Czy małżonka przedsiębiorcy współpracująca przy prowadzeniu działalności gospodarczej może być zgłoszona do ZUS jako pracownik

PROBLEM

Zwracam się z prośbą o analizę sytuacji w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz prawidłowości zatrudnienia małżonki przedsiębiorcy. Klient prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (branża gastronomiczna - foodtruck). Od 2020 r. zatrudnia swoją żonę na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Żona jest zatrudniona na 1/4 etatu na stanowisku „Specjalista ds. reklamy”. Do ZUS została zgłoszona z kodem pracowniczym 01 1000. Wynagrodzenie oraz rozliczenia składkowe są prowadzone jak dla pracownika. Małżonkowie prowadzą oddzielne gospodarstwo domowe - mają rozdzielność majątkową. Z informacji uzyskanych od klienta wynika również, że żona faktycznie pomaga w działalności związanej z prowadzeniem foodtrucka, a więc wykonuje czynności związane z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Klient został przejęty z innego biura rachunkowego, które prowadziło rozliczenia w powyższy sposób od 2020 r. 1. Czy w przedstawionym stanie faktycznym prawidłowe jest zgłoszenie małżonki do ubezpieczeń społecznych z kodem pracowniczym 01 10 xx, czy też powinna zostać zgłoszona jako osoba współpracująca? 2. Jakie znaczenie dla oceny statusu małżonki ma fakt, że w umowie o pracę wskazane jest stanowisko „Specjalista ds. reklamy”, podczas gdy faktycznie pomaga również przy prowadzeniu foodtrucka i bieżącej działalności przedsiębiorstwa? 3. Czy w aktualnym stanie prawnym dopuszczalne jest zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę i pozostawienie go w ZUS jako pracownika, jeżeli zakres obowiązków jest rzeczywisty, wynagrodzenie odpowiada warunkom rynkowym, a praca jest faktycznie wykonywana? 4. Jakie okoliczności i dowody należałoby zgromadzić, aby skutecznie bronić pracowniczego charakteru zatrudnienia podczas ewentualnej kontroli ZUS? 5. Czy w przypadku kontroli istnieje ryzyko przekwalifikowania przez ZUS małżonki z pracownika na osobę współpracującą oraz naliczenia zaległych składek za okres od 2020 r.? 6. Czy prawidłowe byłoby zawarcie z małżonką umowy zlecenia, czy też - przy spełnieniu przesłanek osoby współpracującej - ZUS i tak uznałby ją za osobę współpracującą niezależnie od rodzaju zawartej umowy? 7. Jakie są obecnie najbezpieczniejsze i najbardziej racjonalne rozwiązania pod względem składkowym dla przedsiębiorcy zatrudniającego małżonkę, która pozostaje z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i stale pomaga w prowadzeniu działalności gospodarczej? Zależy nam na uzyskaniu stanowiska uwzględniającego aktualne orzecznictwo sądowe oraz praktykę kontrolną ZUS, ponieważ spotykamy się z rozbieżnymi informacjami dotyczącymi możliwości zatrudniania małżonka na podstawie umowy o pracę i zgłaszania go do ubezpieczeń jako pracownika.

RADA

Jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca.

Za osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, uważa się m.in. małżonka, jeżeli pozostaje z nią we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu tej działalności (art. 8 ust. 2 i 11 i art. 9 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych). Należy ją zatem zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego z kodem 0511 xx.

UZASADNIENIE

Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna ZUS z 8 maja 2026 r. (sygn. DI/200000/43/1698/2026):

ZUS

(…) o statusie osoby współpracującej decyduje współpraca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej, ścisła więź rodzinna z osobą prowadzącą działalność gospodarczą oraz prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego. Pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym oznacza więź gospodarczą i emocjonalną opartą na pokrewieństwie i tytule prawnym. Cechami charakterystycznymi dla prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego może być udział i wzajemna ścisła współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, niezarobkowanie i pozostawanie w związku z tym na całkowitym lub częściowym utrzymaniu osoby, z którą się gospodarstwo domowe prowadzi, a wszystko to dodatkowo uzupełnione cechami stałości, które tego typu sytuację charakteryzują. Osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie mają zaspokajane potrzeby ze środków będących w dyspozycji wspólnoty (rodziny). Praca w ramach współpracy musi być stała i systematyczna, połączona z poświęceniem znaczącego wymiaru godzin, musi stanowić istotną sferę aktywności życiowej i powinna prowadzić do wymiernych korzyści materialnych.

