Firmy takie mają również obowiązek udostępniać przechowywaną dokumentację uprawnionym i zainteresowanym instytucjom, takim jak ZUS, urzędy skarbowe czy sądy pracy. Co oczywiste, na pracownikach tego rodzaju przedsiębiorstw ciąży obowiązek zachowania tajemnicy służbowej związanej z wykonywaną pracą. Bardzo istotne jest, że - oprócz przechowywania dokumentów - firmy świadczące usługi outsourcingu w zakresie archiwizacji w większości przypadków zapewniają swoim klientom również pełną obsługę registraturalną. Polega ona na wyszukiwaniu akt oraz przesyłaniu ich do klienta na jego życzenie. Wystarczy jedynie w umówiony sposób, przez internet, faks lub telefonicznie, zamówić konkretny dokument. Dosyć szybko (zazwyczaj w ciągu godziny) otrzymujemy drogą elektroniczną zeskanowaną wersję dokumentu, a oryginał - jeśli go potrzebujemy - dociera do nas jeszcze w tym samym dniu lub następnym.