Inwentaryzacja

Inwentaryzację często traktuje się jak odrębną czynność, która ma niewiele wspólnego z systemem rachunkowości jednostki oświatowej. Istnieje jednak wiele powiązań między inwentaryzacją a pozostałymi dziedzinami rachunkowości. Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji pozwala na weryfikację i aktualizację danych ujętych w ewidencji księgowej oraz na wycenę majątku. Wpływa zatem na wynik finansowy oraz na poprawność danych wykazywanych w sprawozdawczości finansowej i budżetowej. Inwentaryzacja jest istotnym elementem systemu kontroli zarządczej. Definicja kontroli zarządczej (art. 68 ust. 1 uofp) wskazuje, że jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrola finansowa, będąca częścią kontroli zarządczej, dotyczy przede wszystkim procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Jednym z podstawowych elementów tej kontroli jest inwentaryzacja, która umożliwia:

● ocenę skuteczności zabezpieczenia majątku przed utratą lub zniszczeniem,

● ocenę przydatności posiadanych składników majątkowych,

● ujawnienie przypadków niegospodarności czy marnotrawstwa.

Poza tym pozwala wykryć ewentualne nadużycia związane z dysponowaniem majątkiem oraz ocenić uczciwość i kompetencje osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku.

1. Metody przeprowadzania inwentaryzacji

W zależności od rodzaju aktywów i pasywów inwentaryzację przeprowadza się metodą:

● spisu z natury,

● potwierdzenia sald,

● weryfikacji danych księgowych z dokumentacją.

1.1. Spis z natury

Spis z natury polega na liczeniu, ważeniu, mierzeniu określonych składników majątkowych, a następnie wycenie tych ilości, porównaniu otrzymanych wartości z danymi księgowymi oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Tą metodą należy inwentaryzować:

● aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,

● papiery wartościowe w postaci materialnej,