(…) zawarcie umowy o pracę z osobą fizyczną - małżonkiem Przedsiębiorcy będzie skutkować tym, że dla celów ubezpieczeń społecznych pracownik traktowany będzie jako osoba współpracująca. Podleganie ubezpieczeniom społecznym z pracowniczego tytułu, tj. z umowy o pracę w wymiarze czasu pracy (…) etatu u innego pracodawcy - spółce cywilnej, nie wpływa na zmianę w sposobie ustalenia tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Także we wcześniejszej interpretacji z 17 kwietnia 2023 r. (sygn. WPI/200000/43/1186/2019)

ZUS stwierdził, że:

ZUS

Członkowie najbliższej rodziny osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą, pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy zawarli z osobą prowadzącą działalność gospodarczą umowę o pracę, są traktowaniu z mocy prawa - dla potrzeb związanych z podleganiem ubezpieczeniom społecznym - jako osoby współpracujące z osobą prowadzącą działalność pozarolnicza, a nie jako pracownicy.

Również SA w Szczecinie w wyroku z 21 grudnia 2021 r. (sygn. III AUa 503/21) uznał:

SA w Szczecinie

(…) ze wspólnym gospodarstwem domowym mamy do czynienia wtedy, gdy osoby nie tylko razem zamieszkują, ale także wspólnymi siłami zaspokajają swoje potrzeby życiowe. Prowadzeniem wspólnego gospodarstwa domowego są zatem zarówno sytuacje, w których np. małżonkowie zarobkują i wspólnie łożą na utrzymanie rodziny, jak również te, gdy jeden z małżonków uzyskuje dochody z działalności zarobkowej, a drugi zajmuje się prowadzeniem domu. Mówiąc o zaspokajaniu wspólnych potrzeb, nie mówimy bowiem tylko o aspekcie finansowym, ale także o osobistych staraniach o wspólny byt.

Ad 1.

W związku z tym, jeżeli małżonek, z którym przedsiębiorca zawarł umowę o pracę, spełnia powyższe warunki, tj. przede wszystkim pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i stale współpracuje przy prowadzeniu działalności gospodarczej, powinien być zgłoszony do ubezpieczeń jako osoba współpracująca, z kodem 0511 xx, a nie jako pracownik.

Ad 2.

Jeżeli żona przedsiębiorcy faktycznie pomaga przy prowadzeniu przez niego działalności (foodtrucka), zajmowane stanowisko, ani wymiar etatu, jak wskazują powołane interpretacje ZUS nie ma znaczenia. Z treści pytania nie wynika, co należy do jej obowiązków na stanowisku: specjalista ds. reklamy - czy wykonuje czynności związane z prowadzeniem foodtrucka.

SN m.in. w postanowieniu z 9 kwietnia 2025 r. (sygn. I USK 343/24) zwraca uwagę, że:

SN

Za współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej powodującą obowiązek ubezpieczeń: emerytalnego i rentowych uznać można tylko taką pomoc udzieloną przedsiębiorcy przez jego małżonka, która ma charakter stały i bez której stanowiące majątek wspólny małżonków dochody z tej działalności nie osiągałyby takiego pułapu, jaki zapewnia współdziałanie przy tym przedsięwzięciu. Takie rozumienie współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej odpowiada bowiem celom ustawy systemowej wyrażającym się przymusem ubezpieczenia, na zasadzie równości, wszystkich zarobkujących własną pracą (niezależnie od podstawy jej świadczenia).

Cechami konstytutywnymi pojęcia "współpraca przy działalności gospodarczej", o której mowa w art. 8 ust. 11 u.s.u.s. są występujące łącznie:

a) istotny ciężar gatunkowy działań współpracownika, które nie mogą mieć charakteru wtórnego,

b) bezpośredni związek z przedmiotem działalności gospodarczej,

c) stabilność i zorganizowanie oraz

d) znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót.

Ad 3.

Zgłoszenie małżonka do ubezpieczeń społecznych jako pracownika nie jest prawidłowe, jeżeli spełnia on warunki do uznania go za osobę współpracującą. Nawet, jeśli faktycznie wykonuje pracę na określonym stanowisku (w warunkach zatrudnienia pracowniczego) i za ustalonym wynagrodzeniem.

Ad 4.

Zdaniem autora zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych małżonka jako pracownika jest nie do obrony w razie kontroli ZUS, jeśli spełnia on warunki dotyczące osoby współpracującej.

SN m.in. w postanowieniu z 14 maja 2024 r. (sygn. I USK 507/23) wskazał, co jest (powinno być) przedmiotem kontroli ZUS (i sądu):

SN

Ocena, czy pomoc świadczona przez małżonka może być uznana za współpracę, wymaga przy tym uprzedniego zbadania stanu faktycznego nie tylko w zakresie charakteru i rodzaju czynności podejmowanych przez członka rodziny, lecz także czasu potrzebnego na ich wykonanie (w skali dnia, tygodnia, miesiąca), ich znaczenia i wartości dla prowadzonej działalności, a także zorganizowania i powiązania z działalnością gospodarczą. Innymi słowy, ustalenie, czy w konkretnej sprawie mamy do czynienia ze współpracą przy prowadzeniu działalności pozarolniczej należy do ustaleń faktycznych.

