieszany i złoży aktualizację informacji VAT-26 w terminie wynikającym z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT (tj. do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana sposobu wykorzystywania pojazdu).

Od daty zmiany kwalifikacji Spółka będzie stosować ograniczone odliczenie VAT w wysokości 50% kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z danym pojazdem, zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Korekta uprzednio odliczonego podatku VAT zostanie uwzględniona w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek korekty.

b)Korekta w zakresie CIT.

Równocześnie, od daty stwierdzenia Incydentu użytku prywatnego, Spółka zastosuje ograniczenie kosztów uzyskania przychodów do wysokości 75% poniesionych wydatków eksploatacyjnych (w tym wydatków na paliwo) związanych z danym pojazdem, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.

Podstawa limitu zostanie ustalona z uwzględnieniem nieodliczonej części VAT, stosownie do art. 16 ust. 5a ustawy o CIT. Korekta będzie uwzględniana w rozliczeniu CIT za rok podatkowy, w którym Incydent użytku prywatnego został stwierdzony.

c)Dokumentacja.

Każdy Incydent użytku prywatnego będzie dokumentowany przez Spółkę w odrębnym rejestrze Incydentów, obejmującym: datę, godzinę i trasę przejazdu zakwalifikowanego jako incydent, dane pojazdu i kierowcy, wyjaśnienia złożone przez kierowcę, dokumentację naliczenia i pobrania kary umownej, informację o złożeniu aktualizacji VAT-26 oraz ewidencję korekt podatkowych w VAT i CIT.

Dokumentacja ta stanowić będzie element materiału dowodowego wykazującego rzeczywiste i efektywne działanie systemu kontroli i jest archiwizowana przez okres nie krótszy niż 5 lat (okres przedawnienia zobowiązań podatkowych).

Wdrożenie Procedury korygującej będzie mieć na celu również ograniczenie ryzyka retroaktywnego zastosowania ograniczenia 75% KUP na podstawie art. 16 ust. 5h ustawy o CIT, poprzez wykazanie, że Spółka reaguje na stwierdzone Incydenty niezwłocznie i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

1. Pojazdy samochodowe objęte pytaniami są pojazdami samochodowymi w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.; dalej: „ustawa o VAT”), tj. pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej (dalej: „DMC”) nieprzekraczającej 3,5 tony. Wszystkie pojazdy objęte Modelem opisanym we wniosku są samochodami osobowymi (kategoria M1 według DMC). W tej kategorii mieszczą się również samochody ciężarowe o DMC do 3,5 t (kategoria N1), tj. „dostawcze”, w tym pickupy, vany, furgony.

2. Pojazdy samochodowe objęte pytaniami nie są pojazdami samochodowymi, o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy o VAT. W szczególności pojazdy te:

• nie posiadają konstrukcji wymienionej w art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. a lub b ustawy o VAT (nie są klasyfikowane jako wielozadaniowy lub van ani nie posiadają otwartej części przeznaczonej do przewozu ładunków);
• nie posiadają kabiny kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozia przeznaczonego do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu (art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT);
• nie są pojazdami specjalnymi w rozumieniu art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy o VAT.

W konsekwencji, w odniesieniu do pojazdów objętych pytaniami nie znajdują zastosowania dodatkowe badania techniczne ani zaświadczenia okręgowej stacji kontroli pojazdów.

3. Pojazdy samochodowe objęte pytaniami nie są pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. Z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym nie wynika takie przeznaczenie.

4. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług (dalej: „VAT”), które nie korzystają ze zwolnienia od podatku (usługi przewozu osób oraz dostawy kurierskie). Spółka nie świadczy usług zwolnionych z VAT.

5. Z posiadanych przez Spółkę dokumentów obiektywnie wynika, że pojazdy samochodowe objęte pytaniami będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej Spółki, a wykorzystanie danego pojazdu samochodowego do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest wykluczone.

Wykluczenie to wynika z łącznego zastosowania następujących obiektywnych mechanizmów:

• umowne postanowienia umowy najmu i regulaminu użytkowania pojazdu, w tym jednoznaczny zakaz użytku prywatnego, obowiązek niezwłocznego uruchomienia aplikacji flotowej po uruchomieniu silnika oraz utrzymywania jej w stanie aktywnym przez cały czas ruchu pojazdu, zgoda kierowcy na pełny monitoring telematyczny;
• ciągła rejestracja całości przemieszczeń pojazdu od momentu uruchomienia silnika za pośrednictwem aplikacji flotowej;
• wprowadzony system kar umownych za każdy stwierdzony przypadek naruszenia zakazu użytku prywatnego (incydent użytku prywatnego), aktywnie egzekwowanych poprzez potrącenie z wynagrodzenia kierowcy z tytułu umowy o świadczenie usług przewozu lub dostaw oraz dokumentowanych notami obciążeniowymi;
• możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy w razie powtarzających się lub rażących naruszeń;
• wewnętrzna procedura korygująca, przewidująca niezwłoczną zmianę kwalifikacji pojazdu na pojazd o użytku mieszanym i aktualizację informacji VAT-26 w razie stwierdzenia incydentu użytku prywatnego;
• wewnętrzny rejestr incydentów obejmujący datę, godzinę i trasę przejazdu, dane pojazdu i kierowcy, wyjaśnienia kierowcy, dokumentację naliczenia i pobrania kary umownej oraz dokumentację dokonanych korekt podatkowych, archiwizowany przez okres nie krótszy niż 5 lat.

6. Spółka planuje, w przypadku potwierdzenia prawidłowości takiego podejścia w interpretacji indywidualnej, odliczać podatek VAT w wysokości 100% od następujących kategorii wydatków związanych z pojazdami samochodowymi objętymi pytaniami:

• nabycie paliw silnikowych (oleju napędowego, benzyny);
• nabycie usług naprawy i konserwacji pojazdu;
• nabycie usług serwisowych (w tym przeglądów okresowych);
• nabycie usług myjni samochodowych;
• nabycie i wymiana opon (w tym przechowywanie opon sezonowych);
• nabycie płynów eksploatacyjnych (oleje silnikowe, płyny chłodnicze, płyny do spryskiwaczy, płyny hamulcowe);
• nabycie części zamiennych i akcesoriów eksploatacyjnych pojazdu.

Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej nie obejmuje wydatków na ubezpieczenia pojazdów (OC, AC, NW i innych).

7. Pojazdy samochodowe objęte pytaniami nie są przeznaczone wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Celem usunięcia ewentualnej wątpliwości co do kierunku stosunku najmu, Spółka wyjaśnia, że w opisanym Modelu Spółka jest najemcą pojazdów, a nie wynajmującym.

Pojazdy są własnością osób fizycznych (kierowców taxi i kurierów współpracujących ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych) lub podmiotów trzecich (firm zajmujących się wynajmem), które wynajmują (oddają w odpłatne używanie) te pojazdy Spółce.

Pojazdy w okresie obowiązywania umowy najmu pozostają w wyłącznej dyspozycji Spółki, która wykorzystuje je do prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej w zakresie usług przewozu osób oraz dostaw kurierskich.

8. Spółka nie świadczy usług wynajmu pojazdów na rzecz kierowców - stosunek najmu ma kierunek odwrotny (kierowca → Spółka).

Przychody z działalności gospodarczej Spółki stanowią przychody z tytułu świadczenia usług przewozu osób oraz dostaw kurierskich.

9. Spółka zawiera z każdym kierowcą dwie odrębne umowy:

• umowę najmu pojazdu samochodowego, w której Spółka występuje jako najemca, a kierowca (właściciel pojazdu) jako wynajmujący - przedmiotem tej umowy jest oddanie Spółce pojazdu w odpłatne używanie;
• umowę cywilnoprawną o świadczenie usług przewozu osób lub dostaw kurierskich, w której kierowca występuje jako zleceniobiorca/usługodawca, a Spółka jako zleceniodawca/usługobiorca - na podstawie tej umowy kierowca świadczy na rzecz Spółki usługi przewozu osób lub dostaw kurierskich.

Obie umowy są od siebie funkcjonalnie odrębne, choć powiązane operacyjnie. Kierowca świadczy usługi na rzecz Spółki przy użyciu pojazdu wcześniej oddanego Spółce w najem, ale pojazd pozostaje w okresie obowiązywania umowy najmu w wyłącznym używaniu Spółki, a kierowca wykorzystuje go w ramach świadczenia usług na rzecz Spółki.

10. Z uwagi na fakt, że to Spółka jest najemcą pojazdów (nie wynajmującym), pojazdy nie są „udostępniane kierowcom”.

Niemniej, celem wyczerpującego odniesienia się do oczekiwań organu, Spółka wskazuje, że okres używania danego pojazdu przez kierowcę w celu wyłącznego świadczenia usług na rzecz Spółki jest co do zasady tożsamy z okresem obowiązywania umowy najmu zawartej pomiędzy Spółką a kierowcą.

Umowy najmu zawierane są na czas określony lub nieokreślony, z możliwością wcześniejszego rozwiązania w przypadkach przewidzianych w umowie (w tym w razie rażącego lub powtarzającego się naruszenia zakazu użytku prywatnego).

W okresie obowiązywania umowy najmu pojazd pozostaje w wyłącznej dyspozycji Spółki - kierowca korzysta z pojazdu wyłącznie w celu wykonywania usług przewozu osób lub dostaw kurierskich na rzecz Spółki, a jakiekolwiek inne wykorzystanie pojazdu jest zabronione i sankcjonowane karą umowną.

11. Kierowcy świadczą na rzecz Spółki usługi przewozu osób oraz dostaw kurierskich w modelu platformowym, w którym kierowca samodzielnie decyduje o momencie aktywacji aplikacji platformowej (tj. o rozpoczęciu świadczenia usług w danym dniu) oraz o momencie dezaktywacji aplikacji platformowej (tj. o zakończeniu świadczenia usług w danym dniu). Umowa o świadczenie usług nie określa sztywnych godzin pracy.

Niezależnie od czasu, w którym kierowca aktywnie świadczy usługi platformowe, wszelkie przemieszczenia pojazdu objętego Modelem, w tym przejazdy techniczne (dojazd do strefy startowej kursu, dojazd na serwis, myjnię lub stację paliw, odbiór lub zdanie pojazdu), muszą być prowadzone wyłącznie z aktywną aplikacją flotową rejestrującą całość ruchu pojazdu.

Każde przemieszczenie pojazdu poza aktywnym świadczeniem usług lub poza katalogiem dozwolonych przejazdów technicznych stanowi incydent użytku prywatnego, podlegający naliczeniu kary umownej i wdrożeniu procedury korygującej.

12. Umowy najmu zawierane pomiędzy Spółką (jako najemcą) a kierowcami (jako wynajmującymi) mają charakter odpłatny.

Spółka jest zobowiązana do zapłaty na rzecz kierowcy czynszu z tytułu najmu pojazdu w ustalonej w umowie wysokości, w przyjętym okresie rozliczeniowym (dzienny, tygodniowy lub miesięczny).

13. Poza kierowcą będącym stroną danej umowy najmu i jednocześnie świadczącym usługi przewozu osób lub dostaw kurierskich na rzecz Spółki, żadna inna osoba nie ma możliwości korzystania z pojazdów samochodowych objętych pytaniami.

Umowa najmu i regulamin użytkowania pojazdów wyraźnie zakazują udostępniania pojazdu osobom trzecim (w tym członkom rodziny kierowcy, znajomym czy innym kierowcom).

Naruszenie tego zakazu stanowi rażące naruszenie umowy, sankcjonowane karą umowną i uprawniające Spółkę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.

14. Sposób wykorzystywania pojazdów w zakresie zasad ich użytkowania będzie potwierdzony za pomocą aplikacji flotowej.

Dane generowane przez aplikację flotową będą spełniać wymogi określone w art. 86a ust. 6 ustawy o VAT (prowadzenie ewidencji od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia takiego wykorzystywania) oraz będą zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, w tym:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - potwierdzany przez Spółkę na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem (osoba kierująca pojazdem nie jest podatnikiem - jest zleceniobiorcą Spółki);
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Z uwagi na fakt, że kierowcy są osobami niebędącymi pracownikami Spółki (świadczą usługi na podstawie umów cywilnoprawnych), ewidencja będzie zawierać dodatkowo elementy wymagane przez art. 86a ust. 8 ustawy o VAT, w tym datę i cel udostępnienia pojazdu, dane osoby, której pojazd udostępniono, stan licznika na dzień udostępnienia i jego zwrotu oraz liczbę przejechanych kilometrów w okresie udostępnienia.

15. Generowanie ewidencji przebiegu pojazdu z aplikacji flotowej będzie technicznie możliwe na bieżąco, z końcem każdego dnia pracy, w którym korzystano z pojazdu. Spółka zapewni techniczną zdolność generowania ewidencji w trybie ciągłym (możliwość wygenerowania raportu w dowolnym momencie obejmującego okres od początku prowadzenia ewidencji do chwili wygenerowania).

16. Nadzór i kontrola używania pojazdów przez kierowców odbywać się będzie w oparciu o następującą procedurę:

-Rejestracja danych w czasie rzeczywistym - aplikacja flotowa rejestruje wszystkie przemieszczenia pojazdu od momentu uruchomienia silnika do momentu jego wyłączenia. Dane obejmują pozycję geograficzną, trasę, prędkość, czas oraz dane identyfikujące kierowcę zalogowanego do aplikacji. Spółka ma stały, nieograniczony dostęp do tych danych poprzez panel administracyjny.

-Automatyczne flagowanie incydentów - aplikacja flotowa automatycznie oznacza w systemie jako incydent użytku prywatnego: (i) każde przemieszczenie pojazdu przy braku aktywnej aplikacji (jeśli silnik został uruchomiony bez uprzedniego uruchomienia aplikacji); (ii) każdą przerwę w rejestracji w trakcie ruchu pojazdu (próbę wyłączenia lub zakłócenia działania aplikacji); (iii) przemieszczenia poza zdefiniowanymi strefami operacyjnymi lub w okresach jednoznacznie wskazujących na użycie pozagospodarcze, jeśli takie są zidentyfikowane przez system.

-Weryfikacja bieżąca i okresowa - wyznaczeni pracownicy Spółki (osoby z działu floty lub zespołu odpowiedzialnego za nadzór nad flotą) przeprowadzają: (i) bieżącą weryfikację wszystkich incydentów oflagowanych automatycznie przez aplikację, w terminie do 48 godzin od oznaczenia incydentu; (ii) okresową weryfikację ewidencji przebiegu pojazdu na koniec każdego okresu rozliczeniowego (potwierdzenie autentyczności wpisów zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT).

-Procedura wyjaśniająca - w razie zidentyfikowania incydentu kierowca jest wezwany do złożenia pisemnego wyjaśnienia w terminie 48 godzin. Wyjaśnienie wraz z dokumentacją towarzyszącą jest archiwizowane w rejestrze incydentów.

-Procedura sankcyjna i korygująca - w razie potwierdzenia incydentu Spółka nalicza karę umowną (potrącaną z wynagrodzenia kierowcy), wdraża wewnętrzną procedurę korygującą w zakresie VAT (zmiana kwalifikacji pojazdu, aktualizacja VAT-26) i CIT (zastosowanie limitu 75% KUP od daty incydentu), a w razie powtarzających się lub rażących naruszeń - rozwiązuje umowę najmu i umowę o świadczenie usług ze skutkiem natychmiastowym.

-Archiwizacja - wszystkie dane z aplikacji flotowej, ewidencje, dokumentacja incydentów i dokumentacja egzekwowania kar umownych są archiwizowane przez okres nie krótszy niż 5 lat (okres przedawnienia zobowiązań podatkowych).

17. Nadzór i kontrola używania pojazdów samochodowych przez kierowców za pośrednictwem aplikacji flotowej przebiega w następujący sposób:

-Wymuszenie aktywacji aplikacji - kierowca jest zobowiązany do uruchomienia aplikacji flotowej niezwłocznie po uruchomieniu silnika pojazdu, przed rozpoczęciem jakiegokolwiek ruchu pojazdu. Obowiązek ten jest egzekwowany przez regulamin użytkowania pojazdu (osobiście akceptowany przez kierowcę) i sankcjonowany karą umowną. Każde przemieszczenie pojazdu bez aktywnej aplikacji jest automatycznie rejestrowane jako incydent użytku prywatnego.

-Ciągłe monitorowanie pozycji i przebiegu - aplikacja flotowa rejestruje w czasie rzeczywistym pozycję geograficzną pojazdu, trasę przejazdu, prędkość, czas oraz przebieg (liczbę przejechanych kilometrów). Spółka ma stały dostęp do tych danych poprzez panel administracyjny aplikacji.

-Identyfikacja kierowcy - aplikacja flotowa wymaga logowania kierowcy przed rozpoczęciem korzystania z pojazdu, co umożliwia jednoznaczne przypisanie każdego przemieszczenia pojazdu do konkretnej osoby.

-Automatyczne flagowanie naruszeń - aplikacja flotowa automatycznie oznacza jako incydent użytku prywatnego: (i) ruch pojazdu bez aktywnej aplikacji; (ii) próby wyłączenia lub zakłócenia działania aplikacji w trakcie ruchu pojazdu; (iii) inne nieprawidłowości wskazujące na potencjalne naruszenie zakazu użytku prywatnego.

-Wysyłanie „alertów” (sygnałów alarmowych) do zespołu nadzoru - każdy oflagowany incydent generuje automatyczny alert dla wyznaczonych pracowników Spółki odpowiedzialnych za nadzór nad flotą.

-Generowanie ewidencji przebiegu pojazdu - aplikacja flotowa generuje ewidencję przebiegu pojazdu spełniającą wymogi art. 86a ust. 7-8 ustawy o VAT, w tym ewidencja zawiera wszystkie wymagane elementy informacyjne.

18. Weryfikacji danych z aplikacji flotowej dokonują wyznaczeni pracownicy Spółki (zespół odpowiedzialny za nadzór nad flotą), w szczególności w następujący sposób:

-Weryfikacja bieżąca - pracownik nadzoru przegląda na bieżąco (codziennie) listę incydentów oflagowanych automatycznie przez aplikację flotową w panelu administracyjnym i podejmuje czynności wyjaśniające w terminie do 48 godzin od oznaczenia incydentu.

-Procedura wyjaśniająca - w razie potencjalnego incydentu pracownik nadzoru wzywa kierowcę do pisemnego wyjaśnienia, analizuje wyjaśnienia i podejmuje decyzję o uznaniu zdarzenia za incydent użytku prywatnego (z dalszym uruchomieniem procedury sankcyjnej i korygującej) albo o uznaniu zdarzenia za przejazd dozwolony (np. uzasadniony przejazd techniczny).

-Weryfikacja okresowa ewidencji - na koniec każdego okresu rozliczeniowego pracownik nadzoru potwierdza autentyczność ewidencji przebiegu pojazdu dla każdego pojazdu objętego Modelem (zgodnie z wymogiem art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT) oraz dokonuje rekoncyliacji ewidencji przebiegu z fakturami dokumentującymi tankowanie pojazdu (weryfikacja spójności kilometrów z wydatkami paliwowymi).

-Decyzja o naliczeniu kary umownej - w razie potwierdzenia incydentu pracownik nadzoru wystawia notę obciążeniową i wdraża potrącenie kary umownej z wynagrodzenia kierowcy.

-Decyzja o wdrożeniu procedury korygującej VAT/CIT - w razie potwierdzenia incydentu pracownik nadzoru zawiadamia osobę odpowiedzialną za rozliczenia podatkowe Spółki, która wdraża procedurę korygującą zgodnie z opisem przedstawionym we wniosku (zmiana kwalifikacji pojazdu w VAT, aktualizacja VAT-26, zastosowanie limitu 75% KUP w CIT).

-Archiwizacja dokumentacji - pracownik nadzoru zapewnia archiwizację całości dokumentacji incydentu (oflagowanie automatyczne, wyjaśnienia kierowcy, nota obciążeniowa, decyzja, dokumentacja korekt podatkowych) w wewnętrznym rejestrze incydentów.

19. Kierowcy nie dojeżdżają pojazdami objętymi Modelem do siedziby Spółki. Spółka prowadzi działalność operacyjną w modelu platformowym obejmującym ponad 300 lokalizacji na terenie całej Polski i nie wymaga obecności kierowców w siedzibie Spółki w (...).

Kierowcy bezpośrednio z miejsca zamieszkania (lub z najbliższej okolicy miejsca zamieszkania, w której pojazd jest parkowany) świadczą usługi przewozu osób lub dostaw kurierskich na rzecz Spółki.

Aktywacja aplikacji platformowej (rozpoczęcie świadczenia usług) następuje w miejscu zamieszkania lub w jego bezpośredniej okolicy, a od momentu uruchomienia silnika pojazdu kierowca jest zobowiązany do utrzymywania aktywnej aplikacji flotowej rejestrującej całość przemieszczeń pojazdu.

Garażowanie pojazdów w pobliżu miejsca zamieszkania kierowców wynika wyłącznie z uzasadnionych względów operacyjno-ekonomicznych:

• Spółka prowadzi działalność w modelu rozproszonym geograficznie, obsługującym ponad 300 lokalizacji w Polsce;
• utrzymywanie centralnych parkingów firmowych w każdej z lokalizacji byłoby operacyjnie niewykonalne i nieproporcjonalnie kosztowne;
• kierowca świadczy usługi w lokalizacji operacyjnej, w której zamieszkuje, w związku z czym dojazd „pustym przebiegiem” do centralnego parkingu firmowego stanowiłby nieuzasadniony koszt eksploatacyjny po stronie Spółki.

Garażowanie pojazdu w pobliżu miejsca zamieszkania kierowcy nie ma żadnego związku z jakimkolwiek prywatnym użytkowaniem pojazdu, które jest umownie zakazane i obiektywnie wykluczone poprzez opisane mechanizmy.

