Rozliczanie delegacji

Pracownik ma obowiązek złożenia do pracodawcy rozliczenia delegacji - zarówno krajowej jak i zagranicznej - w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

Zgodnie z art. 111 k.c., jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Bieg 14-dniowego terminu liczony jest zatem od dnia zakończenia delegacji, przy czym przy jego ustaleniu nie bierzemy pod uwagę tego dnia.

Przykład

Pracownik zakończył delegację 6 maja o godz. 22.30. Kiedy upływa termin rozliczenia tej delegacji?

Termin na złożenie rozliczenia przez pracownika upływa 20 maja. Nie ma przy tym znaczenia dokładna godzina zakończenia delegacji. Faktyczne jej zakończenie nastąpiło 6 maja, a zatem od tego dnia liczymy termin 14-dniowy (pomijając sam dzień zakończenia podróży). Tak samo byłoby, gdyby pracownik powrócił 6 maja o 9.00.

Paragraf 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wskazuje, że pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Oznacza to, że pracownik przekazuje w tym terminie wszelkie informacje niezbędne do dokonania przez pracodawcę rozliczenia. Wypłata świadczenia w wysokości wynikającej z obliczeń pracownika mogłaby być ryzykowna. Pracodawca powinien przyjąć założenie, że zatrudniona osoba nie musi znać zasad rozliczania delegacji i może nie być w stanie prawidłowo określić należnych z poszczególnych tytułów kwot.

Przy braku szczególnych okoliczności, takich jak np. wypadek czy choroba pracownika, niedotrzymanie 14-dniowego terminu na złożenie dokumentów stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Może zatem pociągać za sobą odpowiedzialność porządkową zatrudnionej osoby.

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (np. niewykonywanie poleceń przełożonych), przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: