Zakładowy plan kont jako podstawa prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zakładowy plan kont jest najobszerniejszym elementem dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Musi on uwzględniać zarówno ogólne zasady rachunkowości wynikające z prawa bilansowego, jak i zasady szczególne dotyczące jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto w jednostkach oświatowych zakładowy plan kont musi być dostosowany do rozwiązań stosowanych w oświacie zgodnych z przepisami ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty).

W celu zachowania jednolitości i realizacji zasady przejrzystości finansów publicznych Minister Finansów wydał, w drodze rozporządzenia, wzorcowy plan kont wraz z komentarzem. Na jego podstawie każda jednostka sektora finansów publicznych (również oświatowa) ma obowiązek opracować swój zakładowy plan kont. Jest to odrębny dokument stanowiący jednak część szerszej dokumentacji, a mianowicie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, tzw. polityki rachunkowości.

Do jej opracowania zobowiązuje jednostkę (a konkretnie jej kierownika) art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), zgodnie z którym jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

Przepis ten nabrał szczególnego znaczenia po wejściu w życie ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp). W art. 40 tej ustawy zawarto zapis zobowiązujący jednostki sektora finansów publicznych do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami uor, z uwzględnieniem zasad określonych w uofp.

Tak więc każda jednostka oświatowa, na podstawie przepisów uofp i art. 10 uor, opracowuje politykę rachunkowości, którą można podzielić na dwie części:

1) obligatoryjną,

2) nieobligatoryjną.

Część obligatoryjna to dokumentacja wymieniona w art. 10 uor, natomiast tzw. część nieobligatoryjna to wewnętrzne przepisy przyjęte do stosowania najczęściej w formie instrukcji, regulujące zagadnienia inwentaryzacji, gospodarki kasowej i zasady postępowania z dowodami księgowymi (przeważnie opracowane w formie instrukcji inwentaryzacyjnej, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz instrukcji kasowej).