Polityka rachunkowości i organizacja gospodarki finansowej w przypadku wspólnej obsługi księgowej
Opis nieprawidłowości: Kontrola wykazała, że dyrektor gminnego zespołu obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół (GZEASz) ustalił politykę rachunkowości dla obsługiwanych przez swoją jednostkę przedszkoli i szkół, zastrzegając w niej dla siebie wyłączne kompetencje w zakresie zatwierdzania do wypłaty wszystkich dokumentów związanych z wykonywaniem planów finansowych poszczególnych jednostek oświatowych, przy czym w razie jego nieobecności czynności te miałby wykonywać wójt gminy. O powstanie nieprawidłowości został obwiniony dyrektor GZEASz, który w złożonych wyjaśnieniach powołał się na ustne ustalenia z wójtem gminy, uważającym, że takie rozwiązanie jest najwłaściwsze w przypadku centralizacji obsługi finansowo-księgowej oświaty gminnej, ponieważ zapewnia stały nadzór nad prawidłowością realizacji planów finansowych tych jednostek.
Komentarz: Zapewnienie obsługi finansowej jednostek oświatowych obejmuje wykonywanie czynności wskazanych w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), czyli:
● prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
● okresowe ustalanie lub sprawdzanie w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
● wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
● sporządzanie sprawozdań finansowych,
● gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Z dyspozycji art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty) wynika, że wspólna obsługa finansowa jednostek oświatowych nie obejmuje ustalania polityki rachunkowości jednostek objętych tą obsługą (polityka rachunkowości jest elementem rachunkowości wymienionym w art. 4 ust. 3 pkt 1 uor - nieujętym w przywołanym art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty). W związku z tym kompetencje w zakresie ustalania polityki rachunkowości poszczególnych oświatowych jednostek organizacyjnych objętych wspólną obsługą finansową należą, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, do ich kierowników, którzy powinni utrwalić przyjęte w tym zakresie rozwiązania w formie pisemnej (art. 10 uor). Zgodnie z przywołanymi przepisami, dyrektor GZEASz ma jedynie kompetencje do ustalenia polityki rachunkowości kierowanej przez siebie jednostki organizacyjnej, czyli zespołu obsługi.
Podobnie jak w przypadku ustalania polityki rachunkowości ma się sprawa z kompetencjami do zatwierdzania do realizacji wydatków poszczególnych jednostek organizacyjnych objętych wspólną obsługą finansową. Uprawnienia w tym zakresie przypisane są przez obowiązujące przepisy kierownikom poszczególnych jednostek oświatowych w sposób wskazany w tabeli.
Wójt gminy jako organ prowadzący jednostki oświatowe ma jedynie kompetencje do nadzorowania prawidłowości wykonywania planów finansowych przez dyrektorów poszczególnych jednostek oświatowych, a nie do wykonywania dyspozycji środkami przewidzianymi w tych planach na wydatki. Kompetencje te wynikają z art. 34a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którym organ prowadzący szkołę lub placówkę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych, z uwzględnieniem odrębnych przepisów (nadzorowi podlega w szczególności prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem), oraz z przepisów uofp, zgodnie z którymi:
● zarząd jednostki samorządu terytorialnego sprawuje ogólny nadzór nad realizacją, określonych uchwałą budżetową, dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art. 247 ust. 2 uofp),
● zarząd jednostki samorządu terytorialnego może opracować harmonogram realizacji budżetu jednostki samorządu terytorialnego i poinformować o nim podległe i nadzorowane jednostki (art. 249 ust. 6 uofp),
● w przypadku stwierdzenia niegospodarności w określonych jednostkach, opóźnień w realizacji zadań, nadmiaru posiadanych środków oraz naruszenia zasad gospodarki finansowej określonych w art. 254 uofp - zarząd jednostki samorządu terytorialnego może podjąć decyzję o blokowaniu planowanych wydatków budżetowych (art. 260 ust. 1 uofp).
Jak wynika z przywołanych przepisów, kompetencje do zatwierdzania do realizacji wydatków jednostek oświatowych mają wyłącznie kierownicy poszczególnych jednostek oświatowych, a w razie ich nieobecności - upoważnieni do tego przez nich inni pracownicy (np. wicedyrektorzy). Dyrektor GZEASz, zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami, ma uprawnienia jedynie do wydawania dyspozycji w zakresie wydatków przewidzianych w planie finansowym kierowanej przez siebie jednostki, czyli GZEASz.
Wskazanie osoby odpowiedzialnej: Za powstanie nieprawidłowości obwinieni zostali:
● dyrektor GZEASz - za nieuprawnione przejęcie kompetencji do określania polityki rachunkowości oraz do wykonywania planów finansowych jednostek oświatowych objętych wspólną obsługą finansową,
● wójt gminy - za brak właściwego nadzoru nad funkcjonowaniem obsługi finansowej jednostek oświatowych, który doprowadził do powstania nieprawidłowości w zakresie jej zorganizowania niezgodnie z obowiązującymi przepisami.
TABELA. Uregulowania prawne odnośnie do kompetencji w zakresie realizacji planów finansów jednostek organizacyjnych objętych wspólną obsługą finansową
| Treść regulacji | Podstawa prawna |
| Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. | art. 53 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) |
| Dyrektor szkoły lub placówki kieruje działalnością szkoły lub placówki i reprezentuje ją na zewnątrz, a także dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły lub placówki zaopiniowanym przez radę szkoły lub placówki i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie (...). | art. 39 ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy o systemie oświaty |
| W przypadku nieobecności dyrektora szkoły lub placówki zastępuje go wicedyrektor, a w szkołach i placówkach, w których nie utworzono stanowiska wicedyrektora - inny nauczyciel tej szkoły lub placówki, wyznaczony przez organ prowadzący. | art. 39 ust. 7 ustawy o systemie oświaty |
Kontrola wykazała, że w instytucji kultury nie naliczano i nie egzekwowano od kontrahentów odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowego regulowania należności. W kolejnym numerze wskażemy, jak postępować w przypadku wystąpienia tego rodzaju nieprawidłowości.
Zachęcamy do prenumeraty na kolejne kwartały 2013 r.!
Zadzwoń i zamów: tel. 22 761 30 30; 801 626 666
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji
Podstawy prawne
● art. 4 ust. 3 pkt 1, 2-6 oraz ust. 5, art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330)
● art. 5 ust. 7 pkt 3, art. 34a ust. 1 i ust. 2 pkt 1, art. 39 ust. 1 pkt 1 i 5 oraz ust. 7 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 979)
● art. 53, art. 247 ust. 2, art. 249 ust. 6, art. 254, art. 260 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1548)
O nieprawidłowościach dotyczących dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości pisaliśmy w RB 15-16/2012 w artykule Nieprawidłowości dotyczące gospodarki finansowej. Opisane tam nieprawidłowości dotyczą m.in. niepełnej dokumentacji, nieprawidłowych zapisów np. w zakresie zobowiązań, wprowadzania i zatwierdzania polityki rachunkowości przez niewłaściwe osoby.
POTRZEBUJESZ POMOCY?