20. Poza okolicznościami przedstawionymi we wniosku oraz w odpowiedziach na poprzednie pytania niniejszego uzupełnienia, brak wykorzystania pojazdów samochodowych objętych pytaniami do użytku prywatnego przez kierowców potwierdzają następujące dodatkowe obiektywne okoliczności:

-Pełna rejestracja przemieszczeń od momentu uruchomienia silnika - aplikacja flotowa rejestruje całość ruchu pojazdu, a nie wyłącznie przejazdy w ramach zleceń platformowych, co eliminuje „martwe pole” w monitoringu. Wszelkie przemieszczenia pojazdu poza aktywną aplikacją są automatycznie traktowane jako incydent użytku prywatnego.

-Spójność ekonomiczna modelu wynagrodzenia - wynagrodzenie kierowcy z tytułu umowy o świadczenie usług przewozu lub dostaw uzależnione jest od ilości zrealizowanych zleceń platformowych. Wykorzystanie pojazdu do celów prywatnych nie generuje przychodu po stronie kierowcy, a jednocześnie obciąża go ryzykiem kary umownej i ryzykiem rozwiązania umowy, co ekonomicznie zniechęca do takiego wykorzystania.

-Mechanizm kary umownej zintegrowany z rozliczeniem wynagrodzenia - kara umowna jest potrącana z wynagrodzenia kierowcy w bieżącym okresie rozliczeniowym (dzienny, tygodniowy, miesięczny), co zapewnia natychmiastową egzekucję i wyklucza możliwość uniknięcia sankcji.

-Sankcja maksymalna w postaci natychmiastowego rozwiązania umowy - w razie powtarzających się lub rażących naruszeń umowa najmu oraz umowa o świadczenie usług są rozwiązywane ze skutkiem natychmiastowym, co powoduje utratę całego źródła dochodu kierowcy ze współpracy ze Spółką.

-Rejestr incydentów jako stały materiał dowodowy - wewnętrzny rejestr incydentów archiwizuje całość dokumentacji egzekwowania zakazu użytku prywatnego, stanowiąc obiektywny dowód efektywnego działania systemu kontroli.

-Wewnętrzna procedura korygująca jako mechanizm samooczyszczający - Spółka zobowiązana jest do niezwłocznej reakcji na każdy stwierdzony incydent użytku prywatnego, w tym do aktualizacji VAT-26 w trybie art. 86a ust. 14 ustawy o VAT i zastosowania ograniczeń podatkowych zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, co eliminuje ryzyko „systemowego” deklarowania wyłączności przy faktycznym użytku mieszanym.

21. Pod określeniem „inne wydatki eksploatacyjne” Spółka rozumie wydatki ponoszone w związku z bieżącym używaniem i utrzymaniem pojazdu w stanie umożliwiającym jego eksploatację w działalności gospodarczej Spółki, niebędące wydatkami na nabycie paliwa. Wydatki te obejmują w szczególności:

• wydatki na nabycie usług naprawy i konserwacji pojazdu (w tym naprawy mechaniczne, blacharskie i lakiernicze);
• wydatki na nabycie usług serwisowych (w tym przeglądów okresowych i diagnostyki);
• wydatki na nabycie usług myjni samochodowych (w tym myjni ręcznych i automatycznych);
• wydatki na nabycie i wymianę opon (w tym opon letnich, zimowych i całorocznych, a także usługi przechowywania opon sezonowych);
• wydatki na nabycie płynów eksploatacyjnych (w tym olejów silnikowych, płynów chłodniczych, płynów hamulcowych, płynów do spryskiwaczy);
• wydatki na nabycie części zamiennych i akcesoriów eksploatacyjnych pojazdu (w tym filtrów, świateł, wycieraczek, akumulatorów).

Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej nie obejmuje wydatków na ubezpieczenia pojazdów (OC, AC, NW, GAP i innych) ani wydatków, które nie stanowią wydatków „związanych z używaniem” pojazdu w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.

22. Wszystkie wskazane we wniosku Wydatki Eksploatacyjne są definitywne, tj. są ostatecznie ponoszone przez Spółkę i nie są jej zwracane przez jakikolwiek inny podmiot (w tym przez kierowcę, przez inną spółkę z Grupy A ani przez inny podmiot zewnętrzny).

Faktury dokumentujące Wydatki Eksploatacyjne są wystawiane bezpośrednio na Spółkę, a Spółka ponosi ekonomiczny i prawny ciężar tych wydatków.

23. W okresie obowiązywania umowy najmu i umowy o świadczenie usług osoby współpracujące ze Spółką (kierowcy) wykonują usługi przewozu osób lub dostawy kurierskie samochodami objętymi pytaniami wyłącznie na rzecz Spółki.

Umowa najmu i regulamin użytkowania pojazdu wykluczają wykorzystanie pojazdu w jakimkolwiek innym celu, w tym do świadczenia usług na rzecz podmiotów trzecich.

24. Z uwagi na fakt, że to Spółka jest najemcą pojazdów (nie wynajmującym), wynagrodzenie z tytułu najmu pojazdów jest wynagrodzeniem płaconym przez Spółkę na rzecz kierowcy (właściciela pojazdu wynajmującego pojazd Spółce).

Wynagrodzenie z tytułu najmu pojazdu (czynsz najmu) obejmuje wyłącznie wynagrodzenie za oddanie Spółce pojazdu w odpłatne używanie (najem).

Wynagrodzenie to nie obejmuje kosztów paliwa, kosztów napraw, kosztów serwisu, kosztów myjni, kosztów wymiany opon ani innych Wydatków Eksploatacyjnych - wszystkie te koszty są ponoszone przez Spółkę bezpośrednio, na podstawie odrębnych faktur wystawionych na Spółkę.

Wynagrodzenie z tytułu najmu pojazdu jest odrębne od wynagrodzenia kierowcy z tytułu umowy o świadczenie usług przewozu osób lub dostaw kurierskich (które jest uzależnione od ilości zrealizowanych zleceń platformowych).

25. Przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej nie są wydatki na ubezpieczenia pojazdów (OC, AC, NW, GAP ani inne). Spółka nie wnosi o rozstrzygnięcie skutków podatkowych w zakresie ubezpieczeń pojazdów.

Celem wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego, Spółka wyjaśnia jednak, że zgodnie z modelem umownym przyjętym przez Spółkę:

• ubezpieczenie OC pojazdu - stronami umowy ubezpieczenia OC są właściciel pojazdu (kierowca jako wynajmujący) i zakład ubezpieczeń; ciężar kosztów ubezpieczenia OC ponosi kierowca jako właściciel pojazdu;
• ubezpieczenie AC pojazdu - w zakresie, w jakim umowa ubezpieczenia AC zostanie zawarta, jej stronami są właściciel pojazdu (kierowca jako wynajmujący) i zakład ubezpieczeń; ciężar kosztów ubezpieczenia AC ponosi kierowca.

Spółka nie ponosi kosztów ubezpieczeń pojazdów i nie zalicza tych kosztów do kosztów uzyskania przychodów ani nie odlicza od nich podatku VAT.

Pytania

1.Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do odliczenia 100% kwoty podatku VAT naliczonego od Wydatków Eksploatacyjnych, w tym od nabycia paliw silnikowych (oleju napędowego, benzyny), związanych z pojazdami samochodowymi używanymi w ramach Modelu flotowego opisanego we wniosku, na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT?

2.Czy opisana przez Wnioskodawcę ewidencja przebiegu pojazdu oparta na danych generowanych przez aplikację flotową - przy uwzględnieniu, że kierowcy będą zobowiązani uruchamiać aplikację niezwłocznie po uruchomieniu silnika i utrzymywać jej aktywność przez cały czas ruchu pojazdu - będzie spełniać wymogi ewidencji przebiegu pojazdu określone w art. 86a ust. 7 oraz art. 86a ust. 8 ustawy o VAT, a tym samym będzie stanowić wystarczającą podstawę formalną do stosowania odliczenia 100% VAT od Wydatków Eksploatacyjnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko w sprawie pytania oznaczonego numerem 1

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do odliczenia 100% kwoty podatku VAT naliczonego od Wydatków Eksploatacyjnych, w tym od nabycia paliw silnikowych, związanych z pojazdami samochodowymi objętymi Modelem, na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT.

Stanowisko w sprawie pytania oznaczonego numerem 2

W ocenie Wnioskodawcy, ewidencja przebiegu pojazdu oparta na danych z aplikacji flotowej - przy spełnieniu warunków opisanych we wniosku - spełniać będzie wymogi formalne art. 86a ust. 7 i ust. 8 ustawy o VAT oraz będzie stanowić wystarczającą podstawę do stosowania odliczenia 100% VAT od Wydatków Eksploatacyjnych.

1. Uzasadnienie do Pytania nr 1 - Prawo do odliczenia 100% VAT

Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi co do zasady 50% kwoty podatku wynikającej z faktury. Zasada ta wynika z ustawowego domniemania „użytku mieszanego” pojazdów samochodowych.

Odstępstwo od zasady 50% jest możliwe na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, który stanowi, że przepis ust. 1 nie ma zastosowania w przypadku gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. W takim przypadku podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT naliczonego od wszelkich wydatków związanych z pojazdem, w tym od nabycia paliwa (art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT).

Natomiast, zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT pojazd uznaje się za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, jeżeli łącznie są spełnione dwa warunki:

• warunek materialny: sposób wykorzystywania pojazdu przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach jego używania, wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą;
• warunek formalny: warunek materialny musi być potwierdzony prowadzoną przez podatnika ewidencją przebiegu pojazdu spełniającą wymogi art. 86a ust. 7-8 ustawy o VAT (dalej: „kilometrówka VAT”).

W opisanym Modelu oba warunki będą spełnione łącznie. W zakresie warunku materialnego:

• Regulamin i Umowy z kierowcami będą zawierać jednoznaczny zakaz użytku prywatnego z precyzyjną definicją „użytku prywatnego”;
• za każde naruszenie zakazu wykorzystywania samochodów do użytku prywatnego przewidziane będą realne kary finansowe, które będą aktywnie egzekwowane i dokumentowane;
• aplikacja flotowa będzie rejestrować całość przemieszczeń danego pojazdu od momentu uruchomienia silnika, obiektywnie wykluczając „niemonitorowane” przejazdy (lub traktując je jako jazdy prywatne sankcjonowane poprzez naliczenie i pobranie kary umownej).

W zakresie warunku formalnego - argumentacja zawarta jest w uzasadnieniu do Pytania nr 2.

Wnioskodawca ma świadomość, że organy podatkowe traktują garażowanie pojazdów przy miejscu zamieszkania osoby kierującej jako czynnik podwyższający ryzyko zakwestionowania prawa do pełnego odliczenia. Jednakże zarówno utrwalone orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: NSA), jak i najnowsze interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyraźnie potwierdzają, że samo parkowanie przy miejscu zamieszkania nie stanowi autonomicznej podstawy odmowy prawa do 100% odliczenia VAT, lecz jest jednym z elementów oceny całokształtu okoliczności faktycznych.

