Problemy zamawiających w pytaniach i odpowiedziach

Jesteśmy biblioteką publiczną. W każdym roku dokonujemy zakupu książek. Na początku roku, biorąc pod uwagę ilość przyznanych środków finansowych, sporządzamy listę książek, które będą zakupione. Jednak po udzieleniu takiego zamówienia zdarza się, że występuje potrzeba dokupienia kilku egzemplarzy. Nie wiemy, czy w takim przypadku należy sumować wartość poszczególnych zakupów, czy też traktować to jako odrębne zamówienie.

Zakres całorocznych zakupów książek powinien być ustalony przez zamawiającego na początku roku z należytą starannością. Przyjmujemy, że zamawiający oszacował wartość zamówienia na początku roku z należytą starannością. W sytuacji gdy w trakcie roku pojawi się nieprzewidziana wcześniej potrzeba udzielenia zamówienia na dodatkowe tytuły, wówczas będziemy mieli do czynienia z nowym, odrębnym zamówieniem, którego wartość należy obliczyć właściwie do jego zakresu, zgodnie z art. 32 ust. 1 upzp.

Biorąc jednak pod uwagę specyfikę przedmiotu zamówienia udzielanego przez biblioteki należy zauważyć, iż korzystne oraz uzasadnione dla bibliotek może okazać się sukcesywne udzielanie zamówienia na zakup książek, czyli udzielanie zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania. Z udzielaniem zamówienia w częściach mamy do czynienia w sytua-cji, gdy zamawiający z góry przewiduje zakres całorocznych zamówień i możliwe jest jednorazowe ich udzielenie, lecz z jakichś względów, np. organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie. Zamówienie udzielane w częściach przypomina świadczenia jednorazowe realizowane w ratach. Każda z tych części składa się bowiem na pewną, z góry określoną całość, którą będzie obiektywnie przewidywalny zakup danych dostaw lub usług w trakcie całego roku.