Istota wykazu akt

Wykazu akt jako pomocy w pracy kancelaryjnej (biurowej) zaczęto używać już na początku XIX wieku. Jednym z pierwszych był tzw. alfabetyczno-rzeczowy wykaz akt (w tym systemie teczki przechowywane były alfabetycznie). Został on zastąpiony przez wykaz akt strukturalnych.

Każda komórka organizacyjna zakładu tworzy na własny użytek odrębny spis dokumentów. W tym obrębie akta ułożone są w zależności od znaczenia. Z wykazami z innych komórek tworzy wykaz akt dla całego zakładu.

Obecnie najczęściej stosowany jest jednolity rzeczowy wykaz akt, który wraz z instrukcją kancelaryjną reguluje organizację biurowości w danej jednostce organizacyjnej (najczęściej jako jej załącznik). Stanowi on jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu lub instytucji klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności i zawiera kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.