Naczelny Sąd Administracyjny w prawomocnym wyroku z 3 października 2025 r. (sygn. I FSK 1618/22) potwierdził, że podatnik korzystający z efektywnych mechanizmów kontroli wykluczających użytek prywatny zachowuje prawo do pełnego odliczenia VAT, nawet jeżeli pojazd jest parkowany przy miejscu zamieszkania. We wskazanym wyroku Naczelny Sąd Administracyjny wprost wskazał, że:

„Specyfika prowadzonej przez skarżącego działalności gospodarczej uzasadnia parkowanie/garażowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania, które jest zarazem miejscem siedziby prowadzonej przez niego firmy. Specyfika tej działalności wymaga, aby skarżący miał dogodny dostęp do pojazdu służbowego, którym dojeżdża do miejsc prowadzenia działalności gospodarczej w kraju i zagranicą. (…) Zasadnie zdaniem WSA organ nie mając do tego podstaw w istocie stwierdza, że w takiej sytuacji jaką przedstawił skarżący, a która odpowiada treści interpretowanych przepisów, nie przysługuje prawo do pełnego odliczenia podatku VAT wykazanego w fakturach dokumentujących koszty eksploatacyjne tego pojazdu. Z drugiej strony organ nie tylko pomija specyfikę działalności gospodarczej skarżącego, jak też to, że skarżący posiada do dyspozycji inne pojazdy, które w razie potrzeby wykorzystywane są czy to do celów prywatnych czy też mieszanych. Mając na uwadze przedstawione okoliczności oraz powołane wyżej argumenty nie można zgodzić się z zarzutami organu postawionymi w skardze kasacyjnej”.

Przy ocenie zatem kwestii garażowania samochodów w rozpatrywanej sprawie należy mieć na uwadze, że Spółka prowadzi działalność w ponad 300 lokalizacjach i posiadanie w każdej z tych lokalizacji parkingu dla własnych potrzeb wiązałoby się z istotnymi nakładami finansowymi, które z perspektywy prowadzonej przez Spółkę działalności nie znajdują uzasadnienia gospodarczego.

Co istotne, w wyroku z 19 grudnia 2024 r. (sygn. I FSK 630/21) NSA podkreślił, że organ podatkowy jest obowiązany merytorycznie ocenić wszystkie przedstawione przez podatnika okoliczności, w szczególności specyfikę działalności i efektywność systemu kontroli, a nie opierać się wyłącznie na ogólnikowym twierdzeniu o „potencjalnej możliwości” użycia prywatnego. NSA w powołanym wyroku zgodził się ze stanowiskiem wyrażonym przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 20 stycznia 2021 r. (sygn. akt I SA/Kr 738/20) zgodnie, z którym:

„Uzasadniony jest zarzut, że z niewiadomych powodów organ uznał, iż sposób wykorzystania samochodów i ich nadzór kontrolny wprowadzony przez podatnika nie jest wystarczający, by przyjąć, że pojazdy wykorzystywane są wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Trafnie akcentuje się w skardze, że u podstaw rozstrzygnięcia wniosku legło nieumotywowane w istocie założenie, iż samo parkowanie samochodu w miejscu zamieszkania pracownika przesądza o jego wykorzystywaniu do celów prywatnych. Tymczasem, jak stwierdza sam organ w uzasadnieniu interpretacji, oceny powyższe muszą być dostosowane do specyfiki działalności podatnika i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdu muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku”.

Analogiczne stanowisko NSA zajął w wyroku z 17 lipca 2024 r. (sygn. akt I FSK 1175/20), w którym wskazał, że:

„Niezależnie od systemu wdrożonych zabezpieczeń, użytkownik pojazdu może postąpić wbrew intencjom ich wprowadzenia. Parkowanie auta w siedzibie firmy zamiast pod domem tej osoby, niemiałoby tu wtedy znaczenia, gdyż w każdym czasie, a więc również w ramach wykonywania obowiązków służbowych dojść może do wykorzystania samochodu dla realizacji potrzeb prywatnych. W sytuacji więc, gdy mamy do czynienia z "czynnikiem ludzkim" istnieje ryzyko użycia samochodu niezgodnie z jego deklarowanym dla celów podatkowych przeznaczeniem. Rzecz jednak w tym, aby ryzyko to jak najbardziej zminimalizować, a co za tym idzie wprowadzić zasady korzystania z pojazdu oraz zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzegania, które wykluczą użycie auta w celach prywatnych”.

Jak już było na to wskazywane, Spółka flotowa prowadzi działalność w ponad 300 lokalizacjach na terenie całej Polski. Scentralizowane garażowanie floty byłoby operacyjnie niewykonalne i nieproporcjonalnie kosztowne. Garażowanie przy miejscu zamieszkania kierowcy jest zatem racjonalną i uzasadnioną gospodarczo odpowiedzią na specyfikę modelu działalności Spółki (tj. prowadzenie działalności w wielu lokalizacjach w Polsce), ściśle analogiczną do stanów faktycznych akceptowanych przez NSA i WSA w przywołanych orzeczeniach.

Reasumując, należy uznać, że w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia 100% kwoty VAT naliczonego od Wydatków Eksploatacyjnych, w tym od nabycia paliw silnikowych, związanych z pojazdami samochodowymi objętymi Modelem, na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT.

2. Uzasadnienie do Pytania nr 2

Art. 86a ust. 7 ustawy o VAT precyzuje wymaganą treść wpisów ewidencji przebiegu pojazdu (numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika na te dni, wpisy o każdym wykorzystaniu pojazdu obejmujące: datę, cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych km, stan licznika po zakończeniu jazdy, dane osoby kierującej).

Przepis ten nie narzuca natomiast żadnej określonej formy ani technologii prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez Dyrektora KIS, który wskazał, że podatnicy mają „pełną dowolność co do formy i wyboru środków dowodowych” (m.in. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.315.2023.2.RH z 23 sierpnia 2023 r.). W tym zakresie w przedmiotowej interpretacji Dyrektor KIS wskazał wprost w sprawie podatnika, że:

„Należy jednocześnie zaznaczyć, że mają Państwo pełną dowolność co do formy i wyboru środków dowodowych, co oznacza, że skoro nie prowadzicie Państwo ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 16 ust. 5f ustawy CIT, możecie w dowolny inny sposób dowodzić, że składniki majątku są wykorzystywane wyłącznie na cele działalności gospodarczej”.

Należy zatem mieć na uwadze, że nie ma normatywnych podstaw do odmowy waloru „kilometrówki VAT” danym generowanym przez aplikację informatyczną, o ile dane te zawierają wszystkie elementy wymagane przez art. 86a ust. 7 - 8 ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, że ewidencja przebiegu pojazdu oparta na danych z aplikacji flotowej będzie spełniać wymogi formalne przewidziane w art. 86a ust. 7 i ust. 8 ustawy o VAT i będzie stanowić wystarczającą podstawę do stosowania odliczenia 100% VAT.

Należy podkreślić, że Dyrektor KIS wielokrotnie dopuścił stosowanie danych z systemów GPS oraz innych danych jako podstawy ewidencji przebiegu pojazdu.

Takie stanowiska wyrażono, m.in. w:

• interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 20 grudnia 2023 r. (znak 0113-KDIPT1-3.4012.636.2023.2.OS), w której organ potwierdził, że ewidencja generowana przez system GPS spełnia wymogi art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, pod warunkiem że zawiera wymagane elementy i jest weryfikowana przez podatnika. W tym zakresie w przedmiotowej interpretacji wskazano, że: „Każdorazowe użycie pojazdu samochodowego dokumentowane jest obecnie dokonaniem wpisu po użyciu pojazdu do papierowej ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej dane, o których mowa w art. 86 ust. 7 ustawy o VAT przez pracownika kierującego pojazdem w czasie wykonywania polecenia kierownika/dyrektora. Natomiast rozważają Państwo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów za pośrednictwem systemu GPS, a zapis w prowadzonej ewidencji przebiegu wykonany z systemu GPS będzie zgodny z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. W świetle powyższych okoliczności, stwierdzam, że w przedmiotowej sprawie będą spełnione warunki do uznania, że Państwa pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej (m.in. wprowadzono wewnętrzne regulacje, zabraniające używania pojazdu w celu prywatnym, samochody parkowane są na zamkniętych parkingach Spółki) oraz będą Państwo prowadzić ewidencję przebiegu, która zawiera niezbędne elementy wynikające z art. 86a ust. 7 ustawy”.
• interpretacja indywidualna przepisów prawa podatkowego z 6 listopada 2025 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (0112-KDIL1-2.4012.512.2025.2.MR) wskazał, że „Prowadzona przez Państwa ewidencja przebiegu pojazdu w formie raportów dla danego pojazdu generowanych na podstawie danych z systemu GPS uzupełnionych przez osobę, która udostępniła pojazd kierowcy będzie zawierała dane, o których mowa w art. 86a ust. 7 pkt 1-3 oraz pkt 5 ustawy, zawiera/będzie zawierać dane dotyczące każdego użycia pojazdu oraz -jak Państwo wskazują - będzie odzwierciedlać w rzetelny sposób każde użycie pojazdu. Raporty (ewidencja przebiegu pojazdów z systemu GPS) będą generowane na dzień zwrotu pojazdów (a nie codziennie, na koniec każdego dnia pracy). (…) Podsumowując stwierdzam, że wybrany przez Państwa sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów będzie spełniać wymogi art. 86a ust. 8 ustawy natomiast zastosowane przez Państwa środki zapobiegające wykorzystaniu pojazdów flotowych do celów innych niż działalność gospodarcza Spółki będą spełniać wymogi z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy jedynie w opisanym przypadku dotyczącym parkingu firmowego”.
• interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 22 września 2025 r. (znak 0111-KDIB3-1.4012.208.2020.13.ICZ), w której wskazano, że: „Wskazują Państwo, że prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu za pomocą aplikacji GPS będzie zawierała wszystkie elementy wymagane przepisem art. 86a ust. 7 ustawy, jedynie wpis, o którym mowa w pkt 4 ww. przepisu, będzie dokonywany automatycznie przez aplikację GPS a nie osobę kierującą pojazdem. Jednocześnie osoba kierująca pojazdem - pracownik jest zobligowana do zidentyfikowania się przed rozpoczęciem jazdy powierzonym samochodem poprzez przyłożenie imiennej karty do czytnika znajdującego się w pojeździe. Natomiast Państwo na koniec każdego miesiąca weryfikują i potwierdzają prowadzoną ewidencję. Przepisy podatku od towarów i usług nie precyzują formy prowadzenia ewidencji a jedynie wskazują jakie konkretnie elementy powinna zawierać ewidencja. Skoro - jak Państwo wyjaśnili - prowadzona ewidencja za pomocą aplikacji GPS będzie zawierać wszystkie elementy wymagane przepisem art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, to z uwagi na przywołane uregulowania prawne należy stwierdzić, że będzie ona spełniać wymogi określone ww. przepisem”.

Jak potwierdzają powołane stanowiska Dyrektora KIS podatnicy mają swobodę wyboru formy prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Należy wskazać, że aplikacja flotowa stosowana przez Wnioskodawcę w ramach opisanego Modelu nie będzie ograniczać rejestracji wyłącznie do przejazdów w ramach zleceń platformowych.

Ze względu na bezwzględny obowiązek uruchomienia aplikacji niezwłocznie po uruchomieniu silnika, rejestruje ona całość przemieszczeń pojazdu od momentu uruchomienia silnika, analogicznie jak działanie systemu GPS. Wszelkie przerwy w rejestracji lub wyłączenie aplikacji w trakcie ruchu stanowią naruszenie Regulaminu, dokumentowane i egzekwowane przez Spółkę.

