Zarządzanie dokumentacją - zasady ogólne

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej) jest istotnym dokumentem regulującym zasady zarządzania dokumentacją w urzędzie. Jednocześnie jest to akt prawny umożliwiający dokonanie wyboru między zarządzaniem tradycyjnym a zarządzaniem z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych.

Schemat 1. Elementy zarządzania informacją i dokumentacją

Instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (dalej: instrukcja kancelaryjna), określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

Tego typu regulacja powoduje, że , normującym sposób szeroko rozumianego zarządzania dokumentacją, a w efekcie również zarządzania informacją.