Zaliczki na poczet dostaw

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Zaliczki na poczet dostaw

Sławomir Horszczak

Praktyka gospodarcza przyzwyczaiła już nas do tego, że zwykle przy zawieraniu umowy, zamawiając towary lub usługi, wpłacamy zaliczki na poczet zamówionych towarów czy usług (na poczet przyszłych dostaw). Samo przyjęcie zaliczki do kasy to dopiero połowa sukcesu. Ważne jest jeszcze rozliczenie zaliczek w sensie podatkowym i księgowym.

Nieprawidłowości w tym względzie mogą firmę przyjmującą zaliczkę sporo kosztować. Specyfikę księgowania otrzymanych zaliczek i ich podatkowe rozliczenie omawiamy niżej.

Konto „zaliczkowe”

Do ewidencji otrzymanych od kontrahentów zaliczek na poczet dostaw robót i usług służy konto zespołu „2”, tj. 205¹. Strona Wn tego konta przeznaczona jest do zarachowania otrzymanych zaliczek na pokrycie należności za zrealizowane już dostawy (a także ich zwrot). Natomiast po stronie Ma ujmuje się otrzymane na poczet dostaw zaliczki. Jednak saldo na tym koncie może występować tylko po stronie Ma. Saldo to należy odczytać jako otrzymane, ale jeszcze nie rozliczone zaliczki na poczet dostaw.

Bardzo ważne jest prowadzenie do konta 205 szczegółowej analityki. Analityka taka ma za zadanie zapewnić możliwość rozliczenia z każdym kontrahentem, który dokonał wpłaty zaliczki. Każdy kontrahent powinien posiadać oddzielne konto analityczne, na którym będą ewidencjonowane poszczególne faktury i płatności (zaliczki). Dochodzą jeszcze do tego względy podatkowe, ale o tym napiszemy w dalszej części.