Oznacza to, że dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienie ze współpracą przy prowadzeniu działalności istotny jest rodzaj wykonywanych przez małżonka czynności w ramach umowy o pracę na stanowisku specjalista ds. reklamy, czy ma to charakter stały (jaka jest częstotliwość), bezpośredni związek z prowadzoną działalnością (foodtruck), itp.

Ad 5.

W przedstawionym stanie faktycznym istnieje duże ryzyko uznania przez ZUS, że małżonek dla celów ubezpieczeń powinien być traktowany jako osoba współpracująca (jeśli spełnia wskazane wyżej warunki).

Potwierdza to m.in. orzecznictwo sądów (wyrok SA w Szczecinie, sygn. III AUa 503/21):

SA w Szczecinie

Forma stosunku prawnego łączącego współpracującego z osobą prowadzącą działalność gospodarczą nie ma decydującego znaczenia dla uznania pracownika za współpracującego przy wykonywaniu tej działalności, na gruncie przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. Ustawodawca bowiem określił, że nawet pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę traktowany jest jako osoba współpracująca, o ile spełnia on przesłanki określające taką osobę.

Zgłoszenie osoby bliskiej do ubezpieczeń, jako osoby współpracującej z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, nie wyklucza ustalenia pracowniczego charakteru jej zatrudnienia. Współpraca przy prowadzeniu działalności jest najszerzej rozumianą podstawą "zatrudnienia", obejmującą swym zakresem wykonywanie pracy na podstawie umowy o pracę, na podstawie umów cywilnoprawnych, a także wszelką pomoc członkowi rodziny w prowadzeniu działalności gospodarczej lub świadczeniu usług bez podstawy prawnej (…). O statusie osoby współpracującej decydują trzy przesłanki, tj. bycie w kręgu osób bliskich enumeratywnie wymienionych, pozostawanie członka rodziny we wspólnym gospodarstwie domowym oraz "współpraca" przy prowadzeniu działalności pozarolniczej. Nie ma wątpliwości, co do tego, że wszystkie wymienione wyżej przesłanki muszą występować łącznie.

Zawarcie umowy o pracę nie powoduje jej nieważności, umowa taka obowiązuje strony z konsekwencjami w zakresie prawa pracy, jednak w świetle przepisów prawa ubezpieczeń społecznych strona takiej umowy określona, jako pracownik ma status osoby współpracującej, niezależnie od podstawy zatrudnienia. 

Ad 6-7.

Jeżeli małżonek stale współpracuje przy prowadzeniu działalności najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zawarcie z nim umowy zlecenia. Wówczas dla celów ubezpieczeń traktowany jest jak zleceniobiorca, a nie osoba współpracująca.

Takie stanowisko prezentuje ZUS m.in. w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2016 r. (sygn. WPI/200000/43/910/2016):

ZUS

Należy (…) zauważyć, że umowa zlecenia jest umową regulowaną przez przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 380 z późn. zm.), odmienną w swej charakterystyce prawnej od umowy o pracę, a w konsekwencji nie może być w powyższej sytuacji traktowana analogicznie.

W świetle wskazanych powyżej przepisów, osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia, nawet jeżeli spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, podlega ubezpieczeniom społecznym jako zleceniobiorca, bowiem w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w odniesieniu do zleceniobiorców brak jest przepisu odpowiadającego treści zawartej w art. 8 ust. 2 tej ustawy regulacji dotyczącej pracowników, jak również wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia stanowi odrębny, od współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej, tytuł do ubezpieczeń społecznych.

Podsumowując, jeżeli małżonek zatrudniony przez przedsiębiorcę na stanowisku specjalisty ds. reklamy spełnia omówione wyżej warunki i zostanie uznany przez ZUS za osobę współpracującą, wówczas konieczne będzie wyrejestrowanie z ubezpieczeń z kodem pracowniczym 0110 xx z dniem, od kiedy praca jest wykonywana i zgłoszenie do tych ubezpieczeń z kodem 0511 xx, z tą samą datą.

W związku z tym konieczna będzie korekta dokumentów rozliczeniowych za ten okres - jeżeli w jej wyniku powstanie niedopłata, przedsiębiorca będzie zobowiązany do zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami.

Przy czym należy uwzględnić okres przedawnienia. Zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy systemowej należności z tytułu składek zasadniczo ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne (jeżeli nie doszło do przerwania lub zawieszenia biegu terminu przedawnienia mającego wpływ na wydłużenie wskazanego okresu).

Powołane orzecznictwo:

postanowienie z dnia 14 maja 2024 r., sygn. I USK 507/23,

wyrok SA w Szczecinie z dnia 21 grudnia 2021 r., sygn. III AUa 503/21,

postanowienie SN z dnia 9 kwietnia 2025 r., sygn. I USK 343/24.

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych