Taki obowiązek nakłada na przedsiębiorców prawo. Zgodnie z jego wymogami, większość dokumentacji księgowo-finansowej musi być przechowywana przez okres co najmniej 6 lat, natomiast listy płac - przez lat kilkadziesiąt. W związku z tym rodzi się konieczność znalezienia odpowiedniego miejsca - w siedzibie firmy lub poza nią - w którym złożone zostaną dokumenty.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284), budynek, w którym usytuowane jest archiwum, powinien być położony na gruncie suchym, znajdującym się powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych.