Można wyróżnić kilka podstawowych zasad opisu stanowiska pracy. Ponieważ dotyczy zadań i obowiązków - sposób jego tworzenia pozostaje niezmienny bez względu na mianowaną osobę. Opis jest dokumentem znormalizowanym, który ułatwia przeprowadzenie badań porównawczych między poszczególnymi stanowiskami pracy. To narzędzie identyfikując wartość dodaną w firmie pomaga bezpośredniemu przełożonemu kontrolować efekty pracy osoby zatrudnionej na danym stanowisku. Przed zastosowaniem tego narzędzia warto określić kompetencje osób i zarządu firmy dotyczące budowy opisów stanowisk pracy (zobacz tabelę 1).