Archiwizacja dokumentów firmy
Każdy zakład pracy sporządza akta, które dokumentują różnorodną działalność administracyjno-gospodarczą. Wszystkie pisma związane z jedną sprawą tworzą akta tej sprawy. Akta te w pierwszym okresie po ich sporządzeniu przechowuje się w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Istnieją przepisy archiwalne, które mówią, że każdy zakład pracy zobowiązany jest do zorganizowania i prowadzenia na bieżąco własnego archiwum zakładowego.
Organizację obiegu dokumentów i tryb postępowania z całością akt regulują instrukcje kancelaryjne. Załącznikiem do instrukcji kancelaryjnych powinien być wykaz akt, stanowiący rzeczową klasyfikację wszystkich pism, które powstają w danej jednostce organizacyjnej.
Materiały archiwalne dzielimy na kategorie. Istnieją dokumentacje jawne, tajne i poufne oraz dokumentacje finansowo-księgowe czy pracownicze. Tryb postępowania z każdą z wyżej wymienionych dokumentacji regulują odrębne przepisy.
Materiały wytworzone w wyniku działalności firmy tworzą zasób archiwalny, który jest prowadzony w postaci papierowej lub elektronicznej. Archiwum zapewnia odpowiednią ewidencję dokumentów, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Cała dokumentacja przechowywana w archiwum powinna posiadać swoje odbicie w ewidencji, w celu zgodnego postępowania z przepisami dotyczącymi archiwizacji. Materiałami do archiwizacji są akta i dokumenty, nośniki informacji komputerowych, mapy i plany, fotografie, filmy.
POTRZEBUJESZ POMOCY?