Aplikacja flotowa będzie umożliwiać wygenerowanie danych zawierających wszystkie elementy wymagane przez art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, tj. numer rejestracyjny pojazdu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (z mapą), liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika oraz dane kierowcy.

W zakresie art. 86a ust. 8 ustawy o VAT (udostępnienie pojazdu osobie niebędącej pracownikiem) - ewidencja zawierać będzie dane osoby, której pojazd udostępniono, stan licznika na dzień udostępnienia i zwrotu oraz liczbę przejechanych km w danym okresie udostępnienia. Dane archiwizowane będą przez okres co najmniej 5 lat.

W ocenie Wnioskodawcy, nie ma żadnych podstaw normatywnych do różnicowania skuteczności ewidencji prowadzonej w oparciu o dane z aplikacji flotowej od ewidencji opartej na danych z dedykowanego trackera GPS, skoro obie formy spełniają tę samą funkcję dokumentacji całości przemieszczeń pojazdu. Kluczowe znaczenie ma rzetelność i kompletność danych, a nie technologia ich zbierania, co również potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z 20 grudnia 2023 r. (znak 0113-KDIPT1-3.4012.636.2023.2.OS).

Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, ewidencja przebiegu pojazdu oparta na danych z aplikacji flotowej - przy spełnieniu warunków opisanych we wniosku - spełnia wymogi formalne art. 86a ust. 7 i ust. 8 ustawy o VAT i stanowi wystarczającą podstawę do stosowania odliczenia 100% VAT.

PODSUMOWANIE

Reasumując, należy podkreślić, że najnowsza linia interpretacyjna KIS potwierdza możliwość odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdami osobowymi, pod warunkiem łącznego spełnienia następujących przesłanek:

• wyłączne użycie do działalności gospodarczej - pojazd nie może być wykorzystywany do celów prywatnych;
• wewnętrzne regulaminy wykluczające użytek prywatny - konieczne jest wprowadzenie jasnych zasad użytkowania pojazdu, które wykluczają możliwość korzystania z niego poza działalnością gospodarczą;
• egzekwowanie regulaminów - firma musi aktywnie kontrolować przestrzeganie ustalonych zasad, np. poprzez nadzór nad pracownikami;
• rzetelna ewidencja przebiegu - prowadzenie szczegółowej ewidencji, która potwierdza wykorzystanie pojazdu wyłącznie do celów firmowych. Akceptowalne formy to, m.in. ewidencja kilometrów lub systemy GPS rejestrujące trasy;
• zgłoszenie VAT-26 - złożenie do urzędu skarbowego formularza VAT-26, który informuje o wykorzystywaniu pojazdu wyłącznie do działalności opodatkowanej.

Spełnienie wszystkich powyższych warunków uprawnia do pełnego odliczenia podatku naliczonego związanego z eksploatacją pojazdu.

Powyższe potwierdzają, m.in. następujące stanowiska Dyrektora KIS wyrażone w:

- interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 18 marca 2026 r. (znak 0114-KDIP4-2.4012.803.2021.15.MB), w której Dyrektor KIS wskazał, że: „Wprowadził Pan regulamin, który określa sposób używania ww. samochodu wykluczając użycie tego pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą oraz prowadzi Pan ewidencję przebiegu pojazdu, której zapisy nadzorują przestrzeganie zasad w nim zawartych i określa stan licznika, przebieg trasy oraz liczbę przejechanych kilometrów. Złożył Pan również informację VAT-26, która potwierdza jednoznacznie, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Ponadto specyfika prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, czyli konieczność posiadania przez Pana do dyspozycji pojazdu służbowego w celu dojazdu do miejsc prowadzenia działalności gospodarczej w kraju i za granicą, uzasadnia parkowanie/garażowanie ww. samochodu w miejscu zamieszkania będącego jednocześnie miejscem prowadzenia przez Pana działalności. Z opisu sprawy wynika także, że posiada Pan inne pojazdy, które wykorzystuje do celów prywatnych lub mieszanych. Zatem wprowadzone przez Pana procedury łącznie wykluczają użycie omawianego pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą i nie pozwalają na wykorzystywanie ww. pojazdu do celów prywatnych. Tym samym, ma Pan prawo do odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego dotyczącej wydatków związanych z eksploatacją opisanego we wniosku samochodu, gdyż samochód ten spełnia warunki, o których mowa w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. Przy czym należy wskazać, że obowiązujące przepisy w zakresie podatku od towarów i usług nie uzależniają prawa do odliczenia podatku VAT w pełnej wysokości od limitu ilościowego przejechanych kilometrów. W konsekwencji, przysługuje Panu pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków eksploatacyjnych dotyczących omawianego we wniosku samochodu osobowego. Zatem ma Pan prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego wykazanego na fakturach od wydatków związanych z eksploatacją opisanego we wniosku pojazdu”.

- interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 19 stycznia 2026 r. (znak 0111-KDIB3-1.4012.793.2025.4.KO), w której wskazano, że: „Prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu tylko dla jednego pojazdu, ponieważ tylko tego jednego pojazdu dotyczy art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. Jedyny pojazd, w odniesieniu do którego prowadzona jest ewidencja przebiegu używany jest wyłącznie do jazd związanych z działalnością gospodarczą. Mają Państwo możliwość wyznaczenia pracownika do przeprowadzenia kontroli sposobu wykorzystania samochodu służbowego. Istnieje nadzór nad używaniem ww. pojazdu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych - GPS. Państwo: posiadają zbiór zasad użytkowania samochodu do celów służbowych; prowadzą ewidencję przebiegu; kontrolują przebieg pojazdu (na podstawie informacji wskazywanych przez pojazd i informacji umieszczanych w ewidencji); mają prawo wytypować na piśmie osobę, która będzie przeprowadzała niezapowiedziane kontrole dotyczące: (i) sposobu użytkowania samochodu służbowego - mające na celu wykluczenie użytkowania powierzonego samochodu na cele prywatne; (ii) miejsca i sposobu parkowania samochodu służbowego przez Korzystającego. Wytypowana do kontroli osoba sporządzi protokół, który następnie przedstawi Pracodawcy; - w przypadku stwierdzenia, że Korzystający użytkuje samochód stanowiący przedmiot umowy do celów prywatnych Spółka ma możliwość wyciągnięcia konsekwencji wskazanych w zbiorze zasad użytkowania samochodu służbowego. Korzystający może korzystać z samochodu po godzinach pracy bez ograniczeń jedynie w celach związanych z działalnością gospodarczą Spółki (w celach służbowych)”.

- interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 20 grudnia 2023 r. (znak 0113-KDIPT1-3.4012.636.2023.2.OS), w której wskazał, że: „Jak wskazali Państwo w opisie sprawy, w działalności gospodarczej wykorzystują Państwo pojazdy tylko i wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W Państwa Spółce uregulowano wewnętrznym dokumentem zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych. Z dokumentów posiadanych przez Spółkę, tj. Regulaminu określającego wewnętrzne zasady użytkowania wszelkich pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej), wynika, że wszystkie pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej Spółki i wykluczone będzie wykorzystywanie danego samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą Spółki. W celu wyeliminowania praktyk prywatnego użytkowania Spółka powzięła pewne kroki, tj. wszelkie samochody Spółki (w tym samochody objęte zakresem wniosku) stacjonują na zamkniętych parkingach Spółki przy danych zakładach Spółki, każde użycie pojazdów samochodowych realizowane jest na podstawie polecenia kierownika/dyrektora. Pojazdy samochodowe są również wyposażone w system lokalizacji (system GPS) pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie. Kierownicy/dyrektorzy na bieżąco kontrolują trasy przejechane przez pojazdy samochodowe w systemie GPS. Wytworzone dokumenty obiektywnie definiują warunki do wykorzystywania pojazdów wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak również formułują wyraźny zakaz używania pojazdów do użytku prywatnego. Ze względu na charakter prowadzonej działalności przez Spółkę i sposób użytkowania pojazdów samochodowych (w tym samochodów objętych zakresem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej), każde użycie pojazdu wynika z wydanych przez kierownika/dyrektora poleceń służbowych, który każdego dnia rozdysponowuje pracę pracownikom Spółki. Każdorazowe użycie pojazdu samochodowego dokumentowane jest obecnie dokonaniem wpisu po użyciu pojazdu do papierowej ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej dane, o których mowa w art. 86 ust. 7 ustawy o VAT przez pracownika kierującego pojazdem w czasie wykonywania polecenia kierownika/dyrektora. Natomiast rozważają Państwo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów za pośrednictwem systemu GPS, a zapis w prowadzonej ewidencji przebiegu wykonany z systemu GPS będzie zgodny z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. W świetle powyższych okoliczności, stwierdzam, że w przedmiotowej sprawie będą spełnione warunki do uznania, że Państwa pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej (m.in. wprowadzono wewnętrzne regulacje, zabraniające używania pojazdu w celu prywatnym, samochody parkowane są na zamkniętych parkingach Spółki) oraz będą Państwo prowadzić ewidencję przebiegu, która zawiera niezbędne elementy wynikające z art. 86a ust. 7 ustawy. Wobec powyższego, będziecie Państwo jako czynny zarejestrowany podatnik podatku VAT uprawnieni do pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków poniesionych na przedmiotowe pojazdy samochodowe na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. Przy czym, prawo to będzie Państwu przysługiwało, o ile nie zaistnieją wyłączenia wynikające z art. 88 ustawy”.

Reasumując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

- wdrożony Model spełnia materialny warunek wyłączności użycia pojazdów do działalności w rozumieniu art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, gdyż kumulatywne zastosowanie zakazu użytku prywatnego z sankcją finansową, obowiązku stałej aktywności aplikacji flotowej od momentu uruchomienia silnika, rejestracji i archiwizacji wszystkich przemieszczeń pojazdu oraz uzasadnienia operacyjnego dla garażowania przy miejscu zamieszkania kierowcy - obiektywnie wyklucza użytek prywatny;

- ewidencja przebiegu pojazdu oparta na danych z aplikacji flotowej spełnia wymogi formalne art. 86a ust. 7 i ust. 8 ustawy o VAT, co potwierdza analogia z dopuszczoną przez KIS ewidencją GPS oraz zasada pełnej dowolności formy ewidencji.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą. W świetle tego przepisu:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca zapewnił zatem podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno, tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Jak stanowi art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 86a ust. 2 ustawy:

Jednakże, od zasady wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy przewidziano wyjątki.

Jak wynika z art. 86a ust. 3 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 4 ustawy:

W myśl art. 86a ust. 5 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:

Na mocy art. 86a ust. 7 ustawy:

Stosownie do art. 86a ust. 8 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 9 pkt 1 ustawy:

W świetle art. 86a ust. 12 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 34 ustawy:

Należy wskazać, że z treści art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdem samochodowym w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Dla celów pełnego odliczania VAT fakt jego wykorzystywania wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tego pojazdu przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach jego używania wyklucza użycie go do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu.

Odwołując się do wykładni językowej, zgodnie z interpretacją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN przez pojęcie „wyłącznie” należy rozumieć „tylko” oraz „jedynie”. Przy definiowaniu słowa „wyłącznie” mogą być również pomocne synonimy tego słowa, wśród których wskazuje się: absolutnie; bezwzględnie; całkowicie; jedynie; tylko; zupełnie.

Zatem możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach, dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są jedynie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

Wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić wyeliminowanie użytku prywatnego używanego w nim pojazdu samochodowego dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdu muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku. Przy czym, użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

Nie można uznać wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej gdy np. zostaną ustalone zasady używania pojazdów, jednakże nie istnieją żadne zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie; przykładowo istnieje zakaz używania przez pracowników pojazdów do celów prywatnych, jednakże nikt nie weryfikuje czy zakaz ten jest respektowany.

W orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowany jest pogląd, że na ocenę czy podatnik wykorzystuje pojazdy wyłącznie do działalności gospodarczej oraz czy sposób użytkowania tych pojazdów pozwala wykluczyć użycie ich do celów innych niż działalność gospodarcza powinno być rozpatrywane przez pryzmat specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.

Niezbędnym elementem uznania pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej jest zatem sposób jego faktycznego wykorzystywania, który wyklucza użycie do celów prywatnych. Temu służą ustalone przez podatnika zasady używania pojazdów oraz prowadzona ewidencja przebiegu. Przyjęte zasady powinny odpowiadać specyfice prowadzonej działalności oraz obowiązkom służbowym pracowników.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przedmiotem Państwa działalności jest prowadzenie - w modelu platformowym - działalności operacyjnej w zakresie usług przewozu osób (taxi) oraz dostaw kurierskich. Prowadzą Państwo działalność na terenie całej Polski, obsługując ponad 300 lokalizacji. W ramach przyjętego modelu operacyjnego, jako najemca - zawierają Państwo umowy najmu pojazdów samochodowych (osobowych) z osobami fizycznymi - kierowcami współpracującymi z Państwem na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. osobami wykonującymi usługi przewozu osób lub dostawy kurierskie na Państwa rzecz. Pojazdy będące przedmiotem umów najmu są użytkowane przez Państwa wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, tj. do realizacji zleceń taksówkarskich i kurierskich. Państwo, jako podmiot, na który wystawiane są faktury za paliwo oraz faktury dokumentujące inne wydatki eksploatacyjne ponoszą w całości koszty związane z eksploatacją tych pojazdów, tj. koszty paliwa, napraw, serwisowania, myjni, wymian opon oraz inne wydatki eksploatacyjne.

Pojazdy samochodowe objęte pytaniami:

• są pojazdami samochodowymi w rozumieniu art. 2 pkt 34 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tj. pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony;
• nie są pojazdami samochodowymi, o których mowa w art. 86a ust. 9 pkt 1-3 ustawy o VAT;
• nie są pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą;
• nie są przeznaczone wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonują Państwo wyłącznie czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług, które nie korzystają ze zwolnienia od podatku (usługi przewozu osób oraz dostawy kurierskie). Nie świadczą Państwo usług zwolnionych od podatku VAT. Z posiadanych przez Państwa dokumentów obiektywnie wynika, że pojazdy samochodowe objęte pytaniami będą wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej, a wykorzystanie danego pojazdu samochodowego do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest wykluczone.

W okresie obowiązywania umowy najmu pojazd pozostaje w Państwa wyłącznej dyspozycji - kierowca korzysta z pojazdu wyłącznie w celu wykonywania usług przewozu osób lub dostaw kurierskich na Państwa rzecz, a jakiekolwiek inne wykorzystanie pojazdu jest zabronione i sankcjonowane karą umowną.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przysługiwać będzie Państwu prawo do odliczenia 100% kwoty podatku VAT naliczonego od Wydatków Eksploatacyjnych, w tym od nabycia paliw silnikowych (oleju napędowego, benzyny), związanych z pojazdami samochodowymi używanymi w ramach Modelu flotowego opisanego we wniosku, na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT.

Jak wyżej wyjaśniono, z przepisów art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Tym samym, należy poddać analizie czy wprowadzone przez Państwa mechanizmy powodują, że opisane we wniosku pojazdy samochodowe można uznać za wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że zamierzają wdrożyć następujące rozwiązania organizacyjne, umowne i techniczne:

‒monitoring pojazdów za pośrednictwem aplikacji flotowej - wszystkie pojazdy objęte będą przez Państwa monitorowane za pośrednictwem dedykowanej aplikacji flotowej (aplikacji mobilnej), którą kierowcy będą zobowiązani uruchamiać niezwłocznie po uruchomieniu silnika pojazdu. Aplikacja będzie w czasie rzeczywistym rejestrować przebieg pojazdu, trasy przyjazdu, godziny oraz dane kierowcy. Spółka będzie mieć stały dostęp do danych generowanych przez aplikację. Pojazdy nie będą posiadać dodatkowego, niezależnego modułu GPS (lokalizatora OBD ani zewnętrznego trackera GPS) - monitoring będzie prowadzony wyłącznie w oparciu o dane z aplikacji flotowej;

‒garażowanie pojazdów w pobliżu miejsc zamieszkania kierowców. Ze względu na skalę operacyjną obejmującą ponad 300 lokalizacji na terenie całej Polski, a także w celu minimalizowania kosztów prowadzenia działalności, nie utrzymują Państwo centralnych miejsc garażowania (parkingów firmowych). Pojazdy są parkowane w pobliżu miejsc zamieszkania poszczególnych kierowców, którzy operują w danych lokalizacjach. Sposób garażowania pojazdów wynika wyłącznie z uzasadnionych względów operacyjno- ekonomicznych (prowadzenie działalności w wielu lokalizacjach na terenie Polski, brak możliwości zorganizowania infrastruktury parkingowej w każdej ze 300+ lokalizacji) i nie ma związku z jakimkolwiek prywatnym użytkowaniem pojazdów przez kierowców;

‒umowny zakaz użytku prywatnego. Umowy najmu pojazdów, które będą zawierane z kierowcami oraz towarzyszące im regulaminy użytkowania pojazdów - stanowiące obowiązkowy załącznik do każdej umowy, wymagające osobistej akceptacji przez kierowcę, będą zawierać jednoznaczne postanowienia wykluczające możliwość korzystania z pojazdów do celów prywatnych lub w celach niezwiązanych ze świadczeniem usług na Państwa rzecz. Postanowienia Umowy i Regulaminy będą obejmować w szczególności:

• jednoznaczny zakaz użytku prywatnego pojazdu, zdefiniowany jako jakikolwiek przejazd niezwiązany z realizacją zlecenia lub czynnościami pomocniczymi. Przy czym przez czynności pomocnicze rozumieją Państwo dojazd do strefy „startowej” danego kursu, dojazd na serwis, myjnię, stację paliw, odbiór/zdanie pojazdu;
• obowiązek niezwłocznego uruchomienia aplikacji flotowej bezpośrednio po uruchomieniu silnika pojazdu i utrzymywania jej w stanie aktywnym przez cały czas ruchu pojazdu;
• wymóg akceptacji monitorowania wszystkich przemieszczeń pojazdu za pośrednictwem aplikacji flotowej;
• zakaz wyłączania lub zakłócania działania aplikacji flotowej, przy czym wszelkie przerwy w rejestracji przejazdów będą traktowane jako „incydenty użytku prywatnego”;

‒finansowe kary umowne za naruszenie zakazu użytku prywatnego. Umowa oraz Regulamin będą przewidywać automatyczne obciążenie finansowe (karę umowną) na Państwa rzecz za każdy stwierdzony przypadek użytku prywatnego pojazdu. Kary umowne będą aktywnie egzekwowane i w każdym przypadku dokumentowane przez Spółkę notami obciążeniowymi. W przypadku powtarzającego się lub rażącego naruszenia Regulaminu oraz Umowy, Umowa będzie rozwiązywana ze skutkiem natychmiastowym. Kary umowne będą potrącane z wynagrodzenia należnego danemu kierowy w danym okresie rozliczeniowym (w zależności od umowy okresy rozliczeniowe mogą być tygodniowe, miesięczne lub dzienne). Wysokość kary umownej będzie określona na stałym poziomie i będzie wynosić [•] za każdy przypadek naruszenia Umowy oraz Regulaminu.

‒obowiązkowe uruchomienie aplikacji przy każdym uruchomieniu pojazdu - rejestracja całości przemieszczeń. Kluczowym elementem Modelu będzie bezwzględny wymóg uruchamiania aplikacji flotowej niezwłocznie po każdym uruchomieniu silnika pojazdu, tj. przed rozpoczęciem jazdy danym pojazdem. Obowiązek ten będzie egzekwowany poprzez Regulamin i sankcjonowany karami umownymi. Aplikacja flotowa będzie rejestrować całość ruchu pojazdu od momentu uruchomienia silnika, w tym przejazdy techniczne, tj. dojazdy do „strefy startowej” danego kursu, do serwisu, myjni oraz na stację benzynową), a nie wyłącznie przejazdy w ramach zleceń platformowych. Innymi słowy, wszelkie przemieszczenia pojazdu bez aktywnej aplikacji będą rejestrowane jako incydenty naruszenia i egzekwowane poprzez naliczenie i pobranie kar umownych.

Wdrożą Państwo wewnętrzną procedurę księgową, określającą sposób postępowania na wypadek stwierdzenia Incydentu użytku prywatnego. Procedura korygująca będzie stosowana niezwłocznie po udokumentowaniu Incydentu użytku prywatnego i obejmować będzie następujące kroki:

• korekta w zakresie VAT - z dniem stwierdzenia Incydentu użytku prywatnego (lub, ostrożnościowo, od początku miesiąca, w którym Incydent nastąpił) zmienią Państwo kwalifikację danego pojazdu na pojazd używany w sposób mieszany i złożą aktualizację informacji VAT-26 w terminie wynikającym z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT (tj. do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana sposobu wykorzystywania pojazdu). Od daty zmiany kwalifikacji będą Państwo stosować ograniczone odliczenie VAT w wysokości 50% kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z danym pojazdem, zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Korekta uprzednio odliczonego podatku VAT zostanie uwzględniona w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek korekty.
• dokumentacja - każdy Incydent użytku prywatnego będzie dokumentowany przez Państwa w odrębnym rejestrze Incydentów, obejmującym: datę, godzinę i trasę przejazdu zakwalifikowanego jako incydent, dane pojazdu i kierowcy, wyjaśnienia złożone przez kierowcę, dokumentację naliczenia i pobrania kary umownej, informację o złożeniu aktualizacji VAT-26 oraz ewidencję korekt podatkowych w VAT i CIT. Dokumentacja ta stanowić będzie element materiału dowodowego wykazującego rzeczywiste i efektywne działanie systemu kontroli i jest archiwizowana przez okres nie krótszy niż 5 lat (okres przedawnienia zobowiązań podatkowych).

Wykorzystanie danego pojazdu samochodowego do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą zostanie wykluczone poprzez łączne zastosowanie następujących obiektywnych mechanizmów:

• umowne postanowienia umowy najmu i regulaminu użytkowania pojazdu, w tym jednoznaczny zakaz użytku prywatnego, obowiązek niezwłocznego uruchomienia aplikacji flotowej po uruchomieniu silnika oraz utrzymywania jej w stanie aktywnym przez cały czas ruchu pojazdu, zgoda kierowcy na pełny monitoring telematyczny;
• ciągła rejestracja całości przemieszczeń pojazdu od momentu uruchomienia silnika za pośrednictwem aplikacji flotowej;
• wprowadzony system kar umownych za każdy stwierdzony przypadek naruszenia zakazu użytku prywatnego (incydent użytku prywatnego), aktywnie egzekwowanych poprzez potrącenie z wynagrodzenia kierowcy z tytułu umowy o świadczenie usług przewozu lub dostaw oraz dokumentowanych notami obciążeniowymi;
• możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy w razie powtarzających się lub rażących naruszeń;
• wewnętrzna procedura korygująca, przewidująca niezwłoczną zmianę kwalifikacji pojazdu na pojazd o użytku mieszanym i aktualizację informacji VAT-26 w razie stwierdzenia incydentu użytku prywatnego;
• wewnętrzny rejestr incydentów obejmujący datę, godzinę i trasę przejazdu, dane pojazdu i kierowcy, wyjaśnienia kierowcy, dokumentację naliczenia i pobrania kary umownej oraz dokumentację dokonanych korekt podatkowych, archiwizowany przez okres nie krótszy niż 5 lat.

Ponadto wskazali Państwo, że niezależnie od czasu, w którym kierowca aktywnie świadczy usługi platformowe, wszelkie przemieszczenia pojazdu, w tym przejazdy techniczne (dojazd do strefy startowej kursu, dojazd na serwis, myjnię lub stację paliw, odbiór lub zdanie pojazdu), muszą być prowadzone wyłącznie z aktywną aplikacją flotową rejestrującą całość ruchu pojazdu. Każde przemieszczenie pojazdu poza aktywnym świadczeniem usług lub poza katalogiem dozwolonych przejazdów technicznych stanowi incydent użytku prywatnego, podlegający naliczeniu kary umownej i wdrożeniu procedury korygującej.

Poza kierowcą będącym stroną danej umowy najmu i jednocześnie świadczącym usługi przewozu osób lub dostaw kurierskich na Państwa rzecz, żadna inna osoba nie ma możliwości korzystania z pojazdów samochodowych objętych pytaniami. Umowa najmu i regulamin użytkowania pojazdów wyraźnie zakazują udostępniania pojazdu osobom trzecim (w tym członkom rodziny kierowcy, znajomym czy innym kierowcom). Naruszenie tego zakazu stanowi rażące naruszenie umowy, sankcjonowane karą umowną i uprawniające Spółkę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.

Sposób wykorzystywania pojazdów w zakresie zasad ich użytkowania będzie potwierdzony za pomocą aplikacji flotowej.

Nadzór i kontrola używania pojazdów przez kierowców odbywać się będzie w oparciu o następującą procedurę:

• rejestracja danych w czasie rzeczywistym - aplikacja flotowa rejestruje wszystkie przemieszczenia pojazdu od momentu uruchomienia silnika do momentu jego wyłączenia. Dane obejmują pozycję geograficzną, trasę, prędkość, czas oraz dane identyfikujące kierowcę zalogowanego do aplikacji. Mają Państwo stały, nieograniczony dostęp do tych danych poprzez panel administracyjny;
• automatyczne flagowanie incydentów - aplikacja flotowa automatycznie oznacza w systemie jako incydent użytku prywatnego: (i) każde przemieszczenie pojazdu przy braku aktywnej aplikacji (jeśli silnik został uruchomiony bez uprzedniego uruchomienia aplikacji); (ii) każdą przerwę w rejestracji w trakcie ruchu pojazdu (próbę wyłączenia lub zakłócenia działania aplikacji); (iii) przemieszczenia poza zdefiniowanymi strefami operacyjnymi lub w okresach jednoznacznie wskazujących na użycie pozagospodarcze, jeśli takie są zidentyfikowane przez system;
• weryfikacja bieżąca i okresowa - wyznaczeni Państwa pracownicy (osoby z działu floty lub zespołu odpowiedzialnego za nadzór nad flotą) przeprowadzają: (i) bieżącą weryfikację wszystkich incydentów oflagowanych automatycznie przez aplikację, w terminie do 48 godzin od oznaczenia incydentu; (ii) okresową weryfikację ewidencji przebiegu pojazdu na koniec każdego okresu rozliczeniowego (potwierdzenie autentyczności wpisów zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT);
• procedura wyjaśniająca - w razie zidentyfikowania incydentu kierowca jest wezwany do złożenia pisemnego wyjaśnienia w terminie 48 godzin. Wyjaśnienie wraz z dokumentacją towarzyszącą jest archiwizowane w rejestrze incydentów;
• procedura sankcyjna i korygująca - w razie potwierdzenia incydentu naliczają Państwo karę umowną (potrącaną z wynagrodzenia kierowcy), wdrażają Państwo wewnętrzną procedurę korygującą w zakresie VAT (zmiana kwalifikacji pojazdu, aktualizacja VAT-26) i CIT, a w razie powtarzających się lub rażących naruszeń - rozwiązują umowę najmu i umowę o świadczenie usług ze skutkiem natychmiastowym;
• archiwizacja - wszystkie dane z aplikacji flotowej, ewidencje, dokumentacja incydentów i dokumentacja egzekwowania kar umownych są archiwizowane przez okres nie krótszy niż 5 lat (okres przedawnienia zobowiązań podatkowych).

Prowadzona przez Państwa działalność operacyjna w modelu platformowym obejmującym ponad 300 lokalizacji na terenie całej Polski nie wymaga obecności kierowców w Państwa siedzibie. Kierowcy bezpośrednio z miejsca zamieszkania (lub z najbliższej okolicy miejsca zamieszkania, w której pojazd jest parkowany) świadczą usługi przewozu osób lub dostaw kurierskich na rzecz Spółki. Aktywacja aplikacji platformowej (rozpoczęcie świadczenia usług) następuje w miejscu zamieszkania lub w jego bezpośredniej okolicy, a od momentu uruchomienia silnika pojazdu kierowca jest zobowiązany do utrzymywania aktywnej aplikacji flotowej rejestrującej całość przemieszczeń pojazdu.

Garażowanie pojazdów w pobliżu miejsca zamieszkania kierowców wynika wyłącznie z uzasadnionych względów operacyjno-ekonomicznych:

• prowadzą Państwo działalność w modelu rozproszonym geograficznie, obsługującym ponad 300 lokalizacji w Polsce;
• utrzymywanie centralnych parkingów firmowych w każdej z lokalizacji byłoby operacyjnie niewykonalne i nieproporcjonalnie kosztowne;
• kierowca świadczy usługi w lokalizacji operacyjnej, w której zamieszkuje, w związku z czym dojazd „pustym przebiegiem” do centralnego parkingu firmowego stanowiłby nieuzasadniony koszt eksploatacyjny po Państwa stronie.

Garażowanie pojazdu w pobliżu miejsca zamieszkania kierowcy nie ma żadnego związku z jakimkolwiek prywatnym użytkowaniem pojazdu, które jest umownie zakazane i obiektywnie wykluczone poprzez opisane mechanizmy.

Brak wykorzystania pojazdów samochodowych objętych pytaniami do użytku prywatnego przez kierowców potwierdzają następujące dodatkowe obiektywne okoliczności:

• pełna rejestracja przemieszczeń od momentu uruchomienia silnika - aplikacja flotowa rejestruje całość ruchu pojazdu, a nie wyłącznie przejazdy w ramach zleceń platformowych, co eliminuje „martwe pole” w monitoringu. Wszelkie przemieszczenia pojazdu poza aktywną aplikacją są automatycznie traktowane jako incydent użytku prywatnego;
• spójność ekonomiczna modelu wynagrodzenia - wynagrodzenie kierowcy z tytułu umowy o świadczenie usług przewozu lub dostaw uzależnione jest od ilości zrealizowanych zleceń platformowych. Wykorzystanie pojazdu do celów prywatnych nie generuje przychodu po stronie kierowcy, a jednocześnie obciąża go ryzykiem kary umownej i ryzykiem rozwiązania umowy, co ekonomicznie zniechęca do takiego wykorzystania;
• mechanizm kary umownej zintegrowany z rozliczeniem wynagrodzenia - kara umowna jest potrącana z wynagrodzenia kierowcy w bieżącym okresie rozliczeniowym (dzienny, tygodniowy, miesięczny), co zapewnia natychmiastową egzekucję i wyklucza możliwość uniknięcia sankcji;
• sankcja maksymalna w postaci natychmiastowego rozwiązania umowy - w razie powtarzających się lub rażących naruszeń umowa najmu oraz umowa o świadczenie usług są rozwiązywane ze skutkiem natychmiastowym, co powoduje utratę całego źródła dochodu kierowcy ze współpracy z Państwem;
• rejestr incydentów jako stały materiał dowodowy - wewnętrzny rejestr incydentów archiwizuje całość dokumentacji egzekwowania zakazu użytku prywatnego, stanowiąc obiektywny dowód efektywnego działania systemu kontroli;
• wewnętrzna procedura korygująca jako mechanizm samooczyszczający - zobowiązani są Państwo do niezwłocznej reakcji na każdy stwierdzony incydent użytku prywatnego, w tym do aktualizacji VAT-26 w trybie art. 86a ust. 14 ustawy o VAT i zastosowania ograniczeń podatkowych zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, co eliminuje ryzyko „systemowego” deklarowania wyłączności przy faktycznym użytku mieszanym.

Nadzór i kontrola używania pojazdów samochodowych przez kierowców za pośrednictwem aplikacji flotowej przebiega w następujący sposób:

• wymuszenie aktywacji aplikacji - kierowca jest zobowiązany do uruchomienia aplikacji flotowej niezwłocznie po uruchomieniu silnika pojazdu, przed rozpoczęciem jakiegokolwiek ruchu pojazdu. Obowiązek ten jest egzekwowany przez regulamin użytkowania pojazdu (osobiście akceptowany przez kierowcę) i sankcjonowany karą umowną. Każde przemieszczenie pojazdu bez aktywnej aplikacji jest automatycznie rejestrowane jako incydent użytku prywatnego;
• ciągłe monitorowanie pozycji i przebiegu - aplikacja flotowa rejestruje w czasie rzeczywistym pozycję geograficzną pojazdu, trasę przejazdu, prędkość, czas oraz przebieg (liczbę przejechanych kilometrów). Mają Państwo stały dostęp do tych danych poprzez panel administracyjny aplikacji;
• identyfikacja kierowcy - aplikacja flotowa wymaga logowania kierowcy przed rozpoczęciem korzystania z pojazdu, co umożliwia jednoznaczne przypisanie każdego przemieszczenia pojazdu do konkretnej osoby;
• automatyczne flagowanie naruszeń - aplikacja flotowa automatycznie oznacza jako incydent użytku prywatnego: (i) ruch pojazdu bez aktywnej aplikacji; (ii) próby wyłączenia lub zakłócenia działania aplikacji w trakcie ruchu pojazdu; (iii) inne nieprawidłowości wskazujące na potencjalne naruszenie zakazu użytku prywatnego;
• wysyłanie „alertów” (sygnałów alarmowych) do zespołu nadzoru - każdy oflagowany incydent generuje automatyczny alert dla wyznaczonych pracowników Spółki odpowiedzialnych za nadzór nad flotą;
• generowanie ewidencji przebiegu pojazdu - aplikacja flotowa generuje ewidencję przebiegu pojazdu spełniającą wymogi art. 86a ust. 7-8 ustawy o VAT, w tym ewidencja zawiera wszystkie wymagane elementy informacyjne.

Weryfikacji danych z aplikacji flotowej dokonują wyznaczeni przez Państwa pracownicy (zespół odpowiedzialny za nadzór nad flotą), w szczególności w następujący sposób:

• weryfikacja bieżąca - pracownik nadzoru przegląda na bieżąco (codziennie) listę incydentów oflagowanych automatycznie przez aplikację flotową w panelu administracyjnym i podejmuje czynności wyjaśniające w terminie do 48 godzin od oznaczenia incydentu;
• procedura wyjaśniająca - w razie potencjalnego incydentu pracownik nadzoru wzywa kierowcę do pisemnego wyjaśnienia, analizuje wyjaśnienia i podejmuje decyzję o uznaniu zdarzenia za incydent użytku prywatnego (z dalszym uruchomieniem procedury sankcyjnej i korygującej) albo o uznaniu zdarzenia za przejazd dozwolony (np. uzasadniony przejazd techniczny);
• weryfikacja okresowa ewidencji - na koniec każdego okresu rozliczeniowego pracownik nadzoru potwierdza autentyczność ewidencji przebiegu pojazdu dla każdego pojazdu (zgodnie z wymogiem art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT) oraz dokonuje rekoncyliacji ewidencji przebiegu z fakturami dokumentującymi tankowanie pojazdu (weryfikacja spójności kilometrów z wydatkami paliwowymi);
• decyzja o naliczeniu kary umownej - w razie potwierdzenia incydentu pracownik nadzoru wystawia notę obciążeniową i wdraża potrącenie kary umownej z wynagrodzenia kierowcy;
• decyzja o wdrożeniu procedury korygującej VAT/CIT - w razie potwierdzenia incydentu pracownik nadzoru zawiadamia osobę odpowiedzialną za Państwa rozliczenia podatkowe, która wdraża procedurę korygującą zgodnie z opisem przedstawionym we wniosku;
• archiwizacja dokumentacji - pracownik nadzoru zapewnia archiwizację całości dokumentacji incydentu (oflagowanie automatyczne, wyjaśnienia kierowcy, nota obciążeniowa, decyzja, dokumentacja korekt podatkowych) w wewnętrznym rejestrze incydentów.

Mając na uwadze wskazane przez Państwa okoliczności należy stwierdzić, że podjęte przez Państwa działania, mające na celu wykluczenie użycia pojazdów samochodowych przez kierowców do celów innych niż działalność gospodarcza potwierdzają obiektywnie, że ww. pojazdy samochodowe, będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, bez możliwości użycia ich do celów prywatnych.

Wdrożą Państwo system organizacyjny i techniczny mający na celu zapewnienie wykorzystywania pojazdów wyłącznie do działalności gospodarczej, w szczególności:

• obowiązywać będzie bezwzględny zakaz wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych,
• kierowcy zostaną zobowiązani do uruchomienia aplikacji flotowej niezwłocznie po uruchomieniu silnika oraz utrzymywania jej aktywności przez cały okres użytkowania pojazdu,
• aplikacja będzie rejestrowała całość przemieszczania pojazdu od momentu uruchomienia silnika do jego wyłączenia,
• każda przerwa w rejestracji danych, brak aktywnej aplikacji lub próba zakłócenia jej działania będzie automatycznie identyfikowana jako incydent naruszenia zasad użytkowania pojazdu,
• system raportowania incydentów, ich weryfikacji, dokumentowania oraz ich archiwizacji,
• za naruszenie zakazu użytkowania prywatnego przewidziane będą sankcje finansowe w postaci kar umownych potrącanych z wynagrodzenia kierowców, a w przypadku naruszeń powtarzających się lub rażących - możliwość rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym,
• dane generowane przez aplikację flotową będą spełniać wymogi określone w art. 86a ust. 6 ustawy o VAT (prowadzenie ewidencji od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia takiego wykorzystywania) oraz będą zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT,
• w przypadku stwierdzenia wykorzystywania pojazdu do celów innych niż Państwa działalność gospodarcza, będą Państwo dokonywali korekty rozliczeń podatku od towarów i usług oraz aktualizacji VAT-26.

Zatem, przedstawione rozwiązania tworzą spójny system organizacyjny, którego celem jest wyeliminowanie możliwości wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych. Zastosowane przez Państwa mechanizmy nie ograniczają się wyłącznie do ustanowienia zakazu użycia prywatnego, lecz obejmują również bieżący nadzór wykorzystywania pojazdów, wykrywanie naruszeń, ich udokumentowanie oraz stosowanie sankcji wobec osób naruszających obowiązujące zasady.

Ponadto wskazać należy, że parkowanie pojazdów w miejscu zamieszkania kierowców wynika z przyjętego modelu prowadzonej przez Państwa działalności, obejmującego ponad 300 lokalizacji na terytorium kraju oraz braku centralnych parkingów firmowych. Sposób organizacji pracy powoduje, że kierowcy rozpoczynają wykonywanie obowiązków służbowych bezpośrednio z miejsca zamieszkania lub jego najbliższej okolicy, a przejazdy do pierwszego miejsca realizacji usług stanowią element działalności gospodarczej. Jednocześnie przejazdy te podlegają pełnemu nadzorowi za pomocą aplikacji flotowej. Aktywacja aplikacji platformowej (rozpoczęcie świadczenia usług) następuje w miejscu zamieszkania lub w jego bezpośredniej okolicy, a od momentu uruchomienia silnika pojazdu kierowca jest zobowiązany do utrzymywania aktywnej aplikacji flotowej rejestrującej całość przemieszczeń pojazdu.

Zatem należy uznać, że opisany sposób wykorzystywania pojazdów, określony w przyjętych przez Państwa procedurach i mechanizmach, przy jednoczesnym prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdów, spełnia przesłanki określone w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Podjęte przez Państwa działania, tj.: zgłoszenie VAT-26 do urzędu skarbowego, zapewnienie wyłącznego użycia pojazdów do działalności gospodarczej, poprzez wprowadzenie wewnętrznych regulaminów wykluczających użytek prywatny, wprowadzenie jasnych zasad użytkowania pojazdu, które wykluczają możliwość korzystania z niego poza działalnością gospodarczą, egzekwowanie regulaminów - aktywna kontrola przestrzegania ustalonych zasad poprzez nadzór nad pracownikami, prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu, która potwierdza wykorzystanie pojazdu wyłącznie do celów firmowych, a w konsekwencji także wewnętrzna procedura korygująca polegająca na niezwłocznej reakcji na każdy stwierdzony incydent użytku prywatnego, w tym do zmiany kwalifikacji danego pojazdu na pojazd używany w sposób mieszany i złożenia aktualizacji VAT-26, potwierdzają obiektywnie, że pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, bez możliwości użycia ich do celów prywatnych.

W konsekwencji podjęte przez Państwa działania, mające na celu wykluczenie użycia pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza oraz specyfika prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej potwierdzają obiektywnie, że pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, bez możliwości użycia ich do celów prywatnych. Tym samym, w tym konkretnym przypadku zastosowanie znajdzie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy.

Zatem, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia 100% kwoty podatku VAT naliczonego od Wydatków Eksploatacyjnych, w tym od nabycia paliw silnikowych (oleju napędowego, benzyny), związanych z pojazdami samochodowymi używanymi w ramach Modelu flotowego opisanego we wniosku, na podstawie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również ustalenia, czy opisana ewidencja przebiegu pojazdu oparta na danych generowanych przez aplikację flotową - przy uwzględnieniu, że kierowcy będą zobowiązani uruchamiać aplikację niezwłocznie po uruchomieniu silnika i utrzymywać jej aktywność przez cały czas ruchu pojazdu - będzie spełniać wymogi ewidencji przebiegu pojazdu określone w art. 86a ust. 7 oraz art. 86a ust. 8 ustawy o VAT, a tym samym będzie stanowić wystarczającą podstawę formalną do stosowania odliczenia 100% VAT od Wydatków Eksploatacyjnych.

Przepisy podatku od towarów i usług nie precyzują formy prowadzenia ewidencji a jedynie wskazują jakie konkretnie elementy powinna zawierać ewidencja.

Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT. Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika - nie powinien wzbudzać wątpliwości. Co istotne, w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Będzie to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu. Jednocześnie samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest jedynym i wystarczającym warunkiem, którego spełnienie uprawnia do pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków eksploatacyjnych.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że dane generowane przez aplikację flotową będą spełniać wymogi określone w art. 86a ust. 6 ustawy o VAT (prowadzenie ewidencji od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia takiego wykorzystywania) oraz będą zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, w tym:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - potwierdzany przez Państwa na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem (osoba kierująca pojazdem nie jest podatnikiem - jest Państwa zleceniobiorcą);
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Z uwagi na fakt, że kierowcy są osobami niebędącymi Państwa pracownikami (świadczą usługi na podstawie umów cywilnoprawnych), ewidencja będzie zawierać dodatkowo elementy wymagane przez art. 86a ust. 8 ustawy o VAT, w tym datę i cel udostępnienia pojazdu, dane osoby, której pojazd udostępniono, stan licznika na dzień udostępnienia i jego zwrotu oraz liczbę przejechanych kilometrów w okresie udostępnienia.

Generowanie ewidencji przebiegu pojazdu z aplikacji flotowej będzie technicznie możliwe na bieżąco, z końcem każdego dnia pracy, w którym korzystano z pojazdu. Zapewnią Państwo techniczną zdolność generowania ewidencji w trybie ciągłym (możliwość wygenerowania raportu w dowolnym momencie obejmującego okres od początku prowadzenia ewidencji do chwili wygenerowania).

W konsekwencji, prowadzona ewidencja za pomocą aplikacji flotowej - zawierająca wszystkie elementy wymagane przepisem art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, z uwagi na przywołane uregulowania prawne będzie spełniać wymogi określone ww. przepisem.

W związku ze wskazaniem, że dane generowane przez aplikację flotową będą spełniać wymogi określone w art. 86a ust. 6 ustawy o VAT oraz będą zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT - ewidencja przebiegu pojazdu oparta na danych generowanych przez aplikację flotową - przy uwzględnieniu, że kierowcy będą zobowiązani uruchamiać aplikację niezwłocznie po uruchomieniu silnika i utrzymywać jej aktywność przez cały czas ruchu pojazdu - będzie spełniać wymogi ewidencji przebiegu pojazdu określone w art. 86a ust. 7 oraz art. 86a ust. 8 ustawy o VAT.

Tym samym łącznie z podjętymi przez Państwa działaniami mającymi na celu wykluczenie użycia pojazdów samochodowych do celów prywatnych, będzie stanowić podstawę do stosowania odliczenia 100% VAT od Wydatków Eksploatacyjnych.

Wobec powyższego Państwa stanowisko zakresie pytania 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.